Contoh Invoice Pembayaran, Tips dan Cara Membuat

Dalam dunia bisnis, penting sekali untuk dapat mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi, baik pembelian maupun penjualan. Umumnya, pebisnis menggunakan invoice pembayaran sebagai salah satu metode pencatatan transaksi bisnis, selain kwitansi dan nota. 

Tanpa adanya catatan transaksi tersebut, akan menjadi cukup sulit untuk dapat mengatur keuangan dan operasional bisnis, mulai dari kesulitan mengelola pajak hingga evaluasi performa bisnis.

Pengertian Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran adalah dokumen tertulis yang berisi informasi tentang produk atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan beserta jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada penjual. 

Informasi yang ada di dalam invoice biasanya adalah jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, total harga, tanggal pembelian, dan informasi pembayaran seperti metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan nomor rekening.

Invoice pembayaran dibuat oleh penjual atau vendor sebagai cara untuk memberikan rincian tentang apa yang telah dibeli oleh pelanggan dan seberapa besar yang harus dibayar. Fungsinya adalah untuk memudahkan pelanggan melakukan pembayaran tepat waktu dan juga untuk memastikan bahwa penjual menerima pembayaran yang sesuai dengan transaksi yang telah dilakukan.

Baca juga: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Fungsi Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran memiliki beberapa fungsi penting dalam transaksi bisnis, di antaranya adalah:

• Memberikan rincian tentang produk atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan, jumlah, harga satuan, total harga, serta informasi pembayaran. Dengan begitu, kedua pihak dapat memeriksa rincian pembelian dan memastikan bahwa transaksi yang dilakukan benar-benar sesuai. 

• Untuk memastikan pembayaran yang diterima oleh penjual sesuai dengan jumlah barang atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan. 

• Untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli. Dengan begitu, penjual dapat mengelola keuangan bisnisnya dengan lebih baik, termasuk menghitung laba rugi, pajak, dan melacak arus kas.

• Memfasilitasi pengiriman barang atau jasa, meliputi informasi tanggal pembelian dan tanggal pengiriman, sehingga memudahkan penjual dalam mengatur pengiriman barang atau jasa.

Cara Membuat Invoice Pembayaran

Lantaran fungsinya yang sangat penting dalam operasional bisnis, invoice pembayaran perlu dibuat dengan baik dan benar. Tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Berikut langkah membuat invoice pembayaran yang bisa kamu jadikan sebagai bahan referensi. 

Dalam dunia bisnis, penting sekali untuk dapat mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi, baik pembelian maupun penjualan. Umumnya, pebisnis menggunakan invoice pembayaran sebagai salah satu metode pencatatan transaksi bisnis, selain kwitansi dan nota. 

Tanpa adanya catatan transaksi tersebut, akan menjadi cukup sulit untuk dapat mengatur keuangan dan operasional bisnis, mulai dari kesulitan mengelola pajak hingga evaluasi performa bisnis.

Pengertian Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran adalah dokumen tertulis yang berisi informasi tentang produk atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan beserta jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada penjual. 

Informasi yang ada di dalam invoice biasanya adalah jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, total harga, tanggal pembelian, dan informasi pembayaran seperti metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan nomor rekening.

Invoice pembayaran dibuat oleh penjual atau vendor sebagai cara untuk memberikan rincian tentang apa yang telah dibeli oleh pelanggan dan seberapa besar yang harus dibayar. Fungsinya adalah untuk memudahkan pelanggan melakukan pembayaran tepat waktu dan juga untuk memastikan bahwa penjual menerima pembayaran yang sesuai dengan transaksi yang telah dilakukan.

Baca juga: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Fungsi Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran memiliki beberapa fungsi penting dalam transaksi bisnis, di antaranya adalah:

• Memberikan rincian tentang produk atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan, jumlah, harga satuan, total harga, serta informasi pembayaran. Dengan begitu, kedua pihak dapat memeriksa rincian pembelian dan memastikan bahwa transaksi yang dilakukan benar-benar sesuai. 

• Untuk memastikan pembayaran yang diterima oleh penjual sesuai dengan jumlah barang atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan. 

• Untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli. Dengan begitu, penjual dapat mengelola keuangan bisnisnya dengan lebih baik, termasuk menghitung laba rugi, pajak, dan melacak arus kas.

• Memfasilitasi pengiriman barang atau jasa, meliputi informasi tanggal pembelian dan tanggal pengiriman, sehingga memudahkan penjual dalam mengatur pengiriman barang atau jasa.

Cara Membuat Invoice Pembayaran

Lantaran fungsinya yang sangat penting dalam operasional bisnis, invoice pembayaran perlu dibuat dengan baik dan benar. Tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Berikut langkah membuat invoice pembayaran yang bisa kamu jadikan sebagai bahan referensi. 

Tentukan Format Invoice Pembayaran yang Akan Digunakan

Ada banyak format invoice pembayaran yang dapat digunakan, seperti format tabel yang mencantumkan rincian pembelian, harga, jumlah, dan total harga. Kamu juga bisa menggunakan template invoice yang sudah tersedia di aplikasi spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets. Pilih yang paling sesuai dengan operasional bisnismu, ya! 

Sertakan Header Profesional

Meski terkesan hal kecil, namun sebaiknya kamu jangan lupa untuk menyertakan header atau kepala invoice, ya! Buatlah header dengan desain yang profesional. Di dalamnya termasuk nama usaha, logo, alamat, dan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh klien.

Cantumkan Informasi Transaksi dan Barang dengan Lengkap

Jika sudah memiliki template invoice, kamu cukup memasukkan informasi-informasi terkait deskripsi barang atau jasa yang dijual dan dikirimkan kepada klien, beserta jumlah yang harus dibayarkan. Sebaiknya sertakan juga informasi berupa syarat dan ketentuan dalam pembayaran.

Sertakan Waktu Penerbitan dan Batas Pembayaran

Waktu adalah elemen penting dalam penerbitan invoice pembayaran. Jadi, kamu memang wajib mencantumkan waktu penerbitan invoice dan batas waktu klien atau pembeli harus membayar barang atau jasa yang dijual tersebut.

Baca juga: Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Contoh Invoice Pembayaran

Agar kamu bisa lebih mudah memahami bentuk dari invoice, berikut contoh invoice pembayaran sederhana. 

Contoh Invoice Pembayaran Jasa

Invoice pembayaran jasa biasanya digunakan sebagai berkas atau dokumen yang berisi rincian biaya atau tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas jasa yang telah diberikan oleh penyedia jasa. Salah satu contoh invoice pembayaran jasa adalah: 

Baca juga: Apa Saja Contoh Transaksi Perusahaan Jasa?

Contoh Invoice Pembayaran DP (Down Payment)

Invoice pembayaran DP (Down Payment) atau uang muka adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat rincian biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada pihak penyedia barang atau jasa. Invoice pembayaran down payment sangat penting untuk memastikan bahwa pelanggan membayar uang muka tepat waktu.

Berikut contoh invoice pembayaran DP (Down Payment). 

Contoh Invoice Pembayaran Online

Biasanya, invoice pembayaran online dikirimkan melalui email atau pesan singkat. Pelanggan kemudian dapat membayar tagihan dengan cara transfer bank, kartu kredit atau menggunakan metode pembayaran online lainnya. Berikut contoh invoice pembayaran online.

Kesimpulan

Invoice pembayaran adalah dokumen penting yang berisi rincian biaya atau tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada penyedia jasa atau penjual atas produk atau jasa yang telah diberikan. 

Contoh invoice pembayaran dapat berbeda-beda tergantung pada jenis produk atau jasa yang diberikan dan metode pembayaran yang digunakan. Beberapa contoh invoice pembayaran meliputi contoh invoice pembayaran jasa, invoice pembayaran down payment, dan invoice pembayaran online.

Umumnya, sebuah perusahaan atau bisnis memerlukan tenaga akuntan untuk membantu melakukan pencatatan transaksi ke dalam sebuah invoice pembayaran. Namun, keperluan akan tenaga akuntan tentunya akan menghabiskan biaya bagi perusahaan. Apalagi jika bisnis yang dijalankan masih masuk dalam skala kecil.

Lantas bagaimana? Tenang. Kamu masih bisa menggunakan bantuan aplikasi akuntansi online yang memiliki fitur lengkap sehingga seolah-olah bisnismu memiliki tenaga akuntan yang berkualitas tinggi tapi dengan bayaran yang sangat minim. So, tunggu apa lagi? Segera berlangganan majoo sekarang juga, ya!

Referensi:

• https://www.bing.com/search?q=contoh+invoice+pembayaran&cvid=6bfd6046d2b04291b55927122b1ea7c3&aqs=edge..69i57j0l7j69i61.5587j0j1&pglt=163&FORM=ANNTA1&PC=U531

Sumber Foto: Freepik.com