Table of Content

    • Solusi
    • Fitur
    • Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

    Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

    Pemilik bisnis perlu mendokumentasikan setiap transaksi salah satunya dengan menggunakan invoice


    Mendokumentasikan setiap transaksi sangat penting bagi bagi pemilik usaha kecil atau wirausaha. Tanpa adanya catatan pembelian, penjualan, serta pengembalian barang, sulit sekali untuk mengatur keuangan, mulai dari kesulitan mengelola pajak hingga evaluasi performa bisnis.

     

    Karena itu, kamu perlu menentukan cara terbaik untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi. Umumnya bisnis menggunakan invoice, ada pula yang memakai kwitansi atau kombinasi keduanya. Sebelum membahas perbedaan invoice dan kwitansi, mari kita tilik lebih dalam tentang apa itu invoice?

    Pengertian invoice

    Invoice lazim digunakan oleh bisnis yang menjual produk dalam kuantitas besar seperti pabrik. Umum juga dipakai oleh para pekerja freelance di antaranya penulis dan graphic designer. Meskipun begitu, bisnis apa pun sebetulnya bisa menggunakan invoice untuk mendokumentasikan transaksinya.

     

    Beberapa dari kamu mungkin pernah berujar ‘invoice belum cair’. Nah, sebetulnya apa sih pengertian invoice?

     

    Secara sederhana, invoice adalah dokumen komersial yang memerinci dan mendokumentasikan transaksi antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli atau klien.

     

    Apabila produk atau jasa dalam transaksi tersebut dibayar secara kredit, invoice juga biasanya memuat penjelasan spesifik terkait ketentuan pembayaran.

     

    Selain itu, suatu invoice harus dinyatakan secara jelas bahwa dokumen tersebut merupakan invoice dengan mencantumkan tulisan ‘invoice’ di laman atas atau laman depan dokumen.

     

    Umumnya, ada cara untuk mengidentifikasi keaslian invoice, misalnya dengan memeriksa nomor invoice. Adanya nomor ini sangat berguna, baik bagi penjual atau penyedia jasa serta konsumen atau klien.

     

    Dalam invoice juga perlu ada informasi kontak penjual atau penyedia jasa. Tujuannya agar pembeli atau klien dapat menghubungi dengan mudah bila ada masalah terkait tagihan tersebut.

     

    Pada invoice, kamu juga perlu menuliskan ketentuan pembayaran, mulai dari potongan harga (bila ada), pembayaran uang muka, sampai denda atas keterlambatan pembayaran.

     

    Tidak lupa, di invoice juga dijelaskan tentang biaya setiap barang atau jasa, total unit yang dibeli, serta biaya-biaya lain, seperti kargo, biaya penanganan barang, serta pajak.

     

    Dahulu, invoice dicetak di kertas dan dibuat beberapa rangkap supaya baik perusahaan maupun klien memiliki dokumen terkait transaksi tersebut. Belakangan ini, invoice dalam bentuk digital lebih umum dipakai.

     

    Jadi, dokumen digital hanya dicetak bila dibutuhkan, selebihnya invoice dikirimkan melalui surat elektronik kepada pihak-pihak terkait. Electronic record seperti ini juga lebih memudahkan pencarian dan pemilahan transaksi pada tanggal tertentu.

     

    Pentingnya invoice bagi bisnis

    Berdasarkan penjelasan sebelumnya tentang definisi invoice, artinya dokumen ini dibutuhkan oleh bisnis untuk memastikan klien menyelesaikan pembayaran.

     

    Pasalnya, secara legal invoice berperan sebagai perjanjian antara bisnis dengan klien karena memberikan layanan atau menjual produk tertentu dan pembayarannya terutang.

     

    Dari invoice juga kamu bisa mengetahui rata-rata waktu yang dibutuhkan klien untuk menyelesaikan tagihan tersebut sehingga membantu tim keuangan mengelola cash flow dengan lebih baik.

     

    Lebih dari itu, invoice juga memberikan banyak manfaat lain bagi bisnis. Untuk lebih jelasnya, silakan simak penjelasan berikut ini.

     

    - Dokumentasi penjualan

    Sesuai namanya, salah satu kegunaan utama dari invoice penjualan adalah mendokumentasikan penjualan. Dokumen tersebut menyediakan data terkait tanggal terjualnya produk, jumlah pembayaran yang diterima, serta sisa piutang yang mungkin belum diselesaikan oleh klien.

     

    Jadi, invoice merupakan perangkat yang sangat berharga untuk laporan akuntansi perusahaan. Bahkan, bila kamu mencantumkan petugas yang bertanggung jawab atas transaksi, invoice juga bisa dipakai sebagai data evaluasi karyawan. Kamu jadi mengetahui karyawan mana yang melakukan penjualan serta barang apa yang dijual.

     

    Invoice adalah aspek penting dalam pengelolaan keuangan bisnis.

    - Pengelolaan pajak

    Sejauh ini, pemerintah memang tidak menetapkan aturan khusus terkait jenis invoice atau faktur yang harus dimiliki oleh bisnis. Akan tetapi, untuk pengurusan pajak, sebaiknya bisnis membuat invoice penjualan.

     

    Pemilik usaha kecil sering kali disarankan untuk menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan, termasuk invoice. Gunanya, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.

     

    - Keamanan secara hukum

    Selain terkait dengan pengelolaan keuangan, invoice juga melindungi pemilik usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar. Dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu.

     

    Karena itu, invoice dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari klien sangatlah berharga bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien yang bersangkutan.

     

    Tanpa adanya invoice, tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi sehingga berpotensi memicu munculnya konflik.

     

    - Mendukung pemasaran

    Entah kamu sadari atau tidak, invoice menyediakan data berharga terkait perubahan penjualan dari waktu ke waktu. Secara tidak langsung, invoice dapat membantu kamu membuat forecast yang akurat.

     

    Bisnis yang mendokumentasikan seluruh invoice penjualan dengan baik bisa memanfaatkan informasi di dalamnya untuk menyasar basis konsumen tertentu. Sebagai contoh, bisnis memasukkan tanggal penjualan, jenis produk yang terjual, serta jumlah produk terjual dalam invoice.

     

    Selanjutnya, tim pemasaran bisa mengumpulkan data untuk mencari tahu waktu puncak penjualan, produk yang paling diminati, serta tren pendapatan dari bisnis. Tentunya, informasi-informasi tersebut sangat berharga ketika kamu sedang menyusun strategi pemasaran.

    Cara menulis invoice

    Kini kamu sudah mengetahui pengertian invoice serta praktik-praktik umum dalam pembuatan invoice. Bisa dibilang, menulis invoice memang tidak rumit. Walaupun begitu, tetap ada elemen-elemen penting yang tidak boleh hilang dari dokumen komersial ini.

     

    Selain sangat penting, elemen-elemen ini juga yang paling membedakan invoice dari metode lain seperti kuitansi. Berikut ini beberapa poin penting yang harus kamu cantumkan saat menulis invoice.

    • Nama perusahaan, logo perusahaan, serta informasi kontak

    • Nama klien beserta kontak informasinya

    • Nomor invoice dengan susunan tertentu untuk memudahkan identifikasi keasliannya

    • Tanggal dibuatnya invoice tersebut

    • Tanggal jatuh tempo pembayaran serta ketentuan pembayaran lainnya

    • Rincian metode pembayaran yang diterima

    • Rincian seluruh produk atau jasa yang dibeli lengkap dengan harga dan jumlahnya

    • Total nominal yang wajib dibayarkan termasuk pajak serta berbagai biaya lain

     

    Karena invoice bertindak sebagai tagihan sekaligus dokumentasi transaksi, poin-poin di atas harus dicantumkan agar klien mengetahui detail nominal yang ditagihkan terkait dengan produk atau jasa yang mana.

    Perbedaan invoice dan kwitansi

    Dalam banyak aspek, kwitansi bisa dibilang bentuk lebih sederhana dari invoice. Meskipun begitu, tetap ada karakteristik yang membedakan keduanya secara spesifik. 

     

    Jika invoice dipakai sebagai permintaan pembayaran, kwitansi justru merupakan bukti pembayaran. Dokumen kwitansi mengonfirmasi bahwa klien telah menerima produk atau jasa yang sudah mereka selesaikan pembayarannya terlebih dahulu.

     

    Dengan kata lain, kwitansi juga menunjukkan bahwa bisnis telah menerima kompensasi sesuai atas produk atau jasa yang diberikan.

    Upcoming Event

    Ikuti event-event yang sangat bermanfaat buat kamu.

    Lihat semua event

    Download Majalah

    Cover majalah wirausaha Indonesia
    Lihat semua edisi

    Download Ebook

    Cover Ebook
    Lihat semua edisi

    Related Article

    18 Contoh Surat Lamaran Kerja dan Jenis nya 2022 Terbaru
    Mengambil inspirasi dari contoh surat lamaran kerja dapat dilakukan untuk memastikan kemungkinan diterima kerja lebih tinggi. Namun, perhatikan jenisnya!
    Freelancer adalah: Contoh dan Tips Menggeluti Profesi Ini
    Dunia Internet mendorong manusia untuk selalu beradaptasi. Saat ini banyak orang mencari cara menjadi freelancer. Freelancer adalah tenaga kerja lepas yang bekerja secara mandiri.
    Beragam Jenis Laporan Keuangan untuk Bisnismu
    Selain laporan keuangan laba rugi, apa saja jenis laporan keuangan yang kamu ketahui? Apakah kamu tahu pengertian laporan keuangan?
    Peran Penting Strategi Customer Relationship dalam Bisnis
    Customer relationship adalah strategi untuk menjaga hubungan baik antara pihak pemilik bisnis dan konsumen. Hal ini penting bagi perkembangan bisnis.
    Chat 24 jam Whatsapp