Buku Besar Pembantu, Cara Praktis Kelola Keuangan

Pernahkah kamu merasa kesulitan dan pusing saat harus mencatat berbagai transaksi keuangan bisnis secara terperinci? Jangan khawatir, karena dengan buku besar pembantu, semua proses pencatatan dan pengelolaan keuangan akan menjadi lebih mudah dan terstruktur, lho!

Di dalam artikel ini, kami akan mengajakmu untuk memahami konsep dan pentingnya buku besar pembantu dalam menyusun laporan keuangan yang akurat dan teratur. 

Apa Itu Buku Besar Pembantu?

Buku besar pembantu adalah catatan transaksi keuangan yang terkait dengan akun-akun utama dalam buku besar. Dalam buku besar pembantu, setiap akun utama akan dipecah menjadi akun-akun yang lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, jika dalam buku besar utama terdapat akun ‘Piutang Usaha’, dalam buku besar pembantu akan terdapat akun-akun seperti ‘Piutang dari Pelanggan A’, ‘Piutang dari Pelanggan B’, dan seterusnya.

Dengan mencatat transaksi di buku besar pembantu, perusahaan dapat menganalisis keuangan sehingga nantinya bisa mengambil suatu keputusan yang tepat. Buku besar pembantu juga memudahkan perusahaan untuk mengendalikan dan mengawasi secara lebih efisien setiap akun, sehingga meminimalisir risiko kesalahan dan kehilangan data penting. 

Baca Juga: Buku Besar: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Perbedaan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu

Setelah mengetahui pengertian buku besar pembantu, kamu juga perlu mengetahui perbedaan antara buku besar dan buku besar pembantu. Perbedaan keduanya terletak pada fungsi, ruang lingkup, dan detail pencatatan transaksi keuangan. Berikut adalah beberapa perbedaan antara keduanya, yakni: 

Fungsi

• Buku Besar

Buku besar merupakan bagian utama dalam sistem akuntansi suatu perusahaan. Buku besar mencatat secara ringkas dan konsolidasi seluruh transaksi keuangan yang telah tercatat dalam jurnal umum. Buku besar digunakan untuk menyajikan saldo akun-akun keuangan perusahaan secara keseluruhan.

• Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu mencatat secara terperinci transaksi keuangan yang terkait dengan kategori tertentu, seperti piutang, hutang, persediaan, atau kas kecil. Fungsi buku besar pembantu adalah untuk memberikan informasi lebih rinci mengenai setiap transaksi, sehingga mempermudah analisis dan pengawasan atas pos-pos tertentu. 

Ruang Lingkup

• Buku Besar

Buku besar mencakup seluruh akun-akun keuangan perusahaan, baik itu aset, kewajiban, modal, maupun pendapatan dan biaya.

• Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu hanya mencakup akun-akun tertentu yang relevan dengan jenis pencatatan yang diinginkan, misalnya buku besar pembantu piutang hanya mencatat transaksi terkait piutang. 

Detail Pencatatan

• Buku Besar

Pencatatan dalam buku besar bersifat ringkas dan menyajikan saldo akun secara keseluruhan, tanpa detail transaksi terperinci.

• Buku Besar Pembantu

Pencatatan dalam buku besar pembantu sangat terperinci, mencatat setiap transaksi secara rinci sesuai dengan kategori yang relevan. 

Contoh Penggunaan

• Buku Besar

Buku besar digunakan untuk menyusun laporan keuangan seperti neraca saldo dan laporan laba rugi perusahaan.

• Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu digunakan untuk memantau dan mengelola transaksi tertentu, seperti buku besar pembantu persediaan digunakan untuk mengendalikan persediaan barang.

Buku besar menyediakan gambaran keseluruhan dari posisi keuangan perusahaan, sementara buku besar pembantu memberikan informasi terperinci dan fokus pada aspek-aspek tertentu yang lebih spesifik. 

Baca Juga: Buku Besar Umum: Contoh dan Fungsinya

Fungsi Buku Besar Pembantu

Tentu saja buku besar pembantu mempunyai fungsi penting di dalam siklus akuntansi. Berikut ini fungsi buku besar pembantu, antara lain: 

1. Pelacakan Transaksi Tertentu

Fungsi buku besar pembantu adalah untuk mencatat transaksi keuangan yang terkait dengan suatu aspek atau akun tertentu, misalnya piutang dari pelanggan tertentu, utang kepada supplier tertentu, atau inventaris barang tertentu, sehingga membantu dalam memisahkan dan melacak transaksi yang spesifik untuk analisis lebih mendalam. 

2. Rinci dan Akurat

Buku besar pembantu memberikan informasi yang lebih rinci dan akurat mengenai setiap transaksi keuangan, sehingga perusahaan dapat mengetahui tentang sumber dan penggunaan dana. Selain itu dengan buku besar pembantu, manajemen dapat memonitor kinerja keuangan secara lebih efektif.

3. Pengendalian Keuangan

Fungsi buku besar pembantu membantu dalam pengendalian keuangan perusahaan. Data yang tercatat dengan rinci memungkinkan manajemen untuk memeriksa dan menganalisis arus keuangan perusahaan dengan lebih cermat, sehingga dapat mengidentifikasi masalah atau kesalahan dengan cepat. 

4. Pemenuhan Kebutuhan Khusus

Buku besar pembantu memungkinkan perusahaan untuk menyusun laporan dan analisis khusus berdasarkan akun tertentu. Misalnya, laporan usaha dari beberapa pelanggan atau laporan utang yang belum dibayar kepada supplier tertentu. 

5. Kemudahan dalam Pelaporan Pajak

Dengan adanya buku besar pembantu, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih rinci, yang akan sangat membantu dalam pemenuhan kewajiban pelaporan pajak.

Baca Juga: Buku Besar Perusahaan Jasa, Strategi Kelola Keuangan Bisnis

Jenis-Jenis Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu memiliki beberapa jenis, yakni: 

Buku Besar Pembantu Piutang

Buku besar pembantu piutang digunakan untuk mencatat transaksi piutang perusahaan, yaitu jumlah uang yang harus diterima dari pelanggan atau pihak lain atas penjualan produk atau jasa. Buku besar ini mencatat secara rinci setiap transaksi piutang, termasuk tanggal, nama pelanggan, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Buku Besar Pembantu Utang

Buku besar pembantu utang digunakan untuk mencatat transaksi utang perusahaan, yaitu jumlah uang yang harus dibayar oleh perusahaan kepada supplier atau pihak lain atas pembelian barang atau jasa. Buku besar ini mencatat secara rinci setiap transaksi utang, termasuk tanggal, nama supplier, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Buku Besar Pembantu Persediaan

Buku besar pembantu persediaan digunakan untuk mencatat transaksi persediaan barang yang akan dijual atau bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan. Buku besar ini mencatat secara rinci setiap masuk dan keluarnya persediaan barang, sehingga perusahaan dapat mengawasi stok dengan lebih baik. 

Buku Besar Pembantu Kas atau Rekening Bank

Jenis buku besar pembantu satu ini untuk mencatat transaksi kas atau rekening bank perusahaan. Semua penerimaan dan pengeluaran uang dicatat dalam buku besar pembantu ini.

Buku Besar Pembantu Aktiva Tetap

Buku besar pembantu jenis ini digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan perolehan, perbaikan, atau pelepasan aktiva tetap perusahaan seperti tanah, bangunan, mesin, dan peralatan. 

Buku Besar Pembantu Beban

Buku besar pembantu biaya digunakan untuk mencatat berbagai jenis biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam menjalankan operasionalnya, seperti biaya listrik, biaya gaji karyawan, biaya sewa, dan lain-lain. Dengan mencatat biaya secara terperinci, perusahaan dapat mengontrol dan mengelola anggaran dengan lebih efektif. 

Buku Besar Pembantu Pendapatan

Buku besar pembantu pendapatan digunakan untuk mencatat berbagai sumber pendapatan perusahaan, seperti penjualan produk, pendapatan bunga, atau pendapatan lainnya. Buku besar ini mencatat setiap sumber pendapatan secara terperinci, sehingga perusahaan dapat memantau arus pendapatan dengan lebih baik. 

Baca Juga: Pengertian Buku Besar dan Fungsinya dalam Keuangan Bisnis

Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu

Sumber pencatatan buku besar pembantu adalah dari berbagai dokumen dan catatan transaksi yang terjadi di perusahaan. Buku besar pembantu mencatat setiap transaksi keuangan yang berkaitan dengan kategori tertentu, seperti piutang, utang, persediaan, dan lain-lain. Berikut ini beberapa sumber pencatatan buku besar pembantu, yakni: 

Faktur Penjualan

Faktur penjualan merupakan sumber pencatatan buku besar pembantu piutang. Dokumen ini berisi informasi mengenai barang atau jasa yang dijual kepada pelanggan, besaran tagihan, serta tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Faktur Pembelian

Faktur pembelian menjadi sumber pencatatan buku besar pembantu utang. Dokumen ini berisi rincian pembelian barang atau jasa dari pemasok, termasuk besaran tagihan dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Catatan Persediaan

Catatan persediaan barang menjadi sumber pencatatan buku besar pembantu persediaan. Dokumen ini mencatat masuk dan keluarnya barang dari persediaan, serta nilai persediaan yang masih ada. 

Catatan Pengeluaran Kas Kecil

Sumber pencatatan buku besar pembantu kas kecil adalah catatan pengeluaran kas kecil untuk biaya-biaya kecil sehari-hari, seperti pembelian bahan kantor atau transportasi. 

Catatan Biaya

Catatan biaya perusahaan menjadi sumber pencatatan buku besar pembantu biaya. Dokumen ini mencatat semua biaya yang dikeluarkan perusahaan, misalnya biaya gaji karyawan, biaya operasional, dan lain-lain.

Contoh Buku Besar Pembantu Utang dan Piutang

Penting untuk mencatat transaksi dengan detail dalam buku besar pembantu utang dan piutang. Tujuannya untuk pengelolaan keuangan bisnis yang efisien dan dapat mengawasi tagihan yang harus diterima atau dibayarkan oleh perusahaan. Di bawah ini kami berikan contoh transaksi yang dicatat di buku besar pembantu piutang dan utang. 

1    Contoh Buku Besar Pembantu Utang

Pada contoh transaksi buku besar pembantu utang di atas, kamu dapat melihat bahwa pembelian barang dengan invoice tercatat pada kolom kredit. Pasalnya perusahaan memiliki utang kepada supplier sebagai hasil dari transaksi pembelian tersebut. Setelah pembayaran diselesaikan, jumlah tersebut dicatat pada kolom debit dan tidak lagi tercatat pada kolom kredit karena utang sudah dibayar oleh perusahaan. Melalui contoh di atas, kamu dapat melihat bahwa PT A memiliki utang yang cukup besar kepada bisnis lainnya.

2.    Contoh Buku Besar Pembantu Piutang

Dari tabel di atas, kamu bisa melihat contoh transaksi dalam buku besar pembantu piutang yang mencakup penjualan barang dengan invoice dan pembayaran dari pelanggan. Dalam transaksi penjualan barang dengan invoice, jumlah penjualan dicatat pada kolom debit dan tidak dicatat pada kolom kredit karena masih menjadi piutang yang harus diterima dari pelanggan. Setelah customer melakukan payment (pembayaran), jumlah nominalnya akan dicatat di kolom kredit dan tidak akan dicatat pada kolom debit karena piutang sudah dibayar. 

Kesimpulan

Subsidiary ledger atau buku besar pembantu memiliki peran yang sangat penting dalam pembukuan perusahaan karena laporan keuangan menjadi aspek yang sangat vital. Menggunakan buku besar pembantu perlu kamu pertimbangkan agar laporan keuangan bisnismu semakin akurat. 

Keberadaan buku pembantu sangat penting bagi bisnis. Namun, jika penyusunannya dilakukan secara manual, pasti akan memerlukan banyak waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit, bukan?

Oleh karena itu, kamu perlu menggunakan aplikasi kasir online yang dilengkapi dengan fitur akuntansi, seperti aplikasi majoo. Fitur akuntansi di aplikasi majoo akan memudahkan penyusunan buku pembantu bisnismu, lho!

Dengan fitur akuntansi terbaik, majoo akan melakukan pencatatan dan pembukuan secara otomatis sehingga bisnismu menjadi lebih efisien dan efektif. majoo adalah aplikasi kasir online dengan sistem cloud storage yang memastikan data bisnismu tersimpan dengan aman.

Jika kamu ingin mencoba aplikasi majoo secara gratis selama 14 hari, silakan kunjungi link ini!

Tunggu apa lagi? Yuk, segera berlangganan!

Sumber referensi:

https://kledo.com/blog/buku-besar-pembantu/