Mengenal Beragam Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi!

Bagi karyawan bagian keuangan maupun tim HR di perusahaan, contoh sistem pemrosesan transaksi bisa dibilang merupakan sistem yang simpel dan mudah dipahami. Namun, bagi mereka yang memang tidak pernah bersua, bisa jadi sistem ini merupakan sesuatu yang sangat rumit sekali.

Sebenarnya, apa, sih, yang dimaksud dengan sistem pemrosesan transaksi? Apa fungsinya dalam pengelolaan bisnis? Seperti apa karakteristik yang dimilikinya? Apa saja siklus yang dimilikinya? Daripada berlama-lama bingung tanpa menemukan jawaban, langsung saja kita ulas bersama-sama, yuk!

Apa yang Dimaksud dengan Sistem Pemrosesan Transaksi?

Secara umum, sistem pemrosesan transaksi atau Transaction Processing System (TPS) merupakan sebuah produk teknologi yang banyak digunakan dalam dunia bisnis. Tidak mengherankan sama sekali, sebenarnya, karena sistem yang satu ini memang mampu menyederhanakan setiap urusan yang terkait dengan transaksi.

Umumnya sistem ini digunakan oleh bisnis atau perusahaan-perusahaan besar yang kerap terlibat dalam proses transaksi dengan kompleksitas tinggi. Wajar, dong, pasalnya kegiatan yang berkaitan dengan transaksi umumnya akan memakan waktu dan sumber daya apabila dikerjakan secara manual, kan?

Mulai dari mengumpulkan bukti transaksi, menyesuaikan pencatatan transaksi, hingga pencairan transaksi, ada banyak sekali yang perlu dilakukan. Semakin besar skala usaha yang dimiliki, kompleksitasnya pun akan semakin tinggi, jadi sama sekali tidak aneh apabila sistem ini digunakan.

Sebaliknya, untuk usaha mikro, kecil, dan menengah yang proses transaksinya belum terlalu kompleks, sistem ini memang jarang digunakan atau hanya digunakan sebagian saja, misalnya untuk mengelola sistem penggajian karyawan, meski mungkin terkadang sistem ini juga digunakan untuk sejumlah keperluan lainnya.

Baca Juga: mPOS: Ketahui Manfaatnya Bagi Bisnismu!

Bagaimana Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi?

Ada sejumlah karakteristik sistem pemrosesan transaksi yang membuatnya banyak dijadikan pilihan untuk memastikan proses transaksi berjalan dengan lancar. Salah satunya adalah pengelolaannya yang dilakukan secara periodik. Artinya, transaksi akan diproses dalam rentang waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan.

Sebagai contoh, untuk memproses penggajian karyawan, sistem akan melakukannya secara otomatis setiap bulan, sehingga pemilik usaha tidak akan kerepotan karena harus memproses penggajian karyawan secara manual. Di samping itu, karakteristik lain yang dimiliki oleh sistem ini adalah besarnya data yang bisa dikelola.

Jika kita ambil contoh penggajian karyawan, staf bagian keuangan tidak perlu mengelola dan memproses transaksi satu per satu. Karena sistem justru lebih efektif untuk memproses banyak data sekaligus, gaji seluruh karyawan dapat diproses dalam satu waktu.

Dengan karakteristik sistem pemrosesan transaksi yang serba mudah dan otomatis ini, bukan sesuatu yang aneh jika sistem ini digunakan oleh banyak perusahaan besar karena efektivitas serta efisiensinya yang sangat baik untuk memotong pengeluaran.

Baca Juga: Yuk! Berkenalan dengan QRIS

Apa Peran Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Bisnis?

Peran sistem pemrosesan transaksi dalam bisnis bisa dibilang cukup penting, khususnya untuk usaha yang memang sudah besar skalanya. Pasalnya, dengan sistem ini, pencatatan transaksi harian bisa secara rutin dilakukan.

Untuk usaha yang sudah besar, mengurus atau memproses setiap transaksi yang terjadi satu per satu jelas bukan perkara yang mudah untuk dilakukan. Wajar saja, kan, karena semakin besar skala usaha yang dijalankan, semakin banyak pula transaksi yang harus diproses.

Apabila perusahaan harus memproses setiap transaksi tersebut satu per satu, jelas sumber daya yang seharusnya bisa dialihkan untuk kebutuhan lain yang lebih krusial akan habis terpakai. Oleh karena itu, peran sistem pemrosesan transaksi dalam bisnis berskala besar benar-benar tak bisa diabaikan.

Dengan adanya sistem ini, bisnis pun bisa dikelola dengan lebih mudah tanpa harus membuang-buang sumber daya untuk rutinitas berulang yang sebenarnya bisa dijalankan secara otomatis.

Memahami Siklus Pemrosesan Transaksi

Seperti yang sempat dibahas, sistem ini bekerja secara periodik dengan rentang waktu yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Oleh karena itu, terdapat siklus pemrosesan transaksi yang perlu dipahami oleh mereka yang tertarik untuk menggunakan sistem ini.

Setidaknya, ada tiga jenis siklus yang umum digunakan dalam sistem pemrosesan transaksi, yaitu siklus pengeluaran, konversi, dan juga pendapatan. Tiap-tiap siklus ini memiliki peruntukannya masing-masing. OIeh karena itu, penting untuk memahami manfaat dari setiap siklus, sehingga penggunaan sistem pemrosesan transaksi ini pun bisa benar-benar dimaksimalkan untuk efisiensi kerja.

Nah, apa saja, sih, ketiga siklus yang dimaksud tersebut? Tak perlu bingung terlalu lama, kita akan langsung mengulasnya satu per satu, ya!

Baca Juga: 3 Cara Aplikasi POS Bantu Kamu Capai Work-Life Balance

1. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran umumnya digunakan ketika kita membutuhkan transaksi yang menyebabkan keluarnya uang dari kas dan mendapatkan aset sebagai gantinya, misalnya saja ketika kita sudah menjadwalkan pengadaan bahan baku produksi setiap tiga bulan sekali.

Agar tidak kerepotan mengurus hal yang sama setiap tiga bulan, kita dapat menggunakan siklus pengeluaran dari sistem pemrosesan transaksi untuk secara otomatis memberikan persetujuan atas transaksi yang akan mencairkan dana di kas bisnis ke pemasok.

Hal yang sama juga berlaku untuk penggajian karyawan, tanpa harus menghitung ulang besarnya dana yang harus dianggarkan untuk menggaji karyawan, kita dapat mengatur agar gaji karyawan dicairkan ke rekening masing-masing setiap bulannya. Yap, benar sekali! Tak hanya memproses transaksinya saja, sistem ini dapat digunakan untuk secara akurat menghitung gaji yang harus diterima oleh setiap karyawan, jadi kerja staf bagian keuangan pun bisa diselesaikan dengan jauh lebih mudah.

2. Siklus Konversi

Siklus pemrosesan transaksi yang kedua adalah siklus konversi. Sedikit berbeda dengan siklus pengeluaran yang akan sangat membantu staf bagian keuangan, siklus konversi digunakan oleh bagian produksi untuk mengelola seluruh transaksi yang berhubungan dengan proses produksi.

Umumnya, siklus konversi terbagi menjadi dua subsistem utama, yaitu subsistem produksi dan akuntansi. Jadi, selain bisa digunakan untuk mengurus keperluan produksi seperti perencanaan serta penjadwalan pengadaan, siklus konversi juga dapat digunakan sebagai fungsi akuntansi untuk memantau arus informasi biaya yang berkaitan dengan proses produksi tersebut.

Bisa dibayangkan, dong, berapa banyak sumber daya yang bisa dihemat dengan siklus konversi karena karyawan dapat sepenuhnya fokus pada operasional produksi itu sendiri tanpa harus dipusingkan dengan urusan administrasi dan keuangan.

3. Siklus Pendapatan

Siklus yang terakhir adalah siklus pendapatan yang berkebalikan dengan siklus pengeluaran. Dalam siklus pendapatan, seluruh arus transaksi yang masuk ke kas perusahaan akan dikelola secara otomatis, terlebih untuk transaksi yang memang berulang dan rutin.

Sebagai contoh, jika bisnis yang kita jalankan bergerak di bidang supplier bahan baku untuk pelaku usaha lain dan kita sudah bekerja sama dengan klien tersebut untuk menyediakan seluruh atau sebagian bahan baku produksinya, kita tidak perlu berulang kali memeriksa rekening untuk memastikan pembayaran telah masuk sesuai dengan kesepakatan.

Siklus pendapatan dapat menjadi contoh sistem pemrosesan transaksi yang mempermudah pengelolaan finansial perusahaan. Dengan siklus ini, seluruh transaksi masuk, baik yang diselesaikan secara tunai maupun kredit, serta jenis-jenis transaksi lainnya yang memengaruhi arus kas secara positif, akan secara otomatis diproses dan dicatat, dengan demikian laporan keuangan pun bisa dijaga agar tetap rapi tanpa harus menghabiskan terlalu banyak sumber daya manusia.

Bagaimanapun juga, pencatatan keuangan bisnis yang tepat dan akurat merupakan sesuatu yang penting dalam pengelolaan bisnis. Oleh karena itu, jangan ragu untuk memanfaatkan fitur keuangan dari aplikasi majoo. Dengan fitur yang sangat mumpuni ini, semua transaksi akan dicatat secara tepat, akurat, dan otomatis.

Yuk, jangan menunggu terlalu lama, segeralah berlangganan seluruh layanan aplikasi majoo agar pengelolaan operasional bisnis pun bisa diselesaikan dengan lebih mudah dan cepat!

Sumber Data:

https://pintu.co.id/blog/sistem-pemrosesan-transaksi-adalah