Buku Besar Umum: Contoh dan Fungsinya

Sebagai seorang pemilik bisnis, kamu perlu memahami tentang buku besar umum. Kenapa? Karena buku besar umum adalah pondasi utama dalam mengelola keuangan perusahaan. 

Dengan memahami buku besar umum, kamu dan pebisnis lainnya dapat secara akurat mencatat dan melacak setiap transaksi keuangan yang terjadi, termasuk pendapatan, biaya, aset, dan kewajiban. Informasi ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja keuangan perusahaan, membantu dalam pengambilan keputusan strategis, serta memungkinkan perencanaan keuangan yang efektif.

Bisa dibilang, pemahaman tentang buku besar umum adalah kunci dalam menjalankan bisnis dengan efisien. Selain itu juga memastikan pertumbuhan jangka panjang yang berkelanjutan.

Pengertian Buku Besar Umum

Buku besar umum adalah salah satu komponen penting dalam sistem akuntansi suatu bisnis, perusahaan, atau organisasi. Secara umum, fungsinya adalah untuk mencatat secara sistematis dan menyeluruh transaksi keuangan yang terjadi selama periode tertentu. 

Buku besar umum merupakan bagian dari metode pencatatan berbasis akrual yang menggambarkan kondisi keuangan suatu entitas melalui akun-akun yang berbeda. Buku besar umum mencatat semua perubahan dalam akun-akun keuangan perusahaan, seperti kas, piutang, utang, modal, pendapatan, dan biaya. 

Setiap transaksi tersebut akan dicatat dalam buku besar umum menggunakan pendekatan double-entry (debit dan kredit). Maksudnya, setiap transaksi memengaruhi setidaknya dua akun yang berbeda.

Baca Juga: Buku Besar: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Beberapa hal yang perlu dipahami oleh para pebisnis mengenai buku besar umum adalah: 

Definisi Akun

Akun adalah tempat pencatatan transaksi keuangan di buku besar umum. Setiap akun mewakili jenis aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, atau biaya tertentu. Contoh akun meliputi kas, piutang usaha, utang usaha, modal, pendapatan penjualan, biaya produksi, dan sebagainya.

Prinsip Dasar Buku Besar Umum

Dalam buku besar umum, setiap transaksi dicatat secara dua arah, yaitu dengan pendekatan debit dan kredit. Prinsip ini dikenal sebagai sistem akuntansi berbasis double-entry, yang merupakan dasar dari sistem akuntansi modern. Total nilai debit harus selalu sama dengan total nilai kredit, sehingga menjaga keselarasan dan konsistensi dalam pencatatan keuangan.

Struktur Buku Besar Umum

Buku besar umum terdiri dari beberapa halaman atau kolom untuk setiap akun. Setiap akun akan memiliki dua kolom bersebelahan, yaitu kolom debit dan kolom kredit. Transaksi keuangan dicatat dalam kolom yang sesuai dengan sifat transaksi tersebut.

Penutupan Buku Besar

Biasanya, pada akhir periode akuntansi (misalnya setiap bulan atau tahun), buku besar umum akan ditutup dengan melakukan penyesuaian untuk membawa saldo akun tertentu ke akun lain atau ke laba bersih. Langkah-langkah ini disebut proses penutupan. 

Tujuan adanya penutupan adalah untuk memastikan bahwa semua pendapatan dan biaya telah diperhitungkan dan siap untuk memulai periode akuntansi baru.

Baca Juga: Pengertian Buku Besar dan Fungsinya dalam Keuangan Bisnis

Fungsi Buku Besar Umum

Buku besar umum memiliki beberapa fungsi penting dalam sistem akuntansi suatu perusahaan atau organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi buku besar umum bagi kelancaran keuangan bisnis atau perusahaan yang kamu jalankan.

Untuk Pencatatan Transaksi

Fungsi buku besar umum yang paling utama adalah mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis secara sistematis. Setiap transaksi dicatat dalam akun yang sesuai dengan sifatnya (kas, piutang, utang, modal, pendapatan, biaya, dan lain-lain) dengan menggunakan pendekatan double-entry. 

Untuk Memantau Perubahan Saldo Akun

Buku besar umum juga berfungsi untuk membantu memantau perubahan saldo setiap akun dari waktu ke waktu. Dengan memantau saldo akun secara berkala, pihak manajemen atau pemilik bisnis dapat melihat perkembangan keuangan perusahaan, tingkat utang atau piutang, serta posisi kas dan modal.

Untuk Menyusun Laporan Keuangan

Data yang tercatat dalam buku besar umum menjadi dasar penyusunan laporan keuangan. Laporan-laporan tersebut akan memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja keuangan perusahaan selama periode tertentu.

Sebagai Dasar Pengendalian Keuangan

Fungsi buku besar umum lainnya adalah untuk membantu dalam mengendalikan keuangan perusahaan. Caranya adalah dengan memberikan informasi tentang arus kas, aset, kewajiban, dan ekuitas. 

Dengan begitu, kamu dan para pemilik bisnis lainnya dapat memantau dan mengelola sumber daya keuangan secara lebih efisien berdasarkan data yang terdapat dalam buku besar.

Mendukung Analisis Keuangan

Data yang tersimpan dalam buku besar umum dapat memberikan informasi yang sangat penting untuk analisis keuangan. Analisis ini meliputi rasio keuangan, analisis tren, perbandingan antar periode, dan evaluasi performa bisnis secara keseluruhan.

Untuk Memenuhi Persyaratan Hukum dan Perpajakan Bisnis

Buku besar umum membantu perusahaan memenuhi persyaratan hukum dan perpajakan karena menyediakan catatan yang akurat dan lengkap tentang transaksi keuangan. Ini tentunya sangatlah penting dalam menghadapi pemeriksaan pajak dan kepatuhan lainnya.

Mengidentifikasi Masalah Keuangan

Dengan melihat perubahan saldo akun, pemilik bisnis dapat mengidentifikasi masalah keuangan potensial. Seperti utang yang menumpuk, penurunan pendapatan, atau biaya yang tidak terkendali. Ini memungkinkan langkah-langkah perbaikan dan pengambilan keputusan yang tepat untuk meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.

Menyediakan Jejak Audit

Buku besar umum juga berfungsi untuk menyediakan jejak audit yang kuat untuk transaksi keuangan perusahaan. Jejak ini berguna untuk mengonfirmasi kebenaran dan keandalan catatan keuangan dan memberikan keyakinan bagi pihak-pihak eksternal yang tertarik.

Membantu Perencanaan Keuangan

Fungsi buku besar umum yang terakhir adalah untuk memberikan data historis yang penting untuk perencanaan keuangan di masa depan. Data ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun anggaran, proyeksi keuangan, dan strategi bisnis yang lebih baik.

Baca Juga: Buku Besar Perusahaan Jasa, Strategi Kelola Keuangan Bisnis

Contoh Buku Besar Umum

Agar lebih mudah untuk memahami dan menerapkannya, kamu perlu mengetahui berbagai contoh buku besar umum yang biasa digunakan. Dengan melihat contoh buku besar umum, kamu dapat belajar tentang penggunaan pendekatan double-entry, penempatan transaksi ke dalam akun yang sesuai, dan cara menyusun catatan keuangan yang akurat. 

Buku Besar Umum ABC Store 

Periode Juli 2023

Catatan Awal (Saldo Awal)

• Kas: 100.000.000 (Saldo Awal)

• Piutang Usaha: 5.000.000 (Saldo Awal)

• Persediaan Barang Dagangan: 15.000.000 (Saldo Awal)

• Hutang Usaha: 8.000.000 (Saldo Awal)

• Modal: 12.000.000 (Saldo Awal)

Catatan Transaksi selama Juli 2023:

1 Juli 2023

• ABC Store membuka usaha dengan menyimpan kas sebesar 100.000.000 sebagai modal perusahaan.

Catatan dalam Buku Besar Umum

5 Juli 202

• ABC Store membeli persediaan barang dagangan dengan nilai 5.000.000 secara tunai.

• ABC Store juga membeli peralatan dengan nilai 2.000.000 secara tunai.

Catatan dalam Buku Besar Umum:

10 Juli 2023

• ABC Store menjual barang senilai 3.000.000 kepada pelanggan dengan pembayaran tunai.

• ABC Store juga memberikan kredit kepada pelanggan lain senilai 2.000.000

Catatan dalam Buku Besar Umum:

20 Juli 2023

• ABC Store membayar hutang usaha kepada pemasok sebesar 2.000.000

Catatan dalam Buku Besar Umum:

Catatan Akhir (Saldo Akhir)

• Kas: 106.000.000 

(Saldo Awal: 100.000.000 + Pendapatan Penjualan: 3.000.000 + Pembayaran Hutang: 2.000.000 + Pembelian Barang Dagangan: 1.000.000)

• Piutang Usaha: 3.000.000 

(Saldo Awal: 5.000.000 - Penjualan dengan Kredit: 2.000.000)

• Utang Usaha: 6.000.000 

(Saldo Awal: 8.000.000 - Pembayaran Hutang: 2.000.000)

• Peralatan: 2.000.000 (Saldo Awal)

• Modal: 12.000.000 (Saldo Awal)

  
  

  Baca Juga: Buku Besar Pembantu, Cara Praktis Kelola Keuangan

Kesimpulan

Buku besar umum adalah salah satu pilar penting dalam sistem akuntansi suatu perusahaan atau bisnis. Melalui pendekatan double-entry, buku besar umum mencatat secara sistematis setiap transaksi keuangan yang terjadi, memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja keuangan bisnis. 

Dengan memahami buku besar umum, para pebisnis dan akuntan dapat memantau perubahan saldo akun, menyusun laporan keuangan yang akurat, dan mengendalikan keuangan perusahaan dengan lebih efisien. Contoh buku besar umum menjadi alat pembelajaran yang berharga dalam memahami bagaimana mencatat transaksi secara benar dan menyusun catatan keuangan yang konsisten. 

Untuk mendapatkan pencatatan buku besar umum yang baik dan akurat, kamu bisa menggunakan aplikasi keuangan dari majoo. Dengan fitur-fitur yang canggih, aplikasi keuangan majoo memungkinkan otomatisasi proses pencatatan, yang mengurangi risiko kesalahan manusia. 

Serta memastikan konsistensi dalam pengisian data. Integrasi dengan berbagai sistem lain, juga memungkinkan transfer data secara real-time, sehingga memudahkan dalam mengelola catatan keuangan yang selalu terkini. Gimana? Tertarik pakai majoo, kan? 

Sumber Data:

https://zahiraccounting.com/id/blog/buku-besar/