Notulen adalah Hal Wajib Dalam Setiap Rapat. Kenapa ya?

Pernah mendengar celetukan seperti ini saat berada dalam sebuah rapat di perusahaan? “Pas meeting tadi ada yang bikin Minutes of Meeting, gak?” atau “Eh, nanti kamu tolong bantu buatkan notulensi rapat ya.” 

Dalam sebuah rapat, seminar, ataupun diskusi, notulensi atau notulen adalah hal yang sangat krusial. Notulen memiliki tujuan untuk meringkas hal-hal penting yang terjadi dalam sebuah pertemuan.

Pengertian secara umum, notulen adalah catatan penting dalam jalannya sebuah pertemuan. Notulen wajib dibuat dalam rapat karena berisikan kejadian apa saja yang terjadi saat pelaksanaan rapat, mulai dari bahasan hingga hasil rapat. 

Baca juga: Mengapa Pebisnis Perlu Memahami Etika Bisnis?

Apa Itu Notulen

Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan, serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Sementara itu, dilansir dari The Balance Careers, minutes of meeting atau notulen adalah catatan terperinci dari sebuah rapat yang memuat ringkasan dari kegiatan, mulai dari pembukaan, isi, hingga penutup rapat. Selain itu, notulen juga berisikan nama-nama yang terlibat dalam rapat tersebut.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa notulen adalah catatan tertulis dari suatu jalannya rapat yang ditulis dengan rapi dan terperinci.

Fungsi Notulen

Fungsi notulen dalam sebuah rapat sangat penting dan tidak bisa dianggap sepele. Berikut beberapa fungsi notulen rapat yang perlu kamu ketahui:

1. Sebagai Panduan

Salah satu fungsi notulensi adalah sebagai panduan untuk semua orang yang terlibat dalam rapat atau pertemuan. Dengan notulen, mereka dapat melihat tugas-tugas atau keputusan-keputusan yang harus dilakukan kedepannya. Selain itu, notulen rapat yang terperinci akan membantu memutuskan sosok-sosok yang akan bertanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut.

2. Sebagai Pengingat

Notulen rapat juga berfungsi sebagai reminder atau pengingat untuk semua anggota rapat. Seringkali karena banyaknya pertemuan yang dilakukan, anggota rapat jadi lupa dengan topik perbincangan dan hasil-hasil penting yang telah diputuskan. 

3. Sebagai Referensi

Fungsi lain dari notulen adalah menjadi referensi bagi para anggota yang berhalangan hadir saat rapat tersebut. Sehingga, mereka tidak menemukan kesulitan untuk mengetahui hal-hal yang dibicarakan dan telah diputuskan ketika rapat.

4. Sebagai Perlindungan Hukum

Notulen rapat bisa berfungsi sebagai barang bukti dalam pengadilan maupun pada saat pelaksanaan audit, sebab notulen memuat fakta yang terjadi pada saat rapat berlangsung, mulai dari peserta rapat hingga hasil akhirnya, sehingga apabila tersandung masalah hukum, notulen dapat menjadi salah satu barang bukti.

Baca juga: Inilah Ketentuan Jam Kerja Menurut Peraturan Pemerintah!

Tujuan Notulen 

Beberapa tujuan dari dibuatnya notulen adalah:

1. Menjadi Bukti Pelaksanaan Rapat

Notulen bisa menjadi bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis pelaksanaan rapat. Terutama jika dalam pelaksanaan rapat melibatkan penggunaan dana.

2. Menjadi Sumber Informasi yang Kredibel

Informasi yang tertulis dalam sebuah notulen adalah fakta yang dapat terpercaya. Oleh karena itu, dapat dipertanggungjawabkan kepada seluruh anggota organisasi setelah rapat berakhir. 

3. Menjadi Tolok Ukur Pengambilan Keputusan

Pada dasarnya, notulen berisi analisis dari tanggapan atau pendapat dari seluruh anggota yang mengikuti rapat. Dengan demikian, notulen dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Isi Notulen

Isi notulen harus dibuat dengan struktur dan format yang baik agar dapat dipahami semua orang. Karena itu, cara membuat notulen tidak boleh sembarangan.

Contoh notulen yang baik di setiap perusahaan mungkin berbeda-beda. Ada beberapa perusahaan yang sudah memiliki template contoh notulen yang sudah sering digunakan.

Meskipun format notulen berbeda-beda, namun isi notulen pasti sama. Setiap notulen punya poin-poin yang tidak boleh terlewatkan. Berikut ini beberapa isi notulen yang perlu kamu perhatikan:

1. Judul Rapat

Hal pertama yang harus dicantumkan saat menulis notulen adalah judul rapat. Dalam hal ini, judul rapat merujuk kepada tujuan diadakannya rapat. Misalnya, rapat bulanan di tim Kreatif dan Media Sosial. Sehingga, judul rapat yang ditulis dalam notulen adalah “Notulen Rapat Bulanan Tim Kreatif dan Media Sosial – Mei 2022” atau bisa juga “Minutes of Meeting Monthly Meeting Tim Kreatif dan Media Sosial – Mei 2022”.

2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat

Lokasi dan waktu pelaksanaan rapat juga wajib dicantumkan ke dalam format notulen rapat. Bahkan, durasi pelaksanaan rapat dapat juga dituliskan. Pencantuman waktu pelaksanaan rapat akan menjadi bahan evaluasi seberapa efektif dan kondusif rapat yang diadakan.

3. Tujuan atau Agenda Rapat

Isi notulen yang satu ini tidak boleh sampai terlewat. Tujuan atau agenda dari pelaksanaan rapat akan menjadi informasi. Misalnya, judul rapat adalah “Notulen Rapat Bulanan Tim Kreatif dan Media Sosial – Mei 2022”, maka tujuannya adalah “Produksi Konten yang Tepat Agar Meraih Engagement Rate yang Optimal”.

4. Daftar Hadir

Hal wajib yang juga perlu dicantumkan dalam notulen rapat adalah daftar hadir. Dalam hal ini, seluruh personel atau anggota yang hadir dalam rapat harus dituliskan ke dalam notulensi rapat. Dengan mencatat daftar saja yang hadir tentunya akan lebih mudah mengetahui siapa yang tidak hadir atau siapa yang mengambil keputusan atau ditugaskan nantinya setelah keputusan diambil.

5. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat

Pembahasan dan hasil yang diputuskan dalam rapat menjadi inti dari setiap notulensi. Notulen yang baik harus mencantumkan pembahasan dan hasil dari berjalannya rapat. Tulislah poin-poin penting dari setiap hal yang dibahas, termasuk hasil rapat. Bila perlu, cantumkan penugasan anggota atau langkah-langkah yang akan dilakukan dari rencana kegiatan yang menjadi pembahasan rapat. Dengan demikian, anggota tim yang terlibat akan lebih mudah mengetahui hal-hal yang harus mereka lakukan.

Jenis-jenis Notulen

Jenis-jenis notulen rapat dibedakan berdasarkan cara penulisannya. Secara umum, ada dua jenis notulen yang umum digunakan, antara lain:

1. Notulen Harfiah

Ternyata ada lho notulen yang ditulis atau dicatat berdasarkan kata demi kata seluruh pembicaraan yang terjadi dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata-kata lain. Notulen jenis ini biasanya dilakukan pada saat persidangan di pengadilan (catatan stenografi) atau menulis kembali hasil rekaman (transkrip).

2. Notulen Rangkuman

Notulen jenis ini diartikan sebagai ringkasan atau rangkuman tentang pembicaraan dalam rapat. Butuh keterampilan untuk mencerna dan menilai isi pembicaraan dari setiap peserta rapat untuk bisa menulis jenis notulen ini. 

Cara Membuat Notulen yang Baik

Menulis notulen merupakan kemampuan atau skill wajib yang harus dikuasai oleh setiap orang. Sebab, tidak menutup kemungkinan siapapun bisa diminta menuliskan notulen saat rapat, bukan hanya sekretaris.

Jika kamu mendadak ditunjuk oleh pimpinan atau atasan untuk membuat notulen rapat, tidak perlu bingung. Kamu bisa menyimak langkah-langkah membuat notulen yang baik dan efektif berikut ini:

1. Persiapkan Diri Dengan Baik

Saat ditunjuk untuk menuliskan notulen, pastikan kamu sudah mempersiapkan segala sesuatunya, mulai dari alat tulis atau laptop untuk mencatat, hingga informasi terkait agenda rapat yang dibahas. Jika memungkinkan, kamu bisa memanfaatkan aplikasi Voice Notes atau Voice Recorder yang tersedia pada smartphone untuk merekam jalannya rapat. Jika ada bahasan yang terlewat, selepas rapat usai kamu bisa mendengarkannya kembali.

2. Memanfaatkan Template

Setiap perusahaan biasanya sudah memiliki template notulensi rapat. Sehingga, kamu tidak kerepotan. Misalkan tidak tersedia template, maka buatlah tabel dengan kolom-kolom yang telah dijelaskan pada bagian Isi Notulen di atas. Kamu juga bisa meninjau notulen terdahulu agar kamu bisa membandingkan hasilnya dengan notulen yang sudah kamu buat, sekaligus melihat perkembangan dan perbandingan dari rapat sebelumnya.

3. Menuliskan Daftar Peserta

Saat menuliskan notulen, jangan sampai ketinggalan untuk mencatat siapa saja yang hadir.

4. Fokus Selama Rapat

Sebagai orang yang bertugas menulis notulensi rapat, kamu harus fokus menyimak jalannya rapat. Sehingga kamu dapat mencatat poin-poin penting yang dibahas dalam rapat. Pastikan poin-poin berikut ini kamu catat dalam notulensi rapat:

• Apa yang menjadi bahasan rapat;
• Apa keputusan yang diambil selama rapat;
• Apa kesepakatan yang dicapai dari anggota rapat;
• Apa tindakan yang akan dilakukan selanjutnya.

5. Tuliskan Fakta

Tujuan dari adanya notulensi rapat adalah mencatat fakta, bukan opini. Sehingga, kamu perlu menyaring informasi-informasi yang merupakan opini dan fakta.

6. Merangkum Hasil atau Kesepakatan

Dalam notulen, hasil atau kesepakatan yang telah dicapai sepanjang pelaksanaan rapat harus dicatat. Hal-hal yang termasuk di dalamnya antara lain:

• Siapa yang akan bertugas atau bertanggung jawab untuk setiap tindakan tersebut;
• Apa sumber daya yang dibutuhkan;
• Kapan pelaksanaan kegiatan akan dimulai dan berakhir;
• Bagaimana meninjau dan mengevaluasi terhadap perkembangan keputusan.

7. Cek Kembali

Setelah selesai menuliskan notulen, pastikan kamu membaca ulang semuanya untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Pastikan semua poin penting sudah tercatat, semua keputusan dan langkah yang perlu dilakukan tidak ada yang terlewat, dan yang paling penting: pastikan tidak ada typo atau salah ketik sehingga menyulitkan untuk dibaca. Setelah semua sudah tercatat dengan baik dan terperinci, maka segera kirimkan hasil notulensi rapat ke seluruh peserta rapat.

8. Menyertakan Dokumen Pendukung

Jika pelaksanaan rapat membahas sesuatu terkait dokumen tertentu, maka kamu harus menyertakan dokumen tersebut saat mengirimkan notulen. Misalnya, rapat yang hadiri membahas terkait kontrak kerja vendor, maka sisipkan kontrak kerja tersebut di dalam notulen yang dikirimkan.

Contoh Notulen

Setelah mengetahui tentang isi notulen dan langkah-langkah membuat notulen, sekarang mari kita membahas contoh notulen. Contoh notulen rapat akan menjadi acuan dalam penulisan. Meskipun sudah sering menulis notulen, nyatanya para notulis masih memerlukan contoh notulen rapat yang baik dan benar agar tulisannya lebih efektif. Berikut contoh notulen yang bisa menjadi referensi.

Baca Juga: Notulen Rapat: Fungsi, Tujuan, dan Contohnya

Kesimpulan

Nah, itulah isi notulen dan contoh membuat notulen yang bisa menjadi ilmu baru untuk kamu.

Menulis notulen sama halnya dengan mengelola keuangan perusahaan, yaitu sama-sama terperinci dan terstruktur.

Untuk mengatur keuangan perusahaan yang baik, kamu tidak perlu bingung lagi. Gunakan aplikasi majoo untuk proses pencatatan dan pembuatan laporan keuangan yang lebih mudah dan lebih praktis.

Dengan menggunakan aplikasi keuangan dari majoo, kamu bisa dengan mudah melakukan pencatatan berbagai macam transaksi, membuat laporan keuangan, manajemen stok dan aset, termasuk penghitungan pajak.

Jadi tunggu apalagi? Segera gunakan majoo dan jadilah seorang majoopreneurs yang sukses!