Buku Besar: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Dalam akuntansi, buku besar menjadi salah satu aspek penting. Sebab, di dalam buku besar atau ledger terdapat berbagai akun untuk meringkas transaksi yang sudah dicatat pada jurnal. Di sisi lain, buku besar adalah book of final entry (tahap catatan terakhir) dalam akuntansi. Sehingga, sebelum mengetahui dan mempraktikkan cara membuat buku besar, memahami apa yang dimaksud dengan buku besar menjadi hal yang perlu dilakukan.

Lantas, bagaimana contoh buku besar akuntansi? Apakah cara membuat buku besar perusahaan dagang berbeda dengan cara membuat buku besar perusahaan jasa? Sebelum membahas lebih jauh mengenai contoh buku besar dan cara membuatnya, simak lebih dulu pengertian buku besar berikut ini.

Benarkah General Ledger adalah Buku Besar?

General ledger adalah istilah bahasa Inggris dari buku besar umum yang merupakan alat yang digunakan untuk mencatat seluruh perubahan yang terjadi dalam suatu akun karena adanya transaksi keuangan. Secara garis besar, buku besar berisi perkiraan mengenai ikhtisar dari pengaruh transaksi keuangan akibat perubahan aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan. Umumnya, buku besar menjadi buku utama pencatatan transaksi keuangan yang menggabungkan masukan dari semua jurnal akuntansi. Oleh sebab itu, buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi.

Aktivitas mencatat buku besar disebut dengan posting. Karena buku besar merupakan pemindahan akun dari jurnal umum, posting dilakukan setelah membuat jurnal umum. Akun-akun yang terdapat di dalam buku besar digolongkan dalam akun riil atau real account dan juga akun nominal atau nominal account. Akun riil merupakan akun yang berada pada neraca, seperti utang, aktiva, modal, dan kewajiban. Sementara itu, akun nominal merupakan akun yang berada pada laporan laba rugi, seperti akun beban dan pendapatan.

Perlu diketahui, jumlah buku besar yang dibutuhkan oleh satu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kondisi keuangan, volume transaksi, aktivitas yang dijalankan perusahaan, juga informasi yang dibutuhkan perusahaan.

Setelah menyimak pengertian buku besar di atas, ketahui lebih lanjut mengenai fungsi dan manfaat dari buku besar.

Fungsi dan Manfaat Buku Besar

Secara garis besar, buku besar berfungsi untuk meringkas seluruh data transaksi yang sudah tertulis di dalam jurnal umum. Selain itu, buku besar juga dapat digunakan sebagai alat untuk menggolongkan data keuangan, mulai dari yang jumlahnya besar hingga kecil. Dengan demikian, fungsi dari buku besar dapat diuraikan ke dalam poin-poin berikut ini:

• sebagai dasar penggolongan transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum;
• sebagai alat untuk menggolongkan data keuangan;
• sebagai media klasifikasi dan pencatatan kode data transaksi yang bersumber dari akun-akun perusahaan;
• sebagai bahan dan sumber informasi dalam menyusun laporan keuangan;

• Sebagai bukti atau validasi dari semua data yang telah terkumpul;
• Sebagai catatan penyesuaian terhadap akun-akun perusahaan;
• pembaharuan terhadap akun yang terdapat pada buku besar umum dan berkas data transaksi.

Selain fungsi dari buku besar yang sudah diuraikan ke dalam poin-poin di atas, ada pula manfaat dari buku besar, sebagai berikut:

• mem-posting seluruh transaksi yang terjadi berdasarkan akun-akun perusahaan;
• menyeimbangkan debit dan kredit dalam akun perusahaan;
• pencatatan transaksi bisnis selama periode akuntansi;
• mempermudah proses pembuatan jurnal penyesuaian berdasarkan data transaksi yang akurat.

Baca juga: Pentingnya Mengenal Pengertian Jurnal Penjualan dalam Bisnis

Macam-macam Buku Besar

Secara garis besar, buku besar terdiri dari buku besar umum dan pembantu. Simak penjabaran selengkapnya berikut ini.

Buku Besar Umum atau General Ledger

Buku besar umum merangkum seluruh perkiraan yang saling berdiri sendiri dalam satu periode tertentu, seperti modal, kas, piutang, dan persediaan utang. Di sisi lain, buku besar umum merupakan ikhtisar pengaruh dari transaksi pada perubahan aktiva, modal perusahaan, serta kewajiban perusahaan.

Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu atau yang juga dikenal dengan sebutan buku tambahan merangkum berbagai rekening yang secara khusus mencatat piutang serta utang usaha dengan detail. Buku besar pembantu terdiri dari dua jenis, sebagai berikut:

• Buku besar Pembantu Piutang Usaha

  Buku besar pembantu piutang usaha atau yang juga dikenal dengan buku piutang khusus merangkum seluruh langganan kredit, lokasi, jumlah transaksi, serta pada siapa saja perusahaan melakukan transaksi penjualan secara kredit.

• Buku Besar Pembantu Utang

  Buku besar pembantu utang atau yang juga dikenal dengan buku utang khusus digunakan untuk mencatat setiap pemasok dengan rinci, termasuk siapa saja pemasok yang memberi pinjaman kredit dan juga jumlah utang yang dimiliki.

Baca Juga: Piutang: Pengertian, Ciri-ciri, dan Jenis-jenis Piutang

Buku Besar Kreditur atau Creditors Ledger

Buku besar kreditur bertugas untuk mengumpulkan informasi dari satu jurnal saja, yaitu pembelian. Buku besar kreditur digunakan dengan tujuan untuk memberikan informasi pada pemasok manakah perusahaan berutang, serta jumlah utang yang dimiliki.

Buku Besar Debitur atau Debtors Ledger

Berbeda dengan buku besar umum, buku besar debitur hanya mengumpulkan informasi dari jurnal penjualan saja. Buku besar debitur digunakan dengan tujuan untuk memberikan informasi mengenai pelanggan yang berutang dalam bisnis, serta jumlah utang yang dimiliki.

Bentuk-bentuk Buku Besar

Buku Besar Berbentuk T

Bentuk besar berbentuk T adalah buku besar paling sederhana sekaligus menjadi buku besar yang paling sering digunakan. Perlu diketahui, buku besar berbentuk T digunakan untuk keperluan analisis transaksi dan menjelaskan mekanisme penggunaan akun.

Buku Besar Berbentuk Skontro

Terdiri dari dua kolom, buku besar berbentuk skontro adalah versi lebih lengkap dari buku besar berbentuk T.

Buku Besar Berbentuk Staffel

Buku besar berbentuk Staffel memiliki bentuk halaman serta mempunyai lajur saldo. Buku besar berbentuk Staffel terdiri dari dua jenis, yaitu:

• Bentuk Staffle berkolom saldo tunggal yang terdiri dari 3 kolom dengan lajur saldo tunggal.
• Bentuk Staffle berkolom saldo rangkap yang terdiri dari 4 kolom dengan lajur saldo rangkap.

Baca juga: Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Begini Cara Membuatnya!

Cara Mem-posting dari Jurnal Umum ke Buku Besar

Setelah memahami pengertian, fungsi, manfaat, macam, dan bentuk buku besar, berikut ini adalah cara mem-posting atau memindahkan data dari jurnal umum ke buku besar yang perlu diketahui:

1. Pindahkan tanggal transaksi pada jurnal umum ke dalam kolom tanggal pada buku besar;
2. Pindahkan jumlah debit dan jumlah kredit pada jurnal umum ke dalam kolom debit dan kredit pada buku besar;
3. Masukkan nomor halaman pada jurnal dalam kolom referensi dalam buku besar;
4. Pindahkan informasi dan keterangan singkat pada jurnal umum ke dalam buku besar.

Cara Membuat Buku Besar

Terdapat beberapa cara membuat buku besar. Akan tetapi, agar lebih mudah, gunakan Microsoft Excel untuk membuat buku besar. Lantas, bagaimana cara membuatnya? Ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Tahap Persiapan

   Proses pembuatan buku besar dapat dilakukan setelah seluruh transaksi pada buku jurnal, mulai dari transaksi pembelian, penjualan, pengeluaran, atau penerimaan kas yang lain selesai dicatat. Setelah itu, mulai dengan membuat form buku besar yang terdiri dari tanggal, pos, debit, kredit, saldo (debit dan kredit). Sementara itu, untuk menghitung dan memindahkan saldo dari buku jurnal, gunakan fitur dan rumus yang tersedia di Microsoft Excel.

2. Tahap Pembuatan pada Microsoft Excel

   Di bagian paling atas, tentukan nama akun atau rekening atau pilih langsung dari list yang tersedia. Untuk membuatnya, gunakan menu Data > Data Validation > Data Validation > Setting. Kemudian, pada menu Validation Criteria > Allow > (pilih List > Source) ambil data dari daftar rekening. Daftar rekening bisa dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau buat sheet tersendiri dengan nama COA - Chart of Account.

Baca Juga: Chart of Account (CoA): Jenis, Cara Membuat, dan Contoh

Sementara itu, daftar dapat dibuat berdasarkan nama rekening atau akun atau kode rekening. Selanjutnya, jumlahkan transaksi rekening pada sisi debit serta kredit dan hitung saldo rekening dengan menggunakan rumus SUMIF. Nantinya, saldo akan diperoleh dengan cara menghitung selisih dari saldo pada debit dengan kredit.

Jika tidak terbiasa menggunakan Microsoft Excel dan ingin membuat buku besar dengan cara manual, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Isi kolom tanggal

   Saat proses posting buku besar dilakukan, tanggal tersebut harus sama dengan tanggal pencatatan yang dibuat di jurnal umum.

2. Isi kolom keterangan

   Isi kolom keterangan dengan nama akun-akun yang mempengaruhi buku besar. Jika terdapat saldo awal untuk buku besar, isi dengan keterangan “saldo awal”.

3. Isi kolom referensi

   Isi kolom referensi dengan jenis atau nama jurnal yang di-posting serta nomor halamannya, misalnya jurnal umum halaman 1 dapat disingkat menjadi JU 01.

4. Isi kolom debit dan kredit

   Isi kolom debit dan kredit berdasarkan dengan posisi akun tersebut dalam jurnal umum, misalnya akun kas dalam jurnal umum letaknya berada di kolom debit, maka dalam buku besar letaknya juga berada di kolom debit.

5. Isi kolom saldo

   Isi kolom saldo dengan jumlah dari penambahan atau pengurangan hingga didapat saldo akhir buku besar.

Baca juga: Definisi, Cara Membuat, dan Contoh Jurnal Penyesuaian Bisnis

Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang

Lantas, bagaimana cara membuat buku besar perusahaan dagang? Cara membuat buku besar perusahaan dagang tidak jauh berbeda dengan cara membuat buku besar perusahaan jasa. Yang membedakan adalah data akun yang diambil untuk kemudian di-posting ke dalam buku besar.

Pada perusahaan dagang, data yang digunakan mencakup data dari jurnal umum/khusus yang memuat transaksi-transaksi terkait pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan. Sementara itu, jurnal umum memuat transaksi di luar jurnal khusus. Buku besar perusahaan dagang dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

• Siapkan lembar buku besar yang akan digunakan

  Biasanya, perusahaan dagang menggunakan sistem akuntansi digital (menggunakan software tertentu dan dikerjakan melalui komputer). Oleh sebab itu, data buku besar untuk satu akun berada dalam satu sheet Microsoft Excel

• Menulis tanggal transaksi pada kolom tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal

• Mengisi saldo awal akun pada baris pertama kolom buku besar

  Saldo dapat diambil dari laporan neraca akhir tahun. Jika akun terkait tidak memiliki saldo awal, tetap tulis “saldo awal” pada kolom uraian dan tulis angka 0 pada kolom saldo.

• Menulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom uraian

  Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal pada neraca dari periode sebelumnya (tahun lalu), kolom uraian ditulis dengan “saldo awal”.

• Menulis nomor referensi pada kolom nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang di-posting

• Menulis nominal transaksi sesuai dengan kolom debit atau kredit pada jurnal yang bersangkutan

• Menulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Dengan demikian, saldo akhir buku besar dari akun tersebut akan diperoleh

Bagaimana? Mudah bukan untuk membuatnya? Sekarang, saatnya simak informasi mengenai cara membuat buku besar perusahaan jasa di bawah ini.

Baca Juga: Cara Membuat Neraca Saldo yang Tepat secara Bisnis

Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Jasa

Cara membuat buku besar perusahaan dagang jasa tidak jauh berbeda dengan cara membuat buku besar perusahaan dagang. Tidak perlu bertele-tele lagi, buku besar perusahaan jasa dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

• Siapkan lembar buku besar yang akan digunakan.

  Jika perusahaan jasa masih menerapkan proses pencatatan akuntansi secara manual, biasanya buku besar akan dibuat menggunakan satu buku untuk satu akun. Akan tetapi, jika menggunakan sistem akuntansi digital (menggunakan software tertentu dan dikerjakan melalui komputer), data buku besar untuk satu akun berada dalam satu sheet Microsoft Excel.

• Menulis tanggal transaksi pada kolom tanggal.

  Karena yang di-posting adalah data dari jurnal, penulisan tanggal tersebut disesuaikan dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal.

• Jika buku besar telah siap, selanjutnya tuliskan saldo awal akun.

  Saldo awal akun berasal dari saldo pada laporan neraca akhir tahun. Jika akun terkait tidak memiliki saldo awal, tetap tulis “saldo awal” pada kolom uraian dan tulis angka 0 pada kolom saldo.

• Menulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom uraian.

  Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal pada neraca dari periode sebelumnya (tahun lalu), kolom uraian ditulis dengan “saldo awal”.

• Menulis nomor referensi pada kolom nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang di-posting.

• Menulis nominal transaksi sesuai dengan kolom debit atau kredit pada jurnal yang bersangkutan.

• Pada bentuk buku besar saldo rangkap, kolom saldo dibagi menjadi saldo debit dan saldo kredit.

  Menulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Dengan demikian, saldo akhir buku besar dari akun tersebut akan diperoleh.

Kesimpulan

Bagaimana? Cara membuat buku besar perusahaan dagang dan cara membuat buku besar perusahaan jasa nyatanya tidak serumit yang dibayangkan, kan? Sebelum membuat buku besar, pastikan lebih dulu untuk memilih buku besar sesuai kebutuhan perusahaan. Jika skala bisnismu masih tergolong kecil dan belum membutuhkan update mengenai saldo secara terus-menerus, tidak ada salahnya kamu memilih untuk menggunakan buku besar berbentuk T atau skontro. Tetapi, jika kamu menjalankan perusahaan yang membutuhkan update mengenai kondisi saldo secara berkelanjutan, pilih buku besar berbentuk staffle saldo tunggal ataupun rangkap.

Demikian pembahasan mengenai pengertian buku besar, apa yang dimaksud dengan buku besar, benarkah general ledger adalah buku besar, contoh buku besar, cara membuat buku besar perusahaan dagang, dan cara membuat buku besar perusahaan jasa secara umum. Dengan mengetahui berbagai informasi tersebut, penyusunan laporan keuangan tentu bisa berjalan dengan baik. Sebab, pembuatan buku besar merupakan proses penting yang perlu dilakukan dalam menyusun laporan keuangan.

Kesalahan yang terjadi pada proses ini akan menimbulkan efek domino pada proses selanjutnya. Dengan demikian, sebagai pemilik bisnis, hal ini tentu menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Jika kamu membutuhkan informasi lain yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuanganmu, juga hal-hal umum tentang bisnis dan ekonomi, yuk baca artikel lainnya di sini.

Tidak perlu menunda-nunda, saatnya mulai langkahmu sebagai seorang entrepreneur. Pilih majoo aplikasi kasir online sebagai sahabat setia untuk menemani langkahmu dalam dunia bisnis dengan berbagai fitur menarik yang siap dimaksimalkan dengan baik. Belum berlangganan? Sekarang saatnya!