2 Contoh Invoice Pembelian dan Cara Membuatnya dengan Benar

Bagi kamu yang sudah lama aktif di dunia usaha, mungkin sudah akrab dengan berbagai contoh invoice pembelian. Kenapa begitu? Karena invoice pembelian memang merupakan hal penting dalam transaksi bisnis. 

Invoice pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak pedagang atau penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Invoice ini berisi informasi rinci mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, tanggal pembelian, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan. 

Selain itu, invoice pembelian juga membantu dalam mencatat transaksi keuangan. Ini adalah bagian penting dari proses akuntansi yang membantu perusahaan untuk melacak pemasukan dan pengeluaran serta membuat laporan keuangan yang akurat.

Contoh Format Invoice Pembelian 

Format invoice pembelian adalah tata letak atau struktur yang digunakan untuk menyusun informasi transaksi pembelian. Struktur ini tentunya akan mempermudah dan memperjelas informasi bagi pelanggan atau mitra bisnis. 

Format invoice bisa bervariasi tergantung pada preferensi perusahaan dan aturan hukum yang berlaku di wilayahmu. Secara umum, inilah salah satu contoh format invoice pembelian yang bisa kamu jadikan sebagai bahan referensi.

Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran, Tips dan Cara Membuat

Berikut adalah komponen-komponen utama yang biasanya ada dalam contoh format invoice pembelian:

Header Invoice

Header invoice berisi informasi tentang perusahaan yang mengeluarkan invoice. Seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya. Logo perusahaan juga bisa ditempatkan di bagian ini untuk memberikan tampilan profesional.

Nomor Invoice dan Tanggal

Di bawah header, biasanya terdapat nomor unik untuk setiap invoice bersama dengan tanggal pembuatan invoice. Nomor invoice biasanya terdiri dari serangkaian angka yang unik untuk setiap transaksi.

Informasi Pelanggan

Informasi lengkap tentang pelanggan atau penerima invoice, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email ada di dalam format invoice. Ini membantu memastikan bahwa invoice sampai kepada pihak yang tepat.

Deskripsi Barang atau Jasa

Ini adalah bagian yang merinci barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan. Isinya adalah item-item yang dibeli, termasuk nama, jumlah, dan deskripsi rinci jika diperlukan.

Harga Satuan dan Jumlah

Untuk setiap item yang dibeli, biasanya dicantumkan harga satuan dan jumlah yang dibeli oleh pelanggan. Termasuk perhitungan subtotal (harga satuan × jumlah) untuk setiap item.

Diskon atau Potongan (Jika Ada)

Kalau kamu memberikan diskon atau potongan khusus pada transaksi ini, jangan lupa memasukkannya ke dalam bagian ini. 

Total Pembayaran dan Terbilang 

Bagian ini berisi total pembayaran adalah jumlah akhir yang harus dibayarkan oleh pelanggan, yaitu jumlah subtotal setelah dikurangi diskon atau ditambahkan pajak jika diperlukan. Selain itu ada kolom terbilang yang berfungsi untuk memberikan keterangan jumlah total pembayaran dalam bentuk terbilang.

Metode Pembayaran

Metode pembayaran yang digunakan juga termasuk di dalam contoh format invoice pembelian. Berisi metode pembayaran yang diterima, rincian rekening bank atau cara agar pelanggan dapat melakukan pembayaran.

Batas Waktu Pembayaran

Ini adalah bagian untuk menuliskan tentukan tenggat waktu atau batas pembayaran, yaitu kapan pembayaran harus diselesaikan oleh pelanggan.

Tanda Tangan

Jika diperlukan, berikan ruang untuk tanda tangan perwakilan perusahaan atau penerima barang/jasa sebagai tanda persetujuan.

Pastikan bahwa format invoice memiliki tampilan visual yang bersih dan mudah dibaca. Gunakan font yang jelas, pilih warna yang mudah dibaca, dan atur elemen-elemen dengan tata letak yang baik.

Baca Juga: Ini Dia Contoh Invoice Jasa dan Cara Membuatnya!

Cara Membuat Invoice Pembelian Barang

Memahami cara membuat invoice pembelian dengan benar adalah langkah penting dalam operasional bisnis. Khususnya untuk menginformasikan detail transaksi kepada pelanggan atau pihak yang melakukan pembelian. 

Inilah langkah-langkah cara membuat invoice pembelian dengan benar:

• Pastikan kamu sudah memiliki informasi lengkap tentang pelanggan yang akan menerima invoice, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

• Pada bagian atas invoice, letakkan header yang mencakup informasi perusahaan., Seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya. 

• Tentukan nomor unik untuk setiap invoice dan cantumkan tanggal pembuatan invoice. Ini akan sangat membantu dalam pelacakan dan referensi.

• Deskripsikan dengan jelas barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan. Cantumkan nama, jumlah, deskripsi rinci, dan spesifikasi jika diperlukan.

• Cantumkan harga satuan untuk setiap barang atau jasa yang dibeli, serta jumlah yang dibeli oleh pelanggan. 

• Jangan lupa untuk menghitung subtotal (harga satuan × jumlah) untuk setiap item.

• Hitung subtotal untuk seluruh item yang dibeli oleh pelanggan.

• Jumlahkan semua subtotal untuk mendapatkan total pembayaran. 

• Cantumkan jumlah total pembayaran dengan jelas.

• Tuliskan juga jumlah total pembayaran dalam bentuk terbilang. Ini akan membantu menghindari kesalahan dalam interpretasi jumlah yang harus dibayarkan.

• Sertakan informasi mengenai metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kartu kredit, atau metode lainnya.

• Tentukan tenggat waktu atau batas pembayaran. Berikan instruksi jelas mengenai kapan pembayaran harus diselesaikan.

• Jangan lupa juga untuk menandatangani invoice tersebut. Tanda tangan diperlukan sebagai tanda persetujuan atas transaksi.

• Sertakan informasi kontak atau alamat email yang dapat dihubungi jika pelanggan memiliki pertanyaan atau kekhawatiran terkait invoice.

Setelah melakukan seluruh langkah dalam cara membuat invoice pembelian tersebut, pastikan untuk memeriksanya dengan teliti. Lakukan revisi jika diperlukan. Pastikan semua informasi akurat dan jelas sebelum kamu mengirimkannya kepada pihak terkait. 

Kemudian, simpan salinan contoh invoice pembelian yang sudah kamu buat. Ini akan sangat berguna sebagai referensi dan untuk keperluan akuntansi di kemudian hari.

Baca Juga: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Contoh Invoice Pembelian

Dalam dunia usaha atau bisnis, pasti ada banyak sekali contoh invoice pembelian yang beredar. Meskipun mengikuti konsep format invoice pembelian, namun beberapa pemilik bisnis ada juga yang memilih untuk membuat format invoice-nya sendiri. Semuanya tergantung pada usaha yang dijalankan dan kebutuhan transaksinya.

Inilah beberapa contoh invoice pembelian barang dengan format yang paling umum digunakan dalam transaksi bisnis. 

Dari dua contoh invoice pembelian barang tersebut, bisa kamu perhatikan bahwa seluruh komponen yang ada di dalam format invoice pembelian dimasukkan dan ditulis dengan benar. Invoice pembelian yang jelas dan akurat membantu mencegah miskomunikasi atau interpretasi yang salah antara penjual dan pembeli. 

Kesimpulan

Invoice pembelian adalah dokumen resmi dari pihak pedagang atau penjual yang diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Invoice berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, tanggal pembelian, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan. 

Dalam transaksi bisnis sehari-hari, ada banyak sekali contoh invoice pembelian yang sering digunakan. Semuanya tergantung pada kebutuhan bisnis dan transaksi masing-masing perusahaan. 

Dulu, mungkin banyak pelaku bisnis yang menggunakan cara membuat invoice pembelian manual atau menulis dengan tangan. Seiring dengan berkembangnya teknologi, pembuatan invoice sudah terkomputerisasi. Invoice juga seringkali diintegrasikan ke dalam sistem manajemen keuangan untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan transaksi.

Jika kamu tertarik untuk mengintegrasikan invoice pembelian pada bisnismu, kamu bisa coba menggunakan aplikasi wirausaha dari majoo. Penggunaan aplikasi wirausaha dapat mempermudah dan mengoptimalkan proses pembuatan invoice pembelian. 

Dapat juga membantu dalam pengelolaan bisnis secara keseluruhan. Jika kamu ingin memastikan bahwa semua transaksi bisnis sudah tercatat dengan benar dan keuangan bisnis dikelola dengan lebih efektif, majoo adalah solusi yang tepat. Yuk, pakai majoo! 

Sumber Data:

https://www.gramedia.com/best-seller/contoh-invoice-tagihan-faktur-penjualan-pembelian/