Langkah Penting Mengelola Persediaan Bahan Baku Restoran

Salah satu bagian terpenting dan terumit dalam bisnis restoran adalah pengelolaan persediaan bahan baku. Kamu harus selalu bisa memastikan bahan baku yang dibutuhkan tersedia, dan selalu dalam keadaan segar. Apalagi kalau kekhasan restoranmu terletak pada bahan baku tertentu. Akan buruk dampaknya ketika pelanggan membanjiri restoranmu dan kamu tidak bisa memenuhi pesanan mereka karena kehabisan bahan baku, padahal malam masih panjang.

Ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan untuk mengelola persediaan bahan baku di restoran. Yang paling utama adalah menciptakan sistem pengelolaan persediaan bahan baku, dan melakukan pemeriksaan secara rutin. Mari kita dalami satu per satu.

Ketahui Masa Segar Bahan Baku

Masing-masing bahan baku memiliki masa segar yang berbeda-beda. Ada yang bisa bertahan segar berhari-hari, tetapi ada juga yang tidak lebih dari sehari. Kamu harus mencatat tanggal pembelian dan masa segarnya. Labeli bahan baku tersebut dengan tanggal pembelian dan tanggal akhir masa segarnya.

Ketahui Cara Penyimpanan Terbaik

Tidak semua bahan baku akan terjaga kesegaran dan cita rasanya bila disimpan di lemari pendingin. Kamu harus mengetahui cara penyimpanan terbaik masing-masing bahan baku restoranmu. Bahan baku apa saja yang harus disimpan di lemari pendingin, di freezer, atau di lemari penyimpanan dengan suhu ruang.

Budayakan First In First Out

Agar persediaan bahan baku di restoranmu dapat digunakan secara optimal, kamu harus menerapkan prinsip first in first out, atau yang pertama masuk harus yang pertama dikeluarkan. Habiskan dulu bahan baku yang dibeli kemarin (selama masih segar) sebelum mulai menggunaan bahan baku yang sama yang dibeli hari ini. Prinsip ini akan mengurangi kemungkinan bahan baku harus dibuang karena sudah tidak segar dan tidak dapat digunakan lagi. Kalau kamu sudah melabeli masing-masing bahan bakumu dengan tanggal pembelian dan akhir masa segarnya, akan lebih mudah melakukannya.

Hitung Rata-Rata Penggunaan Bahan Baku di Restoran

Setiap hari, bandingkan jumlah bahan baku sebelum restoran mulai beroperasi dengan setelah restoran tutup. Tidak setiap hari kamu butuh jumlah wortel yang sama, memang. Tetapi dengan mengamati catatan selama beberapa hari, kamu mulai bisa memperkirakan jumlah minimal wortel yang harus tersedia, dan jumlah maksimalnya.

Hitung Jumlah Bahan Baku yang Harus Dibuang

Tentu saja, kamu akan mengalami hal ini: harus membuang bahan baku karena sudah lewat masa segarnya. Ketika hal ini terjadi, jangan hanya membuangnya. Kamu juga harus mencatat jumlah yang terbuang, untuk memperhitungkan volume pembelian berikutnya.

Rencanakan Pembelian Bahan Baku dengan Matang

Sesudah kita mengetahui masa segar bahan baku, dan perkiraan jumlah bahan baku yang harus tersedia setiap harinya, kamu harus mulai merencanakan pembelian bahan baku dengan matang. Mungkin ada bahan baku yang bisa dibeli dalam jumlah besar, karena masa segarnya cukup lama. Pertimbangkan juga untuk membeli beberapa bahan baku setiap hari, atau bahkan dua kali dalam sehari, kalau restoranmu buka sepanjang hari.

Misalnya untuk bahan baku tertentu, kamu perlu dua kilogram setiap hari. Tetapi karena masa segarnya cukup pendek, hanya setengah hari, setengahnya harus kamu buang. Kamu bisa pertimbangkan untuk meminta pemasoknya melakukan dua kali pengiriman, satu kilogram pada pagi hari, dan satu kilogram lagi pada sore hari. Meskipun mungkin biaya pengirimannya akan bertambah, setidaknya kamu tidak harus membuang setengahnya karena sudah tidak segar.

Training Semua, Tunjuk Beberapa

Dalam mengelola persediaan bahan baku ini, kamu harus mentraining semua staf dapurmu. Mereka harus tahu benar, kapan persediaan baru akan masuk, kapan persediaan yang ada sudah melewati masa segarnya. Mereka harus mematuhi prinsip FIFO tadi, agar persediaan bahan baku dapat digunakan secara optimal.

Selain itu, kamu harus menunjuk beberapa orang untuk mengawasi alur persediaan bahan baku ini. Yang pasti, chefmu harus tahu persediaan bahan baku yang ada. Manajer restoranmu bisa mengawasi proses pembelian dan pemasokannya, sementara chefmu memeriksa kualitas dan kesegarannya.

Gunakan Teknologi Terkini

Proses pencatatan persediaan bahan baku memang masih bisa dilakukan secara tradisional, dengan buku persediaan. Sayangnya, pencatatan secara tradisional ini memiliki banyak kendala. Yang pertama, apabila dilakukan oleh beberapa orang, bisa terjadi pencatatan berganda. Belum lagi kalau tulisan tangannya tidak terbaca.

Kendala kedua, buku catatan ini hanya bisa diakses oleh orang-orang di dapur, yang secara langsung berhubungan dengan persediaan. Pelayan di depan tidak selalu tahu bahwa bahan baku tertentu sudah habis, sehingga menu tertentu tidak bisa lagi dijual.

Apabila kita menggunakan sistem pencatatan persediaan yang terpadu, dengan aplikasi misalnya, baik staf di dapur maupun pelayan di depan bisa mengetahui status persediaan pada saat bersamaan.

Kirim Persediaan ke Outlet Lain

Dengan pencatatan persediaan bahan baku yang terintegrasi, kamu juga bisa mengakali persediaanmu dengan saling kirim bahan baku ke outlet lain restoranmu. Bisa jadi, pada suatu hari, permintaan akan suatu bahan baku di salah satu cabang sangat tinggi, dan kalau harus menunggu jadwal pasokan ulang, terlalu lama. Dengan aplikasi persediaan bahan baku, kamu bisa langsung mengetahui cabang mana yang masih memiliki persediaan bahan baku yang banyak, yang bisa dikirim ke cabang yang membutuhkan.

Cara ini sangat baik untuk mengurangi jumlah bahan baku yang terpaksa dibuang.

Sebagai pelaku usaha restoran, sudah menjadi kewajibanmu membuat sistem pengelolaan persediaan bahan baku yang efisien. Keuntungan dari restoranmu tergantung sepenuhnya dari keoptimalan pemanfaatan persediaan bahan baku ini. Tunggu apa lagi? Segera benahi sistem persediaan bahan bakumu!