Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Mendokumentasikan setiap transaksi sangat penting bagi bagi pemilik usaha kecil atau wirausaha. Tanpa adanya catatan pembelian, penjualan, serta pengembalian barang, sulit sekali untuk mengatur keuangan, mulai dari kesulitan mengelola pajak hingga evaluasi performa bisnis.

Karena itu, kamu perlu menentukan cara terbaik untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi. Umumnya bisnis menggunakan invoice, ada pula yang memakai kwitansi atau kombinasi keduanya. Sebelum membahas perbedaan invoice dan kwitansi, mari kita tilik lebih dalam tentang apa itu invoice?

Pengertian Invoice

Invoice lazim digunakan oleh bisnis yang menjual produk dalam kuantitas besar seperti pabrik. Umum juga dipakai oleh para pekerja freelance di antaranya penulis dan graphic designer. Meskipun begitu, bisnis apa pun sebetulnya bisa menggunakan invoice untuk mendokumentasikan transaksinya.

Beberapa dari kamu mungkin pernah berujar "invoice belum cair". Nah, sebetulnya apa sih pengertian invoice?

Secara sederhana, invoice adalah dokumen komersial yang memerinci dan mendokumentasikan transaksi antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli atau klien.

Apabila produk atau jasa dalam transaksi tersebut dibayar secara kredit, invoice juga biasanya memuat penjelasan spesifik terkait ketentuan pembayaran.

Selain itu, suatu invoice harus dinyatakan secara jelas bahwa dokumen tersebut merupakan invoice dengan mencantumkan tulisan ‘invoice’ di laman atas atau laman depan dokumen.

Umumnya, ada cara untuk mengidentifikasi keaslian invoice, misalnya dengan memeriksa nomor invoice. Adanya nomor ini sangat berguna, baik bagi penjual atau penyedia jasa serta konsumen atau klien.

Dalam invoice juga perlu ada informasi kontak penjual atau penyedia jasa. Tujuannya agar pembeli atau klien dapat menghubungi dengan mudah bila ada masalah terkait tagihan tersebut.

Pada invoice, kamu juga perlu menuliskan ketentuan pembayaran, mulai dari potongan harga (bila ada), pembayaran uang muka, sampai denda atas keterlambatan pembayaran.

Tidak lupa, di invoice juga dijelaskan tentang biaya setiap barang atau jasa, total unit yang dibeli, serta biaya-biaya lain, seperti kargo, biaya penanganan barang, serta pajak.

Dahulu, invoice dicetak di kertas dan dibuat beberapa rangkap supaya baik perusahaan maupun klien memiliki dokumen terkait transaksi tersebut. Belakangan ini, invoice dalam bentuk digital lebih umum dipakai.

Jadi, dokumen digital hanya dicetak bila dibutuhkan, selebihnya invoice dikirimkan melalui surat elektronik kepada pihak-pihak terkait. Electronic record seperti ini juga lebih memudahkan pencarian dan pemilahan transaksi pada tanggal tertentu.

Fungsi Invoice

Ada beberapa fungsi dari invoice yang perlu kamu ketahui, di antaranya adalah:

1. Fungsi utama dari penggunaan invoice pada bisnis adalah untuk menyimpan data rincian pembelian dan termin pembayaran yang nantinya digunakan untuk menagih konsumen agar segera melakukan pembayaran.
2. Invoice dapat menjadi rujukan yang sah ketika terjadi ketidaksesuaian dalam proses pembayaran tagihan atau pengiriman barangnya.
3. Sebagai acuan yang sah ketika kamu ingin menjual kembali barang yang telah dibeli kepada orang lain.
4. Dapat menjadi media yang memudahkan para pelaku bisnis untuk mengetahui perkembangan bisnis yang dikelola.
5. Untuk memudahkan proses pembuatan laporan atau pembukuan keuangan. 

Manfaat Invoice

Penggunaan invoice pada setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan memberikan beberapa manfaat, seperti:

• Menagih pembayaran atas barang atau jasa

  Invoice juga digunakan sebagai dokumen yang sah untuk melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli. Dengan rincian data transaksi yang ada pada invoice, penjual dan pembeli dapat sama-sama melakukan transaksi secara transparan.

• Memberikan pandangan terkait pengeluaran bagi perusahaan

  Selain sebagai dokumen penting yang dimiliki oleh perusahaan. Invoice juga berisikan rincian pembelian atau penjualan secara lebih detail, sehingga transaksi yang dilakukan perusahaan tersebut dapat diketahui secara transparan.

• Mengelola pembayaran

  Dokumen ini juga digunakan untuk melacak transaksi pembayaran secara tertulis, karena dapat menunjukkan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dibayarkan oleh perusahaan.

Pentingnya Invoice bagi Bisnis

Berdasarkan penjelasan sebelumnya tentang definisi invoice, artinya dokumen ini dibutuhkan oleh bisnis untuk memastikan klien menyelesaikan pembayaran.

Pasalnya, secara legal invoice berperan sebagai perjanjian antara bisnis dengan klien karena memberikan layanan atau menjual produk tertentu dan pembayarannya terutang.

Dari invoice juga kamu bisa mengetahui rata-rata waktu yang dibutuhkan klien untuk menyelesaikan tagihan tersebut sehingga membantu tim keuangan mengelola cash flow dengan lebih baik.

Lebih dari itu, invoice juga memberikan banyak manfaat lain bagi bisnis. Untuk lebih jelasnya, silakan simak penjelasan berikut ini.

Dokumentasi Penjualan

Sesuai namanya, salah satu kegunaan utama dari invoice penjualan adalah mendokumentasikan penjualan. Dokumen tersebut menyediakan data terkait tanggal terjualnya produk, jumlah pembayaran yang diterima, serta sisa piutang yang mungkin belum diselesaikan oleh klien.

Jadi, invoice merupakan perangkat yang sangat berharga untuk laporan akuntansi perusahaan. Bahkan, bila kamu mencantumkan petugas yang bertanggung jawab atas transaksi, invoice juga bisa dipakai sebagai data evaluasi karyawan. Kamu jadi mengetahui karyawan mana yang melakukan penjualan serta barang apa yang dijual.

Pengelolaan Pajak

Sejauh ini, pemerintah memang tidak menetapkan aturan khusus terkait jenis invoice atau faktur yang harus dimiliki oleh bisnis. Akan tetapi, untuk pengurusan pajak, sebaiknya bisnis membuat invoice penjualan.

Pemilik usaha kecil sering kali disarankan untuk menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan, termasuk invoice. Gunanya, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.

Keamanan Secara Hukum

Selain terkait dengan pengelolaan keuangan, invoice juga melindungi pemilik usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar. Dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu.

Karena itu, invoice dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari klien sangatlah berharga bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien yang bersangkutan.

Tanpa adanya invoice, tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi sehingga berpotensi memicu munculnya konflik.

Mendukung Pemasaran

Entah kamu sadari atau tidak, invoice menyediakan data berharga terkait perubahan penjualan dari waktu ke waktu. Secara tidak langsung, invoice dapat membantu kamu membuat forecast yang akurat.

Bisnis yang mendokumentasikan seluruh invoice penjualan dengan baik bisa memanfaatkan informasi di dalamnya untuk menyasar basis konsumen tertentu. Sebagai contoh, bisnis memasukkan tanggal penjualan, jenis produk yang terjual, serta jumlah produk terjual dalam invoice.

Selanjutnya, tim pemasaran bisa mengumpulkan data untuk mencari tahu waktu puncak penjualan, produk yang paling diminati, serta tren pendapatan dari bisnis. Tentunya, informasi-informasi tersebut sangat berharga ketika kamu sedang menyusun strategi pemasaran.

Cara Menulis Invoice

Kini kamu sudah mengetahui pengertian invoice serta praktik-praktik umum dalam pembuatan invoice. Bisa dibilang, menulis invoice memang tidak rumit. Walaupun begitu, tetap ada elemen-elemen penting yang tidak boleh hilang dari dokumen komersial ini.

Selain sangat penting, elemen-elemen ini juga yang paling membedakan invoice dari metode lain seperti kuitansi. Berikut ini beberapa poin penting yang harus kamu cantumkan saat menulis invoice.

• Nama perusahaan, logo perusahaan, serta informasi kontak
• Nama klien beserta kontak informasinya
• Nomor invoice dengan susunan tertentu untuk memudahkan identifikasi keasliannya
• Tanggal dibuatnya invoice tersebut
• Tanggal jatuh tempo pembayaran serta ketentuan pembayaran lainnya
• Rincian metode pembayaran yang diterima
• Rincian seluruh produk atau jasa yang dibeli lengkap dengan harga dan jumlahnya
• Total nominal yang wajib dibayarkan termasuk pajak serta berbagai biaya lain

Karena invoice bertindak sebagai tagihan sekaligus dokumentasi transaksi, poin-poin di atas harus dicantumkan agar klien mengetahui detail nominal yang ditagihkan terkait dengan produk atau jasa yang mana.

Cara Membuat Invoice

Ada dua cara membuat invoice yang dapat kamu gunakan, yakni:

• Pembuatan secara manual

  Untuk membuat invoice secara manual, kamu bisa memanfaatkan tulisan tangan pada kertas atau dengan menggunakan perangkat lunak pada komputer, seperti Google Docs, Google Spreadsheet, Microsoft Word, maupun Microsoft Excel.

  Kamu bisa sesuaikan tampilan dan proses penulisannya agar sesuai dengan kebutuhanmu. Namun, pembuatan invoice secara manual ini masih berpeluang terjadi kesalahan. Selain itu, dalam invoice manual mungkin saja akan mempersulit kamu saat melakukan pelacakan dokumen tersebut.

• Pembuatan menggunakan aplikasi

  Langkah yang lebih mudah untuk membuat invoice adalah menggunakan aplikasi. Penggunaan aplikasi akan mempercepat proses pembuatan invoice apalagi jika dibuat dalam jumlah yang banyak. Selain itu, dengan adanya aplikasi juga akan memudahkan kamu untuk melacak data transaksi tersebut.

Contoh Invoice

Invoice dapat dibuat sesuai dengan kebutuhannya. Ada beberapa macam contoh invoice berdasarkan format invoice tersebut, di antaranya adalah:

• Invoice sederhana

  Format invoice yang tertera pada invoice sederhana ini memuat segala informasi yang akan digunakan oleh pihak penjual maupun pembeli.

  Sumber: gramedia.net

• Invoice tagihan

  Selanjutnya adalah invoice tagihan. Di dalam invoice ini memuat informasi mengenai nama barang, jumlah barang yang akan ditagihkan, dan total harga barang yang perlu dibayarkan.

  Sumber: gramedia.net

• Invoice barang

  Pembuatan invoice sering dikaitkan dengan proses jual beli barang. Invoice akan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada sejumlah tagihan yang perlu dibayarkan oleh pembeli. 

  Jika dilihat dari sudut pandang pembeli, invoice yang akan dikeluarkan disebut sebagai invoice pembelian. Sedangkan invoice yang dikeluarkan oleh penjual disebut invoice penjualan.

  Sumber: gramedia.net

• Invoice jasa

  Pada dasarnya, struktur yang digunakan pada invoice jasa lebih sederhana dari invoice barang. Hal ini dikarenakan transaksi penggunaan jasa tidak sebanyak transaksi yang dilakukan pada penjualan barang.

  Sumber: gramedia.net

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Dalam banyak aspek, kwitansi bisa dibilang bentuk lebih sederhana dari invoice. Meskipun begitu, tetap ada karakteristik yang membedakan keduanya secara spesifik.

Jika invoice dipakai sebagai permintaan pembayaran, kwitansi justru merupakan bukti pembayaran. Dokumen kwitansi mengonfirmasi bahwa klien telah menerima produk atau jasa yang sudah mereka selesaikan pembayarannya terlebih dahulu.

Dengan kata lain, kwitansi juga menunjukkan bahwa bisnis telah menerima kompensasi sesuai atas produk atau jasa yang diberikan.

Meskipun bisnis tidak wajib memberikan kwitansi, dokumen ini hampir selalu dikirimkan kepada konsumen setiap kali sebuah transaksi selesai. Akhirnya, penggunaan kwitansi menjadi sangat lazim baik dalam bisnis konvensional maupun ecommerce.

Layaknya invoice, kwitansi juga dapat berbentuk cetak ataupun elektronik. Bisnis-bisnis yang memiliki gerai fisik biasanya mencetak kwitansi di tempat, begitu konsumen menyelesaikan pembayaran. Kini, sebagian lainnya sudah mulai menawarkan kwitansi digital atau electronic receipt yang dikirimkan ke email konsumen.

Sebetulnya, menguntungkan sekali bila konsumen memilih electronic receipt karena bisnis berkesempatan mengumpulkan data surat elektronik konsumen. Tentunya, data ini bermanfaat untuk berbagai program pemasaran di kemudian hari.

Hal serupa juga dilakukan oleh ecommerce, mereka segera mengirimkan kwitansi begitu konsumen selesai bertransaksi. Memang ada juga yang memilih mengirimkan kwitansi fisik bersama dengan produk.

Terlepas dari cara pengirimannya, kwitansi merupakan bukti transaksi penting bagi bisnis dan konsumen. Kwitansi mungkin dibutuhkan oleh konsumen bila ada masalah dengan produk yang dibelinya. Di sisi lain, bisnis pun perlu mengetahui klaim konsumen benar dengang mengidentifikasinya melaluli kwitansi.

Adapun salah satu perbedaan invoice dan kwitansi adalah kwitansi tidak memerlukan nomor unik untuk identifikasi serta tidak perlu mencantumkan informasi kontak konsumen.

Detail kontak di kwitansi hanya nama perusahaan, logo perusahaan, kontak informasi perusahaan. Berikutnya, kamu hanya perlu mencantumkan produk yang terjual, harga masing-masing produk, total jumlah yang dibayarkan termasuk pajak dan biaya service, serta potongan harga, jika memang ada.

Beberapa bisnis mencantumkan informasi tambahan terkait ketentuan pengembalian produk. Bila hal tersebut sesuai dengan bisnis, ada baiknya kebijakan return & refund memang dicantumkan di kwitansi.

Invoice v.s. Kwitansi: Mana yang Harus Digunakan?

Seperti yang telah diketahui, salah satu perbedaan invoice dan kwitansi yang utama adalah waktu dikeluarkannya dokumen tersebut.

Invoice menginformasikan nominal yang perlu dibayar oleh klien, waktu jatuh tempo pembayaran, serta metode pembayaran yang diterima oleh bisnis. Dengan kata lain, invoice dikeluarkan saat penjualan sudah terjadi, tetapi penjual atau penyedia jasa belum menerima pembayaran.

Sementara itu, kwitansi dicetak oleh bisnis ketika transaksi sudah selesai yaitu konsumen sudah melakukan pembayaran. Lalu, penjual atau penyedia jasa menyediakan produk atau jasa pada waktu tersebut dan memberikan bukti pembayaran konsumen berupa kwitansi.

Berdasarkan ilustrasi tersebut, metode mana yang akan kamu pilih sebenarnya sangat tergantung dengan kebijakan sistem pembayaran yang kamu terapkan. Apabila kamu menerapkan sistem penangguhan pembayaran, kamu perlu mencetak invoice sebagai permintaan pembayaran kepada klien.

Sebaliknya, jika pembayaran yang kamu terima bersifat langsung, tidak ada penangguhan, kwitansi dapat menjadi pilihan.

Memang kamu bisa saja menerbitkan invoice yang mengharuskan klien membayar saat faktur diterima oleh klien, tetapi hal ini hanya bisa kamu lakukan bila sudah ada kesepakatan sebelumnya dengan klien yang bersangkutan.

Apa pun metode yang akhirnya kamu pilih, perlu dipahami bawah bagian terpenting adalah kamu mendokumentasikan transaksi yang terjadi.

Dari perspektif penjual, baik invoice maupun kwitansi penting karena bisa membantu melacak setiap transaksi penjualan.  Selain itu, bisa dijadikan sebagai rujukan setiap kali ada yang tidak sesuai dalam perhitungan pendapatan bisnis.

Di luar itu, seperti sudah dibahas sebelumnya, invoice serta kwitansi dibutuhkan untuk menghitung omzet bisnis, mengisi laporan keuangan, memahami profitabilitas bisnis, hingga memperhitungkan jumlah pajak yang perlu dibayarkan.

Di sisi lain, kwitansi dan invoice juga penting bagi pembeli, terlebih bila klien atau pembeli merupakan organisasi bisnis. Tentu, invoice atau kwitansi dibutuhkan untuk klaim garansi atau komplain jika ada permasalah terkait pesanan produk atau jasa.

Akan tetapi, bagi bisnis, invoice sangat penting untuk melacak total biaya atau expenses yang dikeluarkan. Jadi, fungsinya sebagai parameter penting dalam laporan keuangan bukan hanya bagi pihak penjual, melainkan juga pembeli.

Rangkuman

Mari kita ringkas uraian di atas.

Apa sih pengertian invoice?

Pengertian invoice adalah dokumen komersial yang memerinci dan mendokumentasikan transaksi antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli atau klien.

Apa tujuan invoice?

Ada beberapa tujuan invoice yang dapat kamu ketahui, di antaranya:

• Menyimpan catatan

  Tujuan utama pembuatan invoice adalah untuk menyimpan catatan resmi penjualan. Sehingga kamu dapat mengetahui waktu penjualan suatu barang, siapa saja yang membeli barang tersebut, dan siapa saja yang menjualnya.

• Pelacakan pembayaran

  Adanya invoice juga memudahkan para pembeli dan penjual untuk melacak transaksi yang mereka lakukan.

• Payung hukum

  Sebagai bukti hukum atas perjanjian yang dilakukan antara penjual dan pembeli saat melakukan transaksi tersebut.

• Bukti pajak

  Mencatat dan memelihara semua invoice penjualan yang telah dilakukan. Sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa mereka membayar pajak dengan tepat.

• Alat analisis bisnis

  Mampu menganalisis dan membantu mengumpulkan informasi terkait pola pembelian pelanggan, dan mampu mengidentifikasi pasar dengan memahami tren, waktu pembelian, dan produk populer yang banyak dilakukan oleh perusahaan.

Bagaimana cara membuat invoice?

Ada dua cara membuat invoice yang dapat kamu gunakan, yakni:

• Pembuatan secara manual

  Untuk membuat invoice secara manual, kamu bisa memanfaatkan tulisan tangan pada kertas atau dengan menggunakan perangkat lunak pada komputer, seperti Google Docs, Google Spreadsheet, Microsoft Word, maupun Microsoft Excel.

  Kamu bisa sesuaikan tampilan dan proses penulisannya agar sesuai dengan kebutuhanmu. Namun, pembuatan invoice secara manual ini masih berpeluang terjadi kesalahan. Selain itu, dalam invoice manual mungkin saja akan mempersulit kamu saat melakukan pelacakan dokumen tersebut.

• Pembuatan menggunakan aplikasi

  Langkah yang lebih mudah untuk membuat invoice adalah menggunakan aplikasi. Penggunaan aplikasi akan mempercepat proses pembuatan invoice apalagi jika dibuat dalam jumlah yang banyak. Selain itu, dengan adanya aplikasi juga akan memudahkan kamu untuk melacak data transaksi tersebut.

Invoice terdiri dari apa saja?

Dalam sebuah invoice perlu terdiri dari beberapa hal berikut.

• Kata “INVOICE”
• Nomor faktur
• Tanggal layanan atau barang diberikan
• Tanggal mengirim faktur
• Kontak dan nama orang / penjual
• Nama dan kontak pembeli
• Syarat dan ketentuan
• Garis yang merinci setiap produk atau layanan
• Harga per unit produk
• Besaran pajak (jika ada)
• Jumlah total terutang dengan mata uang
• Catatan pribadi

Siapa yang menerbitkan invoice?

Yang dapat menerbitkan invoice adalah penjual untuk diserahkan kepada pembeli.

Bagaimana dengan bisnismu, apakah menggunakan invoice atau kwitansi? Semoga artikel ini membantumu menentukan jenis dokumen mana yang sebetulnya lebih sesuai untuk bisnis yang sedang kamu jalankan.

Jika kamu sudah memutuskan akan memakai kwitansi atau invoice, pastikan kamu juga memiliki sistem dokumentasi atau penyimpanan data yang baik agar seluruh dokumen komersial tersebut tersimpan dengan baik.