Table of Content

    Notulen Rapat: Fungsi, Tujuan, dan Contohnya

    Notulen rapat merupakan catatan perjalanan sebuah rapat yang penting

    Dalam suatu rapat atau pertemuan biasanya akan ada berita acara tertulis berupa notulen. Notulen bisa juga sebagai hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.

    Notulen rapat biasanya ditulis oleh seorang notulis untuk disampaikan kepada ketua organisasi atau kepala perusahaan untuk kemudian dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota. 

    Nah agar kamu lebih siap menjadi notulis dalam rapat, perhatikan penjelasan berikut ini hingga tuntas.

    Pengertian Notulen

    Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa notulen rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.

    Notulen rapat atau minutes of meeting dijelaskan juga sebagai suatu catatan rinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat atau konferensi.

    Catatan tersebut dapat berisikan seluruh topik yang dibahas, usulan terkait ide-ide, dan juga kesimpulan yang dapat diambil saat rapat berlangsung.

    Ketika pertemuan tersebut selesai diselenggarakan, catatan yang telah dibuat tadi akan dibagikan kepada seluruh anggotanya.

    Baca juga: Notulen adalah Hal Wajib Dalam Setiap Rapat. Kenapa ya?

    Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat

    Adapun fungsi dan tujuan dari notulen rapat adalah sebagai berikut.

    Bukti telah diadakannya rapat

    Notulen yang dibuat dapat menjadi bukti tertulis dari pelaksanaan rapat yang akan digunakan sebagai pertanggungjawaban pada atasan atau ketua suatu organisasi.

    Notulen juga difungsikan sebagai bukti tertulis saat akan membuat laporan keuangan terkait pengeluaran yang telah digunakan dalam rapat.

    Menjadi panduan

    Fungsi notulen rapat berikutnya adalah untuk menjadi panduan baik bagi pimpinan maupun anggota tim lain. Dengan adanya notulensi rapat, pimpinan atau anggota tim dapat melihat kembali apa saja keputusan-keputusan yang telah dibuat sebelumnya.

    Adanya notulensi rapat juga digunakan sebagai panduan ketika akan menjalankan rancangan kerja sesuai dengan rencana dan tenggat waktu yang telah ditentukan saat rapat.

    Tolok ukur pengambilan keputusan

    Laporan hasil notulensi rapat yang dibuat dan dilaporkan kepada atasan secara tidak langsung merupakan analisis tanggapan yang muncul dari para peserta rapat. Kemudian, hal tersebut yang dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

    Sumber informasi yang kredibel

    Selanjutnya, notulen rapat juga bisa berfungsi sebagai catatan yang terjamin kebenarannya, tentang apa yang berlangsung di dalam sebuah rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi, bagi anggota yang tidak dapat menghadirinya, tetap mendapatkan informasi tepercaya.

    Menawarkan perlindungan hukum

    Fungsi notulensi yang terakhir adalah sebagai dokumen yang dianggap legal oleh pengadilan. Ini disebabkan karena pada hasil notulen memuat fakta-fakta yang berlangsung saat rapat. 

    Di dalamnya termasuk siapa saja yang menghadiri rapat tersebut sampai dengan hasil akhirnya. Jadi, saat terjadi kasus yang melibatkan hukum, notulen ini bisa dijadikan bukti yang dapat membebaskan apabila yang bersangkutan terbukti tidak bersalah.

     Notulen menjadi bukti berlangsungnya rapat

    Jenis-Jenis Notulen Rapat

    Notulensi rapat mempunyai beberapa jenis. Umumnya, jenis notulensi dibedakan berdasarkan cara penulisannya, seperti:

    1. Notulensi Harfiah

    Jenis notulensi ini merupakan laporan atau pencatatan berdasarkan kata demi kata dari seluruh pembicaraan yang dilakukan di dalam rapat, tanpa mengurangi atau menambahkan kata lain. 

    Seringkali, notulensi harfiah ini berbentuk catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, atau gabungan keduanya. 

    2. Notulensi Rangkuman

    Kemudian adapula notulensi rangkuman, dimana notulensi ini diartikan sebagai laporan ringkas tentang apa saja yang dibahas dalam rapat.

    Untuk bisa menulis notulen jenis ini, kamu membutuhkan keterampilan dalam menilai isi dari setiap pembicaraan peserta rapat, karena notulensi ini hanya menulis poin yang sesuai dengan tema dan tujuan pelaksanaan rapat.

    Isi Notulen Rapat

    Membuat notulen rapat tidak boleh sembarangan. Isi notulen harus dibuat sesuai dengan struktur dan format yang baik supaya mudah dimengerti. Umumnya, setiap perusahaan mempunyai template notulensi rapat yang sering digunakan.

    Meskipun format notulen rapat bermacam-macam, namun isi notulen mempunyai poin-poin yang penting dan harus disampaikan.

    1. Judul rapat

    Pada judul rapat biasanya diisi sesuai dengan tujuan dilangsungkannya rapat tersebut. Misalnya rapat bulanan tim operasional, nah kamu bisa menuliskan judulnya dengan “Notulensi Rapat Bulanan Tim Operasional, April 2022”.

    2. Tempat dan waktu pelaksanaan rapat

    Di dalam format notulensi juga perlu menuliskan lokasi diadakannya rapat dan waktu pelaksanaannya. Apabila ada jeda istirahat, notulen juga perlu menuliskan berapa lama waktu istirahat akan berlangsung.

    Waktu pelaksanaan ini juga bisa digunakan sebagai salah satu tolak ukur dan bahan evaluasi apakah rapat tersebut berjalan kondusif.

    3. Daftar anggota yang menghadiri rapat

    Seluruh peserta yang hadir juga perlu mengisi notulensi rapat tersebut. Hasil notulensi tidak akan lengkap apabila tidak adanya daftar kehadiran anggotanya.

    Pencatatan anggota yang hadir ini tentunya akan memudahkan saat proses pengambilan keputusan atau penugasan sesaat setelah keputusan tersebut diambil.

    4. Tujuan pelaksanaan rapat

    Bagian yang paling penting dari notulensi adalah tujuan dari rapat atau pertemuan yang diselenggarakan. Isi notulensi ini akan disesuaikan dengan apa tujuan dari adanya rapat tersebut.

    Salah satu contohnya saat mengadakan rapat untuk menentukan HPP produk yang akan dipasarkan, sebagai notulen kamu bisa menuliskan “Menentukan harga pokok penjualan produk yang akan dipasarkan”.

    5. Pembahasan dan hasil keputusan rapat

    Isi dari setiap catatan yang dilakukan oleh notulen adalah merekap pembahasan dan hasil keputusan yang diambil di dalam rapat. Kamu bisa menuliskan poin-poin penting dari setiap hal yang sedang dibahas pada bagian pembahasan.

    Kemudian, untuk penulisan hasil rapat, tulislah secara lebih detail langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan dari perencanaan yang telah dibuat.

    Dengan begitu, inti dari pertemuan yang diadakan dapat diketahui dengan lebih mudah oleh seluruh anggotanya.

    Contoh Notulen

    1. Contoh notulen rapat perusahaan

     

    Hari/tanggal        : Senin, 22 Mei 2022

    Waktu            : Pukul 09.00-selesai

    Tempat        : Kantor PT Bumi Permata

    Agenda rapat    : Pembahasan mengenai pembukaan outlet baru 

    Pemimpin rapat    : Septian Dwi Cahyono selaku CEO PT Bumi Permata

    Notulis        : Arumi

    Kegiatan        : 1) Pembukaan oleh pemimpin rapat

                  2) Sambutan oleh CEO

                  3) Pembentukan tim untuk pembukaan outlet baru

    Keputusan Rapat   

    Pada hari Senin tanggal 22 Mei 2022, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan tim untuk pembukaan outlet baru PT Bumi Permata yang akan dibuka pada pertengahan bulan Agustus 2022.

    Maka, tercetus penetapan tim yang akan membantu pembukaan outlet baru adalah sebagai berikut:

    • Ketua pelaksana        : Bayu Saptaji

    • Sekertaris            : Debora 

    • Bendahara            : Agnesa Dwi Putri

    • Seksi acara            : Muhammad Fatah

    • Seksi humas            : Puji Lestari

    • Seksi perlengkapan        : Bonafatius Doni

    • Seksi konsumsi        : Lala Puspita



    2. Contoh notulen rapat koordinasi

    Hari/tanggal        : Jumat, 13 Mei 2022

    Waktu            : 08.00 WIB - 10.00 WIB

    Tempat        : Auditorium Universitas Negeri Yogyakarta

    Pemimpin rapat    : Dewi Marlina

    Jumlah peserta    : 50 orang

    Materi rapat        : Penetapan Tanggal Program Kerja Mahasiswa di Universitas Negeri Yogyakarta

    Hasil keputusan rapat    :

        Penetapan penanggalan

    • UKM Mahasiswa Pecinta Alam memiliki program kerja donor darah yang akan dilaksanakan pada tanggal 21 Mei 2022, dan program mendaki gunung bersama yang akan dilaksanakan pada 2 Juni 2022.

    • UKM Basket mempunyai program kerja latih tanding yang akan dilaksanakan pada setiap akhir bulan dimulai pada bulan Juni 2022.

    • UKM Volly memiliki program kerja latih tanding yang akan dilangsungkan pada setiap akhir pekan dimulai pada bulan Juli 2022.

    • UKM Futsal mempunyai program kerja latih tanding yang akan dilaksanakan pada setiap akhir bulan dimulai pada bulan Juni 2022.

        Pemimpin Rapat, Notulis,


        Dewi Marlina

    3. Contoh notulen rapat seminar


    Notula Seminar Kewirausahaan Jiwa Enterpreneur di Kalangan Pemuda dan Calon Pelaku Usaha


    Tujuan    : Untuk menumbuhkembangkan jiwa kewirausahaan sehingga pemuda dan calon pelaku usaha tidak terlalu mengharapkan dana bantuan dari pemerintah.

    Waktu        : Senin, 12 Agustus 2022

    Tempat     : Balai Desa Pakem

    Moderator    : Regi Ramadhan

    Peserta    : Pelaku usaha kecil dan menengah Desa Pakem

    Susunan Acara :

    1. Sambutan dari moderator

    2. Penyaji menyampaikan makalah

    3. Sesi tanya jawab

    4. Simpulan

    5. penutup

        Penatalaksanaan :

    • Seminar dibuka oleh moderator dengan ucapan salam, menyampaikan latar belakang diadakannya seminar. Moderator memperkenalkan narasumber/penyaji dari pengusaha muda Bayu Prakoso MBA dan mempersilahkan untuk menyampaikan makalahnya.

    • Penyaji menyampaikan kepada audiens bahwa jangan sampai kita menjadi seorang pengangguran hanya karena susahnya mencari lowongan pekerjaan yang ada seperti di pabrik-pabrik atau mengikuti PNS. Menjadi pedagang nasi kucing saja bisa mempunyai penghasilan yang besar daripada buruh pabrik.

    Penyaji menyampaikan kriteria-kriteria usaha kecil dan menengah yang bisa mendapatkan bantuan dari pemerintah, yaitu usaha yang bisa dipertanggungjawabkan keberadaannya.

    Sesi tanya jawab :

    • Tanya: saya memiliki usaha ternak sapi, tapi kalau saya pinjam pada bank, saya harus mengembalikan pinjaman bulan depan. Padahal, ternak sapi tidak bisa disamakan seperti jualan nasi kucing atau kelontong. Kami bisa mendapatkan hasilnya setelah beberapa bulan kemudian. Jadi bagaimana solusinya?

    Jawab: sebenarnya untuk usaha-usaha seperti ini bisa dibicarakan di depan tentang bagaimana kesepakatan dalam hal pembayarannya. Yang saya tahu Bank BRI menyediakan untuk usaha seperti ini. Jadi untuk lebih jelasnya Anda bisa bertanya pada pihak bank.

    • Tanya: saya ingin sekali usaha, tapi ketika saya melakukannya yaitu berjualan usaha toko kelontong, usaha saya selalu bangkrut, sering jatuh bangun. Apa penyebab jatuh bangunnya saya ini mengingat saya hidup di kampung dan banyak yang utang.

    Jawab: usaha jualan tidak akan berjalan jika ada yang utang, apalagi mencampuradukkan uang dagangan dengan kebutuhan sehari-hari yang lebih mempunyai pengeluaran besar, seperti kondangan dsb. Anda harus tegas kepada pembeli. Prinsip ada uang ada barang harus dijalankan, kemudian catat pendapatan Anda setiap hari berikut pengeluarannya.

    Kesimpulan: dari presentasi penyaji dapat disimpulkan bahwa untuk melakukan usaha pemerintah telah memikirkan solusi, melalui subsidi bank. Dan dalam melakukan usaha kita harus memiliki manajemen yang kuat sehingga tidak terjadi jatuh bangun.

    Penutup: Demikian notulen ditulis sebagaimana mestinya.

    Notulis

    (Andiny Ardiyanti)


    Notulen ini merupakan teknik merekam sederhana yang sangat berguna untuk merekap setiap poin dan kesimpulan yang telah disampaikan di dalam sebuah rapat.

    Menjadi seorang notulis juga bukan lah pekerjaan yang mudah. Hal ini dikarenakan saat membuat notulen, kamu perlu mengetahui poin-poin penting yang menjadi inti dari pelaksanaan rapat ini.

    Notulen yang dibuat juga disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Untuk itu, pastikan notulen yang kamu buat sesuai dengan template yang biasanya perusahaanmu gunakan, ya! Sehingga hasilnya pun bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan ke depannya.

    Upcoming Event

    Ikuti event-event yang sangat bermanfaat buat kamu.

    Lihat semua event

    Download Majalah

    Cover majalah wirausaha Indonesia
    Lihat semua edisi

    Download Ebook

    Cover Ebook
    Lihat semua edisi

    Related Article

    Metode Penyusutan Aktiva Tetap!
    Seiring waktu, aset tetap akan mengalami depresiasi. Untuk mengetahui biaya penggunaan aset, perlu metode penyusutan aktiva tetap. Ketahui caranya di sini!
    Negosiasi adalah: Pengertian, Contoh, Jenis, Ciri-Ciri
    Negosiasi adalah proses interaksi antara pihak-pihak yang berusaha menemukan titik temu. Pahami pengertian, tujuan, contoh negosiasi.
    Rumus Persentase, Cara Menghitung Beserta Contoh Penggunaanya
    Cara menghitung persen merupakan metode untuk mendapatkan sebuah nilai atau data. Pelajari juga tentang rumus persentase di excel, rumus persentase keuntungan.
    PT adalah: Menilik Pengertian dan Cara Membuat Perseroan Terbatas
    PT adalah kepanjangan dari perseroan terbatas, yaitu bentuk badan usaha yang dilindungi oleh hukum dengan modal yang terdiri dari saham.