Begini Contoh Invoice Penagihan yang Bisa Kamu Sontek!

Ketika kamu memiliki bisnis, hal yang tak bisa diabaikan adalah menjaga keseimbangan keuangan dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan. Invoice penagihan merupakan salah satu instrumen yang membantu dalam mengatur transaksi keuangan bisnismu. 

Di artikel ini akan dikupas tuntas, mulai dari pengertian hingga contoh invoice penagihan yang fungsi utamanya untuk menjaga kelancaran arus kas pada bisnismu. Yuk, simak! 

Apa Itu Invoice Penagihan?

Dalam setiap aktivitas bisnis, terdapat aliran transaksi yang melibatkan pembelian barang atau jasa, bukan? Namun, terkadang, proses pembayaran tidak secara langsung dilakukan setelah penerimaan barang atau jasa. Pada transaksi ini perlu adanya invoice penagihan untuk mengatur pembayaran yang tertunda. Invoice penagihan adalah instrumen yang digunakan untuk mengingatkan dan mendokumentasikan secara terperinci jumlah utang yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada pemasok atau penjual. 

Pada setiap transaksi bisnis, terdapat dua pihak yang terlibat, yaitu pihak yang memberikan barang atau jasa (penjual) dan pihak yang menerima barang atau jasa (pelanggan). Terkadang, pelanggan membutuhkan waktu untuk memproses pembayaran dari pembelian barang atau jasa yang dibelinya. Jadi, invoice penagihan hadir dalam situasi ini untuk membantu dalam mengelola dan monitoring utang yang masih harus dibayarkan oleh pelanggan, ya. 

Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran, Tips dan Cara Membuat

Fungsi Invoice Penagihan

Fungsi invoice penagihan tidak hanya terbatas sebagai pengingat pembayaran, lho! Selain itu, invoice penagihan mempunyai beberapa fungsi lain, antara lain: 

Pelunasan Tepat Waktu

Invoice penagihan berfungsi sebagai pengingat pelanggan untuk melunasi utangnya sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Dengan mengomunikasikan batas waktu pembayaran, invoice penagihan membantu mengurangi risiko keterlambatan pembayaran. 

Menjaga Kestabilan Arus Kas

Dengan mengirimkan invoice penagihan tepat waktu dan memastikan pelunasan utang yang konsisten, perusahaan dapat menjaga arus kasnya tetap stabil. Cara ini sangat penting dilakukan untuk memenuhi kewajiban finansial dan memastikan kelancaran operasional bisnis. 

Membantu Perencanaan Keuangan

Invoice penagihan juga berkontribusi pada perencanaan keuangan jangka pendek dan jangka panjang. Dengan mengetahui kapan dana akan masuk, perusahaan dapat merencanakan pengeluaran dan investasi secara lebih baik. 

Membantu dalam Pelacakan Utang

Melalui invoice penagihan tentunya akan memudahkan proses pelacakan dan rekonsiliasi utang, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan. 

Memelihara Hubungan Bisnis yang Baik

Penggunaan invoice penagihan yang profesional akan memelihara hubungan baik antara penjual dan pelanggan. Bisa dikatakan, bahwa perusahaan mampu mengelola transaksi bisnis dengan teratur dan menghargai transparansi dalam bisnis. 

Membantu dalam Penyusunan Laporan Keuangan

Invoice penagihan juga menjadi bagian penting dalam menyusun laporan keuangan, lho! Informasi tentang utang yang harus dibayar akan diakui sebagai liabilitas dan ini akan memengaruhi gambaran keseluruhan keuangan bisnis perusahaan. 

Mendukung Proses Pemantauan dan Analisis

Invoice penagihan juga memungkinkan perusahaan untuk memantau pola pembayaran pelanggan dan menganalisis perilaku pembayaran dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengelola risiko keterlambatan pembayaran pelanggan di masa depan.

Dengan fungsinya yang beragam, tentunya membantu perusahaan menjaga stabilitas keuangan, memastikan pelunasan utang, dan memelihara komunikasi yang baik dengan pelanggan. Semua fungsi ini berkontribusi pada kesuksesan bisnis perusahaan secara keseluruhan, ya. 

Baca Juga: Ini Dia Contoh Invoice Jasa dan Cara Membuatnya!

Format Invoice Penagihan

Dalam berbagai transaksi bisnis, keteraturan dan profesionalisme dalam berkomunikasi kepada pelanggan merupakan faktor yang sangat penting. Salah satu cara untuk mencapai ini dengan menggunakan format invoice penagihan yang sesuai. 

Format ini membantu memastikan bahwa semua informasi yang relevan telah terdokumentasi dengan rapi dan jelas sehingga pelanggan dapat memahami dengan mudah kewajiban pembayaran yang harus mereka penuhi. Berikut ini format invoice penagihannya. 

1.    Header Invoice

• Nama dan logo perusahaan.

• Alamat perusahaan.

• Informasi kontak perusahaan (nomor telepon dan email).

• Nomor invoice.

• Tanggal pembuatan invoice. 

2.    Informasi Penerima

• Nama lengkap atau nama perusahaan pelanggan.

• Alamat pelanggan. 

3.    Deskripsi Barang atau Jasa

• Detail lengkap mengenai produk atau jasa yang dipesan pelanggan.

• Kode referensi atau nomor item (jika ada).

• Kuantitas produk atau jasa yang dipesan. 

4.    Detail Harga

• Harga per item barang atau jasa.

• Jumlah total harga produk atau jasa sebelum pajak atau diskon.

• Jumlah pajak yang dikenakan (jika berlaku). 

5.    Total Utang

• Jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

• Jika ada diskon khusus, diskon tersebut dihitung dan dikurangkan dari total. 

6.    Batas Waktu Pembayaran

• Tanggal jatuh tempo atau tenggat waktu pembayaran.

• Instruksi mengenai metode pembayaran (transfer bank, kartu kredit, dan lainnya). 

7.    Informasi Contact Person Perusahaan

Nama dan informasi kontak dari departemen atau orang yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan terkait invoice yang diberikan. 

8.    Catatan Tambahan

Jika ada informasi khusus yang ingin disampaikan kepada pelanggan, misalnya instruksi pembayaran tambahan atau informasi tentang denda keterlambatan. 

9.    Tanda Tangan dan Stempel (Opsional)

Tanda tangan atau stempel perusahaan sebagai tanda kesepakatan. 

Perlu diingat bahwa format invoice penagihan dapat bervariasi tergantung pada industri, negara, dan preferensi perusahaan. Tujuan utama dari pembuatan invoice penagihan adalah memberikan informasi yang jelas dan rinci kepada pelanggan terkait produk atau jasa yang dipesan dan memfasilitasi proses pembayaran. Dengan menggunakan format invoice penagihan yang baik, perusahaan dapat membangun citra yang baik dalam hal pengelolaan keuangan dan komunikasi bisnis, ya. 

Baca Juga: 8+ Contoh Invoice Tagihan dan Fungsinya

Cara Membuat Invoice Penagihan

Setelah mengetahui format invoice penagihan, kamu bisa menggunakan beberapa langkah berikut untuk membuat invoice penagihan. 

1.    Memahami Pentingnya Salinan Invoice

Sebelum memulai membuat invoice penagihan, pahami bahwa salinan invoice adalah bukti transaksi yang harus diarsipkan. Salinan ini membantu perusahaan dalam melacak pembayaran dan pemeriksaan keuangan. 

2.    Logo dan Data Perusahaan

Mulailah dengan memasukkan logo perusahaan di invoice sehingga memberikan kesan profesional dan meningkatkan citra bisnismu. Tambahkan juga informasi perusahaan seperti alamat, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi. 

3.    Data Transaksi

Cantumkan detail lengkap mengenai barang atau jasa yang kamu berikan kepada pelanggan. Jelaskan dengan rinci dan sertakan jumlah unit, harga per unit, dan subtotal untuk setiap item. 

4.    Cek Nomor dan Kode Transaksi

Pastikan nomor invoice atau kode transaksi adalah unik dan mudah dilacak. Ini membantu dalam pelacakan dan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan. 

5.    Gunakan Alat Bantu

Jika tersedia, manfaatkan alat bantu seperti software atau template online untuk membuat invoice. Cara ini tidak hanya mempermudah proses pembuatan invoice, tetapi juga memberikan tampilan yang lebih profesional. 

6.    Menyusun Transaksi dengan Rapi dan Terstruktur

Susunlah informasi transaksi dengan rapi dalam format yang terstruktur. Hitunglah total utang sebelum pajak atau diskon, lalu tambahkan pajak jika berlaku. Jika ada diskon, kurangkan jumlah diskon dari total utang, ya. 

7.    Rekam dan Lacak

Simpan salinan invoice dan catat dalam sistem pencatatan keuangan sehingga nantinya kamu bisa memantau pembayaran dan lebih mudah mengatur keuangan perusahaan.

Contoh Invoice Penagihan di Perusahaan

Agar kamu memiliki gambaran tentang bentuk invoice penagihan ini, berikut ini contohnya. 

Contoh Invoice Penagihan Barang

Berikut ini contoh invoice penagihan barang. Produk yang dipesan di bawah ini adalah produk PO (Pre-Order), sehingga perusahaan atau penjual perlu mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan rekening pembayaran.

Contoh Invoice Penagihan Jasa

Berikut ini contoh invoice penagihan jasa yang harga jasa ini sudah disepakati sebelumnya. Di dalam invoice penagihan ini juga terdapat keterangan keterlambatan pembayaran akan dibebani bunga sehingga membantu pengguna jasa untuk tepat waktu dalam melakukan pembayaran.

Kesimpulan

Nah, kini kamu telah memahami pengertian hingga contoh invoice penagihan, bukan? Dengan membuat invoice penagihan, informasi pembayaran pelanggan menjadi lebih lancar dan menciptakan hubungan positif dengan mereka, ya.

Namun, di era yang serba digital seperti saat ini, kamu perlu tools berbasis cloud storage untuk membantu operasional bisnismu, lho! Tenang! Kini, ada aplikasi majoo yang memiliki banyak fitur untuk membantu operasional bisnismu, ya. Salah satu fitur yang dapat membuat invoice secara otomatis dan akurat, yaitu fitur akuntansi. Fitur ini bisa membuat lebih dari 30 laporan keuangan, lho! Selain fitur akuntansi, terdapat beberapa fitur lain yang bisa kamu gunakan, seperti fitur inventory, Point of Sales (POS), analisis bisnis, dan lainnya.

Jangan ragu untuk berlangganan majoo agar bisnismu sukses dan berkembang, ya!

Sumber:

Data

• https://bukuwarung.com/contoh-invoice-penagihan/#Komponen_Invoice_Penagihan

Image:

• Bee.id           

• Mamikos.com