Langkah Mudah Mengelola Stok Barang di Toko Digital

Mengelola stok barang memang bukan perkara yang terlalu rumit karena kegiatan ini pasti dilakukan setiap harinya oleh pelaku usaha yang bergerak di bidang apa pun. Namun, beda cerita jika stok barang yang perlu dikelola merupakan stok yang nantinya akan diperjualbelikan melalui toko digital.

Beda jenis tempat usaha, tentu saja akan ada penyesuaian-penyesuaian tertentu yang perlu dilakukan. Memaksakan model pengelolaan persediaan barang untuk tempat usaha fisik bagi tempat usaha yang bentuknya virtual bisa jadi justru akan membuat bingung; mungkin tidak secara langsung, tetapi justru saat akan menutup buku atau melakukan penghitungan bulanan.

Lalu, bagaimana agar tempat usaha yang dikelola secara digital tetap memiliki pengelolaan persediaan barang yang tidak akan menimbulkan masalah baru? Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, lho!

1. Mencari Kesesuaian dengan Jenis Toko Digital yang Dikelola

Untuk tempat usaha yang dikelola secara fisik, persediaan barang biasanya terbagi menjadi dua: persediaan barang yang ditampilkan di etalase dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

Namun, untuk toko yang dikelola secara virtual atau digital, tentu berbeda karena tidak perlu memajang produk di etalase, sehingga yang harus dikelola hanyalah persediaan barang yang ada di gudang saja. Meskipun demikian, untuk tempat usaha digital, ‘gudang’ yang dimaksud di sini bisa beraneka ragam sesuai dengan jenisnya.

Ada beberapa usaha digital yang sifatnya dropship, sehingga barang yang menjadi komoditas tidak dimiliki langsung oleh penjual atau pengecer. Ada pula jenis usaha yang sifatnya pre-order di mana produk baru dibuat ketika ada pesanan, dan karenanya, yang perlu dikelola adalah bahan bakunya saja.

Mempertimbangkan hal tersebut, sangat penting untuk menetapkan terlebih dahulu jenis usaha digital seperti apa yang ingin dilakukan, karena masing-masingnya tentu memiliki model pengelolaan yang berbeda agar bisnis tetap efektif dan efisien.

2. Memastikan Adanya Sistem yang Terintegrasi

Mengingat sifat toko digital yang berbeda-beda, penting bagi pelaku usaha untuk memastikan adanya sistem yang terintegrasi dari ujung ke ujung, khususnya terkait pencatatan barang keluar masuk.

Berbeda dengan sistem jual beli konvensional, usaha yang dijalankan secara virtual untuk produk-produk atau barang yang memiliki bentuk fisik, pengiriman kepada pelanggan perlu dilakukan. Apabila sistem yang dijalankan tidak terintegrasi dari ujung ke ujung, kesalahan penghitungan akan sangat mungkin sekali terjadi.

Oleh karena itu, pastikan untuk membuat sistem yang memungkinkan adanya pencatatan secara akurat terhadap jumlah persediaan barang setiap kali ada pemesanan. Mulai dari ketika admin atau pramusaji yang melayani pelanggan menerima pemesanan, jumlah barang pesanan yang sudah dipak, hingga berapa yang akhirnya berhasil dikirimkan.

Dengan pencatatan yang akurat ini, diharapkan seluruh karyawan yang menangani setiap rantai bisnis, mulai dari produksi hingga distribusi bisa mengetahui berapa stok yang tersedia untuk jenis barang atau produk tertentu. Dengan demikian, admin toko juga akan terhindar dari masalah yang mungkin muncul ketika menerima pesanan untuk barang yang ternyata persediaannya sudah habis.

3. Hitung Daya Beli Pelanggan

Bagaimanapun juga, pengelolaan persediaan barang atau produk sebenarnya dilakukan untuk tujuan efisiensi, sehingga memastikan terlebih dahulu seberapa besar kebutuhannya akan menjadi langkah yang krusial; terlebih apabila persediaan barang yang ingin diperjualbelikan disimpan di rumah karena tidak adanya tempat usaha fisik untuk menyimpan produk.

Cara paling mudah untuk memastikan hal ini adalah dengan memperhatikan dan mencermati pola konsumsi pelanggan dari data penjualan yang dimiliki. Sebagai contoh, cari tahu dalam sebulan untuk beberapa bulan terakhir, berapa banyak rata-rata transaksi yang berhasil dilakukan oleh pelanggan untuk suatu produk.

Membatasi barang yang disimpan berdasarkan kemampuan beli pelanggan akan membantu pelaku usaha untuk mengatur tempat untuk produk-produk yang ingin dijual ulang. Masalah ini tentunya tidak akan terlalu membuat pusing untuk tempat usaha fisik karena barang tersebut bisa disimpan saja di gudang atau tempat usaha. Namun, untuk toko digital, kebutuhan tempat ini biasanya menjadi perkara yang pelik.

Selain perkara tempat penyimpanan persediaan barang itu sendiri, langkah ini juga dapat membantu pelaku usaha untuk menghitung berapa banyak barang yang perlu diproduksi atau dipesan ulang dari distributor setiap waktunya. Tergantung dari jenis barangnya, cara ini dapat menghindarkan pelaku usaha dari kerugian akibat produk yang rusak karena terlalu lama disimpan.

Untuk menghindari permasalahan tersebut, cara termudah jelas hanya menyediakan barang sejumlah dengan yang umumnya laku terjual setiap waktunya saja. Sehingga persediaan barang bisa selalu habis atau tidak perlu disimpan terlalu rama dengan adanya risiko kerusakan.

Mengelola stok barang untuk tempat usaha digital memang bisa dibilang gampang-gampang susah, oleh karena itu, penting sekali untuk menyediakan sistem yang saling berhubungan antara satu sama lain agar tidak ada risiko penyimpanan barang yang terlalu lama, terlalu banyak, atau justru terlalu sedikit.

Memanfaatkan aplikasi POS untuk mengelola barang dan tempat usaha selalu bisa menjadi pilihan untuk memastikan bisnis dapat terus berjalan tanpa adanya potensi kerugian yang terlalu besar. Aplikasi majoo, misalnya saja, sudah menyiapkan sistem yang terintegrasi untuk penjualanan bisnis secara digital dan sudah dilengkapi dengan fitur pencatatan transaksi yang akurat untuk memudahkan pelaku usaha untuk melakukan analisis. Jadi, tunggu apa lagi?