Kas Kecil Adalah: Memahami Laporan Kas Kecil dan Contohnya

Sebelum kamu melihat dan memahami bentuk dan cara membuat laporan kas kecil, ada baiknya kamu pahami lebih dulu pengertian kas kecil. Kas kecil adalah dana pengeluaran rutin yang nominalnya tidak terlalu besar. 

Setiap bisnis, baik Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun perusahaan atau bisnis dalam skala besar, pastinya menyadari bahwa manajemen keuangan perusahaan merupakan faktor krusial untuk diperhatikan.

Perusahaan dapat melihat secara jelas mengenai perkembangan bisnis mereka dari besarnya pengeluaran atau pemasukan, dan data-data tersebut hanya dapat dilihat dari hasil pengelolaan keuangan.

Untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik, para staf dari divisi keuangan harus membangun sistem yang tepat dan cocok dengan budaya perusahaan. Ada beberapa cara yang lazim digunakan, mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan pada stok dan inventory gudang seperti pengadaan barang dan kebutuhan lainnya.

Selain invoice, petty cash atau kas kecil adalah metode lain yang digunakan dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar. 

Baca Juga: Memahami Perbedaan antara Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Kas Kecil adalah …

Dalam melakukan berbagai transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. Tanpa disadari, ternyata perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak.

Namun, sekecil apapun nominalnya, setiap uang yang keluar tetap harus dicatat dalam sebuah buku (pembukuan) untuk mempermudah akuntan perusahaan mencatat keuangan perusahaan.

Pembukuan inilah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau biasa disebut dengan laporan kas kecil atau petty cash.

Petty cash atau kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Seringnya, kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil, seperti dana entertain klien, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

Karakteristik Kas Kecil

Secara umum karakteristik kas kecil adalah transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai awal jam operasional hingga akhir jam operasional. Selain itu, karakteristik lain dari kas kecil adalah:

• Pemegang kas kecil dalam perusahaan disebut sebagai kasir kas kecil.
• Kas kecil digunakan untuk membiayai transaksi kecil dan rutin setiap waktunya.
• Nominal atau besaran kas kecil biasanya telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan akan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai kebutuhan operasional perusahaan tersebut.
• Dana kas kecil akan disimpan dalam petty cash box.

Tujuan Kas Kecil

Pada dasarnya, secara khusus, tujuan pembuatan laporan kas kecil adalah dalam rangka melakukan pencatatan pengeluaran atau pembayaran secara rutin. Sehingga, pihak divisi keuangan atau akuntan perusahaan akan lebih mudah dalam memantau dana operasional yang dikeluarkan setiap periodenya. 

Selain itu, ada beberapa tujuan lain dari laporan kas kecil, yaitu:  

• Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
• Untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
• Untuk meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
• Untuk mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Baca Juga: Apa itu Laporan Keuangan? Yuk, Pahami Sama-sama!

Fungsi Kas Kecil

Meskipun kas kecil adalah perhitungan yang memiliki jumlah tidak besar, tapi ternyata fungsi kas kecil adalah:bisa untuk menunjang kebutuhan bisnis kamu.

Fungsi kas kecil, antara lain: 

Menghindari Terjadinya Kesalahan Alokasi Pembayaran

Fungsi kas kecil yang pertama adalah untuk menghindari adanya kesalahan alokasi pembayaran. Artinya, jika transaksi tersebut merupakan transaksi kecil, otomatis akan masuk ke dalam buku kas kecil. Sedangkan apabila termasuk transaksi besar, tentu akan masuk dalam pembukuan yang berbeda.

Mempercepat Pengambilan Keputusan Insidental

Dalam hal ini, fungsi kas kecil adalah terkait dengan kegiatan pengambilan keputusan sebuah perusahaan. Dalam menjalankan sebuah perusahaan, kamu pasti akan menghadapi persoalan yang membutuhkan penyelesaian secara cepat yang biasanya akan mengeluarkan kebijakan insidental.

Dengan adanya pembagian buku kas kecil dan buku kas besar, pra analisis kebijakan insidental atau kebijakan mendadak tersebut akan menjadi lebih mudah.

Meringankan Pekerjaan Karyawan

Ketiga, fungsi kas kecil adalah untuk meringankan pekerjaan karyawan. Karena dengan adanya buku kas kecil, pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi lebih jelas. 

Metode Pencatatan Laporan Kas Kecil

Dalam mengelola laporan kas kecil, terdapat dua metode yang bisa digunakan setiap perusahaan. Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada. Sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metode yang biasa digunakan, yaitu: 

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Pencatatan laporan kas kecil dengan metode tetap adalah metode pembukuan kas kecil yang jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya di buku jurnal kas kecil, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap:

• Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
• Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dananya kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Selanjutnya, langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

• Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan pemegang kas yang diberi sejumlah uang tunai. Nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
• Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
• Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir akan membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating Fund System)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil yang jumlah kas kecilnya akan selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.

Pada metode ini, jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, saat pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 juta, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. Saat pengisian, jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, bisa kurang maupun lebih.

Ciri-ciri metode berubah-ubah, yaitu:

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debit dalam akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
• Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Jurnal Kas Kecil 

Jurnal kas kecil bisa dibuat dan disusun berdasarkan dua metode laporan kas kecil yang sudah dibahas tadi. Untuk bisa memahami dengan lebih jelas, berikut ada beberapa contoh pencatatan laporan kas kecil. 

1. Menggunakan Metode Tetap

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT Bahagia Sejahtera membuat dana kas kecil pada tanggal 3 Juni 2022 dengan menetapkan jumlah Rp250.000. Maka jurnal kas kecil dari pencatatan tersebut dapat dibuat seperti berikut:

Saat kasir kas kecil mengeluarkan dana, pengeluaran tersebut tidak akan dicatat dalam jurnal, sehingga tidak akan mengubah jumlah nominalnya. Namun, setiap pengeluaran harus dicantumkan dalam bukti pengeluaran dan juga buku kas kecil.

Kemudian, selama satu minggu pertama di bulan Juni 2022, kasir kas kecil mengeluarkan rincian transaksi sebagai berikut:

• 4 Juni 2022 pembelian perlengkapan Rp20.000
• 5 Juni 2022  pembayaran rekening listrik Rp50.000
• 6 Juni 2022 pembayaran rekening telepon Rp40.000
• 7 Juni 2022 pembelian bahan baku Rp40.000
• 8 Juni 2022 pembayaran tenaga kerja Rp60.000
• Maka dari rincian di atas ditotalkan menjadi Rp210.000

Jika transaksi di atas dimasukkan ke dalam jurnal kas kecil, hasilnya seperti ini:

2. Menggunakan Metode Berubah-ubah

Dengan data perusahaan yang sama seperti pada metode tetap, berikut pencatatan jurnal kas kecil menggunakan metode berubah-ubah. 

Contoh Kas Kecil

Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahaan. Artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak digunakan, tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.

Beberapa contoh kas kecil, antara lain: 

• Dana konsumsi rapat 
• Dana entertain klien
• Biaya transportasi kurir perusahaan
• Pembayaran reimburse karyawan
• Pembelian alat tulis kantor
• Biaya fotocopy berkas

Baca Juga: Reimburse adalah: Mengetahui Cara, Contoh, dan Syarat Reimburse

Cara Mengelola Kas Kecil

Dalam membuat dan melakukan pencatatan kas kecil, ternyata diperlukan cara khusus untuk mengelolanya dengan tepat.

Langkah-langkah dalam mengelola kas kecil, yaitu:

• Menetapkan batas saldo kas kecil, kamu dapat menggunakan metode kas kecil yang sudah dijelaskan di atas.
• Menentukan kasir kas kecil atau orang yang bertanggung jawab dalam pendistribusian uang kas kecil.
• Pengisian kembali kas kecil sesuai dengan batas saldo yang telah ditetapkan. Jika saldo kas kecil minim, kasir harus mengajukan permohonan pengisian kembali pada Financial Controller.
• Penggunaan kas kecil. Kasir hanya bisa melakukan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh Financial Controller. Setelahnya, kasir harus membuat bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. 

Jurnal kas kecil dalam laporan kas kecil pada dasarnya sama dengan jurnal lain dalam keuangan bisnis atau perusahaan. Semuanya membutuhkan data transaksi yang akurat, pencatatan yang rapi dan teliti, agar tidak ada kesalahan dalam pembukuan. 

Setelah memahami bahwa kas kecil adalah transaksi atau pengeluaran dalam jumlah yang tidak terlalu besar, selayaknya saat ini kamu sudah bisa lebih cermat dalam memilih dan memilah jenis-jenis transaksi untuk dicatat. 

Jika ternyata masih bingung, coba gunakan aplikasi keuangan seperti majoo. Beberapa fitur yang ada di majoo akan membantumu dalam pengelolaan keuangan, mulai dari invoice, sales order, sampai dengan delivery order. No more salah-salah catat, ya! Langganan majoo, yuk!