Bagaimana Cara Membuat Lamaran Kerja Lewat Email yang Baik?

Tentu sudah banyak yang tahu cara membuat lamaran kerja lewat email, kan? Namun, belum tentu lamaran kerja yang hendak dikirimkan melalui email tersebut sudah memiliki format yang tepat, lho!

Gawat sekali, kan? Pasalnya, meski memang tidak selalu, ketepatan saat mengirimkan lamaran kerja juga kerap menjadi bahan pertimbangan untuk menerima atau menolak lamaran yang dikirimkan tersebut. Nah, pasti rasanya sayang sekali apabila peluang kerja harus lepas karena keliru saat menyusun email lamaran kerja.

Nah, agar kita dapat selalu terhindar dari risiko tersebut, tak ada salahnya untuk mencari tahu terlebih dahulu segala hal yang perlu diperhatikan saat ingin mengajukan surat lamaran kerja melalui email.

Daripada berlama-lama, langsung saja kita bahas bersama-sama, yuk! Gasss!

Bagaimana Cara Mengirim CV Lewat Email?

Sebelum mulai membahas surat lamaran kerjanya sendiri, ada baiknya kita tahu pula cara mengirim CV lewat email. Jangan salah, banyak juga, kok, yang sebenarnya sudah cukup rapi dalam menyusun email, tetapi tetap mengundang decak sebal dari HR karena keliru dalam melampirkan CV.

CV atau curriculum vitae merupakan ringkasan daftar riwayat hidup yang dibutuhkan untuk mengetahui pengalaman kerja atau latar belakang pendidikan seorang kandidat. Informasi-informasi di dalam CV sering menjadi penentu diterimanya seseorang bekerja, jadi jangan sampai salah saat mengirimkan CV melalui email.

Cara mengirim CV lewat email yang tepat adalah dengan tidak menuliskan isi dari CV tersebut di badan email. CV sebaiknya dibuat dalam dokumen yang terpisah, kemudian dilampirkan dalam email yang akan dikirimkan untuk melamar kerja. Pastikan untuk memanfaatkan fitur lampiran atau attachment, ya!

Untuk bentuk dokumennya sendiri, usahakan untuk tidak mengirim CV dalam jenis file .doc, .docx, atau format-format file lain yang memungkinkan perubahan. Simpan CV dalam format .pdf agar tampak profesional dan menghindari risiko informasi dalam CV diubah tanpa izin oleh orang lain.

Baca juga: Probation adalah Fase Penting dalam Pekerjaan, Apa Artinya?

Cara Membuat Lamaran Kerja Lewat Email?

Setelah memahami cara membuat CV dan mengirimkannya sebagai lampiran, sekarang saatnya untuk membahas format penulisan email lamaran kerja itu sendiri!

Pada dasarnya, tak ada perbedaan yang terlalu signifikan antara cara membuat lamaran kerja lewat email dengan media konvensional nondigital lainnya. Namun, karena email merupakan produk teknologi yang terus berkembang seiring zaman, ada beberapa hal yang harus diperhatikan.

Misalnya saja, apabila kita mengirimkan lamaran kerja dalam bentuk dokumen fisik, kita dapat dengan mudah menempelkan foto maupun dokumen pendukung lain seperti CV dan portofolio secara langsung. Namun, dalam email, kita tak bisa sembarangan menempelkan detail-detail tersebut di badan email, melainkan harus melampirkannya menggunakan fitur lampiran atau attachment.

Perbedaan selanjutnya terdapat pada penerima lamaran kerja itu. Untuk dokumen fisik, kita dapat langsung mengirimkannya ke alamat tempat usaha, kemudian menunjukkan lamaran tersebut ke bagian personalia. Kita tak dapat melakukan hal yang sama dalam email.

Sekalipun memang ada alamat email general yang dimiliki oleh suatu perusahaan, email sebaiknya dikirimkan langsung ke alamat email perekrut, bukan ke alamat email general perusahaan.

Memperhatikan Subject Email Lamaran Kerja

Bagi yang belum tahu, atau mungkin tidak terlalu terbiasa berkirim email, subject email lamaran kerja kerap menjadi alasan seorang kandidat ditolak lamarannya.

Wajar saja, sebenarnya, karena tak jarang kandidat memanfaatkan bagian subjek pada email selayaknya badan email, yaitu dengan menuliskan seluruh informasi penting yang ingin dikirimkan. Masalahnya, tak banyak perusahaan yang mau repot-repot meladeni email dengan subjek yang panjangnya sudah membentuk paragraf tersendiri.

Selain itu, perusahaan umumnya juga memiliki sistem pengarsipannya sendiri, sehingga untuk memastikan sistem tersebut dapat berjalan dengan baik, perusahaan lantas meminta kandidat untuk mengisi subject email lamaran kerja dengan ketentuan khusus.

Saat melihat suatu lowongan pekerjaan yang mengharuskan kita untuk mengirimkan surat lamaran melalui email, periksa dengan baik apakah perusahaan tersebut memiliki ketentuan khusus untuk bagian subjek. Jika memang tidak ada ketentuan khusus, bukan berarti kita bisa mengisi bagian subjek ini dengan bebas, ya!

Apabila tak ada ketentuan khusus, pastikan untuk mengisi bagian subjek dengan informasi yang jelas, tetapi ringkas, misalnya saja dengan menuliskan “Lamaran Kerja - Staf Kitchen”. Dengan demikian orang yang menerima email tersebut tahu maksud dan tujuan pengiriman email dan dapat dengan mudah dan cepat memproses lamaran kerja kita.

Baca juga: Apa Itu CV? Inilah Contoh CV yang Menarik HRD!

Memahami Format Lamaran Kerja Lewat Email

Tidak perlu bingung dengan format lamaran kerja lewat email karena sebenarnya tak jauh berbeda dengan format surat-menyurat pada umumnya. Jika ada perbedaan, mungkin hanya perkara medianya saja yang sudah digital dan tidak memiliki bentuk fisik seperti dokumen konvensional.

Sama seperti kebanyakan dokumen lainnya, setidaknya ada tiga bagian yang perlu dimasukkan dalam email lamaran kerja, yaitu bagian pembuka, isi, dan juga penutup. Menariknya, email sendiri terdiri dari beberapa bagian berbeda yang perlu diisi, mulai dari subjek, alamat penerima, dan badan email.

Nah, bagian pembuka, isi, dan penutup hanya diperlukan untuk badan email, ya! Subjek serta alamat email penerima bisa langsung diisi saja sesuai ketentuan tanpa perlu dibubuhi dengan bagian pembuka atau penutup. Agar lebih jelas, coba simak penjelasan detailnya berikut:

1. Bagian Pembuka

Seperti sebagian besar penyusunan dokumen formal, bagian pembuka umumnya diisi untuk menjelaskan maksud dan tujuan penyusunan dokumen tersebut. Dalam email lamaran kerja, bagian ini bisa digunakan untuk memperjelas siapa pihak penerima yang sebenarnya ingin dituju.

Karena rekrutmen acap kali ditangani oleh bagian HR atau personalia, bagian pembuka email lamaran kerja biasanya dengan menyampaikan salam hormat kepada pihak-pihak tersebut. Tidak perlu bingung, coba periksa kembali alamat email penerima, umumnya pihak yang akan menerima email ini nantinya akan tercantum di sana, bisa orang per orangan (nama orang) atau departemen (nama departemen).

Bagian pembuka tidak berakhir dengan menyampaikan salam saja, lho! Selanjutnya kita perlu menjelaskan tujuan kita mengirimkan email tersebut, yaitu untuk melamar pekerjaan. Cantumkan saja selengkap mungkin pekerjaan apa yang kita inginkan, apakah di bagian kitchen atau justru di bagian resepsionis? Jika perlu, cantumkan informasi dari mana kita memperoleh informasi terkait lowongan pekerjaan tersebut.

Pastikan informasi terkait maksud dan tujuan pengiriman email tersampaikan dengan jelas untuk mempermudah proses rekrutmen.

2. Bagian Isi

Bagian kedua dalam format lamaran kerja lewat email adalah bagian isi yang bisa dibilang merupakan bagian paling penting dalam keseluruhan email lamaran kerja. Jelas, dong, karena dalam bagian isi ini kita harus bisa meyakinkan penerima email kita agar mau mempertimbangkan lamaran kerja yang diajukan.

Salah satu cara yang kerap digunakan untuk meyakinkan perekrut adalah dengan ringkas menjelaskan kelebihan kita sebagai kandidat. Tak hanya sampai di sana, kita juga dapat menjabarkan kualitas-kualitas apa yang bisa kita tawarkan untuk memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Jelaskan dengan singkat latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang secara implisit menunjukkan bahwa kita sudah terbiasa dengan beban kerja yang perlu diisi dan memiliki kecakapan tertentu yang dibutuhkan. Dengan demikian, perekrut pun bisa semakin mantap untuk meneruskan lamaran yang kita ajukan ke tahapan berikutnya.

Tak sedikit kandidat yang mengisi bagian isi ini sebagai motivational letter. Bagaimanapun juga, bagian isi surat lamaran kerja dan juga motivational letter memang memiliki struktur yang serupa, dimulai dari latar belakang, keunggulan yang bisa ditawarkan, kemudian ditutup dengan ekspektasi.

Baca juga: 8 Contoh Resume: Mulai Resume Lamaran Kerja Hingga Seminar

3. Bagian Penutup

Jika bagian pembuka diisi dengan salam serta informasi penjelasan maksud dan tujuan, sementara bagian isi penuh dengan upaya kita untuk meyakinkan perekrut agar meloloskan kita dalam proses perekrutan, lalu apa yang bisa kita masukkan ke dalam penutup?

Ucapan terima kasih atas waktu dan tenaga yang dihabiskan oleh perekrut untuk membaca serta mempelajari email lamaran kerja merupakan salah satu hal yang sudah sepatutnya ada. Namun, selain itu kita juga bisa menambahkan informasi-informasi lain yang dapat mendukung bagian isi.

Sebagai contoh, jelaskan bahwa dalam email tersebut juga terlampir CV serta portofolio untuk membantu perekrut dalam membuat keputusan yang lebih baik. Atau, kita juga dapat menggunakan bagian penutup ini untuk menjelaskan metode komunikasi terbaik untuk menghubungi kita, misalnya melalui telepon atau cukup dengan membalas email yang kita kirimkan.

Kemudian, ingat kembali tujuan kita dalam mengirimkan email ini, yaitu untuk mengajukan lamaran pekerjaan. Oleh karena itu, jangan ragu untuk memanfaatkan bagian penutup guna menjelaskan bahwa kita terbuka untuk mendiskusikan email lamaran kerja itu lebih lanjut dengan media berbeda, bisa dengan conference call atau wawancara kerja.

Contoh Isi Email Lamaran Kerja

Masih kebingungan dengan format yang sudah dijelaskan di atas? Kesulitan untuk menonjolkan keunggulan-keunggulan yang kita miliki agar dapat meyakinkan perekrut? Jangan panik, coba perhatikan terlebih dahulu contoh isi email lamaran kerja berikut.

Jika kita perhatikan contoh isi lamaran kerja di atas, kita bisa melihat bahwa email lamaran kerja bisa dibilang tidak sekaku atau seformal surat lamaran kerja pada umumnya, tetapi tetap mencantumkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pada dasarnya, email lamaran kerja memang harus dibuat semeyakinkan mungkin agar perekrut mau mempelajari dokumen pendukung yang kita lampirkan sebagai bahan pertimbangannya.

Memahami cara membuat lamaran kerja lewat email yang baik merupakan kunci diterimanya seseorang kandidat untuk bekerja. Namun, untuk pengelolaan bisnis yang mudah dan menyenangkan, jelas aplikasi majoo dengan beragam fitur unggulan terbaik yang jadi kuncinya!

Yuk, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo untuk pengelolaan bisnis yang lebih baik!

Baca juga: 18 Contoh Surat Lamaran Kerja dan Jenis nya 2022 Terbaru