Bagaimana Cara Kerja Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil?

Bagi orang yang ditunjuk sebagai bendahara atau pemegang buku kas, bukti pengeluaran kas kecil mungkin saja menjadi salah satu dokumen yang paling dijaga-jaga. Pasalnya, bagi pemegang kas kecil, yang menjadi tanggung jawabnya bukan hanya tentang penyimpanan buku kas atau pencatatan transaksi untuk menyusun laporan keuangan semata, tetapi sering kali juga mencakup uang perusahaan.

Karena harus memegang uang yang bukan miliknya, tentu saja pertanggungjawabannya pun akan cukup merepotkan apabila terjadi kesalahan, kan? Nah, untuk menghindarinya, bukti pengeluaran uang dari kas kecil otomatis menjadi dokumen sakti yang harus dipersiapkan oleh pemegang kas. Lalu, bagaimana dengan orang lain yang tidak memegang buku kas? Misalnya saja orang yang ingin melakukan pengeluaran itu sendiri?

Penasaran? Langsung saja kita simak pembahasannya secara mendalam, yuk!

Bukti Pengeluaran Kas Kecil, Cara Kontrol Arus Kas

Bukti pengeluaran kas kecil adalah salah satu alat kontrol untuk mengatur arus kas. Tanpa adanya bukti pengeluaran ini, pemegang kas bisa saja menolak untuk mengambil uang dari kas dan memberikannya kepada karyawan yang meminta.

Dengan sistem tersebut, pelaku usaha pun bisa tenang karena arus kas bisa terjaga dengan baik. Jika sistem ini tidak diterapkan, sudah terbayang, dong, apa yang akan terjadi? Sederhana saja, uang kas bisnis bisa dengan mudah keluar tanpa staf bagian keuangan tahu pengeluaran tersebut diperlukan untuk tujuan apa.

Di sisi lain, keberadaan bukti pengeluaran ini sebenarnya juga membantu pencatatan transaksi keuangan yang rapi, karena setiap uang yang keluar akan diketahui arah alirannya. Dengan demikian, ketika masuk periode pelaporan keuangan, seluruh pengeluaran yang dilakukan pun dapat dilacak dengan mudah.

Seperti yang kita ketahui, buku kas kecil merupakan catatan keuangan untuk petty cash atau uang yang memang sengaja disisihkan untuk keperluan-keperluan yang tidak terduga. Oleh karena itu, muncul kompleksitas ketika kita tidak bisa menentukan apakah pengeluaran yang sedang terjadi memang membutuhkan petty cash yang disiapkan atau tidak, kan? Agar kebingungan ini tak terjadi, bukti pengeluaran pun dibutuhkan.

Baca Juga: Kas Kecil Adalah: Memahami Laporan Kas Kecil dan Contohnya

Di Situasi Apa Contoh Bukti Pengeluaran Kas Kecil Perlu?

Ada beberapa situasi yang dapat dijadikan contoh bukti pengeluaran kas kecil diperlukan. Salah satunya adalah ketika seorang karyawan diharuskan untuk menjamu klien, baik calon pelanggan potensial maupun calon investor yang akan menanamkan modal.

Pengeluaran yang kerap disebut sebagai biaya entertain ini sering kali tak bisa dicatat dengan rinci karena selain tidak berhubungan langsung dengan kegiatan operasional, biaya ini juga bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Bagaimanapun juga, hiburan untuk menjamu klien merupakan istilah yang luas dan mencakup banyak kegiatan, mulai dari acara makan malam, pemberian voucher, hingga penggunaan jasa khusus.

Karena rentan disalahgunakan, jelas staf bagian keuangan tak bisa begitu saja mengeluarkan uang. Salah-salah, mereka bisa dikira melakukan korupsi atau penggelapan uang karena pengeluaran tersebut tak ada sangkut pautnya dengan usaha maupun operasional, kan?

Situasi semacam itu bisa menjadi contoh bukti pengeluaran kas kecil yang masuk akal dan sering terjadi. Contoh-contoh pengeluaran lainnya yang membutuhkan bukti ini adalah konsumsi rapat, uang transportasi, dan banyak lagi contoh lainnya.

Apa Fungsi Bukti Pengeluaran Kas Kecil?

Ada beberapa fungsi bukti pengeluaran kas kecil yang membuatnya penting untuk dipahami dengan baik oleh pelaku usaha. Secara umum, mungkin sudah banyak yang bisa menduga fungsi apa yang dimaksud. Namun, agar lebih pasti lagi, kita akan membedakannya menjadi dua fungsi.

Fungsi pertama adalah sebagai bahan pertanggungjawaban bagi mereka yang ditunjuk untuk memegang kas kecil dan memiliki otoritas terhadap keluar maupun masuknya uang kas kecil atau petty cash. Fungsi yang kedua adalah sebagai validasi untuk membelanjakan uang kas bisnis.

Seperti apa, sih, maksudnya? Langsung saja kita simak penjelasannya satu per satu, yuk!

• Sebagai Bahan Pertanggungjawaban Pemegang Kas

Seperti yang sudah sempat disinggung sebelumnya, bukti pengeluaran kas kecil adalah dokumen yang dibutuhkan oleh pemegang kas untuk mempertanggungjawabkan kas kecil atau petty cash yang diserahkan kepada mereka.

Ingat selalu bahwa petty cash ini merupakan uang usaha dan tak dapat digunakan untuk keperluan pribadi pemegang kas kecil. Setiap keluar serta masuknya uang ke kas kecil harus dicatat secara transparan tanpa terkecuali. Namun, untuk beberapa situasi, pengeluaran kas kecil tak dapat dicatat secara tepat karena karena satu dan lain sebab.

Dalam situasi tersebut, tentu pemegang kas kecil akan kesulitan dalam mempertanggungjawabkan pengeluaran tersebut, kan? Namun, dengan adanya bukti pengeluaran kas kecil, pemegang kas dapat secara jelas menjabarkan tujuan terjadinya pengeluaran tersebut sekaligus siapa yang bertanggung jawab setelah uang keluar dari kas kecil.

Tanpa adanya bukti tersebut, pemegang kas akan rentan terhadap tuduhan penggelapan uang bisnis, terlebih karena pengeluaran tersebut umumnya tidak berhubungan dengan kegiatan operasional, sehingga penggunaannya pun sulit dibuktikan. Tentu dengan adanya risiko ini, tidak akan ada staf keuangan yang ingin diberi tanggung jawab untuk memegang kas kecil, kan?

Agar pemegang kas kecil memiliki otoritas yang jelas dan juga rasa aman dari tuduhan penggelapan yang mungkin tidak dilakukannya, bukti pengeluaran pun dibutuhkan.

• Sebagai Validasi Kebutuhan Pengeluaran Kas

Fungsi bukti pengeluaran kas kecil yang kedua adalah sebagai bentuk validasi apakah pengeluaran yang akan dilakukan memang dibutuhkan dan benar-benar diperuntukkan bagi kepentingan bisnis dan bukan untuk kebutuhan pribadi.

Agar bisa menjadi validasi, umumnya bukti pengeluaran ini harus mencantumkan keterangan yang jelas terkait tujuan penggunaan kas. Selain itu, perlu dicantumkan pula keterangan terkait siapa yang akan menerima uang kas tersebut dan juga siapa yang menyetujui dilakukannya pengeluaran tersebut.

Dari keterangan-keterangan yang tercantum tersebut, staf pun bisa dengan aman melakukan pengeluaran, selama pengeluaran tersebut memang sesuai dengan bukti yang telah diajukan. Terkadang, bukti pendukung juga dibutuhkan jika transaksi yang dilakukan benar-benar dapat dilihat, misalnya ketika membeli barang secara tunai maupun ketika membayar pelunasan pembelian bahan baku kepada pemasok.

Meski demikian, terkadang bukti pembayaran ini tidak bisa dibuat, terlebih pada biaya entertainment yang cakupan kegiatannya cukup luas. Oleh karena itu, besarnya uang yang akan dikeluarkan pun perlu diketahui dan disetujui terlebih dahulu, sehingga ketika nantinya dilakukan pemeriksaan pencatatan keuangan tetap ada validasi yang mengesahkan pengeluaran tersebut.

Dengan adanya bukti pengeluaran ini, pelaku usaha bisa menjaga agar petty cash yang telah disiapkan tidak digunakan untuk keperluan pribadi. Dengan demikian, arus kas bisnis pun bisa terjaga kesehatannya secara transparan, sekalipun mungkin transaksi yang dilakukan tidak bisa dicatatkan dengan serinci mungkin.

Membuat Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Tak susah sebenarnya untuk membuat form bukti pengeluaran kas kecil. Tergantung dari kebijakan di setiap perusahaan, format yang digunakan mungkin memang bisa berbeda-beda. Namun, tetapn ada komponen yang harus bisa ditemukan agar bukti pengeluaran tersebut dapat menjadi dokumen yang sah dalam mengeluarkan kas kecil.

Elemen-elemen yang dimaksudkan tersebut adalah keterangan terkait tujuan pengeluaran, besarnya uang yang diambil dari kas kecil, orang yang menerima uang tersebut, dan orang yang menyetujui dilakukannya pengeluaran itu. Apabila elemen-elemen ini sudah dipenuhi, bukti pengeluaran sudah bisa digunakan untuk mengeluarkan kas kecil.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah berpindahnya tanggung jawab dari pemegang kas kepada penerima uang dan juga pihak yang menyetujui pengeluaran tersebut. Oleh karena itu, pencatatan pengeluaran kas kecil ini tetap harus dilakukan dengan setransparan mungkin.

Apabila tujuan pengeluaran sudah dipastikan valid untuk kepentingan bisnis yang dijalankan, tanda tangan bisa dibubuhkan oleh pihak yang menyetujui pengeluaran tersebut. Selanjutnya, bukti pengeluaran pun diberikan kepada pemegang kas, dan penerima uang pun menandatangani bukti pengeluaran kas kecil ketika sudah menerima uang sejumlah dengan yang tertera dalam bukti pengeluaran.

Bagaimana? Tidak sulit, kan? Jika masih bingung dengan pengelolaan keuangan bisnis, manfaatkan saja aplikasi majoo yang telah dilengkapi dengan fitur keuangan yang dapat mencatat seluruh transaksi secara tepat, akurat, dan otomatis. Mudah sekali, kan? Yuk, segera gunakan aplikasi majoo!

Sumber Data:

https://www.ocbcnisp.com/id/article/2022/05/27/kas-kecil-adalah