Tujuan, Ketentuan, dan Contoh Surat Peringatan Karyawan

Di dalam dunia kerja, kamu mungkin sering mendengar istilah SP, meski terkadang lupa, SP itu singkatan dari apa, ya? SP adalah Surat Peringatan. 

Biasanya, yang mendapatkan surat peringatan dari perusahaan adalah karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan kantor. 

Tujuan dari dilakukannya pembuatan dan pemberian surat peringatan adalah agar bisa menimbulkan efek jera pada karyawan yang melanggar tidak mengulangi kesalahannya.

Nah, jika kamu tidak ingin mendapatkan surat peringatan dan tidak begitu memahami aturan terkait hal ini, sebaiknya kamu perhatikan penjelasan mengenai surat peringatan karyawan beserta contoh surat peringatan karyawan di dalam artikel ini, ya. 

Baca juga: JHT Adalah Jaminan Hari Tua, Karyawan Wajib Tahu! 

Apa Itu Surat Peringatan Karyawan?

Kita mulai dulu dari pengertian selembar surat peringatan karyawan, ya. 

Surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang di dalam sebuah instansi atau perusahaan terhadap tindakan individu yang dianggap tidak pantas, melanggar atau negatif. 

Surat peringatan ini dianggap sebagai langkah awal untuk mengatasi konflik, dan biasanya bila tidak diindahkan akan diikuti dengan tindakan disipliner. Dalam lingkup pekerjaan, pihak yang berwenang adalah pimpinan atau perusahaan sementara individu adalah karyawan di dalamnya. 

Umumnya surat peringatan karyawan dikeluarkan sebagai bentuk pengakuan resmi atas pelanggaran dalam etos kerja perusahaan. Ini merujuk pada kinerja yang buruk, perilaku yang tidak pantas di tempat kerja, kesalahan dalam mengelola sumber daya perusahaan, atau karena mengabaikan kebijakan perusahaan. 

Coba perhatikan contoh jenis pelanggaran karyawan yang umumnya mendapat surat peringatan. Biasanya karena seorang karyawan sering absen tanpa pemberitahuan, sering terlambat bekerja, membocorkan rahasia perusahaan, tidak memenuhi tanggung jawab pekerjaan, dan lain-lain. 

Namun kamu perlu tahu bahwa surat peringatan karyawan tidak selalu berakhir pada pemecatan. Kecuali jika ternyata kesalahanmu sudah melewati batas toleransi perusahaan dan mendapatkan surat peringatan berkali-kali, kamu harus berhati-hati, ya.

Jangan meremehkan pentingnya surat peringatan kerja, Majoopreneurs. Jika kamu sudah mendapatkan surat peringatan ini, artinya kesalahanmu telah dianggap sangat serius. 

Tujuan Pembuatan Surat Peringatan (SP)

Selembar surat peringatan karyawan ini dibuat bukan tanpa alasan, loh. Dikeluarkannya SP karyawan ini diharapkan dapat berfungsi sebagai pengingat dan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilakunya. 

Menurut aturannya, kebijakan pemberian surat peringatan baru akan diambil ketika manajer sudah memberikan teguran lisan kepada karyawan yang bersangkutan. 

Jika karyawan mendapat Surat Peringatan 1 (SP 1) kemudian Surat Peringatan 2 (SP 2) dan Surat peringatan 3 (SP 3) secara berturut-turut, status kerja karyawan di dalam suatu perusahaan dapat diputus. Jadi, pastikan kamu sebagai pemberi kerja atau pun karyawan memahami tahapan pemberian surat peringatan ini, ya. 

Regulasi Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Pekerja tidak bisa diberhentikan tanpa pemberitahuan sebelumnya oleh perusahaan meski mereka membuat pelanggaran, karena telah diatur di dalam pasal 161 UU Ketenagakerjaan. 

Karyawan perlu diberi SP 1 hingga SP 3 baru dapat diputus status kerjanya. Kecuali, jika memang pemberhentian kerja secara sepihak sudah tercantum di surat perjanjian kerja sebelumnya.

Seperti yang tercantum di Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan:

1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
    

2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. 

Meski demikian perlu diingat bila keputusan untuk masa berlaku pemberian setiap surat peringatan karyawan dapat bergantung kembali lagi pada kontrak perjanjian kerja bersama perusahaan dan karyawan.

Dalam UU No 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan pasal 161 ayat 2 disebutkan sebagai berikut: 

“Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan atau tidak, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.” 

Ini berarti penerbitan surat peringatan karyawan tetap kembali kepada yang sudah diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama.

Oleh karena itu, setiap perusahaan memiliki semacam mekanisme surat peringatan  berbeda. Selain mengatur jenis pelanggaran karyawan yang dapat dikenakan SP, perusahaan juga mengatur cara pemberian surat peringatan tersebut. Karena itu pastikan untuk mengetahui aturan-aturan yang sudah disepakati dalam perusahaan mengenai hal tersebut. 

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan

Penerbitan dan pemberian surat teguran pada karyawan atau pekerja mempunyai beberapa aturan yang harus kamu perhatikan. 

Nah, aturan yang bisa dijadikan dasar untuk menerbitkan surat teguran adalah pasal 161 Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2013, yang isinya sebagai berikut:

1. JIka pekerja atau buruh melakukan kegiatan pelanggaran ketentuan yang sudah diatur di dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama, maka pihak pengusaha bisa melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah pada pekerja atau buruh yang bersangkutan diberikan surat teguran atau surat peringatan 1, 2, dan 3 secara berturut-turut.

2. Surat peringatan yang dijelaskan dalam ayat satu masing-masing akan berlaku maksimal enam bulan, kecuali yang sudah ditentukan di dalam perjanjian kerja, peraturan kerja perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

3. Buruh atau pekerja mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan yang sudah dijelaskan dalam ayat satu akan mendapatkan uang pesangon sebanyak satu kali sesuai dengan ketentuan pasal 156 ayat dua, uang penghargaan masa kerja sebanyak satu kali sesuai dengan ketentuan pasal 156 ayat tiga, dan uang penggantian hak sesuai dengan peraturan pasal 156 ayat empat.

Struktur Surat Peringatan Kerja yang Baik dan Benar

Pembuatan dan penulisan surat peringatan menjadi hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Penulisan surat teguran ini bisa tidak bisa dilakukan secara asal dan harus terdapat aturan yang ditetapkan oleh setiap perusahaan.

Surat peringatan ini mempunyai isi yang singkat dan langsung membicarakan inti dari peringatan yang diberikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.

Secara umum, format surat teguran ini mempunyai struktur yang kurang lebih sama seperti surat resmi lainnya. 

Kamu bisa lihat struktur penulisan surat teguran yang baik seperti di bawah ini:

1. Kepala Surat 

• Kepala surat berisi logo perusahaan terkait dengan menggunakan huruf kapital dan penulisan rata tengah. Selain itu, dicantumkan juga alamat lengkap dan  kontak perusahaan.

• Kata “SURAT PERINGATAN” wajib ditulis dengan huruf kapital, format tebal dan harus rata tengah.

• Penulisan nomor surat harus disesuaikan dengan nomor surat yang sudah dikeluarkan perusahaan.

2. Isi Surat

Isi surat ditulis dengan tujuan dan maksud diterbitkannya surat teguran. Selain itu, di dalamnya juga harus dijelaskan nama karyawan, jabatan dan/atau posisinya, serta pelanggaran atau kesalahan yang sudah dilakukan.

Setelah itu, jangan lupa tuliskan penjelasan detail terkait hukuman yang diberikan dan jangka waktu hukuman yang berlaku untuk karyawan.

3. Penutup Surat

1. Penutup surat berisi kalimat penutup dengan mengingatkan lagi kesalahan ataupun pelanggaran yang sudah dibuat oleh karyawan

2. Tempat dan tanggal dibuatnya surat

3. Nama dan jabatan pembuat surat untuk selanjutnya ditandatangani.

Contoh Surat Peringatan 

Sekarang kamu perhatikan contoh surat peringatan karyawan yang dapat dijadikan acuan di perusahaanmu, ya.

Contoh Surat Peringatan 1 (SP1) Karyawan

(sumber: employers.glints.com)

(sumber: cermati.com)

(sumber: mekarisign.com)

(sumber: kledo.com)

Contoh Surat Peringatan 2 (SP2) Karyawan

(sumber: employers.glints.com)

(sumber: finansialku.com)

(sumber: hashmicro.com)

(sumber: academia.edu)

Contoh Surat Peringatan 3 (SP3) Karyawan

(sumber: employers.glints.com)

(sumber: finansialku.com)

(sumber: pinhome.id)

(sumber: hashmicro.com)

Baca Juga: Kompensasi Adalah: Jenis, Dampak, dan Tujuannya 

Hak Karyawan Bila Terkena PHK

Setelah mendapatkan surat peringatan ketiga alias SP3, seorang karyawan akan mendapatkan surat baru yaitu Pemutusan Hubungan Kerja atau PHK. 

Namun seorang karyawan yang akan dipecat tersebut akan mendapatkan haknya, berupa uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

Dilansir dari hukumonline.com, adapun ketentuan hak yang kamu terima sebagai berikut:

• Uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan pesangon

• Uang penghargaan masa kerja (UPMK) sebesar 1 kali ketentuan UPMK

• Uang penggantian hak (UPH)

Ketentuan besaran uang pesangon yang didapatkan tergantung pada masa kerja karyawan yang bersangkutan, yaitu

• masa kerja kurang dari 1 tahun, 1 bulan upah;

• masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun, 2 bulan upah;

• masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun, 3 bulan upah;

• masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun, 4 bulan upah;

• masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 tahun, 5 bulan upah;

• masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, 6 bulan upah;

• masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 tahun, 7 bulan upah;

• masa kerja 7 tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 tahun, 8 bulan upah;

• masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

 Sedangkan ketentuan besaran UPMK adalah sebagai berikut

• masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, 2 bulan upah;

• masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 tahun, 3 bulan upah;

• masa kerja 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 tahun, 4 bulan upah;

• masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun, 5 bulan upah;

• masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 tahun, 6 bulan upah;

• masa kerja 18 tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 tahun, 7 bulan upah;

• masa kerja 21 tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 tahun, 8 bulan upah; dan

• masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upah.

 Adapun UPH yang seharusnya diterima meliputi:

• cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur;

• biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ke tempat di mana pekerja diterima bekerja; dan

• hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Kesimpulan

Sekarang kamu sudah mengerti tentang surat peringatan karyawan. Walaupun tujuan dari penerbitan surat peringatan ini tergolong baik dan dilakukan demi kemajuan perusahaan, tetapi surat peringatan bisa memberikan dampak yang baik dan buruk untuk perusahaan dan karyawan.

Terdapat banyak contoh surat peringatan karyawan yang dapat dijadikan referensi bagi kamu untuk memudahkan dalam membuat jenis surat sesuai kebutuhan. Isinya harus disesuaikan dengan jenis surat peringatan, alasan yang mendasarinya, dan sanksi yang diberikan sebagai konsekuensi pelanggaran.

Perlu diperhatikan bahwa kebijakan terkait surat peringatan dan dampaknya untuk karyawan harus dibicarakan sejak awal penerimaan kerja agar dapat dipahami oleh pekerja tersebut.

Semoga kamu sebagai pihak perusahaan atau mungkin sebagai pekerja dapat memahami surat peringatan ini dan tidak pernah harus memberikan atau menerimanya di kemudian hari. 

Referensi:

• https://employers.glints.com/id-id/blog/9-contoh-surat-peringatan-karyawan-sp1-sp2-sp3-pahami-aturannya/

• https://accurate.id/marketing-manajemen/surat-teguran

Sumber foto: Freepik