8 Contoh Komunikasi dengan Pelanggan yang Efektif

Tahukah kamu seperti apa sih contoh komunikasi dengan pelanggan yang baik? Lalu, kenapa komunikasi yang baik dengan para pelanggan perlu dilakukan? Sebelum melihat contohnya, perlu kamu ketahui dulu bahwa komunikasi yang baik membantu membangun hubungan positif antara kamu sebagai pebisnis dan pelanggan. 

Pelanggan yang merasa didengar dan dihargai cenderung memiliki pandangan yang lebih positif terhadap bisnis tersebut. Dengan berkomunikasi dengan baik, kamu bisa lebih memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Informasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan produk atau layanan, sehingga sesuai dengan harapan pelanggan.

Baca Juga: Omnichannel: Pengertian, Manfaat, dan Jenis-Jenisnya

Contoh Komunikasi dengan Pelanggan yang Bisa Kamu Terapkan 

Sebenarnya, ada banyak sekali contoh komunikasi dengan pelanggan yang bisa kamu lakukan. Bahkan ada beberapa cara yang sudah diterapkan oleh pebisnis lainnya sejak dulu. 

Beberapa contoh komunikasi dengan pelanggan yang bisa kamu sontek dan terapkan di bisnismu adalah:

1. Email

Sesuai dengan perkembangan teknologi, email memang menjadi sarana komunikasi yang canggih dan efektif. Kamu bisa mengirimkan email kepada pelanggan untuk menginformasikan pembaruan produk, penawaran khusus, atau hal-hal lainnya.

2. Survei Kepuasan Pelanggan

Contoh komunikasi dengan pelanggan yang berikutnya adalah melalui survei pelanggan. Cobalah mengirimkan survei kepada pelanggan untuk mendapatkan feedback mereka tentang pengalaman pembelian dan kepuasan dengan produk atau layanan bisnismu.

3. Telepon

Melakukan panggilan telepon untuk mendengarkan pertanyaan, masukan, atau keluhan pelanggan juga termasuk bentuk komunikasi dengan pelanggan. Telepon juga dapat digunakan untuk memberikan informasi yang lebih rinci.

4. Media Sosial

Saat ini, berinteraksi dengan pelanggan melalui platform media sosial seperti Twitter, Facebook, atau Instagram sudah menjadi hal yang wajar. Interaksi tersebut bisa kamu manfaatkan juga untuk merespons komentar, menyediakan dukungan pelanggan, atau berbagi konten yang relevan.

5. Live Chat

Contoh komunikasi dengan pelanggan yang biasa disediakan di e-commerce atau situs khusus penjualan adalah fitur live chat. Ide ini bisa kamu sontek dan terapkan pada bisnismu. Kamu bisa menyediakan fasilitas live chat di situs web untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara real-time.

6. Blog atau Konten Online

Menyediakan konten informatif atau cerita melalui blog atau platform online lainnya juga merupakan bentuk komunikasi dengan pelanggan. Konsep ini juga dipercaya dapat memberikan nilai tambah kepada pelanggan.

7. Chatbot

Menggunakan chatbot untuk memberikan respons instan dan otomatis terhadap pertanyaan umum pelanggan juga bisa menjadi pilihan. Biasanya kamu perlu mengeluarkan budget lebih untuk menyediakan fitur ini. 

8. Menyediakan Tempat untuk Umpan Balik

Cara komunikasi lainnya yang bisa kamu coba adalah dengan membuat platform. Bukan sembarang platform, platform ini menyediakan tempat khusus bagi pelanggan untuk memberikan umpan balik atau feedback., bertanya, atau berbagi pengalaman mereka secara terbuka.

Baca Juga: Pelanggan Adalah: Pengertian, Jenis, dan Karakteristiknya

Bagaimana Cara Berkomunikasi dengan Pelanggan yang Baik dan Benar?

Setelah mengetahui berbagai contoh komunikasi dengan pelanggan, selanjutkan kamu perlu memahami caranya. Berkomunikasi dengan pelanggan yang baik dan benar adalah kunci untuk membangun hubungan yang kuat dan memastikan kepuasan pelanggan. 

Inilah beberapa cara berkomunikasi dengan pelanggan secara efektif yang bisa kamu coba.

1. Mendengarkan dengan Aktif

Saat sedang mencoba komunikasi dengan pelanggan, cobalah untuk mendengarkan dengan penuh perhatian. Berikan ruang bagi pelanggan untuk berbicara dan ekspresikan kebutuhan atau keluhan mereka. Hindari menginterupsi dan perhatikan rincian yang mereka bagikan.

2. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Mudah Dipahami

Gunakan bahasa yang ramah, sopan, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon teknis atau bahasa yang dapat membingungkan pelanggan. Sederhanakan kalimat yang kamu sampaikan untuk memastikan mereka memahami sepenuhnya.

3. Berikan Tanggapan dengan Cepat

Memberikan tanggapan yang cepat penting untuk menunjukkan perhatian terhadap kebutuhan pelanggan. Bila pelanggan mengajukan pertanyaan atau menyampaikan keluhan, usahakan segera tanggapi untuk memberikan rasa keterbukaan dan responsibilitas.

4. Berikan Informasi yang Jelas dan Lengkap

Apa pun bentuk contoh komunikasi dengan pelanggan yang kamu gunakan, pastikan bahwa informasi yang kamu berikan sangat jelas, lengkap, dan akurat. Sebaiknya hindari memberikan informasi yang membingungkan atau ambigu yang dapat menimbulkan ketidakpastian.

5. Gunakan Berbagai Saluran Komunikasi

Gunakan berbagai saluran komunikasi seperti email, telepon, media sosial, atau live chat sebagai contoh komunikasi dengan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberikan fleksibilitas kepada pelanggan. Sesuaikan metode komunikasi dengan preferensi pelanggan.

6. Tanggapi Keluhan dengan Empati

Salah satu cara berkomunikasi dengan pelanggan yang baik adalah dengan menunjukkan sikap empati. Jika pelanggan memiliki keluhan, usahakan untuk menanggapi dengan empati dan serius. Berikan permintaan maaf jika diperlukan, dan tunjukkan niat untuk memecahkan masalah dengan cepat.

7. Jaga Kesopanan dan Profesionalisme

Selalu pertahankan kesopanan dan profesionalisme dalam cara berkomunikasi dengan pelanggan. Hindari konfrontasi dan hadapi setiap situasi dengan sikap positif.

Dengan memperhatikan prinsip-prinsip ini, kamu dapat membangun hubungan yang positif dan berkelanjutan dengan pelanggan. Berbagai contoh komunikasi dengan pelanggan yang efektif adalah pondasi penting untuk kepuasan pelanggan dan kesuksesan bisnis.

Baca Juga: Tips Optimalkan Layanan Pelanggan untuk Daya Tarik Produk

Etika Komunikasi dengan Pelanggan yang Perlu Kamu Pahami 

Selain menerapkan beberapa cara komunikasi dengan pelanggan yang tadi sudah disebutkan, kamu juga perlu memahami etika komunikasi dengan pelanggan. Etika komunikasi adalah prinsip-prinsip dan norma-norma moral yang harus diikuti oleh pihak perusahaan atau bisnis dalam berkomunikasi dengan pelanggan. 

Beberapa etika komunikasi dengan pelanggan yang perlu kamu taati antara lain adalah:

Berpikiran Positif

Untuk menjalankan komunikasi yang efektif, diperlukan pola pikir yang positif dan tidak terpengaruh emosi. Setiap konsumen memiliki karakteristik dan pengetahuan yang berbeda, sehingga layanan yang diberikan harus disesuaikan dengan keadaan tersebut. 

Menjaga Etika Komunikasi

Etika komunikasi jelas sangat terkait dengan kesopanan. Dalam berbagai contoh komunikasi dengan pelanggan, kamu harus selalu menjaga kesopanan agar mereka merasa nyaman. Kesopanan dapat ditunjukkan melalui bahasa yang lembut, tanpa berteriak, tanpa emosi berlebihan, menjaga kontak mata dengan konsumen, mengucapkan permintaan maaf dan terima kasih, serta memberikan senyuman.

Menghargai Setiap Konsumen

Selain bersikap sopan, kamu juga harus selalu menghargai setiap konsumen. Menghargai konsumen bisa dengan cara mendengarkan permintaan mereka dengan penuh perhatian, menyapa konsumen yang datang, menciptakan atmosfer yang menyenangkan, melayani konsumen dengan sabar, dan tidak membeda-bedakan status sosial konsumen.

Menjaga Penampilan yang Layak

Etika komunikasi dengan pelanggan berikutnya adalah penampilan. Tata cara berpakaian juga penting agar konsumen merasa nyaman. Tidak perlu tampil mewah, yang terpenting adalah menjaga kebersihan, kerapihan, dan keselarasan berbusana. Penampilan yang rapi dan menarik cenderung menunjukkan kepribadian yang baik. 

Menunjukkan Sikap Rendah Hati

Menjaga etika komunikasi juga memerlukan sikap rendah hati. Sikap ini dapat ditunjukkan melalui percakapan yang sopan, kata-kata yang tidak menyakitkan hati konsumen, senyuman tulus, berpakaian rapi namun tidak berlebihan, serta tidak sombong. 

Mendengarkan dan Memahami

Mendengarkan adalah syarat penting dalam berkomunikasi bisnis. Dengan mendengarkan, kamu bisa memahami kebutuhan konsumen. Jika perlu, catat dengan teliti setiap kebutuhan pelanggan untuk menjadi bahan evaluasi. Setelah itu, usahakan untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait produk dan layanan bisnis.

Pelayanan yang Komunikatif

Komunikasi dengan pelanggan yang efektif adalah bentuk pelayanan yang baik. Tetaplah berbicara secara jujur dan tidak berlebihan saat menyampaikan informasi agar konsumen percaya. Komunikasi yang rasional dan masuk akal akan lebih mudah diterima oleh konsumen.

Kesimpulan

Salah satu manfaat yang bisa kamu dapatkan dari komunikasi dengan pelanggan yang baik adalah kesetiaan mereka. Komunikasi yang baik dapat membantu mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Pelanggan yang merasa terhubung dengan bisnismu berpeluang lebih kecil untuk beralih ke kompetitor.

Itulah sebabnya, berbagai contoh komunikasi dengan pelanggan harus kamu coba praktikkan pada bisnismu. Jangan lupa juga untuk selalu menjaga etika komunikasi yang baik dan profesional. Etika komunikasi terhadap pelanggan sangat penting untuk menjaga nama baik bisnismu. 

Komunikasi yang baik akan memudahkan kamu untuk memberikan layanan dan promosi yang sesuai. Pastikan juga kamu sudah menggunakan aplikasi CRM dari majoo untuk memaksimalkan hal tersebut. 

Dengan bantuan majoo, kamu akan mudah untuk membuat berbagai promosi dan diskon agar pelanggan selalu bertransaksi dan terus datang kembali. Mempertahankan pelanggan adalah hal penting, jadi pastikan bisnismu sudah menggunakan majoo, ya!

Sumber Data: 

https://www.qiscus.com/id/blog/etika-komunikasi-dengan-pelanggan/