0811 500 460
Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen penting yang berisi uraian detail mengenai suatu kegiatan, proyek, atau pekerjaan. TOR memiliki fungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat untuk memahami ruang lingkup, tujuan, metode, jadwal, anggaran, dan hasil yang diharapkan.
Apa Itu TOR?
Template TOR adalah kerangka atau struktur yang berisi poin-poin penting yang wajib dicantumkan dalam sebuah dokumen Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Penjelasan sederhananya, template TOR adalah denah atau blue print sebuah proyek sebelum proyek tersebut dikerjakan.
Template TOR menjadi sesuatu yang penting lantaran untuk memastikan bahwa TOR yang kalian memiliki semua informasi yang diperlukan, terorganisir dengan baik, dan mudah diikuti.
Template TOR juga memudahkan setiap kali kalian ingin membuat TOR sehingga selanjutnya kalian hanya perlu mengisi informasi spesifik mengenai proyek yang sedang direncanakan.
Apa Saja Isi yang Ada Dalam TOR?
Dalam template Term of Reference (TOR), terdapat beberapa isi atau komponen penting yang harus dicantumkan agar dokumen tersebut menjadi panduan yang jelas dan efektif. Secara umum, isi TOR mencakup poin-poin berikut:
Judul/Nama Kegiatan/Proyek: Nama yang jelas dan deskriptif.
Latar Belakang: Alasan mengapa kegiatan/proyek ini dilakukan.
Tujuan: Hasil yang ingin dicapai, idealnya dalam format SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Ruang Lingkup Kegiatan/Proyek: Batasan dan cakupan pekerjaan.
Hasil yang Diharapkan (Output/Outcome): Produk atau dampak yang dihasilkan.
Metode Pelaksanaan: Cara kegiatan/proyek ini akan dilakukan.
Jadwal dan Tempat Pelaksanaan: Waktu dan lokasi kegiatan/proyek.
Peserta/Target Audiens/Penerima Manfaat: Pihak-pihak yang terlibat.
Struktur Organisasi/Tim Pelaksana: Pihak yang bertanggung jawab.
Anggaran Biaya (Rencana Anggaran Biaya/RAB): Perkiraan biaya.
Evaluasi dan Pelaporan: Cara mengukur keberhasilan dan format laporan.
Hal-Hal Lain (Opsional): Informasi tambahan yang relevan.
Cara Membuat TOR yang Tepat
Template TOR memudahkan dalam perencanaan yang matang dan perhatian terhadap detail. Sebagai referensi, berikut adalah langkah-langkah dan tips untuk menyusun TOR yang efektif:
Pahami Tujuan dan Kebutuhan Proyek dengan Jelas:
Sebelum mulai menulis, pastikan Anda benar-benar memahami mengapa kegiatan atau proyek ini perlu dilakukan. Apa masalah yang ingin dipecahkan? Peluang apa yang ingin dimanfaatkan?
Diskusikan dengan semua pihak yang terlibat (stakeholder), termasuk tim internal, calon pelaksana (jika ada), dan penerima manfaat. Pastikan ada pemahaman bersama tentang tujuan dan hasil yang diharapkan.
Rumuskan Tujuan Secara Spesifik dan Terukur:
Gunakan metode SMART:
Specific (Spesifik): Tujuan harus jelas dan tidak ambigu.
Measurable (Terukur): Tentukan indikator keberhasilan yang dapat diukur.
Achievable (Dapat Dicapai): Tujuan harus realistis dengan sumber daya yang tersedia.
Relevant (Relevan): Tujuan harus relevan dengan kebutuhan dan prioritas.
Time-bound (Memiliki Batas Waktu): Tentukan jangka waktu pencapaian tujuan.
Tentukan Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work) dengan Rinci:
Jelaskan dengan jelas apa saja kegiatan atau pekerjaan yang termasuk dalam ruang lingkup proyek.
Berikan batasan yang jelas agar tidak terjadi pelebaran ruang lingkup (scope creep) di kemudian hari.
Rinci tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat.
Deskripsikan Metode Pelaksanaan Secara Detail:
Jelaskan bagaimana kegiatan atau proyek ini akan dilaksanakan.
Uraikan metode, pendekatan, atau strategi yang akan digunakan.
Rinci tahapan-tahapan pelaksanaan secara berurutan.
Sebutkan alat, teknik, atau prosedur spesifik yang akan diterapkan.
Susun Jadwal Pelaksanaan yang Realistis:
Buat timeline atau jadwal waktu yang realistis untuk setiap tahapan kegiatan atau proyek.
Tetapkan tenggat waktu (deadline) yang jelas untuk setiap milestone penting.
Pertimbangkan faktor-faktor yang dapat memengaruhi jadwal (misalnya, ketersediaan sumber daya, perizinan, dll.).
Perkirakan Anggaran Biaya dengan Akurat:
Buat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang rinci dan akurat.
Identifikasi semua pos-pos pengeluaran yang diperlukan (misalnya, biaya personel, perjalanan, bahan, peralatan, sewa tempat, dll.).
Pastikan anggaran realistis dengan ruang lingkup pekerjaan dan hasil yang diharapkan.
Identifikasi Pihak-Pihak Terlibat dan Peran Mereka:
Sebutkan semua pihak yang akan terlibat atau terdampak oleh kegiatan atau proyek (misalnya, tim internal, calon pelaksana, penerima manfaat, stakeholder lain).
Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing pihak secara jelas.
Rencanakan Evaluasi dan Pelaporan:
Tentukan bagaimana keberhasilan kegiatan atau proyek akan dievaluasi.
Sebutkan indikator keberhasilan yang akan digunakan.
Tentukan format dan frekuensi pelaporan (misalnya, laporan kemajuan, laporan akhir, laporan keuangan).
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami:
Hindari penggunaan bahasa teknis atau jargon yang sulit dimengerti oleh orang yang tidak familiar dengan bidang tersebut.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan langsung pada intinya.
Pastikan tata bahasa dan ejaan sudah benar.
Format Dokumen dengan Rapi:
Gunakan format yang konsisten dan mudah dibaca.
Gunakan judul, subjudul, dan poin-poin untuk mengatur informasi.
Pastikan dokumen memiliki nomor halaman.
Tips Tambahan:
Gunakan Template TOR: Jika tersedia, gunakan template TOR yang sudah ada di organisasi Anda atau cari contoh template TOR di internet. Template dapat membantu Anda memastikan semua elemen penting tercakup.
Libatkan Tim dalam Penyusunan: Berdiskusi dengan tim yang akan melaksanakan proyek saat menyusun TOR. Masukan dari mereka dapat meningkatkan kualitas TOR dan memastikan komitmen bersama.
Lakukan Review dan Revisi: Setelah TOR selesai disusun, mintalah pihak lain untuk me-review-nya. Lakukan revisi berdasarkan masukan yang diterima.
Pastikan TOR Disetujui: Pastikan TOR disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang sebelum proyek dimulai.
Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Jika proyek kompleks atau memerlukan informasi tambahan, lampirkan dokumen pendukung yang relevan (misalnya, proposal, rencana strategis, data pendukung, gambar teknis, dll.).
15 Contoh Template TOR yang Baik
Template TOR yang baik dipastikan bisa digunakan untuk berbagai variasi dan jenis kegiatan atau proyek. Berikut contoh template TOR dan beberapa contoh kasus penggunaannya:
Template TOR Umum (Bisa Diadaptasi untuk Berbagai Proyek/Kegiatan):
TOR: [Nama Proyek/Kegiatan]
I. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang:
Jelaskan alasan utama mengapa proyek/kegiatan ini perlu dilaksanakan.
Gambarkan masalah yang ingin diatasi atau peluang yang ingin diambil.
Sebutkan dasar hukum atau kebijakan yang relevan (jika ada).
Berikan gambaran umum singkat tentang proyek/kegiatan ini.
1.2. Maksud dan Tujuan:
Jelaskan maksud umum dilaksanakannya proyek/kegiatan ini.
Rumuskan tujuan-tujuan spesifik (SMART) yang ingin dicapai dari proyek/kegiatan ini.
Sebutkan hasil akhir (output) dan dampak (outcome) yang diharapkan.
II. Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work)
2.1. Uraian Kegiatan:
Rinci semua kegiatan atau pekerjaan yang termasuk dalam ruang lingkup proyek/kegiatan.
Jelaskan batasan-batasan kegiatan (apa yang termasuk dan tidak termasuk).
2.2. Metode Pelaksanaan:
Jelaskan metode, pendekatan, atau strategi yang akan digunakan.
Uraikan tahapan-tahapan pelaksanaan secara berurutan.
Sebutkan alat, teknik, atau prosedur spesifik yang akan diterapkan.
2.3. Deliverables (Hasil yang Diharapkan):
Sebutkan secara spesifik hasil-hasil yang diharapkan dari proyek/kegiatan (misalnya, laporan, produk, pelatihan, kegiatan, dll.).
Jelaskan standar kualitas atau spesifikasi teknis untuk deliverables tersebut.
III. Jadwal Pelaksanaan
3.1. Jangka Waktu Proyek/Kegiatan:
Tentukan tanggal mulai dan tanggal selesai proyek/kegiatan secara keseluruhan.
3.2. Jadwal Detail Kegiatan:
Buat timeline atau jadwal waktu yang realistis untuk setiap tahapan kegiatan atau milestone.
Sertakan perkiraan durasi untuk setiap tahapan.
IV. Anggaran Biaya
4.1. Sumber Pendanaan:
Sebutkan sumber pendanaan proyek/kegiatan ini.
4.2. Rencana Anggaran Biaya (RAB):
Rinci semua pos-pos pengeluaran yang diperlukan (misalnya, honorarium, biaya perjalanan, bahan, peralatan, sewa tempat, dll.).
Perkirakan biaya untuk setiap pos pengeluaran.
Pastikan anggaran realistis dan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan.
V. Organisasi Pelaksana
5.1. Penanggung Jawab:
Sebutkan nama dan jabatan penanggung jawab utama proyek/kegiatan.
5.2. Tim Pelaksana:
Sebutkan nama-nama anggota tim pelaksana (jika ada).
Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim.
Sertakan kualifikasi atau keahlian yang dibutuhkan untuk tim pelaksana (jika ada).
VI. Pelaporan dan Evaluasi
6.1. Pelaporan:
Tentukan format dan frekuensi pelaporan (misalnya, laporan kemajuan mingguan/bulanan, laporan akhir).
Sebutkan pihak-pihak yang akan menerima laporan.
6.2. Evaluasi:
Jelaskan bagaimana keberhasilan proyek/kegiatan akan dievaluasi.
Sebutkan indikator keberhasilan yang akan digunakan (misalnya, jumlah peserta, tingkat kepuasan, pencapaian tujuan).
VII. Penutup
Berisi pernyataan penutup yang menyatakan harapan terhadap pelaksanaan proyek/kegiatan.
Tempat dan tanggal penyusunan TOR.
Tanda tangan pihak-pihak yang berwenang (misalnya, penanggung jawab, kepala instansi/unit kerja).
Variasi Template TOR untuk Berbagai Jenis Kegiatan:
2. TOR Proyek Pembangunan/Infrastruktur:
Tambahkan bagian tentang spesifikasi teknis material dan pekerjaan.
Sertakan persyaratan perizinan dan standar keselamatan.
Rinci tahapan pembangunan dan jadwal inspeksi.
3. TOR Kegiatan Pelatihan/Workshop:
Rinci materi pelatihan atau topik workshop.
Sebutkan profil narasumber atau fasilitator.
Tentukan target peserta dan metode evaluasi pelatihan.
4. TOR Kegiatan Penelitian/Kajian:
Rumuskan pertanyaan penelitian atau ruang lingkup kajian.
Jelaskan metodologi penelitian atau pendekatan kajian.
Sebutkan sumber data dan teknik pengumpulan data.
Rinci hasil yang diharapkan dalam bentuk laporan penelitian atau publikasi.
5. TOR Kegiatan Sosial/Komunitas:
Jelaskan masalah sosial yang ingin diatasi atau kebutuhan komunitas yang ingin dipenuhi.
Sebutkan target penerima manfaat dan lokasi kegiatan.
Rinci jenis kegiatan sosial yang akan dilakukan (misalnya, bakti sosial, penyuluhan).
6. TOR Kegiatan Seminar/Konferensi:
Sebutkan tema dan tujuan seminar/konferensi.
Rinci sesi-sesi dan topik-topik yang akan dibahas.
Sebutkan daftar pembicara atau narasumber yang diundang.
Tentukan target peserta dan biaya pendaftaran (jika ada).
7. TOR Kegiatan Pengembangan Produk/Layanan:
Jelaskan ide produk/layanan yang ingin dikembangkan.
Rinci fitur dan spesifikasi produk/layanan.
Sebutkan tahapan pengembangan produk/layanan (misalnya, riset, desain, prototipe, pengujian).
8. TOR Kegiatan Pemasaran/Promosi:
Jelaskan tujuan kampanye pemasaran/promosi.
Sebutkan target audiens atau pasar.
Rinci strategi dan saluran pemasaran/promosi yang akan digunakan.
Tentukan metrik keberhasilan kampanye.
9. TOR Kegiatan Konsultansi:
Jelaskan masalah yang memerlukan bantuan konsultan.
Sebutkan ruang lingkup tugas konsultan secara spesifik.
Rinci hasil yang diharapkan dari konsultansi (misalnya, laporan analisis, rekomendasi).
Tentukan kualifikasi atau keahlian yang dibutuhkan dari konsultan.
10. TOR Kegiatan Event (Acara):
Sebutkan jenis dan tema event (misalnya, konser, festival, pameran).
Rinci susunan acara atau rundown.
Sebutkan daftar pengisi acara atau artis (jika ada).
Tentukan lokasi dan waktu event.
Rinci kebutuhan logistik dan perizinan.
11. TOR Proyek Teknologi Informasi:
Jelaskan kebutuhan sistem atau aplikasi yang ingin dikembangkan.
Rinci fitur dan fungsionalitas sistem.
Sebutkan platform teknologi yang akan digunakan.
Tentukan tahapan pengembangan software (misalnya, analisis, desain, implementasi, pengujian).
12. TOR Proyek Lingkungan:
Jelaskan isu lingkungan yang ingin diatasi.
Rinci kegiatan yang akan dilakukan untuk konservasi atau rehabilitasi lingkungan.
Sebutkan lokasi proyek dan target pencapaian lingkungan.
13. TOR Proyek Pendidikan:
Jelaskan tujuan program pendidikan atau pelatihan.
Rinci kurikulum atau materi pembelajaran.
Sebutkan target peserta didik dan metode pengajaran.
14. TOR Proyek Kesehatan:
Jelaskan masalah kesehatan yang ingin ditangani.
Rinci layanan kesehatan atau program intervensi yang akan diberikan.
Sebutkan target pasien atau komunitas.
15. TOR Proyek Seni dan Budaya:
Jelaskan jenis kegiatan seni dan budaya (misalnya, pameran seni, pertunjukan teater).
Rinci konsep acara dan daftar seniman/pengisi acara.
Sebutkan lokasi dan waktu kegiatan.
Kesimpulan
Secara sederhana, template TOR adalah kerangka atau struktur yang berisi poin-poin penting yang wajib dicantumkan dalam sebuah dokumen Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Sedangkan untuk pencatatan laporan keuangan dalam perusahaan atau saat menjalankan proyek, aplikasi keuangan seperti majoo juga bisa menjadi solusi yang memudahkan. Aplikasi ini membantu pelaku bisnis dalam mencatat pengeluaran, memantau arus kas, dan merencanakan anggaran dengan lebih efisien.
Dengan menggunakan majoo, kalian bisa fokus mengembangkan usaha tanpa khawatir bingung dalam mengelola keuangan. Yuk mulai mengelola keuangan atau bisnis kalian dengan majoo.
Lihat promo
Lihat brochure
0811 500 460
