7 Contoh Tanda Terima Dokumen Kamu Wajib Tahu

“Di atas meja sudah ada tanda terima dokumen buat ke PT XYZ. Jangan sampai ketinggalan!”

“Ada paket isi dokumen dari PT EFG, tapi nggak ada tanda terima dokumennya. Gimana, nih?”

Kamu tentunya sudah sering melakukan transaksi atau serah terima barang kepada atau dari pihak lain. Bentuknya beragam, mulai dari selembar sederhana, hingga lembaran yang mencantumkan rincian informasi tentang kondisi sebuah barang. 

Sebuah tanda terima dokumen sangat kamu butuhkan ketika terjadi serah terima barang antara kamu dengan pihak lain. 

Bagaimana contoh dan cara membuat tanda terima dokumen? Simak artikel ini, ya, Majoopreneurs!

Apa Itu Tanda Terima Dokumen?

Tanda terima adalah dokumen bukti tertulis adanya transaksi serah terima sesuatu antara dua pihak. Misalnya, utusan dari sebuah kantor menyerahkan dokumen ke suatu instansi atau seorang kurir yang mengirimkan paket ke tempat kamu. Tanda terima ini biasanya dibuat untuk surat resmi, dokumen penting, barang, atau sejumlah uang.

Menurut KBBI, tanda terima merupakan surat bukti yang bertujuan untuk menginformasikan pihak satu telah menyerahkan dan pihak yang lain telah menerima. Maka, surat ini merupakan dokumen yang sangat penting yang harus diserahkan ketika terjadinya proses penyerahan barang.

Kamus Otoritas Jasa Keuangan menyebutkan definisi tanda terima sebagai bukti tertulis yang diterima nasabah atas suatu transaksi atau penyerahan sejumlah uang baik secara tunai atau dengan menggunakan sarana lain. 

Tanda terima dokumen ini menjadi sangat penting dalam aktivitas bisnis kamu karena berguna untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin timbul akibat kesalahan pengiriman atau kehilangan dokumen berharga di kemudian hari. 

Tanda terima biasanya berisi keterangan barang/dokumen yang diserahkan secara detail, seperti jenis, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang/dokumen. 

Fungsi Tanda Terima

Berbeda dari kwitansi atau invoice, surat tanda terima memiliki fungsi yang lebih rinci terkait bukti penerimaan uang atau barang yang dilakukan, seperti:

• Informasi tanggal terima,
• Pihak penerima,
• Jenis,
• Jumlah, hingga
• Tanda tangan penerima. 

Secara umum, ada tiga fungsi utama dari dokumen tanda terima dalam aktivitas bisnis kamu, yaitu:

1. Dokumentasi Perusahaan dan Kontrol Internal

Dengan adanya bukti serah terima ini, perusahaan bisa mengetahui bahwa karyawan atau staf yang diberikan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen ataupun barang telah melakukan tugasnya dengan baik.

Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman yang mungkin akan muncul nantinya. Seperti dokumen/barang tertukar, pengiriman salah alamat, atau bahkan kehilangan. 

Maka, sebagai upaya menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut, surat ini juga harus menginformasikan secara lengkap mengenai dengan detail keterangan barang, nama penerima, dan waktu serta tanggal penyerahan atau penerimaan dokumen atau barang tersebut.

2. Arsip Keluar Masuk Barang dan Dokumen Perusahaan

Inilah pentingnya memiliki tanda terima dari setiap transaksi atau serah terima barang. Bukti tanda terima bisa menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Kamu hanya perlu melacak kebenaran perihal barang yang diterima dari arsip tersebut. 

3. Barang/Dokumen Telah Tiba di Tujuan

Bukti bahwa barang atau dokumen tersebut telah sampai dengan selamat dan utuh ke tujuan, sehingga bisa menghindari kesalahpahaman.

Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice 

Jangan sampai disamakan, ya, Majoopreneurs! Perbedaan antara tanda terima dengan invoice dapat dilihat dari tujuan serta perannya dalam transaksi. 

Invoice adalah bukti tertulis yang dikeluarkan oleh penjual atau pengusaha. Bukti tersebut biasanya berisi jumlah tagihan yang wajib dibayarkan oleh konsumen. 

Invoice memuat nomor invoice, tanggal penerbitan faktur, kuantitas barang, harga dengan atau tanpa diskon, jumlah total pembayaran, serta tanda tangan penjual. Invoice dikirim sebelum pembeli membayar barang untuk menunjukan jumlah keseluruhan uang yang harus dibayarkan oleh pembeli. 

Berbeda dengan surat tanda terima. Pada surat tersebut, hanya tercatat nama barang atau dokumen, jumlah, serta informasi penerima barang atau dokumen. Perbedaan lain adalah waktu penyerahannya kepada pembeli. Surat tanda terima diberikan setelah pembeli menerima invoice dan produk telah dikirimkan. 

Tujuan kedua bukti dokumentasi ini dibuat juga sangat berbeda. Isi dari invoice meliputi informasi penagihan pembayaran, sedangkan surat tanda terima hanya berisi data yang berkaitan dengan penerimaan barang atau dokumen.

Baca Juga: Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!

Format Surat Tanda Terima

Sebelum membuat surat tanda terima uang tunai maupun nontunai, dokumen, atau barang penting lainnya, ada baiknya kamu mengetahui format tanda terima uang atau barang yang tepat.

Format surat tanda terima dokumen berisikan informasi detail tentang barang atau uang yang diterima, pihak penerima, dan keterangan penting lainnya. 

1. Judul

Judul menjadi hal penting yang harus ada saat membuat surat ini, baik uang, dokumen, maupun barang lainnya. Selain menjadi identitas utama, pemberian judul yang tepat juga memudahkan saat melakukan pencarian atau pengarsipan.

2. Tanggal Penerimaan

Jangan lupa juga untuk mencantumkan tanggal barang, uang, atau dokumen tersebut diterima oleh seseorang.

Hal ini bisa menjadi bukti apakah penerimaan barang, uang, atau dokumen tersebut tepat waktu atau tidak? Selain itu, jika terjadi masalah memudahkan untuk proses pelacakan. 

3. Identitas Penerima

Cantumkan juga identitas penerima, mulai dari nama lengkap, pekerjaan, alamat, hingga nomor telepon yang bisa dihubungi. Identitas penerima penting sebagai bukti sah bahwa barang, uang, atau dokumen telah diterima dengan utuh. 

4. Keterangan Barang

Jelaskan secara detail barang yang diterima, misalnya jenis dokumen semisal ijazah atau surat kontrak. Detail fisik barangnya, seperti nama bendanya, warna, perihalnya, lampiran, nomor, dan semacamnya. Jika barang yang diterima adalah uang, sebutkan nominalnya dengan rinci. 

5. Tujuan Penyerahan Dokumen

Tujuan penyerahan ke pihak tersebut, misalnya untuk keperluan bisnis, kelengkapan administrasi, pembayaran sesuatu, dan sejenisnya.

6. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim Barang

Jangan lupa juga masukkan tanda tangan penerima dan pengirim barang. Sebab tanda tangan adalah bukti penting sahnya surat tersebut secara hukum. 

Cara Membuat Tanda Terima Dokumen

Formatnya hampir sama dengan format surat tanda terima. Khusus bukti tanda terima dokumen harus memuat informasi berikut ini:

1. Nama, alamat, telepon, dan email kantor pengirim dokumen (kop surat). 
2. Nomor resmi bukti penyerahan dokumen (biasanya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim).
3. Hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan.
4. Detail dokumen dilengkapi dengan nomor & perihal dokumen lampiran.
5. Tujuan penyerahan dokumen.
6. Nama dan tanda tangan (pengirim/penerima).

Form Tanda Terima

Sesuai jenis dan tujuannya, form tanda terima ada tiga macam, yaitu:

1. Form tanda terima barang
2. Form tanda terima dokumen
3. Form tanda terima uang

Ketiga form tanda terima tersebut memiliki format berbeda di dalam rinciannya, tetapi mencakup inti informasi utama, yaitu:

1. Nomor form tanda terima
2. Waktu pengiriman form: tanggal dan waktu
3. Tujuan penerima
4. Deskripsi isi kiriman
5. Kolom tanda tangan pengirim dan penerima

Di bawah ini adalah contoh form tanda terima barang dan uang yang bisa kamu jadikan panduan untuk membuat form serupa di perusahaan kamu.

Surat Tanda Terima Barang

(sumber: accurate.id)

Form Tanda Terima Uang

(sumber: akseleran)

Tanda Terima Pembayaran

(sumber: koinworks)

Buku Tanda Terima Dokumen

Biasanya, ada dua macam tanda terima dokumen dibuat, yaitu pertama dalam bentuk buku cetak dan kedua adalah bentuk soft file yang berisi template detail keterangan seperti pada format tanda terima dokumen di atas. 

Setiap kali karyawan hendak membuat surat pengantar dokumen disertai tanda terima dokumennya, karyawan yang berwenang akan mengambil selembar (atau beberapa rangkap berbeda warna) untuk satu kali pengiriman dokumen. 

7 Contoh Tanda Terima Dokumen

Setiap bisnis atau perusahaan memiliki format tanda terima barangnya masing-masing, sehingga tidak ada satu pun surat tanda terima dokumen yang sama persis. Hal tersebut disesuaikan dengan bidang atau jenis usaha yang dilakukan.

Walaupun begitu, surat tanda terima barang umumnya memuat informasi yang hampir serupa, yaitu data pengirim dan penerima meliputi nama, email telepon, alamat, dan lain sebagainya.

Selain itu, di dalamnya juga terdapat informasi tentang detail lampiran dokumen dan/atau barang yang nantinya akan diserahkan. Surat ini juga berisi waktu tentang penyerahan barang dan tanda tangan dari pihak pengirim serta pihak penerima.

Berikut ini adalah contoh tanda terima dokumen yang bisa kamu pelajari, ya, Majoopreneurs.

Tanda Terima Dokumen SHM Rumah

(sumber: hashmicro)

Tanda Terima Dokumen Perpajakan

(sumber: kumparan)

Surat Tanda Terima Dokumen SHM Tanah

(sumber: lifepal.co.id)

Bukti Tanda Terima 5 Rangkap dengan Kolom Deskripsi

(sumber: dsignkrisna.wordpress.com)

Tanda Terima Jual Beli Rumah

(sumber: kumparan)

Tanda Terima Dokumen Kendaraan Bermotor

(sumber: kumparan)

Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Sederhana

(sumber: contohsurat.co)

Baca Juga: 10 Contoh Surat Resign yang Bisa Dijadikan Referensi

Contoh Tanda Terima Dokumen dalam Bahasa Inggris

Tentunya kamu ingin mengembangkan bisnis hingga skala nasional bahkan internasional. Tentunya kamu perlu membuat template tanda terima dokumen dalam Bahasa Inggris, bukan?

Di bawah ini adalah contoh tanda terima dokumen dalam Bahasa Inggris yang dapat kamu pelajari dan diubah sesuai kebutuhan perusahaanmu.

(sumber: lettersformats.com)

Kesimpulan

Proses serah terima dokumen tentu tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya surat tanda terima dokumen, bukan? Surat ini akan menjadi bukti bahwa dokumen telah sepenuhnya penjual serahkan dan diterima oleh pembeli. 

Selain dokumen, barang dan uang pun membutuhkan form tanda terima agar kedua pihak memiliki dokumentasi dan arsip terkait aktivitas bisnis yang telah dilakukan. 

Surat dengan jenis ini merupakan hal penting yang dapat menjadi bukti transaksi untuk mencegah adanya masalah antara penjual dan pembeli di masa mendatang. Penting bagi kamu untuk mengetahui fungsi dan contohnya untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan kamu, ya.

Setelah membaca artikel tentang tanda terima dokumen di atas, sekarang majoo ajak kamu membaca artikel lain yang pasti bermanfaat untuk bisnis dan usahamu!