Apa Itu Petty Cash? Bagaimana Cara Mengelolanya?

Mungkin belum banyak yang familier dengan istilah petty cash, tetapi jika kita bicara tentang kas kecil, bisa jadi hampir setiap pelaku usaha yang bergerak di berbagai bidang bisnis pernah mendengarnya.

Sebenarnya, apa itu petty cash? Bagaimana cara melakukan pengelolaan petty cash yang baik sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi oleh bisnis? Apa manfaat bisnis yang bisa diperoleh dengan menyiapkan petty cash?

Agar lebih jelas, mari kita kupas lebih selengkapnya, mulai dari definisinya, metode dalam mengelolanya, serta kepentingannya dalam bisnis.

Apa Itu Petty Cash?

Ketika diterjemahkan secara harafiah, petty cash adalah Bahasa Inggris dari uang kecil. Dalam bisnis, tentunya petty cash memiliki makna yang berbeda, meski mungkin secara arti masih tetap sama.

Setiap operasional bisnis atau usaha tentu memiliki pengeluaran-pengeluaran tertentu tergantung dengan bidang dan keperluannya. Semakin besar suatu bisnis, semakin banyak pula modal yang harus dikeluarkan dalam jumlah besar.

Alasan di atas melatari penggunaan faktur, transfer antarbank, dan segala jenis pembayaran yang memudahkan pelaku usaha membayarkan pengeluaran dengan nominal yang besar; tanpa perlu membayarkan secara tunai.

Dengan adanya faktur serta metode pembayaran lainnya tersebut, pelaku usaha tidak perlu membawa uang tunai dalam jumlah besar untuk menyelesaikan setiap pengeluaran bisnis yang dimilikinya.

Namun, terlepas dari skala cakupan usahanya, termasuk untuk bisnis besar sekalipun, terkadang ada saja beban pengeluaran dengan nilai nominal yang kecil. Untuk pengeluaran jenis ini, penggunaan faktur serta transfer antarbank menjadi kontraproduktif karena justru terlalu merepotkan, belum lagi karena ada biaya administrasi yang perlu ditanggung.

Petty cash termasuk kategori solusi pembayaran untuk beban pengeluaran dengan nominal yang kecil ini. Itulah mengapa, baik pelaku usaha mikro, kecil, menengah, maupun besar, baiknya tetap menyiapkan petty cash atau kas kecil dalam menjalankan operasional bisnisnya.

Model Pengelolaan Petty Cash

Meski memiliki nominal yang cenderung kecil jika dibandingkan dengan jenis-jenis pengeluaran bisnis lainnya, jika tidak dikelola dengan baik, petty cash dapat menjadi sumber sakit kepala bagi pelaku usaha.

Bagaimanapun juga, bisnis baik adalah bisnis yang dapat diaudit dan mampu membuktikan kesesuaian antara pendapatan dan pengeluaran yang tercatat dengan yang benar-benar diterima. Oleh karena itu, petty cash sebaiknya juga dikelola dengan baik agar tidak mengganggu arus kas bisnis, khususnya ketika dilakukan audit atau pencocokan laporan keuangan.

Setidaknya, ada dua metode yang dapat digunakan untuk mengelola petty cash:

1. Fluctuating Fund System atau Metode Berubah

Metode berubah dalam pengelolaan petty cash adalah sebuah sistem yang digunakan dengan menetapkan jumlah petty cash sesuai dengan kebutuhan bisnis yang dapat terus berubah dari waktu ke waktu.

Metode ini umumnya digunakan oleh pelaku usaha yang baru memulai bisnisnya dan masih belum memiliki tolok ukur yang stabil dalam operasional bisnisnya.

Dalam fluctuating fund system, pelaku usaha dapat menentukan untuk menyiapkan pos pengeluaran dengan nominal tertentu yang dapat digunakan sebagai petty cash dalam bulan tersebut. Kemudian, pada bulan berikutnya, pelaku usaha dapat mempertimbangkan situasi dan kondisi bisnis yang dihadapi, kemudian menambahkan atau mengurangi nominal petty cash yang ditetapkan untuk bulan sebelumnya.

Sebagai contoh, seorang pelaku usaha memutuskan untuk menyiapkan nominal petty cash yang lebih kecil dibanding bulan sebelumnya dengan mempertimbangkan bahwa di bulan ini, operasional bisnisnya akan berkurang karena ingin mengambil libur hingga dua minggu penuh.

Atau, bisa juga sebaliknya, nominal petty cash untuk bulan ini ditetapkan dua kali lipat dibanding bulan sebelumnya karena di bulan sebelumnya operasional bisnis memiliki hari libur yang lebih banyak.

Contoh-contoh di atas tentunya cukup menjelaskan mengapa metode pengelolaan petty cash dengan fluctuating fund system banyak digunakan oleh usaha yang baru berjalan atau dikembangkan. Dengan menggunakan metode ini, pencatatan kas besar tidak akan terganggu oleh pos pengeluaran petty cash yang berubah-ubah.

2. Imprest Fund System atau Metode Tetap

Berkebalikan dengan fluctuating fund system, metode pengelolan yang tetap untuk petty cash mengharuskan pelaku usaha untuk menentukan jumlah yang sama di setiap bulannya.

Metode ini umumnya digunakan oleh bisnis yang sudah stabil, sehingga setiap pos pengeluaran dapat diproyeksikan dengan tetap dari waktu ke waktu sekalipun dalam situasi maupun kondisi bisnis yang berbeda.

Umumnya, dalam imprest fund system, petty cash dicatat secara rinci dalam laporan kas kecil. Hanya saja, karena jumlahnya selalu tetap di setiap bulannya, saldo kas kecil yang dicatat harus selalu sama jumlahnya baik di awal maupun akhir periode.

Dengan menjalankan metode ini, pelaku usaha dapat lebih pasti dalam mengatur pos-pos pengeluarannya karena setiap nominal yang ditetapkan untuk petty cash sudah ajeg dan tidak berubah-ubah.

Meski demikian, imprest fund system tentunya tidak dapat dilakukan dengan baik jika pelaku usaha tidak mempertimbangkan berbagai aspek ketika menetapkan nominal pos pengeluaran yang perlu disiapkan. 

Apabila dalam kondisi riil petty cash yang benar-benar terpakai nominalnya lebih kecil dibanding saldo awal yang disiapkan, pelaku usaha dapat melakukan penyesuaian saldo akhir dan mengembalikan sisa pos pengeluaran ke kas besar. Namun, situasinya akan berbeda jika petty cash yang terpakai nominalnya lebih besar dari saldo awal, karena ini akan mengganggu proyeksi kas besar yang dijalankan untuk periode waktu tersebut.

Alasan ini pula yang membuat imprest fund system tidak disarankan untuk usaha yang baru dimulai atau dikembangkan, karena variabel pengeluaran yang perlu disiapkan akan sangat dependen. Jika dipaksakan, pengaturan pos pengeluaran yang tadinya diharapkan dapat mempermudah pengelolaan operasional bisnis pun justru akan menjadi sumber masalah baru.

Bagi pelaku usaha yang ingin menjalankan imprest fund system dalam mengelola petty cash untuk bisnisnya, disarankan untuk memiliki proyeksi arus kas yang sudah sangat stabil agar tidak menjadi masalah ketika membuat laporan keuangan.

Tujuan dan Manfaat Menyiapkan Petty Cash

Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh oleh bisnis dengan menyiapkan petty cash.

Salah satu manfaat adanya petty cash, seperti yang sudah dijelaskan di awal, adalah memberikan kemudahan bagi pelaku usaha saat menjalankan operasional bisnis karena tidak perlu lagi menerbitkan faktur atau melakukan transfer antarbank untuk menyelesaikan pengeluaran bisnis dengan nominal yang terlampau kecil.

Meski menjadi sebuah pos pengeluaran tersendiri, petty cash tidak bersifat pengeluaran satu jenis. Ada banyak pengeluaran-pengeluaran kecil dalam satu pos pengeluaran petty cash; mulai dari membeli meterai hingga membayar iuran keamanan tempat usaha.

Tidak semua pengeluaran tersebut dapat diselesaikan dengan transaksi nontunai, seperti yang ditawarkan oleh penerbitan faktur maupun transfer antarbank. Sehingga, jika ingin operasional bisnis berjalan dengan selancar mungkin, pelaku usaha perlu menyiapkan uang tunai yang bisa dipakai kapan saja untuk keperluan bisnis apa pun yang mungkin terjadi.

Karena petty cash termasuk kategori pengeluaran kecil, tetapi dapat berulang dan dilakukan beberapa kali dalam satu periode pencatatan keuangan, menyiapkan petty cash sebagai sebuah pos pengeluaran bisnis tersendiri juga memiliki manfaat lain; khususnya bagi usaha yang sudah melakukan pemisahan kerja antara satu divisi dengan divisi lain.

Dengan menjadi sebuah pos pengeluaran tersendiri dan nominalnya ditetapkan di setiap waktu, karyawan yang perlu menggunakan petty cash untuk menyelesaikan pengeluaran bisnis tidak perlu berulang kali meminta persetujuan bagian keuangan maupun pemilik usaha.

Pelaku usaha pun tidak perlu harus secara berkala memeriksa dan menyetujui permohonan pengeluaran tertentu yang diajukan oleh karyawan yang seharusnya bisa langsung diambil dari pos pengeluaran petty cash.

Sebagai contoh, jika petty cash tidak disiapkan sebagai sebuah pos pengeluaran tersendiri, bisa jadi karyawan harus melakukan pengajuan anggaran untuk membayar iuran sampah atau membeli perlengkapan usaha tertentu yang tiba-tiba rusak ketika ingin digunakan, juga ketika harus membayar pengeluaran lain yang nominalnya terhitung kecil.

Dengan menyiapkan petty cash, karyawan tersebut dapat langsung mengambil dari pos pengeluaran tersebut untuk menyelesaikan urusan bisnis tertentu dan mencatatnya dalam kas kecil tanpa harus melakukan pengajuan anggaran setiap kali menemui situasi serupa.

Tidak hanya bagi karyawan biasa saja, pemilik usaha sendiri juga dapat memanfaatkan petty cash yang telah disiapkan sebelumnya kita harus menyelesaikan pengeluaran-pengeluaran bisnis yang tak terduga. Bagaimanapun juga, dunia bisnis memiliki sifat yang fluktuatif, sehingga segala hal perlu disiapkan untuk mengurangi risiko terjadinya masalah, bukan?

Agar pengeluaran-pengeluaran yang masuk dalam kategori pos pengeluaran petty cash tidak mengganggu keberlangsungan pencatatan kas besar yang dimiliki, pastikan untuk selalu memiliki pencatatan kas kecil yang dapat digunakan untuk memantau setiap pengeluaran yang dibayarkan dengan petty cash.

Sama seperti setiap pembukuan lainnya, sebisa mungkin pastikan untuk meminta bukti pembayaran ketika menggunakan petty cash. Selain agar setiap transaksi bisnis dapat tercatat dengan rapi, bukti pembayaran tersebut juga dapat menjadi alat validasi untuk memastikan petty cash tidak digunakan untuk keperluan lain yang tak berhubungan dengan bisnis yang dijalankan.

Masih ada banyak manfaat lain yang bisa diperoleh dengan menyiapkan petty cash dalam menjalankan operasional bisnis. Mulai dari mengatasi pengeluaran-pengeluaran kecil dan rutin yang tidak terduga hingga memastikan bisnis yang dijalankan memiliki sistem pembayaran yang efektif dan efisien, tanpa harus terbebani oleh biaya administrasi yang mungkin muncul saat menerbitkan administrasi atau transaksi lainnya tanpa adanya petty cash.

Agar lebih mudah, gunakan aplikasi majoo dengan fitur pencatatan keuangannya yang rapi dan akurat! Fitur yang dimiliki oleh aplikasi majoo dapat mencatat setiap pengeluaran petty cash secara otomatis sehingga tak perlu lagi kebingungan saat menyusun laporan keuangan di akhir bulan.

Penyusunan laporan keuangan yang terlalu kompleks dan merepotkan tentu akan memunculkan beban pengeluaran lain yang seharusnya dapat dihindari agar margin keuntungan bisnis dapat selalu terjaga. Jadi, jika bisa mengatasi masalah-masalah tersebut dengan fitur pencatatan keuangan aplikasi majoo, kenapa tidak?