Pentingnya Invoice yang Rapi bagi Bisnis B2B

Bagi para pebisnis maupun pengusaha, mengelola invoice tentu sudah menjadi bagian dari kesehariannya. Invoice atau yang biasa juga disebut sebagai faktur ini adalah sebuah dokumen daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Biasanya invoice ini dibuat dalam tiga rangkap dan masing-masing untuk pembeli jika telah melunasi tagihan, satu lembar untuk arsip dan satu lagi lainnya untuk laporan bagian keuangan.

Pemilihan jenis sendiri juga beragam dan sesuai dengan jenis transaksi bisnis yang dijalaninya. Mungkin sebagian dari kamu sudah memahami dan tahu bentuk dari invoice, namun kadang banyaknya contoh invoice yang beredar ini kadang membuat kamu ragu.

Komponen dalam Invoice

Adanya invoice ini tentu sangat membantu sekaligus mempermudah dalam pengelolaan barang dan jasa yang telah dibeli oleh pelanggan. Terutama lagi dalam perhitungan laba dalam sebuah perusahaan maupun bisnis.

Nah, sesuai yang sudah kita bahas sedikit di atas, jenis, format maupun contoh invoice itu sendiri memang disesuaikan dengan transaksi dan bisnis yang dijalankan. Tetapi, beberapa komponen invoice memang perlu ada lengkap di dalamnya. Komponen yang harus ada di antaranya:

●  Nomor urut invoice

●  Purchase order/nomor order

●  DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ

●  Detail barang

●  Sub Total

●  Diskon (bila ada)

●  Biaya pengiriman (bila ada)

●  Biaya PPN

●  Total Biaya

Pentingnya Menggunakan Invoice yang Benar

Salah satu alasan mengapa invoice penagihan harus dibuat dengan sesuai dan benar, karena invoice berfungsi sebagai sebuah bukti yang sah dan nantinya akan digunakan sebagai rujukan dalam proses pembukuan. Tanpa adanya informasi yang akurat, proses pembukuan dapat berjalan tidak sesuai sehingga, dapat berjalan tidak lancar sehingga, mengharuskan kita untuk mengisinya dengan sesuai dan lengkap.

Namun, invoice ini tidak hanya berguna untuk pembukuan saja, karena invoice dapat dijadikan sebagai bukti apabila terjadi salah dalam proses pengiriman maupun perhitungan pada nominal yang ada. Hal tersebut juga penting bagi setiap orang untuk mengetahui bentuk yang sesuai.

Kemudahan lain yang dapat kamu nikmati dengan invoice ini adalah invoice dapat dijadikan sebuah jaminan di beberapa fintech lending yang menyediakan pinjaman modal usaha untuk mengembangkan bisnismu.

Invoice Juga Bisa Menjadi Jaminan Untuk Meminjam Uang

Selain sebagai bukti perjanjian dan dokumentasi, invoice pun dapat dijadikan sebuah agunan untuk pengajuan pinjaman. Salah satunya dengan menggunakan invoice financing. Jadi apabila kamu memiliki usaha B2B yang membutuhkan modal tambahan untuk membeli bahan baku dalam sebuah proyek, kamu bisa mengajukan pinjaman ke fintech lending yang menawarkan invoice financing cukup menggunakan invoice dari klien kamu. Tambahan modal ini khususnya berguna apabila kamu memiliki masalah arus kas (cash flow).

Penggunaan invoice financing dalam pengajuan pinjaman ini prosesnya relatif lebih mudah dibandingkan jika mengajukan pinjaman melalui agunan lainnya. Sebagai perbandingan, jika kamu memiliki sebuah usaha dan ingin mengajukan pinjaman di Bank, biasanya pihak Bank akan meminta agunan berupa fixed asset seperti tanah & bangunan. Agunan seperti ini biasanya tidak dimiliki oleh sebagian besar UKM di Indonesia. Di kondisi seperti inilah pembiayaan invoice financing berperan membantu UKM.

Setiap UKM yang bertransaksi B2B biasanya akan memiliki invoice, sehingga invoice financing membuka peluang lebih besar untuk para UKM ini dalam mendapatkan pinjaman usaha karena hanya cukup menjaminkan invoicenya saja.