5 Hal Yang Perlu Kamu Pikirkan Saat Memilih Aplikasi Cafe

Sebuah cafe sering kali dijadikan sebagai tempat andalan bagi mereka yang ingin bersantai sambil membaca buku, menyelesaikan tugas, atau sekadar nongkrong dan ngobrol bersama teman. Salah satu targetmu sebagai pemilik cafe adalah menghadirkan pengalaman sebaik mungkin untuk pelangganmu dengan cara menyediakan menu minuman yang enak, menciptakan suasana yang hangat dan menyenangkan, serta memberikan pelayanan yang ramah.  

Penggunaan aplikasi POS yang tepat akan membantumu mencapai target tersebut karena kamu bisa jadi lebih mudah dalam mengelola transaksi, memonitor inventori, dan memantau kinerja cafemu secara umum. Mungkin berbagai aplikasi POS yang ada di pasaran pada intinya terlihat sama saja bagimu, sehingga mana saja yang dipilih tidak akan jadi masalah. Padahal, mengambil keputusan yang terburu-buru tanpa riset terlebih dahulu bisa membuatmu salah langkah.

Kebanyakan aplikasi POS untuk cafe memiliki fitur dasar penjualan dan manajemen seperti proses pembayaran, monitor penjualan, manajemen menu, hingga analisis bisnis. Dan terkadang, aplikasi dengan fitur selengkap POS restoran besar mungkin belum kamu perlukan di awal. Tapi kalau kamu dalam jangka waktu dekat ingin mengembangkan skala cafemu menjadi lebih besar dan kompleks, ada baiknya kamu mempertimbangkan untuk memilih aplikasi wirausaha lengkap yang tidak hanya POS saja.

Pada umumnya, aplikasi POS yang cocok untuk cafe adalah aplikasi yang memprioritaskan kecepatan dan kemudahan penggunaan. Karena pada akhirnya kamu tentu ingin melayani pelanggan sebanyak mungkin (dengan perputaran secepat mungkin) sehingga kamu bisa memaksimalkan keuntungan. Dengan pertimbangan tersebut, berikut adalah hal-hal yang perlu kamu cari saat memilih aplikasi untuk cafemu:

• Kemudahan penggunaan

• Manajemen inventori

• Program loyalti pelanggan

• Harga terjangkau

• Laporan yang mudah dipahami

Kemudahan penggunaan

Dalam mengelola cafe, kamu tentu tidak mau menghabiskan waktumu sekadar untuk mempelajari sebuah POS. Lebih baik waktu dan tenagamu dihabiskan untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih optimal, membuat promo yang lebih menarik pelanggan, atau meramu menu-menu baru. Karena itu, carilah aplikasi cafe yang menawarkan kemudahan, tidak hanya untuk fitur-fitur yang sederhana, tapi juga di fitur-fitur yang kamu anggap lebih rumit. Carilah interface yang mudah dipahami dan dipelajari sehingga nantinya kamu bisa melatih karyawanmu dengan gampang.

Manajemen inventori

Salah satu aspek yang akan memudahkanmu dalam menjalankan bisnis adalah pengelolaan inventori yang baik. Meskipun prosesnya tidak mudah dan tidak selalu menyenangkan, mengelola inventori dengan baik adalah salah satu kunci bisnis untuk maju. Aplikasi POS mungkin tidak dapat menyelesaikan semua masalah, tapi akan membuat hidupmu jauh lebih mudah.

Beberapa aplikasi POS, misalnya majoo, bahkan akan membantumu memonitor penggunaan bahan baku di cafemu, dan akan memberitahumu jika ada bahan yang habis dan perlu distok lagi. Manajemen inventori yang baik akan sangat membantumu dalam mengelola operasional cafemu sehari-hari.

Program loyalti pelanggan

Punya program loyalti untuk pelanggan yang dilengkapi dengan fitur untuk membuat voucher, diskon, atau promo tertentu akan membantumu menjaga kesetiaan pelanggan untuk selalu memilih berkunjung ke cafemu ketimbang cafe-cafe lain yang bertebaran di sekitar lokasi bisnismu.

Jika kamu ingin cafemu menjadi pilihan utama pelanggan, ada baiknya kamu selalu menjaga hubungan baik dengan mereka, dan kamu akan perlu sistem yang membantumu menjalin hubungan itu. Aplikasi POS cafemu harus bisa menyimpan nama, informasi kontak, dan histori pembelian pelangganmu. Lebih baik lagi jika aplikasi ini bisa membantumu menganalisis tingkat kedatangan pelanggan dan menawarkan promo sesuai data masing-masing pelanggan.

Harga yang terjangkau

Carilah aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan cafemu dan sesuai dengan budget yang kamu punya. Pelajarilah dan bandingkan dengan teliti paket-paket dan fitur yang ditawarkan oleh berbagai penyedia aplikasi POS yang ada di pasaran. Sesuaikan dengan apa yang dibutuhkan oleh cafemu sehingga kamu tidak menghabiskan dana untuk membeli fitur yang belum kamu perlukan.

Misalnya, jika saat ini kamu hanya punya satu outlet cafe, kamu bisa mencoba paket reguler dari majoo. Dengan biaya hanya 100 ribu rupiah per tahun, kamu sudah bisa dapat fitur penjualan lengkap, laporan lengkap (26 laporan), inventori lengkap, karyawan dan absensi, kampanye marketing, serta promo dan loyalti pelanggan.

Laporan yang mudah dipahami

Hal terakhir yang perlu kamu pertimbangkan saat memilih aplikasi cafe adalah laporan. Dengan menggunakan aplikasi POS, akan ada banyak sekali data yang bisa kamu gunakan untuk menganalisis bisnismu. Pastikan laporan yang dibuat oleh aplikasi POS ini memudahkanmu untuk memahami data-data tersebut.

Carilah aplikasi yang mampu membuat laporan dengan tingkat detail yang bermacam-macam (misalnya, laporan per hari, per jam, atau per pesanan menu), pastikan kamu bisa mengekspor laporan tersebut dalam format spreadsheet. Pelajari juga cara untuk mengolah data laporan tersebut sehingga kamu bisa melakukan analisis misalnya mengidentifikasi menu yang paling laku pada tanggal-tanggal tertentu.

Punya akses ke laporan yang menyediakan banyak insight untuk kinerja bisnismu akan membantumu membuat keputusan bisnis yang cerdas yang terkait dengan inventori, kebijakan karyawan, promo untuk pelanggan, dan lebih banyak lagi.