Contoh Buku Kas Sederhana, Panduan Praktis untuk Bisnis

Buku kas memiliki peran yang sangat penting dalam bisnis. Salah satu fungsi dari buku kas yaitu untuk memantau keuangan bisnis dan memberikan informasi terkait laba rugi yang diperoleh.

Seiring dengan perkembangan bisnismu, transaksi pembelian dan pendapatan akan semakin meningkat sehingga adanya buku kas menjadi sangat diperlukan. Untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai buku kas beserta manfaat dan contohnya, yuk, baca artikel ini sampai selesai, ya! 

Pengertian Buku Kas

Buku kas adalah catatan keuangan yang mencatat semua transaksi di suatu entitas. Tujuannya adalah mengawasi dan mengendalikan aliran uang yang masuk dan keluar. Setiap transaksi dicatat secara rinci, termasuk tanggal, deskripsi, penerimaan, dan pengeluaran.

Dengan mencatat kas secara teratur, kamu pun dapat memahami aliran kas, mengendalikan pengeluaran, mengidentifikasi pendapatan, dan menjaga keseimbangan keuangan.

Dalam bisnis, buku kas adalah bagian integral dari sistem akuntansi. Informasinya digunakan untuk laporan keuangan dan audit. Dengan buku kas, suatu entitas dapat memantau dan mengelola keuangan, membuat keputusan berdasarkan informasi, dan menjaga transparansi dan akuntabilitas. 

Jenis Buku Kas

Berikut adalah beberapa jenis buku kas umum yang digunakan dalam pengelolaan keuangan, antara lain:

• Buku kas umum: Mencatat semua transaksi keuangan secara umum, termasuk penerimaan dan pengeluaran.

• Buku kas bank: Digunakan untuk mencatat transaksi terkait rekening bank, seperti setoran, penarikan, dan transfer.

• Buku kas piutang: Mencatat transaksi penerimaan piutang dari pelanggan atau pihak lain.

• Buku kas utang: Mencatat transaksi pengeluaran yang harus dibayarkan kepada pihak lain, seperti supplier atau kreditur.

• Buku kas kecil: Mencatat pengeluaran kecil yang tidak memerlukan proses pembayaran formal, seperti pembelian alat kantor atau biaya operasional sehari-hari.

Setiap jenis buku kas memiliki fokus dan tujuan tertentu sesuai dengan jenis transaksi yang terlibat. Pemilihan jenis buku kas yang tepat akan membantumu dalam pengelolaan keuangan yang efisien dan akurat, ya. 

Manfaat Buku Kas

Buku kas juga memiliki beberapa manfaat penting dalam pengelolaan keuangan bisnis, yakni: 

1.    Memantau Aliran Kas

Buku kas membantu suatu bisnis atau perusahaan untuk memantau secara detail uang masuk dan keluar. Dengan mencatat setiap transaksi, kamu dapat melihat dengan jelas history uang tersebut digunakan untuk apa dan berasal dari mana sehingga kamu dapat mengendalikan keuangan bisnismu dan dapat membuat keputusan keuangan yang lebih bijaksana. 

2.    Untuk Menyusun Laporan Keuangan

Informasi yang tercatat dalam buku kas digunakan sebagai dasar untuk menyusun laporan keuangan yang dapat dipercaya. Laporan-laporan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang keadaan keuangan bisnis. 

3.    Transparansi dan Akuntabilitas

Dengan menggunakan buku kas, bisnis atau perusahaan dapat menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan. Semua transaksi dicatat dengan jelas, meminimalisasi risiko penyelewengan dan meningkatkan kepercayaan pihak-pihak terkait.

Cara Buat Buku Kas Sederhana

Setelah memahami konsep buku kas, penting bagi kamu sebagai pemilik bisnis atau tim keuangan untuk mengetahui cara buat buku kas sederhana dengan benar agar semua transaksi tercatat dengan baik. Berikut ini empat metode yang bisa kamu gunakan. 

Folio Satu Halaman

Metode ini sering digunakan oleh perusahaan atau bisnis berskala kecil karena cara membuatnya sangat sederhana.

Pencatatan transaksi uang masuk dan keluar juga dilakukan dalam sebuah tabel. Metode ini memiliki tabel 5 kolom, antara lain:

• Nomor urut: Mulai dari nomor 1 dan seterusnya, bukti transaksi atau buku kas diberi nomor urut berdasarkan urutan transaksi dalam satu periode akuntansi.

• Tanggal, bulan, dan tahun: Catat tanggal, bulan, dan tahun ketika transaksi terjadi.

• Keterangan dan deskripsi: Berikan deskripsi singkat mengenai transaksi tersebut. Jika transaksi termasuk kategori debit, sertakan sumber dana yang digunakan. Sedangkan untuk transaksi kredit, tuliskan tujuan pengeluaran uang tersebut.

• Jumlah uang masuk (debit): Catat jumlah uang yang masuk atau diterima.

• Jumlah uang keluar (kredit): Catat jumlah uang yang dikeluarkan. 

Folio Dwi Halaman

Dalam metode ini, pencatatan transaksi uang keluar dan masuk dilakukan dalam dua halaman terpisah.

Halaman pertama digunakan untuk mencatat seluruh transaksi uang masuk atau transaksi debit. Sedangkan halaman kedua digunakan untuk mencatat seluruh pembayaran yang dilakukan oleh bisnismu atau sering disebut  transaksi kredit. 

Setiap halaman buku kas dilengkapi dengan tabel yang terdiri dari beberapa kolom, antara lain:

• Nomor urut: Berdasarkan bukti pembayaran atau urutan dalam buku kas, nomor urut digunakan untuk memudahkan pelacakan transaksi.

• Tanggal, bulan, dan tahun: Catat tanggal transaksi yang terjadi. Jika diinginkan, kamu dapat menambahkan informasi waktu atau jam transaksi untuk detail yang lebih lengkap.

• Keterangan atau deskripsi: Berikan deskripsi singkat dan jelas mengenai transaksi yang terjadi. Pastikan deskripsi tersebut mudah dipahami oleh siapa pun yang membaca buku kas.

• Jumlah masuk dan keluar: Catat jumlah uang yang masuk dan keluar berdasarkan keterangan atau deskripsi transaksi. Pastikan untuk menuliskan nominal uang dengan jujur dan menghindari adanya kecurangan (fraud). 

Tabelaris

Kamu juga dapat menggunakan metode tabelaris untuk membuat buku kas. Metode ini sebenarnya tidak berbeda jauh dengan metode folio. Namun, yang membedakan dari metode ini yaitu jumlah lajurnya lebih banyak, karena setiap transaksi dikelompokkan secara terpisah berdasarkan kebutuhan bisnis.

Pada metode tabelaris, transaksi debit umumnya ditempatkan di sisi kiri, sementara transaksi uang keluar atau kredit ditempatkan di sisi kanan. 

Menggunakan Microsoft Excel

Untuk menghindari waktu yang terbuang akibat pembuatan buku kas secara manual dan perhitungan yang dilakukan dengan kalkulator, kamu bisa menggunakan software seperti Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mencatat transaksi masuk dan keluar.

Dalam Microsoft Excel, kamu dapat menggunakan kolom-kolom berikut:

• Nomor (A2),

• Tanggal (B2),

• Keterangan (C2),

• Kode transaksi/bank/rekening (D2),

• Debit (E2),

• Kredit (F2),

• Saldo(G2).

Keuntungan menggunakan cara digital ini adalah kemudahan dalam melakukan perhitungan menggunakan rumus, yang akan memberikan hasil secara otomatis dan lebih cepat.

Untuk menghitung saldo berjalan, kamu bisa menggunakan dua metode berikut:

• Pada baris pertama, gunakan rumus pengurangan antara jumlah debit dan kredit. Misalnya, jika data debit pertama berada di kolom E2 dan data kredit pertama berada di kolom F2, rumus di Microsoft Excel dapat ditulis sebagai =SUM(E2;-F2).

• Pada baris-baris berikutnya hingga baris terakhir, gunakan rumus penjumlahan antara saldo pada baris sebelumnya dengan debit pada baris aktif, dikurangi dengan kredit pada baris aktif. Contohnya, jika saldo pada baris sebelumnya berada di kolom G2, debit pada baris aktif berada di kolom E3, dan kredit pada baris aktif berada di kolom F3, rumus di Microsoft Excel dapat ditulis sebagai =SUM(G2;E3;-F3).

Selanjutnya, kamu juga bisa menggunakan rumus untuk menghitung total debit dan kredit pada kolom masing-masing. Kamu dapat menulis rumus =SUBTOTAL(9,D4:D19) di bagian bawah kolom D untuk mendapatkan total transaksi debit, ya.

Dengan menggunakan metode ini, kamu dapat membuat dan mengelola buku kas secara digital dengan lebih efisien dan mendapatkan hasil perhitungan secara otomatis. 

Contoh Buku Kas Sederhana

Setelah mempelajari beberapa cara membuat buku kas, apakah kamu masih bingung? Berikut ini kami sajikan contoh buku kas sederhana yang mungkin dapat memberikan gambaran atau menjadi referensi bagi kamu. Pastikan untuk selalu menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnismu, ya! 

Contoh Buku Kas Umum (Proyek Aspal Desa)

Contoh BKU di bawah ini menggunakan metode folio satu halaman.

Contoh Buku Kas Kecil Operasional Perusahaan

Contoh buku kas sederhana di bawah ini menggunakan metode folio satu halaman.

Contoh Buku Kas Sederhana Bendahara Desa

Kesimpulan

Buku kas adalah catatan keuangan yang terperinci mencatat semua transaksi uang tunai dalam suatu entitas. Manfaatnya meliputi pemantauan aliran kas, pengendalian keuangan, perencanaan keuangan, pemantauan utang piutang, dan dasar pelaporan keuangan. Pemilihan jenis buku kas perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis transaksi keuangan.

Jika kamu tidak memiliki waktu atau mengalami kesulitan dalam membuat buku kas secara manual, kamu dapat menggunakan aplikasi majoo untuk membantumu dalam membuat laporan keuangan bisnis, lho! Aplikasi ini menyediakan fitur akuntansi yang dapat membuat laporan keuangan dengan cepat dan mudah. Selain itu, kamu juga dapat mengakses lebih dari 30 jenis laporan keuangan dan bisnis secara real-time di mana pun kamu membutuhkannya.

Jadi, jangan ragu lagi untuk menggunakan dan mencoba aplikasi majoo sekarang juga dengan masa percobaan gratis selama 14 hari.