Term of Reference: Definisi, Isi, dan Cara Membuat TOR

Siapa di antara kamu yang akrab dengan istilah TOR? Mungkin istilah ini masih sedikit asing ya. Kepanjangan TOR adalah Term of Reference. Jika diterjemahkan secara harfiah ke dalam bahasa Indonesia, Term of Reference adalah Kerangka Acuan Kerja atau yang mungkin lebih kamu kenal dengan istilah KAK saat mengerjakan sebuah proyek. 

TOR umumnya berbentuk sebuah dokumen atau berkas yang berisikan penggambaran dan juga perjanjian-perjanjian dengan pihak yang terlibat dalam proyek. Pihak yang membuat dan menyusun TOR adalah tim project management yang sudah ditunjuk dalam proyek tersebut. 

Definisi Term of Reference (TOR) 

TOR adalah penjelasan lengkap dalam bentuk berkas atau dokumen mengenai landasan, tujuan, dan struktur proyek yang akan segera dilaksanakan. TOR juga berisikan perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut. 

Bisa dibilang, TOR adalah acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu proyek. Tim project management adalah pihak yang dipercaya untuk membuat dan menyusun TOR. 

Sederhananya, jika kamu akan mengadakan sebuah kegiatan atau proyek yang melibatkan banyak pihak dan membutuhkan perhitungan secara rinci, tentunya kamu memiliki alasan dan landasan dalam melakukannya. Ada alasan dan tujuan mengapa kamu melaksanakan proyek tersebut. Hal-hal itulah yang kemudian perlu dituangkan dalam bentuk TOR. 

Kamu yang kurang familiar dengan istilah TOR, mungkin lebih mengenalnya dengan sebutan Kerangka Acuan Kerja atau yang biasa disingkat KAK. Isi TOR disusun menurut kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. 

Tujuan dan Manfaat Pembuatan TOR

Ada beberapa tujuan dasar yang menjadi landasan penyusunan dan pembuatan TOR. Intinya tujuan-tujuan tersebut ditetapkan agar nantinya saat proyek sudah berlangsung, tidak ditemukan adanya ketidaksesuaian kondisi di lapangan dengan yang sudah direncanakan. 

Tujuan dan Manfaat pembuatan TOR, antara lain:

• Sebagai landasan atau dasar rencana proyek atau kegiatan
• Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan
• Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek 
• Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya

Baca Juga: Bagaimana Cara Memulai Bisnis yang Maju?

Apa Saja Isi TOR?

Sekarang kamu sudah tahu secara garis besar TOR adalah penggambaran lengkap mengenai rencana besar sebuah proyek. Namun, sebenarnya apa saja sih isi TOR tersebut? Berikut penjelasannya.

Ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam setiap pembuatan atau penyusunan TOR yang sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. 

1. Latar Belakang 

Latar belakang mewakili konsep Why. Jadi, berikan penjelasan mengenai latar belakang pelaksanaan sebuah proyek dengan rinci dan detail. Mulai dari landasan, ide, sampai dengan konsepnya. Dasar hukum dan kebijakan yang terkait dengan proyek juga bisa dijabarkan pada bagian ini.

2. Uraian Kegiatan

Bagian ini berupa penjelasan mengenai apa jenis kegiatan proyek (What) yang akan dilaksanakan dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Sama seperti pada latar belakang, di sini juga sebagai gambaran dari Why, Kamu harus bisa menerangkan apa saja maksud dan tujuan dari dilaksanakannya proyek tersebut. Tuliskan apa hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang bisa didapatkan dari proyek itu. 

4. Metode dan Tahapan

Jelaskan mengenai bagaimana (How) proyek tersebut akan dilaksanakan. Metode apa yang digunakan, apa saja tahapan pelaksanaannya mulai dari awal sampai akhir, termasuk komponen-komponen penting yang bisa mendukung pencapaian proyek tersebut. 

Cantumkan juga materi berupa dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek. 

5. Jadwal dan Tempat

Tuliskan jadwal (When) dan tempat (Where) yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, dimulainya proyek di lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan pihak klien. 

Bisa juga dengan menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek tersebut akan dijalankan. 

6. Produk

Semisal memang ada produk (What) yang dihasilkan dari proyek tersebut, maka perlu untuk menuliskan segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan produksi, prosesnya, workshop, sampai dengan siapa yang akan melakukan presentasi dari produk. 

7. Tim Evaluasi

Bagian ini merupakan isi TOR yang memuat spesifikasi siapa saja (Who) yang tergabung menjadi tim dalam pengerjaan proyek. Data diri masing-masing anggota tim, keterampilan atau kemampuan khusus yang dimiliki, pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya, dan berapa jumlah keseluruhan anggota tim yang akan bekerja.

8. Logistik dan Anggaran

Susunlah Rencana Anggaran Biaya (RAB) secara detail dan lengkap yang akan dibutuhkan selama proyek berjalan. Masukkan rincian mengenai berapa (How Much) nominal gaji, akomodasi perjalanan, penggantian biaya dan juga apa saja fasilitas yang dibutuhkan untuk memperlancar jalannya proyek, seperti transportasi, komputer, layanan jaringan internet, dan sebagainya.

Baca Juga: Kenali Kapasitas Bisnis Sebelum Mengajukan Pinjaman Modal!

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang akan bekerja dalam proyek, kamu juga perlu memberikan rincian tentang siapa (Who) saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek. 

Cara Membuat TOR

Seluruh elemen yang dalam isi TOR harus bisa disusun dengan rapi agar informasi dan deskripsi yang disampaikan dalam TOR bisa dipahami dengan baik oleh berbagai pihak yang terkait. 

Karena itulah, cara membuat TOR juga tidak bisa dilakukan sembarangan. Diperlukan adanya ketelitian dan kecermatan dalam menyusunnya. Mengacu pada elemen yang ada pada TOR, berikut langkah-langkah cara membuat TOR yang baik dan benar. 

Membuat Judul Proyek atau Kegiatan

Judul TOR adalah sesuatu yang mengacu pada proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Buatlah judul dengan jelas dan sederhana agar mudah dimengerti oleh pihak yang membaca. 

Menuliskan Latar Belakang dengan Rapi

Jika dirunut dari isi TOR yang tadi sudah disebutkan, sama seperti dokumen perencanaan lainnya, bagian latar belakang selalu ada di awal dokumen. Menuliskan latar belakang menggunakan bahasa dan istilah yang mudah dimengerti oleh banyak pihak akan memudahkan mereka untuk memahami dengan jelas mengapa perusahaan perlu melaksanakan proyek tersebut. 

Perlu diingat, detail dan kelengkapan dalam menjelaskan latar belakang memang penting, namun usahakan untuk tidak menuliskan dengan terlalu panjang dan lebar. Tuliskan dengan singkat namun tetap padat informasi. 

Sebutkan Seluruh Tujuan dengan Rinci

Setelah memastikan bahwa alasan atau landasan dalam pelaksanaan proyek sudah rasional dan relevan dengan latar belakang, maka berikutnya kamu bisa mulai menuliskan tujuan apa saja yang ingin dicapai dari proyek tersebut. 

Tujuan nantinya akan berhubungan erat dengan kinerja pada pelaksanaan proyek, karena itu bagian tujuan dari kerangka acuan atau term of reference adalah bagian yang harus bisa menjelaskan pencapaian apa saja yang diinginkan pada setiap tahap proyek sampai dengan proyek selesai. 

Tuliskan Semua Elemen yang Ada pada Isi TOR

Jangan sampai kamu melewatkan satu bagian pun pada isi TOR untuk dituliskan. Karena antara satu dan lainnya memiliki hubungan yang tidak bisa dipisahkan satu per satu. 

Termasuk juga siapa saja person in charge sebagai tim dan pelaksana serta penanggung jawab yang akan dipercaya untuk memegang proyek tersebut. 

Keberlanjutan Program

Sebenarnya mencantumkan bagian ini pada akhir TOR adalah pilihan yang tidak mengikat. Dengan kata lain, tidak dicantumkan pun tidak apa-apa, tidak berpengaruh pada jalannya proyek.

Ini dikarenakan bagian keberlanjutan program hanya merupakan bentuk kontinuitas dari proyek yang sudah dilaksanakan pada saat ini. 

Perhitungan Anggaran

Hal yang satu ini memang merupakan elemen penting yang tidak boleh terlewatkan dalam cara membuat TOR. Anggaran perlu dibuatkan rancangan agar segala sesuatunya jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman nantinya. 

Lampirkan rencana keuangan mulai dari biaya yang diperlukan untuk memulai proyek, akomodasi atau biaya entertain selama proses negosiasi dengan klien dan pihak terkait, transportasi selama proyek berlangsung, dan juga biaya untuk membayarkan gaji orang-orang yang tergabung dalam tim proyek. 

Nantinya, rencana keuangan atau rencana anggaran ini akan bisa digunakan oleh pihak akunting atau pihak manajemen untuk melakukan evaluasi keuangan dan juga dalam proses pembuatan laporan keuangan. 

Contoh TOR

Setelah mengetahui pengertian, detail komponen, serta cara membuatnya, kini saatnya kamu melihat beberapa contoh TOR. Dengan begitu, kamu bisa memperoleh gambaran yang lebih jelas terkait TOR.

Contoh TOR kegiatan

Berikut ini contoh TOR kegiatan mahasiswa, yaitu seminar nasional pendidikan karakter.

Contoh TOR di atas bisa kamu terapkan juga untuk TOR acara, TOR proposal kegiatan lain, atau TOR proyek. Pada prinsipnya, contoh TOR acara, contoh proposal kegiatan, dan contoh TOR proyek  sama dengan contoh TOR kegiatan.

Kamu hanya perlu menyesuaikan beberapa detail sesuai dengan kegiatan atau proyek yang akan kamu lakukan.

Contoh TOR pemateri

Apabila kamu mengadakan kegiatan atau acara, kamu juga perlu membuat acuan bagi narasumber. Di bawah ini adalah contoh TOR pemateri.

Penutup

Ternyata dalam proses penyusunan TOR tidak berbeda jauh dengan persiapan yang biasa dilakukan sebelum memulai suatu bisnis, ya. Ada banyak hal yang perlu dipersiapkan dengan baik dan rapi agar segala sesuatunya berjalan dengan lancar. Termasuk dalam hal keuangan. 

Jika kamu adalah seorang pelaku bisnis yang memahami bahwa mengelola bisnis itu bisa dilakukan dengan cara yang praktis, kamu pasti akan setuju bahwa aplikasi keuangan seperti majoo bisa memberikan solusi yang baik dalam hal ini. Kamu sudah berlangganan majoo kan?