Contoh dan Hal yang Disepakati dalam Aanwijzing adalah

Sekarang kita akan belajar satu istilah baru yang mungkin masih terdengar asing bagi sebagian orang yaitu aanwijzing. Sebenarnya istilah aanwijzing sudah umum digunakan dalam suatu kegiatan lelang, loh.

Istilah aanwijzing ini memang bukan asli dari bahasa Indonesia dan bukan juga dari bahasa Inggris. Namun, di lain sisi, aanwijzing merupakan istilah yang sudah akrab di telinga orang-orang yang bekerja di bidang tender pengadaan barang/jasa.

Kalau istilah tender, tentunya Majoopreneurs sudah sering mendengarnya, bukan? Tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang/jasa. Dalam aanwijzing, biasanya akan terjadi tanya-jawab antara pemilik tender dengan para peserta lelang.

Sekarang, mari kita bahas sekilas tentang aanwijzing, ya. Yuk, dibaca hingga tuntas!

Baca juga: Hal Penting yang Perlu Kamu Tahu Tentang Merek Dagang 

Pengertian Aanwijzing adalah

Aanwijzing merupakan istilah yang berasal dari bahasa Belanda. Bila diartikan secara harfiah, pengertian aanwijzing memiliki makna indikasi, instruksi, rekomendasi, penugasan, anjuran, persiapan, dan lain-lain. 

Kapan aanwijzing dilakukan? Bila kita kaitkan dengan dunia tender/lelang pengadaan barang/jasa, aanwijzing adalah suatu aktivitas pertemuan antara pemilik tender dengan semua peserta tender yang lolos dalam seleksi tender dalam pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh kelompok Kerja/Pejabat Pengadaan dilaksanakan paling cepat 3 hari sejak tanggal pengumuman dengan tujuan untuk memperjelas Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

Nah, tahapan ini harus mendapat perhatian dari semua peserta lelang, Majoopreneurs. Karena aanwijzing adalah satu sub-proses dalam pelaksanaan procurement yang panjang. Tujuannya yaitu untuk mendiskusikan perihal pekerjaan atau proyek yang dilelangkan sebelumnya secara terperinci dan detail. Ini dilaksanakan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta sebagian persyaratan dan ketetapan yang sudah tercatat dalam dokumen pemilihan.

Oleh karenanya, aanwijzing merupakan salah satu proses penting yang wajib diikuti oleh peserta tender. Jika kamu tidak mengikuti aanwijzing, sebagai peserta tender dapat mengalami kesulitan dalam memahami proyek pengadaan barang/jasa yang akan diikuti. Akibatnya, bisa saja Penyedia/Rekanan tidak memenuhi ketentuan dokumen pengadaang barang/jasa yang disyaratkan karena miss dari penjelasan yang telah dilakukan dalam aanwijzing.

Adapun persyaratan yang umum untuk mengikuti pelaksanaan ini seperti: tingkatan tertentu perusahaan peserta (Misalnya CV, PT, dan lainnya.), dokumen-dokumen resmi, harga penawaran dengan maksimal batas pagu, portofolio proyek, alat-alat atau kelengkapan, tenaga ahli, dan persyaratan lainnya. 

Hal-Hal yang Disepakati dalam Aanwijzing oleh Pemilik dan Peserta Tender 

Proses aanwijzing diselenggarakan agar terjadi kesepakatan atau konsensus antara pemilik dan para peserta tender. Perhatikan beberapa hal yang disepakati seperti dijelaskan di bawah ini:

1. Lingkup Pekerjaan Proyek Dijelaskan dalam Proses Aanwijzing

Seluruh peserta harus memahami ruang lingkup pekerjaan yang diikuti di dalam lelang. Hal ini dilakukan agar bisa mengukur kemampuan setiap peserta tersebut dalam menyediakan atau mengerjakan pekerjaan tersebut.

2. Metode Pemilihan dalam Proses Aanwijzing

Pihak penyelenggara dalam hal ini menentukan cara yang dipilih oleh peserta lelang yang nantinya akan lolos. Cara ini biasanya akan didiskusikan terlebih dahulu oleh seluruh anggota panitia sampai dengan pejabat PPK atau Pejabat Pembuatan Keputusan.

3. Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran yang ada dalam e-procurement akan diunggah oleh para peserta pada website yang sudah ditentukan sebelumnya. Umumnya di dalamnya akan tercantum dan tanggal dan juga batas akhir unggahan dokumen penawaran. Jangan sampai kamu sebagai peserta tender terlambat mengunggah berkas melebihi batas waktu yang sudah tertera karena akan dieliminasi secara otomatis.

4. Kelengkapan Dokumen Terlampir untuk Proses Aanwijzing

Jangan lupa cek seluruh dokumen yang dijadikan sebagai syarat umum harus lengkap diunggah. Hal tersebut menjadi barometer bahwa peserta sudah memenuhi syarat yang sudah diajukan.

Materi Aanwijzing

Dalam pemberian penjelasan (aanwijzing), materi penjelasan yang disampaikan oleh panitia lelang antara lain mencakup substansi:

1. lingkup pekerjaan;
2. metode pemilihan;
3. persyaratan dan tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;
4. administrasi dan teknis;
5. anggaran biaya;
6. kerangka acuan kerja (KAK);
7. kelengkapan yang harus dilampirkan bersama Dokumen Penawaran;
8. jadwal batas akhir pemasukan Dokumen Penawaran dan pembukaan Dokumen Penawaran;
9. tata cara pembukaan Dokumen Penawaran
10. metode evaluasi;
11. hal-hal yang menggugurkan penawaran;
12. jenis kontrak yang akan digunakan;
13. ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri (apabila diperlukan);
14. ketentuan tentang penyesuaian harga;
15. ketentuan dan cara subkontrak sebagian pekerjaan kepada Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil;
16. besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan; dan
17. ketentuan tentang asuransi dan ketentuan lain yang dipersyaratkan.

Jika diperlukan, Kelompok Kerja ULP dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.

Apabila pada saat pemberian penjelasan terdapat perubahan rancangan Kontrak dan/atau spesifikasi teknis dan/atau gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan. Dalam hal PPK tidak menyetujui usulan perubahan, maka ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan.

Tahap Aanwijzing adalah

Siapkan semua dokumen penawaran dalam e-procurement, kemudian diunggah oleh kamu sebagai peserta ke dalam website e-procurement yang sudah ditetapkan. Biasanya akan tertera tanggal dan jam akhir batas unggah dokumen penawaran.

Peserta yang mengunggah melebihi batasan waktu yang ditentukan secara otomatis akan gugur. Seluruh dokumen yang menjadi persyaratan, wajib diunggah. Ini menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan oleh panitia. 

Pihak penyelenggara akan menyeleksi kembali poin apa yang bisa membuat peserta lebih unggul dan kekurangan pada peserta. Karena dalam pengadaan pada biasanya hanya akan ada 1 pemenang.

Kamu juga perlu mencermati berita acara aanwijzing untuk mengantisipasi kemungkinan adanya penjelasan-penjelasan yang bersifat krusial yang terlewatkan pada saat mengikuti kegiatan aanwijzing.

Durasi atau waktu lamanya aanwijzing bisa disesuaikan dengan kompleksitas pekerjaannya. Akan ada diskusi atau tanya jawab antara penyelenggara dengan peserta, agar semua ruang lingkup pekerjaan / proyek yang diadakan lebih jelas.

Pentingkah Aanwijzing?

Aanwijzing adalah suatu proses penting yang wajib dihadiri peserta tender. Dengan tidak menghadiri aanwijzing, peserta tender dapat mengalami kesulitan dalam memahami proyek secara rinci dan bahkan dalam memenuhi ketentuan yang diberikan. Karena sangat penting, sebaiknya peserta tender juga memperhatikan dengan teliti setiap penjelasan yang diberikan untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman.

Absennya peserta tender dalam aanwijzing juga dapat menyebabkan terdiskualifikasinya perusahaan yang mereka wakili dalam proyek yang sedang direncanakan. Hal ini tentu saja berpotensi mendatangkan kerugian besar.

Dengan demikian, aanwijzing tidak hanya penting bagi peserta tender, tetapi juga memiliki peranan besar dalam keseluruhan proses procurement.

Contoh Aanwijzing

Mari kita lihat ilustrasi tentang contoh proses aanwijzing berikut ini.

Di dalam dokumen pengadaan yang diberikan oleh panitia lelang kepada peserta lelang disebutkan bahwa batas akhir pemasukan adalah hari dan tanggal 18/05/2022 pada pukul 13:00 WIB. 

Pada saat aanwijzing ternyata ada perubahan batas akhir pemasukan dokumen yang telah disepakati bersama yaitu perubahannya menjadi pada hari dan tanggal yang sama (18/05/2022), tetapi jam pemasukan dimajukan menjadi pukul 11:00 WIB. 

Perusahaan A sudah memenuhi syarat Dokumen Penawaran dibanding peserta lelang lainnya ternyata mengabaikan kegiatan aanwijzing dan juga tidak mencermati berita acara aanwijzing yang dikirimkan oleh panitia lelang. 

Ternyata perusahaan A masih berpedoman pada dokumen lelang yang belum diperbarui oleh berita acara penjelasan (aanwijzing), kemudian perusahaan A memasukkan dokumen penawarannya menjelang pukul 13:00 WIB. 

Akibatnya, secara otomatis dokumen penawaran tersebut ditolak karena pengiriman dokumen dan datanya telah melebihi batas waktu yang ditentukan dalam berita acara aanwijzing terbaru yaitu pukul 11:00 WIB sehingga dianggap gugur dalam proses tender proyek tersebut.

Mengacu pada ilustrasi sederhana tersebut di atas, kamu sebagai pihak yang hendak mengikuti tender sudah seharusnya tidak mengabaikan kegiatan aanwijzing agar tidak mengalami kendala sepele yang bisa menyebabkan kerugian sangat fatal.

Baca juga: Analisis Laporan Keuangan dan Fungsinya dalam Bisnis 

Kesimpulan

Aanwijzing adalah salah satu proses awal dalam sebuah kegiatan lelang atau procurement. Proses ini diselenggarakan untuk menjelaskan komponen atau materi proyek yang akan dijalani oleh setiap peserta dan juga memberikan kesempatan bagi para penyelenggara untuk melakukan proses seleksi secara lebih detail.

Namun, proses pelelangan atau procurement ini tentunya harus dilakukan dengan manajemen yang baik, ya. Kamu juga harus memperhatikan dan mematuhi setiap tahap aanwijzing agar kesempatanmu memenangkan lelang lebih besar. 

Sekarang, silakan membaca artikel lain di blog majoo yang akan membuka wawasanmu seputar pengelolaan perusahaan, ya.