Cash Management: Definisi dan Manfaatnya bagi Keuangan Bisnis

Dalam dunia bisnis yang dinamis, pengelolaan keuangan atau cash management menjadi salah satu aspek yang menentukan kelangsungan dan pertumbuhan sebuah perusahaan. Tanpa adanya pengelolaan kas yang efektif, bisnis dapat mengalami kesulitan keuangan bahkan jika secara nominal mencatat keuntungan. 

Cash management yang baik membantu memastikan bahwa bisnis memiliki cukup likuiditas untuk memenuhi kewajiban keuangannya sehari-hari, seperti pembayaran gaji, pembelian bahan baku, dan biaya operasional lainnya. Likuiditas yang kuat adalah kunci penting bagi operasional bisnis yang lancar dan untuk menghindari kegagalan finansial.

Apa Itu Cash Management?

Cash management adalah proses, praktik, dan teknik yang digunakan oleh suatu bisnis maupun perusahaan untuk mengelola aliran kas mereka. Tujuan utamanya adalah untuk mengoptimalkan likuiditas, mengurangi risiko, dan meningkatkan profitabilitas. 

Cash management mencakup berbagai aktivitas keuangan yang ada di dalam operasional bisnis atau perusahaan. Komponen yang ada di dalam cash management system adalah:

1. Forecasting dan Budgeting

Sistem ini memudahkan pemilik bisnis untuk membuat proyeksi arus kas yang akurat, yang mencakup estimasi penerimaan dan pengeluaran di masa depan. Proyeksi ini akan membantu dalam menyusun anggaran yang realistis dan memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup dana untuk kebutuhan operasionalnya.

2. Pengumpulan dan Penyimpanan Dana

Meliputi mekanisme untuk menerima pembayaran dari pelanggan secara efisien, baik melalui metode tradisional (cek, tunai) maupun digital (transfer bank, pembayaran online). Juga mencakup strategi untuk menyimpan dana dengan aman, baik di lokasi fisik atau di rekening bank.

3. Pembayaran dan Pengeluaran

Termasuk proses yang efisien untuk mengelola pembayaran kepada pemasok, kreditur, dan karyawan. Sistem harus memastikan pembayaran tepat waktu untuk menghindari denda dan memelihara hubungan baik dengan pemasok serta memenuhi kewajiban hukum terhadap karyawan.

4. Kontrol dan Pengawasan

Integrasi kontrol internal yang kuat diperlukan untuk memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar dan dana perusahaan dijaga dari penyalahgunaan dan penipuan. Termasuk dalam bentuk audit reguler, rekonsiliasi bank, dan pemantauan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

5. Reporting dan Analisis

Pengembangan laporan keuangan yang akurat untuk analisis internal dan pemangku kepentingan eksternal. Sistem harus menyediakan informasi secara real time terkait status keuangan perusahaan. Sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam membuat keputusan berbasis data.

Baca Juga: Alat Pembayaran Tunai yang Sah untuk Transaksi Keuangan

Penggunaan Teknologi dalam Cash Management System

Perkembangan teknologi telah berperan penting dalam evolusi sistem cash management. Penggunaan perangkat lunak manajemen kas dan solusi berbasis cloud memudahkan perusahaan untuk melakukan otomatisasi banyak proses yang terkait dengan pengelolaan kas. Beberapa di antaranya adalah: 

• Otomatisasi pembukuan dan rekonsiliasi.

• Platform pembayaran elektronik yang memudahkan transaksi cepat dan aman.

• Analisis prediktif untuk forecast arus kas.

• Dashboard real time untuk pemantauan posisi kas.

Manfaat Cash Management System

Penerapan cash management adalah suatu hal yang dianggap sangat menguntungkan bagi bisnis. Alasannya karena sistem tersebut memudahkan semua hal yang berhubungan dengan keuangan. 

Secara lebih rinci, beberapa manfaat cash management system dalam bisnis adalah:

• Optimalisasi aliran kas. Pengelolaan kas yang efektif memastikan bahwa ada cukup dana tersedia untuk operasi sehari-hari, serta investasi jangka panjang.

• Peningkatan likuiditas. Mengelola kas dengan baik membantu perusahaan menjaga likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya, tanpa harus mengambil hutang baru.

• Reduksi biaya. Dengan adanya cash management yang efisien, perusahaan dapat mengurangi biaya operasionalnya, seperti biaya bunga dari pinjaman yang tidak perlu.

• Peningkatan profitabilitas. Dengan investasi kas yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan return yang mereka dapat dari kelebihan dana.

• Kemudahan operasional. Meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam pengelolaan uang tunai, mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk tugas-tugas administratif.

• Pengurangan risiko. Mengurangi risiko kecurangan dan kesalahan pencatatan akuntansi, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi.

Kelemahan Cash Management System

Meskipun memiliki banyak manfaat, termasuk dapat menyediakan update real time mengenai posisi kas, tapi masih ada beberapa kelemahan cash management system yang perlu dipahami. 

Mengetahui kelemahan cash management adalah hal yang vital bagi pebisnis, seperti kamu. Karena memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko serta celah yang bisa memengaruhi kesehatan finansial dan operasional bisnis mereka.

Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

• Biaya awal yang tinggi. Implementasi cash management system adalah hal yang membutuhkan investasi awal dengan nominal cukup tinggi. Terutama untuk perangkat lunak dan pelatihan karyawan.

• Ketergantungan pada teknologi. Penggunaan teknologi dalam pengelolaan kas membuat perusahaan sangat bergantung pada sistem IT mereka. Hal ini bisa menjadi masalah jika suatu saat terjadi kegagalan teknis.

• Kompleksitas. Sistem cash management yang canggih mungkin masih sulit dipahami dan dioperasikan tanpa pelatihan yang memadai. Khususnya bagi karyawan yang tidak terbiasa dengan teknologi finansial.

Cash management yang tidak efisien dapat mengakibatkan penggunaan sumber daya yang tidak efektif. Selain itu akan menyebabkan meningkatnya biaya operasional. Mengetahui kelemahan memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan proses pengelolaannya.

Baca Juga: Sistem Pembayaran Tunai: Kelebihan dan Kekurangannya

Contoh Penerapan Cash Management

Beberapa contoh penerapan cash management di dalam operasional bisnis atau perusahaan adalah: 

1. Cash Budgeting

Pembuatan anggaran kas yang terdiri dari estimasi penerimaan dan pengeluaran tunai. Sehingga membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa dana tersedia untuk operasi dan investasi yang dijadwalkan.

2. Cash Collection Systems

Mengimplementasikan sistem yang efisien untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan, seperti pembayaran elektronik, autodebet, atau layanan portal online. Intinya, semua yang dapat mempercepat proses penerimaan kas dan mengurangi hari penjualan yang belum terbayar atau days sales outstanding (DSO).

3. Cash Concentration

Menggunakan teknik seperti sweeping atau pooling untuk mengonsolidasikan dana dari berbagai rekening bank ke dalam satu rekening utama. Sehingga dapat memaksimalkan jumlah dana yang tersedia untuk investasi atau pembayaran.

4. Petty Cash Management

Mengelola dana kas kecil untuk pengeluaran sehari-hari. Caranya adalah dengan membatasi jumlah yang tersedia dan membutuhkan dokumentasi atau penerimaan untuk setiap penggunaan. Tujuannya untuk memantau dan mengontrol pengeluaran.

5. Cash Disbursement Controls

Menerapkan kontrol yang ketat atas pengeluaran uang tunai. Termasuk penggunaan sistem voucher dan persetujuan sebelum pengeluaran, serta penggunaan cek atau transfer bank daripada uang tunai untuk pembayaran besar.

6. Electronic Funds Transfer (EFT)

Menggunakan transfer elektronik untuk membayar tagihan, upah, dan pembayaran lainnya. Ini dilakukan untuk mengurangi biaya transaksi dan waktu yang diperlukan untuk pemrosesan pembayaran.

7. Working Capital Management

Mengelola secara aktif komponen utama modal kerja. Mulai dari piutang, persediaan, sampai dengan utang, untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan dana.

8. Bank Reconciliation

Melakukan rekonsiliasi berkala antara catatan akuntansi dan saldo bank. Dilakukan dengan tujuan untuk memastikan akurasi dalam catatan keuangan dan mengidentifikasi kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi.

Cara Mendaftar untuk Sistem Cash Management

Seperti tadi sudah diuraikan, salah satu contoh penerapan cash management adalah dengan rekonsiliasi bank. Biasanya, beberapa prosedur pencatatan keuangan dapat menyebabkan adanya perbedaan antara catatan perusahaan dan bank karena penggunaan rekening giro. 

Masalah ini dapat diatasi secara efektif dengan rekonsiliasi bank secara berkala. Dengan melakukan rekonsiliasi, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan transaksi, seperti deposit yang belum tercatat, cek yang belum dikliring, atau kesalahan entri bank. 

Proses ini membantu dalam mendeteksi penipuan, menghindari biaya overdraft, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal perusahaan. Untuk itu, sebaiknya bisnis atau perusahaan tersebut mendaftarkan diri terlebih dahulu ke bank terkait. 

Cara daftar cash management bisa kamu lakukan dengan langkah-langkah berikut:

• Sebelum mendaftar, sebaiknya lakukan evaluasi kebutuhan spesifik bisnis terkait cash management.

• Selanjutnya, pilih penyedia layanan cash management yang sesuai, seperti bank yang menyediakan fasilitas ini yang cocok dengan keperluan bisnismu. 

• Mulailah dengan mencari informasi mengenai layanan cash management yang ditawarkan oleh bank di area sekitar, baik dengan mengunjungi cabangnya langsung atau melalui website resminya. 

• Jika sudah menetapkan bank yang sesuai, kamu bisa langsung mengisi dan mengajukan aplikasi. Biasanya akan membutuhkan data perusahaan dan informasi finansial secara lebih detail.

• Setelah aplikasi disetujui, perusahaan perlu mengintegrasikan sistem cash management dari bank ke dalam sistem keuangan mereka yang ada.

• Penting untuk melatih staf terkait cara menggunakan sistem cash management baru, ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua orang memahami proses dan protokolnya.

Baca Juga: Cash flow: Pengertian dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Cash management adalah tulang punggung keuangan setiap perusahaan atau bisnis. Dengan sistem yang efektif, perusahaan dapat memaksimalkan potensi keuangan, memastikan stabilitas keuangan, dan mendukung pertumbuhan jangka panjang. 

Meskipun ada tantangan dan biaya yang terkait dengan implementasi dan operasi sistem cash management, manfaat yang diberikan bisa dibilang dapat melebihi investasi awal. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap bisnis untuk mempertimbangkan dengan cermat strategi cash management. 

Termasuk dengan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis, dan terus meningkatkan proses pengelolaan kas. Aplikasi keuangan dari majoo dapat kamu gunakan untuk diintegrasikan dengan sistem cash management untuk bisnis. 

Integrasi ini dilakukan dengan tujuan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan pengelolaan aliran kas. Aplikasi keuangan majoo dapat memudahkan kamu untuk melakukan pelacakan yang akurat atas penerimaan dan pengeluaran uang, mengoptimalkan waktu dan metode pembayaran, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi keuangan. Jadi, kalau ingin keuangan bisnismu terkendali dengan lancar, pakai majoo adalah solusi yang tepat! 

Sumber: 

• https://linebank.co.id/blog/finansial/cash-management-adalah/
• https://manajemenkeuangan.net/manajemen-kas/
• https://www.hashmicro.com/id/blog/cash-management-cm/