Notulen Rapat: Fungsi, Tujuan, dan Contohnya

Dalam suatu rapat atau pertemuan biasanya akan ada berita acara tertulis berupa notulen. Notulen bisa juga sebagai hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.

Notulen rapat biasanya ditulis oleh seorang notulis untuk disampaikan kepada ketua organisasi atau kepala perusahaan untuk kemudian dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota. 

Nah agar kamu lebih siap menjadi notulis dalam rapat, perhatikan penjelasan berikut ini hingga tuntas.

Pengertian Notulen

Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa notulen rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.

Notulen rapat atau minutes of meeting dijelaskan juga sebagai suatu catatan rinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat atau konferensi.

Catatan tersebut dapat berisikan seluruh topik yang dibahas, usulan terkait ide-ide, dan juga kesimpulan yang dapat diambil saat rapat berlangsung.

Ketika pertemuan tersebut selesai diselenggarakan, catatan yang telah dibuat tadi akan dibagikan kepada seluruh anggotanya.

Adapun yang bertugas membuat minutes of meeting atau notulen disebut sebagai notulis.

Setelah membaca penjelasan di atas, kamu tentu sudah mengetahui, apa tugas notulen dalam rapat? Tugas notulis adalah membuat catatan rapat dari awal sampai akhir, termasuk pembahasan serta keputusan yang diambil secara singkat, padat, dan jelas.

Baca juga: Notulen adalah Hal Wajib Dalam Setiap Rapat. Kenapa ya?

Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat

Adapun fungsi dan tujuan dari notulen rapat adalah sebagai berikut.

Bukti Telah Diadakannya Rapat

Notulen yang dibuat dapat menjadi bukti tertulis dari pelaksanaan rapat yang akan digunakan sebagai pertanggungjawaban pada atasan atau ketua suatu organisasi.

Notulen juga difungsikan sebagai bukti tertulis saat akan membuat laporan keuangan terkait pengeluaran yang telah digunakan dalam rapat.

Menjadi Panduan

Fungsi notulen rapat berikutnya adalah untuk menjadi panduan baik bagi pimpinan maupun anggota tim lain. Dengan adanya notulensi rapat, pimpinan atau anggota tim dapat melihat kembali apa saja keputusan-keputusan yang telah dibuat sebelumnya.

Adanya notulensi rapat juga digunakan sebagai panduan ketika akan menjalankan rancangan kerja sesuai dengan rencana dan tenggat waktu yang telah ditentukan saat rapat.

Tolok Ukur Pengambilan Keputusan

Laporan hasil notulensi rapat yang dibuat dan dilaporkan kepada atasan secara tidak langsung merupakan analisis tanggapan yang muncul dari para peserta rapat. Kemudian, hal tersebut yang dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

Sumber Informasi yang Kredibel

Selanjutnya, notulen rapat juga bisa berfungsi sebagai catatan yang terjamin kebenarannya, tentang apa yang berlangsung di dalam sebuah rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi, bagi anggota yang tidak dapat menghadirinya, tetap mendapatkan informasi tepercaya.

Menawarkan Perlindungan Hukum

Fungsi notulensi yang terakhir adalah sebagai dokumen yang dianggap legal oleh pengadilan. Ini disebabkan karena pada hasil notulen memuat fakta-fakta yang berlangsung saat rapat. 

Di dalamnya termasuk siapa saja yang menghadiri rapat tersebut sampai dengan hasil akhirnya. Jadi, saat terjadi kasus yang melibatkan hukum, notulen ini bisa dijadikan bukti yang dapat membebaskan apabila yang bersangkutan terbukti tidak bersalah.

Jenis-Jenis Notulen Rapat

Notulensi rapat mempunyai beberapa jenis. Umumnya, jenis notulensi dibedakan berdasarkan cara penulisannya, seperti:

1. Notulensi Harfiah

Jenis notulensi ini merupakan laporan atau pencatatan berdasarkan kata demi kata dari seluruh pembicaraan yang dilakukan di dalam rapat, tanpa mengurangi atau menambahkan kata lain. 

Seringkali, notulensi harfiah ini berbentuk catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, atau gabungan keduanya. 

2. Notulensi Rangkuman

Kemudian adapula notulensi rangkuman, dimana notulensi ini diartikan sebagai laporan ringkas tentang apa saja yang dibahas dalam rapat.

Untuk bisa menulis notulen jenis ini, kamu membutuhkan keterampilan dalam menilai isi dari setiap pembicaraan peserta rapat, karena notulensi ini hanya menulis poin yang sesuai dengan tema dan tujuan pelaksanaan rapat.

Isi Notulen Rapat

Membuat notulen rapat tidak boleh sembarangan. Isi notulen harus dibuat sesuai dengan struktur dan format yang baik supaya mudah dimengerti. Umumnya, setiap perusahaan mempunyai template notulensi rapat yang sering digunakan.

Meskipun format notulen rapat bermacam-macam, namun isi notulen mempunyai poin-poin yang penting dan harus disampaikan.

Lalu, isi notulen rapat apa saja? Isi notulen rapat terdiri dari judul rapat, tempat dan waktu pelaksanaan rapat, daftar anggota rapat, tujuan rapat, pembahasan, serta hasil rapat. Supaya lebih jelas, mari kita bahas satu per satu!

1. Judul Rapat

Pada judul rapat biasanya diisi sesuai dengan tujuan dilangsungkannya rapat tersebut. Misalnya rapat bulanan tim operasional, nah kamu bisa menuliskan judulnya dengan “Notulensi Rapat Bulanan Tim Operasional, April 2022”.

2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat

Di dalam format notulensi juga perlu menuliskan lokasi diadakannya rapat dan waktu pelaksanaannya. Apabila ada jeda istirahat, notulen juga perlu menuliskan berapa lama waktu istirahat akan berlangsung.

Waktu pelaksanaan ini juga bisa digunakan sebagai salah satu tolak ukur dan bahan evaluasi apakah rapat tersebut berjalan kondusif.

3. Daftar Anggota yang Menghadiri Rapat

Seluruh peserta yang hadir juga perlu mengisi notulensi rapat tersebut. Hasil notulensi tidak akan lengkap apabila tidak adanya daftar kehadiran anggotanya.

Pencatatan anggota yang hadir ini tentunya akan memudahkan saat proses pengambilan keputusan atau penugasan sesaat setelah keputusan tersebut diambil.

4. Tujuan Pelaksanaan Rapat

Bagian yang paling penting dari notulensi adalah tujuan dari rapat atau pertemuan yang diselenggarakan. Isi notulensi ini akan disesuaikan dengan apa tujuan dari adanya rapat tersebut.

Salah satu contohnya saat mengadakan rapat untuk menentukan HPP produk yang akan dipasarkan, sebagai notulen kamu bisa menuliskan “Menentukan harga pokok penjualan produk yang akan dipasarkan”.

5. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat

Isi dari setiap catatan yang dilakukan oleh notulen adalah merekap pembahasan dan hasil keputusan yang diambil di dalam rapat. Kamu bisa menuliskan poin-poin penting dari setiap hal yang sedang dibahas pada bagian pembahasan.

Kemudian, untuk penulisan hasil rapat, tulislah secara lebih detail langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan dari perencanaan yang telah dibuat.

Dengan begitu, inti dari pertemuan yang diadakan dapat diketahui dengan lebih mudah oleh seluruh anggotanya.

Jadi, bila kamu bertanya, bagaimana cara menulis notulen? Cara menulis notulen yang baik ialah mengikuti format isi notulen yang telah dibahas sebelumnya, yaitu dimulai dengan mencatat judul rapat, detail waktu dan tempat, anggota rapat, tujuan dan pembahasan rapat, hingga hasil keputusan rapat.

Contoh Notulen

1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan

2. Contoh Notulen Rapat Koordinasi

3. Contoh Notulen Rapat Seminar

Notulen ini merupakan teknik merekam sederhana yang sangat berguna untuk merekap setiap poin dan kesimpulan yang telah disampaikan di dalam sebuah rapat.

Menjadi seorang notulis juga bukan lah pekerjaan yang mudah. Hal ini dikarenakan saat membuat notulen, kamu perlu mengetahui poin-poin penting yang menjadi inti dari pelaksanaan rapat ini.

Notulen yang dibuat juga disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Untuk itu, pastikan notulen yang kamu buat sesuai dengan template yang biasanya perusahaanmu gunakan, ya! Sehingga hasilnya pun bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan ke depannya.