3 Contoh Surat Dinas Resmi, dari Sekolah sampai Pemerintah

Mencari contoh surat dinas resmi mungkin menjadi langkah pertama yang akan dilakukan oleh orang-orang ketika harus melakukan aktivitas di instansi yang berbeda dengan instansi tempat bekerja saat ini. Panik? Bisa jadi, terlebih jika ini merupakan tugas dinas pertama yang harus dilalui.

Namun, jangan sampai salah membuat surat dinas karena terlanjur kalang kabut dengan penugasan dinas yang diterima, karena surat dinas itu sendiri tidak hanya satu, lho! Surat dinas dapat berbeda-beda tergantung dari instansi yang mengeluarkannya.

Misalnya saja, meski berada di bidang yang sama, surat dinas pendidikan ternyata berbeda, lho, dengan surat dinas sekolah; belum lagi jika kita bicara tentang surat dinas pemerintah, jelas akan lebih jauh lagi perbedaannya.

Agar tidak salah menerima surat dinas, terlebih jika ditunjuk untuk membuat surat dinas itu sendiri, yuk, kita bahas ragam surat dinas sekaligus dengan contoh-contohnya!

Baca juga: Melakukan Manajemen Sumber Daya Manusia yang EfektifX

Apa Pengertian dari Surat Dinas?

Sebelum mulai mencermati tiga ragam surat dinas, tak ada salahnya untuk memahami dengan benar terlebih dahulu, “Apa, sih, yang dimaksud dengan surat dinas itu sendiri?”

Secara singkat, pengertian surat dinas adalah sebuah dokumen formal yang dibuat oleh instansi pemerintah maupun swasta yang dapat digunakan untuk tujuan kedinasan antara dua instansi atau lebih. Penulisan dalam surat dinas cenderung baku karena memang digunakan untuk tujuan formal, berbeda dengan surat pribadi yang dapat dibuat dengan bahasa percakapan atau bahasa informal.

Selain harus ditulis dengan bahasa yang baku, struktur dari surat dinas sendiri juga bisa dibilang cukup tertata. Setidaknya ada beberapa komponen yang bisa ditemukan di dalam surat dinas, misalnya saja:

1. Kop Surat

Tujuan surat dinas diterbitkan umumnya untuk kebutuhan resmi, sehingga surat perlu diawali dengan kop surat yang dapat menjelaskan instansi mana yang menerbitkan surat dinas tersebut. Dengan demikian, instansi yang dituju dan menerima surat tersebut dapat dengan mudah mengidentifikasi keperluan dinas yang ingin dijalankan.

Selain identitas dari instansi asal yang menerbitkan surat dinas terkait, umumnya di bagian bawah kop akan langsung ditemukan tanggal penerbitan surat dinas tersebut.

2. Nomor Surat

Tidak ada standar yang baku terkait penulisan nomor surat dinas yang benar, karena setiap instansi pembuat surat dinas memiliki sistem penomoran suratnya masing-masing. Dalam surat dinas yang diterbitkan instansi pemerintahan, misalnya saja, nomor surat akan menunjukkan kode nomor surat, urutan terbit surat, lembaga penerbit surat, bulan, serta tahun berjalan.

Satu hal yang harus diingat, dalam penulisan nomor surat dinas yang benar, bagian yang menunjukkan bulan akan ditulis dalam huruf romawi. Sebagai contoh, nomor surat 12.001/DP-KS/I/2022 dapat dibaca sebagai surat perintah perjalanan dinas dengan urutan terbit kesatu dari Dinas Pendidikan Kota Surabaya, dan diterbitkan pada bulan Januari 2022. Jika surat itu bukanlah Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), tetapi Surat Keputusan, kode awalnya bukan lagi 12, tetapi 01.

Pun demikian, bukan berarti nomor surat menjadi sesuatu yang dapat diabaikan dalam menerbitkan surat dinas, karena nomor surat tersebut akan mempermudah urusan administrasi terkait kegiatan dinas yang akan dijalankan.

3. Perihal

Di bagian bawah nomor surat, terdapat perihal yang akan menjelaskan tujuan surat dinas secara jelas dan ringkas, sehingga penerima surat dinas dapat dengan cepat mengetahui maksud penerbitan surat dinas tersebut. 

4. Lampiran

Bagian lampiran umumya diisi dengan dokumen pendukung yang dikirimkan bersama dengan surat dinas tersebut. Namun, tak jarang pula sebuah surat dinas dikirimkan tanpa ada lampiran apa pun, sehingga pada bagian ini hanya diberi tanda baca setrip (-).

5. Tujuan

Jangan keliru dengan tujuan surat dinas itu sendiri, yang dimaksud dengan bagian tujuan di sini adalah nama serta alamat penerima yang dituju oleh surat dinas tersebut. Bagian ini dapat diisi dengan nama orang maupun nama instansi, tetapi tak jarang pula dituliskan keduanya bersamaan.

6. Badan Surat

Tak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya, bagian badan surat dinas terdiri dari pembuka, isi, dan juga penutup yang secara ringkas menjelaskan maksud serta tujuan penerbitan surat tersebut. Hanya saja, berbeda dari kebanyakan surat, bagian isi dalam badan surat harus ditulis dengan seringkas dan sepadat mungkin.

Setelah memastikan isi surat sudah ditulis dengan singkat, tetapi tetap secara jelas menginformasikan maksud dan tujuan dari surat itu sendiri, jangan lupa untuk mencantumkan nama, tanda tangan, dan juga stempel instansi setelah membubuhkan salam penutup.

7. Tembusan

Karena tujuan surat dinas adalah pelaksanaan suatu kegiatan yang menyangkut dua instansi atau bahkan lebih, terkadang surat tersebut juga perlu dibaca oleh beberapa orang lain yang bersangkutan selain oleh penerima yang dituju oleh surat dinas itu sendiri. Jika situasi ini terjadi, bagian tembusan dapat diisi dengan identitas setiap pihak yang membutuhkan informasi di dalam surat dinas tersebut.

Baca juga: Peran Stakeholder dalam Bisnis, Penting atau Tidak?

Mengikuti Contoh Surat Dinas Resmi dengan Tepat

Setelah memahami pengertian surat dinas dan juga penjabaran setiap komponen yang harus ada dalam suatu surat dinas, tentu tak sulit untuk mulai latihan membuat surat dinas sendiri agar tidak kaget jika sewaktu-waktu diminta untuk membuat surat dinas atau mungkin kebingungan membaca surat dinas yang diterbitkan oleh instansi lain.

Namun, ingat kembali bahwa penulisan surat dinas, termasuk penulisan nomor surat dinas yang benar, akan berbeda-beda tergantung dari instansi atau lembaga yang menerbitkan surat dinas tersebut. Karenanya, agar tidak bingung, mari kita lihat tiga contoh yang bisa diikuti saat harus membuat atau memahami informasi yang dimuat dalam sebuah surat dinas!

Contoh Surat Dinas Sekolah

Bicara tentang surat dinas, tentu yang terbayang pertama kali adalah perjalanan dinas maupun kegiatan lain yang mengharuskan seseorang untuk sementara meninggalkan instansi tempatnya bekerja. Namun, sebenarnya surat dinas memiliki artian yang lebih luas lagi, dan bisa saja diwujudkan dalam kegiatan lain yang tidak menyangkut perpindahan secara fisik.

Dalam contoh surat dinas sekolah, misalnya saja, pemberitahuan yang diterbitkan oleh sekolah kepada setiap orang tua dan wali juga dapat disebut sebagai sebuah surat dinas, karena surat tersebut dapat dijadikan acuan untuk kegiatan intrakurikuler maupun ekstrakurikuler yang ada di dalam lingkungan sekolah.

Dalam pengertian surat dinas, penerbitan surat yang satu ini sesungguhnya ditujukan untuk menunjukkan adanya kegiatan yang harus dijalankan oleh dua atau lebih instansi. Dalam kasus surat edaran yang diterbitkan oleh sekolah sebagai sebuah surat dinas, orang tua dan wali yang perlu menyesuaikan kegiatan belajar mengajar anak sesuai dengan isi surat dapat dianggap sebagai pihak lain atau entitas lain di luar sekolah.

Selain surat edaran yang diterbitkan untuk orang tua dan murid, setiap surat resmi yang diterbitkan oleh sekolah tersebut menyangkut penyelenggaraan pembelajaran di unit sekolahnya juga dapat digolongkan sebagai surat dinas sekolah. Misalnya saja surat jalan yang dipegang oleh setiap guru yang diundang dalam pertemuan-pertemuan di luar sekolah.

Coba lihat contoh surat dinas sekolah yang ditulis dalam bentuk surat edaran bagi orang tua dan wali terkait pengumuman libur semester di bawah ini, perhatikan adanya perbedaan standar penulisan nomor surat dinas yang benar pada contoh tersebut:

Baca juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Contoh Surat Dinas Pendidikan

Sama seperti contoh surat dinas sekolah di atas, surat dinas pendidikan yang umumnya dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan juga dapat berbentuk banyak sekali dokumen, salah satunya undangan kepada setiap guru yang dikeluarkan oleh Ketua Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) untuk mengikuti pertemuan di setiap kecamatan yang dinaungi.

Surat undangan untuk sosialisasi maupun panduan teknis dan tata laksana kegiatan belajar mengajar pun dapat menjadi contoh surat dinas pendidikan yang valid. Umumnya, surat-surat yang diterbitkan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan ini nantinya dapat diturunkan lagi menjadi surat dinas atau surat jalan dari sekolah, khususnya apabila yang diterbitkan adalah surat undangan untuk orang-perorangan.

Sebagai contoh, coba perhatikan surat dinas yang diterbitkan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan berikut ini yang sebenarnya merupakan undangan bagi guru-guru mata pelajaran matematika untuk mengikuti Musyawarah Guru Mata Pelajaran:

Contoh Surat Dinas Pemerintahan

Selain pemberitahuan kepada orang tua dan wali maupun undangan bagi guru mata pelajaran, pada level yang lebih tinggi, surat dinas di tingkat pemerintahan dapat berupa imbauan maupun edaran yang dapat dijadikan acuan oleh lembaga-lembaga yang ada di bawahnya.

Karena umumnya diterbitkan dari lembaga atau instansi tertinggi di suatu bidang, surat dinas pemerintahan juga dapat diturunkan ke instansi-instansi yang dinaunginya. Misalnya saja, imbauan pada contoh surat dinas pemerintahan di bawah ini kemudian dapat diturunkan oleh kepala sekolah menjadi surat edaran bagi orang tua dan wali.

Namun, karena cakupannya yang lebih besar dan juga tingkat urgensinya yang lebih tinggi, surat dinas pemerintahan umumnya dibuat dengan struktur yang lebih pakem, sehingga mungkin sekali memiliki poin-poin pembahasan yang jauh lebih rinci, tidak lagi dijabarkan secara ringkas dan padat seperti surat dinas pada umumnya.

Setelah memperhatikan contoh surat dinas resmi dari sekolah, dinas pendidikan dan kebudayaan, serta kementerian yang sudah dijabarkan di atas, mungkin muncul pertanyaan apakah surat dinas hanya boleh diterbitkan oleh instansi-instansi formal negara saja, dan tidak bisa diterapkan pada bidang bisnis dengan sektor yang lebih informal?

Tentu saja tidak! Ingat kembali pengertian surat dinas yang menjelaskan bahwa surat ini juga dapat diterbitkan oleh lembaga maupun instansi swasta selain diterbitkan oleh instansi negeri. Dengan demikian, para pelaku usaha pun tetap diperkenankan untuk membuat surat dinas yang dapat digunakan oleh karyawannya dalam menjalankan aktivitas bisnis.

Namun, tetap perhatikan selalu kaidah dan juga tujuan surat dinas itu sendiri agar tidak secara asal menerbitkan sebuah surat dinas. Apabila dari suatu aktivitas operasional bisnis yang dibutuhkan adalah surat dinas yang berfungsi sebagai surat jalan, pastikan untuk secara jelas menjelaskan maksud tersebut sehingga karyawan yang menerima surat dinas pun tidak salah mengartikan surat tersebut, misalnya saja, sebagai imbauan.

Pastikan surat dinas yang dibuat tetap ringkas, padat, dan mudah dimengerti untuk mendukung operasional bisnis. Sama seperti pengelolaan bisnis yang dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan berbagai fitur andalan yang ditawarkan oleh aplikasi majoo.

Dengan pengelolaan bisnis yang ringkas dan dapat dilakukan dari mana saja, operasional bisnis pun dapat dijalankan dengan hambatan yang minimal. Jadi, jangan tunggu terlalu lama, ya! Segera berlangganan setiap kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi majoo!

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya