Alur Transaksi Pembelian yang Mesti Diketahui Pelaku Usaha

Seorang pelaku usaha mestinya memahami alur transaksi pembelian yang baik dan benar. Proses transaksi pembelian sendiri menjadi aktivitas yang penting guna memenuhi kebutuhan perusahaan. 

Dengan melakukan transaksi pembelian, jumlah utang, modal, dan aset akan mengalami perubahan. 

Apabila kamu ingin mengetahui alur transaksi pembelian secara lebih dalam, artikel ini bisa memberikan kamu jawabnnya. 

Apa Itu Transaksi Pembelian?

Sebelum mengetahui bagaimana alur transaksi pembelian itu, ada baiknya kamu memahami definisi dari transaksi pembelian. 

Transaksi pembelian merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa, dengan memberikan imbalan berupa uang senilai yang sama dengan harga barang atau jasa tersebut.

Proses transaksi ini dapat melibatkan beberapa macam barang, seperti barang mentah, barang setengah jadi, hingga barang jadi yang bisa langsung digunakan. Barang yang diperjual belikan adalah barang-barang yang dibutuhkan, entah bagi pedagang, produsen, ataupun konsumennya secara langsung.

Saat produsen membeli barang atau jasa, mereka akan menggunakan barang tersebut sebagai bahan baku dalam proses produksi. Berbeda dengan pedangang yang membeli sebuah produk. Umumnya, pedagang akan menjual kembali produk tersebut untuk mendapatkan keuntungan.

Lain halnya dengan seorang konsumen yang melakukan pembelian barang atau jasa. Biasanya, konsumen yang membeli barang atau jasa akan menggunakan sendiri barang dan jasa tersebut.

Contoh Alur Transaksi Pembelian

Nah, untuk lebih memahami alur transaksi pembelian yang terjadi, berikut adalah contoh alur transaksi pembelian barang yang mesti kamu ketahui:

1. Permintaan pada divisi penjualan

Tahap pertama yang harus dilalui saat melakukan transaksi pembelian dimulai dari divisi produksi atau penjualan yang akan mengajukan permintaan barang. Proses permintaan ini dapat ditentukan melalui 3 cara, yakni:

• Penelitian pasar, proses ini dilakukan dengan melakukan penelitian terhadap permintaan pelanggan, dengan cara datang langsung ke dalam masyarakat.

• Intuitif, cara selanjutnya menggunakan perhitungan atau prediksi atas barang apa yang akan dibutuhkan oleh pelanggan.

• Perhitungan stok pada barang, nantinya divisi penjualan yang menyampaikan request barang kepada divisi gudang.

2. Survei pasar

Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan setelah pengajuan permintaan barang adalah melakukan survei pasar guna memilih agen atau produsen yang tepat untuk menjadi supplier perusahaan.

Nantinya, supplier ini akan berperan dalam semua hal dari produksi sampai barang didistribusikan ke perusahaan. Dengan memilih supplier yang pas, proses pembelian hingga distribusi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

3. Penawaran barang

Kemudian, ada pula proses yang disebut dengan pemberian surat penawaran barang. Dokumen ini akan dikirimkan dari supplier kepada perusahaan guna mengetahui data-data dari produk yang mereka miliki. 

Supplier akan memberikan surat penawaran barang yang berisi nama produk, rincian harga, produk, nomor, tanggal transaksi, total harga, beserta syarat dan ketentuan pembayaran yang mereka terima.

4. Menentukan supplier

Setelah mendapatkan informasi terkait produk, harga, dan kontrak kerja sama antara perusahaan dengan supplier. Perusahaan harus memilih, mana supplier yang bisa memberi keuntungan berdasarkan penawaran yang telah mereka berikan.

Biasanya, perusahaan juga akan mencari supplier yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, sehingga proses pemilihannya tidak boleh sembarangan.

5. Mengirimkan daftar barang atau jasa yang akan dibeli

Tahap selanjutnya, perusahaan perlu mengirimkan daftar barang atau jasa yang akan dipesan. Dengan begitu, semua kebutuhan perusahaan dapat diperkirakan dan disesuaikan dengan biaya yang dibutuhkan.

6. Mengirim surat pesanan (Purchase Order)

Setelah perusahaan membuat daftar barang atau jasa yang ingin dibeli, kamu bisa mengirimkan daftar barang tersebut kepada supplier. Ada baiknya perusahaan tidak mengirimkan surat pesanan tersebut secara mendadak.

Perusahaan juga perlu mengestimasi proses pendistribusian barang dari supplier ke perusahaan. 

7. Penandatanganan surat perjanjian

Langkah berikutnya adalah proses penandatanganan perjanjian jual beli antara perusahaan dengan supplier. Adanya surat perjanjian ini akan menjadi bukti, bahwa perusahaan dan supplier tersebut telah melakukan transaksi secara resmi.

Surat perjanjian ini bisa menjadi bukti sah ketika salah satu pihak melanggar aturan dan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya.

8. Penerimaan barang

Ketika seluruh proses administrasi dan perjanjian selesai, supplier mulai bisa mengirimkan barang yang dipesan oleh perusahaan. Pada tahap ini, perusahaan akan menerima barang beserta surat tanda terima dari supplier, yang menunjukkan bahwa barang pesanan telah diterima dalam kondisi yang baik.

Dokumen ini pula yang nantinya akan digunakan sebagai bukti pengakuan barang dan dokumen pembukuan pemesanan barang.

9. Memeriksa barang yang sudah dikirim

Saat perusahaan menerima barang pesanannya, mereka harus melakukan pengecekan sebelum menandatangani surat bukti penerimaan barang. Hal yang perlu diperhatikan saat menerima barang adalah nama produk, jumlah produk, hingga kualitas produk.

Dengan begitu, baik perusahaan maupun supplier bisa saling mendapatkan keuntungan dari transaksi tersebut.

Setelah melakukan pemeriksaan dan penerimaan barang yang sesuai, perusahaan akan mendapatkan faktur atau invoice dari supplier. Faktur ini berisi rincian barang, seperti jumlah harga yang perlu dibayarkan, nilai pajak, dan diskon bila ada.

10. Retur

Retur adalah proses pengembalian barang. Umumnya, retur akan terjadi apabila barang yang datang, tidak sesuai dengan barang yang dipesan. Misalnya, terdapat kecacatan, kekeliruan, dan ketidaksesuaian barang datang dengan barang yang dipesan.

Proses ini tidak akan terjadi apabila barang yang diterima sudah sesuai. Namun, retur barang berpotensi menghadirkan pergesekan dalam transaksi pembelian yang dilakukan. 

11. Proses pembayaran

Tahapan terakhir dari rangkaian transaksi pembelian adalah proses pembayaran. Proses ini dilakukan setelah semua tahapan pengiriman hingga penerimaan barang selesai dilakukan.

Secara umum, ada dua jenis alur pembayaran yang sering digunakan, yaitu pembayaran menggunakan tunai atau secara online, sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat sebelumnya.

Jenis-jenis Transaksi Pembelian

Jenis alur transaksi pembelian yang umum digunakan adalah transaksi secara tunai dan online. Nah, berikut adalah penjelasan lengkapnya untuk kamu:

1. Alur transaksi pembelian tunai

Alur transaksi pembelian tunai menjadi jenis transaksi pertama yang paling banyak digunakan. Jenis transaksi ini akan langsung memberikan uang tunai pada supplier yang mengantarkan barang saat itu juga.

Alur transaksi pembelian jenis ini paling banyak dipilih, karena bisa digunakan oleh siapa saja.

Pembayaran secara tunai pun tak hanya memanfaatkan uang cash saja, tapi bisa juga menggunakan mode pembayar digital, seperti menggunakan kartu debet atau e-wallet.

2. Alur transaksi pembelian online

Selain melakukan transaksi secara tunai, ada pula alur transaksi pembelian online yang bisa dijadikan pilihan. Umumnya, proses pembelian ini lebih banyak terjadi di aplikasi pihak ketiga, seperti e-commerce atau memanfaatkan fasilitas bank berupa cicilan kartu kredit untuk membeli barang dan jasa yang kamu butuhkan.

Penutup

Bagaimana? Apakah kini kamu sudah memahami transaksi pembelian beserta jenis-jenisnya? Sederhananya, alur transaksi pembelian merupakan suatu rangkaian proses yang mesti dilalui, ketika kamu akan melakukan proses pembelian barang atau jasa.

Berbagai macam barang atau jasa yang diperjual belikan akan disesuaikan dengan kebutuhan para pembelinya. Setiap alur transaksi yang terjadi, akan dibukukan dan diolah menjadi laporan keuangan perusahaan. 

Dengan alur pembelian yang rapi, akan memudahkan perusahaan untuk membuat laporan keuangannya. Nah, apabila kamu tidak ingin kerepotan dengan proses pembuatan laporan keuangan ini, kamu bisa memanfaatkan aplikasi kasir seperti majoo untuk menginput dan mengolahnya menjadi laporan keuangan yang mudah diakses.

Apalagi, majoo memiliki banyak fitur yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola bisnis dengan lebih efisien. Kamu tidak perlu menginputnya kembali secara manual agar menghasilkan laporan secara cepat. 

Bahkan, kamu juga bisa mengontrol seluruh transaksi secara online tanpa harus hadir di toko, kantor, atau tempat usaha kamu. Menarik, bukan? Oleh karena itu, yuk, langganan majoo sekarang, dan nikmati kemudahan mengelola bisnis dengan satu aplikasi.