Apa Itu KPI? Pentingkah Menetapkan KPI dalam Bisnis?

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator atau sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengukur serta mengevaluasi kinerja karyawan dalam perusahaan. Dengan adanya KPI, pemilik usaha dapat lebih mudah mengetahui seberapa baik kemampuan individu yang dimiliki masing-masing karyawannya.

Namun, sebenarnya penting tidak, sih, menetapkan KPI dalam sebuah bisnis? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kamu harus memahami apa itu KPI dan mengapa menjadi langkah krusial untuk memulainya.

Apa Itu KPI? Indikator Apakah Ini?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, KPI merupakan singkatan Key Performance Indicator, atau secara harfiah dapat diartikan sebagai indikator-indikator kunci untuk mengukur performa atau kinerja.

Sebagai indikator kunci, tentu saja KPI menjadi ukuran yang paling utama dalam melihat seberapa baik kinerja yang ditunjukkan oleh setiap karyawan di sebuah bisnis atau perusahaan.

Karena yang dapat diukur oleh KPI adalah kinerja seorang karyawan secara individual dan juga pencapaian kerjanya, umumnya KPI yang digunakan di satu divisi atau departemen, tentunya akan berbeda dengan KPI yang digunakan di divisi atau departemen lain. Namun, umumnya ukuran-ukuran tersebut memiliki arah yang sama dan sesuai dengan strategi perusahaan tersebut meskipun jumlah dan jenisnya berbeda-beda di setiap divisi maupun departemen.

Apa Manfaat Menerapkan KPI dalam Perusahaan?

Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh ketika menerapkan KPI. Manfaat-manfaat tersebut tidak hanya dirasakan oleh perusahaan atau pemilik usaha, tetapi bisa juga dirasakan oleh karyawan itu sendiri.

Apa saja, sih, manfaat penerapan KPI bagi perusahaan maupun karyawan?

1. Manfaat Penerapan KPI bagi Perusahaan

Sebagai sebuah indikator kunci, sebuah perusahaan dapat memanfaatkan penerapan KPI untuk menjaga arah strategi bisnisnya. Meski indikator-indikator ini sebenarnya digunakan untuk mengukur kinerja karyawan, tetapi juga dapat dijadikan panduan terkait hal apa saja yang harus dilakukan oleh setiap karyawan, dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat dianggap berhasil dilakukan.

Karena menjadi alat untuk mengevaluasi kinerja karyawan, penerapan KPI akan sangat membantu perusahaan yang memiliki departemen HR. KPI dapat digunakan oleh HRD untuk mengetahui pengukuran serta melakukan evaluasi terhadap hasil kerja karyawan, dan dapat dengan lebih cepat mengidentifikasi jika ada kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

Dengan adanya identifikasi masalah yang lebih cepat, pihak HRD juga dapat lebih mudah dalam menyokong kinerja karyawan tersebut, sehingga hasil kerjanya pun dapat maksimal dan secara tidak langsung juga mendukung pengembangan perusahaan tersebut.

Sistem KPI juga akan sangat membantu perusahaan yang menerapkan sistem reward atau apresiasi kepada karyawan yang menunjukkan kinerja yang baik. Tanpa adanya KPI, perusahaan akan kesulitan untuk menentukan seberapa baik hasil kerja yang layak untuk diapresiasi secara setara. Kalaupun dapat menentukan hal tersebut, umumnya ukuran yang dilakukan lebih bersifat subjektif dan dapat berubah-ubah kapan saja.

Memastikan karyawan mengetahui bahwa perusahaan akan mengapresiasi hasil kerja yang baik tentu saja bagus, tetapi jika ukuran yang digunakan tidak jelas, karyawan tersebut tentu akan kebingungan dalam menetapkan target kerjanya. Hal ini dapat diatasi dengan adanya KPI.

Mengingat KPI adalah sebuah alat yang secara objektif mengukur hasil kinerja seorang karyawan, tentunya ini bisa menjadi alat yang jelas untuk menentukan hasil kerja yang dapat diapresiasi oleh perusahaan. Karena ukuran ini bersifat objektif dan jelas, karyawan di perusahaan tersebut juga bisa memiliki rasa aman, nyaman, dan tak perlu takut bahwa hasil kerjanya tidak akan diapresiasi oleh perusahaan.

Dengan ukuran yang jelas seperti KPI, perusahaan dapat terus memotivasi karyawan untuk menunjukkan hasil kerja terbaiknya. Dalam jangka panjang, ini membantu perusahaan itu sendiri untuk terus mengoptimalkan pendapatan bisnisnya; terlebih jika reward yang diberikan kepada karyawan juga menggunakan sistem bertingkat di mana semakin baik hasil kerja yang ditunjukkan oleh karyawan tersebut, semakin besar pula apresiasi yang akan diberikan kepada karyawan.

KPI juga dapat membantu perusahaan menyampaikan ekspektasi bisnis yang dimilikinya kepada karyawan dengan bahasa yang mudah dipahami, yaitu target dan pekerjaan. Dengan memahami apa target yang harus dicapai dengan pekerjaan yang dilakukan, karyawan dapat memperkirakan arah mana yang ingin dituju oleh strategi bisnis sebuah perusahaan.

Sehingga, salah satu manfaat KPI adalah memastikan karyawan tetap melakukan tugas dan tanggung jawab kerjanya dengan baik dan selaras terhadap tujuan perusahaan itu sendiri.

2. Manfaat Penerapan KPI bagi Karyawan

Setelah mengetahui apa itu KPI dan manfaatnya bagi perusahaan, tentunya perlu juga mengetahui manfaat penerapan KPI bagi karyawan, bukan?

Karyawan dapat mengetahui seberapa baik hasil kerja yang sudah dilakukannya dengan mencocokkan pencapaiannya terhadap KPI. Semakin banyak KPI yang tercapai dan bahkan terlampaui, maka semakin baik pula hasil kerjanya. Dengan mengetahui kinerja yang dimilikinya, karyawan tersebut dapat terlebih dahulu mempersiapkan diri apabila ada hasil kerja yang masih belum mencapai target.

Dari situlah, karyawan dapat dengan lebih akurat mengidentifikasi kendala yang mungkin dapat menghambatnya dalam memberikan hasil kerja yang optimal. Karyawan tersebut juga dapat menunjukkan inisiatif setelah berhasil mengidentifikasi kendala yang dihadapinya kepada pihak manajer maupun supervisor.

Tentunya, atasan akan menyukai karyawan yang secara aktif berinisiatif mengidentifikasi kendala yang dihadapinya dalam menjalankan tugas serta tanggung jawabnya. Bantuan pun akan lebih mudah dan cepat diberikan, sehingga karyawan tersebut dapat lebih berupaya mencapai target yang ditetapkan dalam KPI yang dimilikinya.

Dengan KPI ini pula karyawan tidak hanya mengetahui seberapa baik kinerja yang berhasil ditunjukkannya, tetapi juga memperoleh bargain position atau posisi tawar apabila kinerjanya memang menunjukkan hasil yang baik.

Karyawan tersebut dapat memanfaatkan pencapaian kerjanya tersebut sebagai ‘senjata’ untuk meminta kenaikan gaji atau penempatan posisi yang lebih baik dari sebelumnya. Ingat, KPI merupakan ukuran yang dibuat dengan seobjektif mungkin, sehingga ketika argumen untuk meningkatkan status maupun pendapatan seorang karyawan didasarkan pada capaian KPI yang dimilikinya, argumen tersebut memiliki validitas yang lebih baik dan bukan hanya sekadar berupa penilaian subjektif.

Tanpa adanya KPI, karyawan akan kesulitan dalam memberikan pembuktian apabila hasil kerjanya sudah baik dan cukup pantas untuk memperoleh apresiasi, baik dalam bentuk hadiah maupun kenaikan gaji dan jabatan. Karyawan tidak perlu takut hal ini terjadi apabila perusahaan tempatnya bekerja menerapkan KPI, karena indikator-indikator capaian yang terdapat pada KPI dapat menjadi pembuktian yang cukup kuat.

Manfaat lain yang bisa diterima seorang karyawan dengan adanya penerapan KPI adalah pemahaman yang baik terhadap arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Selain menjadi manfaat bagi perusahaan, hal ini juga dapat menjadi manfaat yang dirasakan oleh karyawan.

Ketika seorang karyawan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan tempatnya bekerja, karyawan tersebut dapat menentukan bagaimana cara terbaik yang bisa dilakukannya untuk menyelesaikan pekerjaannya. Selain itu, karyawan tersebut juga dapat menghindari praktik-praktik yang mungkin dapat membantunya menyelesaikan pekerjaan, tetapi sesungguhnya tidak memiliki nilai tambahan yang positif bagi perusahaan tempatnya bekerja.

Bagaimana cara mengetahui arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan ini? Mudah saja, karyawan dapat menyimpulkannya dari indikator-indikator yang harus dicapainya dalam menjalankan tugas serta tanggung jawabnya.

Hal yang perlu diingat bahwa KPI seorang karyawan umumnya diturunkan dari strategi yang ingin diimplementasikan oleh sebuah perusahaan, sehingga ketika karyawan berhasil melakukan backtrack dari KPI yang ditetapkan kepadanya, karyawan itu juga dapat memperkirakan apa tujuan akhir yang ingin dicapai oleh perusahaannya.

Dengan demikian kemungkinan karyawan untuk mendapatkan penilaian yang positif dari atasannya akan lebih besar ketika ia memahami tujuan dari KPI yang ditetapkan kepadanya. Ketika sebuah perusahaan tidak menetapkan KPI maupun indikator-indikator lainnya dalam mengukur kinerja, karyawan akan kesulitan dalam menentukan arah pekerjaannya, sehingga kemungkinan untuknya melakukan kesalahan atau melakukan sesuatu yang mungkin dapat merugikan perusahaan pun akan lebih besar.

Jenis-Jenis KPI

Hal penting lainnya adalah memastikan untuk tidak salah dalam menerapkan KPI karena sesungguhnya ada beberapa jenis KPI. Setiap jenis yang ada tentunya memiliki tujuan yang berbeda sehingga tidak dapat diterapkan di segala situasi.

Sebenarnya, apa saja, sih, jenis-jenis yang dimiliki oleh Key Performance Indicators ini?

Setidaknya, ada dua jenis KPI yang perlu diketahui karena kedua KPI ini menjadi kategori besar yang membawahi jenis-jenis KPI lainnya. Kedua KPI yang dimaksud tersebut adalah KPI Financial dan juga KPI Non-Financial.

• KPI Financial

Sesuai dengan namanya, KPI Finansial banyak berorientasi pada kondisi keuangan suatu perusahaan. Adapun jenis-jenis KPI yang termasuk dalam KPI finansial antara lain adalah:

1. KPI Laba Bersih

2. KPI Laba Kotor

3. KPI Marjin Laba Kotor

4. KPI Marjin Laba Bersih

5. KPI Rasio Lancar

• KPI Non-Finansial

Berbeda dengan KPI Finansial, KPI Non-Finansial tidak secara langsung berpengaruh kepada keuangan perusahaan meskipun tujuan akhirnya tetap sama: memastikan perusahaan bisa mendapatkan penghasilan bisnis sebanyak-banyaknya.

Beberapa jenis KPI yang tergolong sebagai KPI Non-Finansial antara lain adalah:

1. Rasio Pelanggan Berulang Terhadap Pelanggan Baru

2. Matriks Kepuasan Pelanggan

3. Perputaran Tenaga Kerja

4. Pangsa Pasar

Menentukan jenis KPI yang tepat juga akan sangat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis yang dimilikinya. Karena, dengan memilih jenis KPI yang sesuai, perusahaan dapat secara akurat menentukan seberapa baik kinerja yang dimiliki oleh karyawannya terhadap target yang ingin dicapai.

Apabila jenis KPI yang ditentukan tidak sesuai dengan target yang ingin dicapai, perusahaan akan kesulitan untuk mencapai target tersebut karena alat ukur yang digunakan berbeda sehingga perusahaan akan sulit mengidentifikasi serta menyelesaikan kendala yang dimiliki karyawannya saat melakukan tugas serta tanggung jawabnya masing-masing.

Rangkuman

1. KPI fungsinya apa?

Fungsi KPI adalah untuk mengetahui seberapa baik kemampuan individu yang dimiliki masing-masing karyawan dalam sebuah usaha. 

2. Siapa yang membuat KPI karyawan?

Pihak HRD

3. Apa itu KPI karyawan?

KPI atau Key Performance Indicator adalah indikator-indikator kunci untuk mengukur performa atau kinerja karyawan.

Karena menentukan jenis KPI adalah sesuatu yang sangat penting untuk memastikan adanya pengembangan bisnis yang maksimal, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai, kemudian menurunkannya menjadi KPI yang dapat dijadikan oleh setiap karyawan yang ada. Agar hasil yang didapat bisa lebih maksimal, pastikan juga untuk menggunakan aplikasi Majoo agar pengelolaan bisnis dapat lebih mudah dilakukan dengan berbagai fitur andalannya!