3 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya

Dalam dunia pendidikan, dunia kerja, sampai dunia bisnis, mungkin contoh surat permohonan adalah sebuah jenis surat yang cukup sering dibuat. Saat masih menjadi seorang pelajar, mungkin kamu pernah mengajukan surat permohonan magang, kemudian dalam dunia kerja, surat permohonan adalah hal yang juga sering ditemukan.

Begitu pula dalam dunia bisnis, ada beberapa jenis contoh surat permohonan yang mungkin dikirimkan oleh pihak klien atau pebisnis lain ke manajemen bisnismu, atau sebaliknya. Mungkin kamu yang mengajukan sebuah surat permohonan kepada pihak atau instansi lain. 

Beberapa contoh surat permohonan adalah surat permohonan dinas, surat permohonan kerjasama bisnis, sampai dengan contoh surat permohonan bantuan yang mungkin dibutuhkan mendadak dalam sebuah bisnis. 

Surat Permohonan adalah

Dalam pengertian umum, surat permohonan adalah surat yang dibuat secara resmi dari seseorang, suatu lembaga, sebuah bidang bisnis atau perusahaan, kepada instansi atau pihak lain dengan tujuan untuk memohon atau meminta suatu permintaan dan kepentingan tertentu.

Sesuai dengan definisinya, format surat permohonan biasanya ditulis dengan bahasa baku dan terkesan formal atau resmi. Gaya penulisannya tidak boleh sembarangan dan sebisa mungkin mengikuti aturan penulisan surat secara resmi. 

Surat permohonan adalah suatu jenis surat yang bisa sering kamu temukan pada lingkungan formal, seperti perusahaan, kantor, lembaga keuangan, lembaga pendidikan, dan sejenisnya. 

Selain memiliki tujuan utama untuk mengajukan permohonan atas kepentingan tertentu, surat permohonan juga dibuat untuk difungsikan sebagai bukti tertulis mengenai keperluan permohonan yang sudah diajukan dengan harapan bisa segera mendapatkan bantuan dan dukungan dari pihak penerima permohonan. 

Format Surat Permohonan

Terdapat beberapa unsur penting yang harus ada dalam setiap penyusunan format surat permohonan. Bila salah satu tidak ada, surat yang dibuat belum bisa dikatakan sebagai dokumen resmi. 

Format surat permohonan yang baik dan benar adalah dengan mencantumkan hal-hal di bawah ini:

1. Kop atau Kepala Surat

Kop atau kepala surat merupakan salah satu ciri utama sebuah surat resmi. Dalam format surat permohonan, kop surat juga berfungsi untuk memberikan informasi mengenai pihak pengirim karena biasanya terdiri dari nama instansi serta alamat lengkapnya. Letak kop surat biasanya ada di bagian atas awal surat dengan format penulisan rata tengah. 

2. Nomor Surat

Nomor surat biasanya dituliskan pada bagian awal tepat setelah kop surat dan letaknya ada di sebelah kiri. Nomor surat merupakan bagian yang juga penting karena bisa digunakan sebagai bukti dokumentasi atau pengarsipan surat. 

3. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat biasanya diletakkan di bagian kanan bawah dari kop atau kepala surat. Namun, ada juga yang menuliskannya di bagian akhir surat setelah salam penutup.

4. Perihal dan Lampiran

Perihal adalah bagian dari format surat permohonan yang menjelaskan garis besar isi surat. Dalam bagian ini, terdapat berbagai informasi yang berhubungan dengan tujuan pembuatan surat. 

Sementara lampiran adalah berkas-berkas yang bisa dijadikan sebagai dokumen pendukung surat permohonan.

5. Isi Surat

Sesuai dengan namanya, isi surat permohonan adalah informasi yang merangkum semua tujuan, keperluan, dan maksud dari pembuatan surat tersebut. Meskipun begitu, isi surat biasanya terdiri tidak lebih dari 2 paragraf saja. 

6. Identitas Pengirim dan Penerima Permohonan

Jangan lupa untuk mencantumkan identitas penulis dan penerima dengan jelas agar memudahkan kedua belah pihak untuk memahami dan mengerti maksud dari surat tersebut. 

7. Tanda Tangan dan Nama Terang

Tanda tangan dan nama terang pihak pembuat surat permohonan adalah bagian paling akhir dalam surat permohonan. Biasanya terletak pada bagian bawah setelah salam penutup. 

Baca Juga: Memahami Cara Membuat Surat Izin Usaha Online

Cara Membuat Surat Permohonan

Cara membuat surat permohonan harus benar-benar diperhatikan. Karena termasuk dalam kategori surat resmi, penulisan format surat permohonan harus sesuai dengan kaidahnya dan jangan sampai ada bagian yang terlewatkan. 

Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dalam cara membuat surat permohonan, adalah:

1. Sesuaikan dengan Format Surat Permohonan

Sebagai salah satu jenis surat resmi, format surat permohonan sudah memiliki aturan dan kaidahnya sendiri. Pastikan kamu menulis sesuai dengan format yang berlaku agar surat permohonan strukturnya lebih rapi dan mudah dibaca.

2. Cantumkan Identitas dengan Jelas

Mencantumkan identitas diri atau instansi sebagai pihak pengirim surat merupakan hal yang penting. Dengan begitu, pihak yang menerima surat permohonan bisa mengetahui dengan mudah siapa yang mengirimkan surat. 

Bukan itu saja, identitas penerima surat juga perlu dicantumkan dengan jelas agar tidak terjadi kesalahan saat proses pengiriman surat, sehingga surat permohonan bisa sampai tepat tujuan. 

3. Perhatikan Tata Letak

Tata letak ini sebenarnya masih berhubungan dengan format surat permohonan. Perhatikan dengan benar di mana letak penulisan kop surat, tanda tangan, bahkan lokasi penempelan materai jika diperlukan. 

Misalnya, untuk penulisan perihal surat, letaknya adalah pada posisi atas tepat di bawah kop surat, dan berada di bagian kiri teks surat, begitupun dengan bagian lainnya yang juga harus dituliskan sesuai urutan yang telah ditetapkan secara resmi.

4. Tulis dengan Rapi 

Tulisan yang rapi maksudnya adalah pada cara membuat surat permohonan, gunakan font atau jenis huruf yang standar, bukan dari jenis yang akan sulit dibaca. Begitu juga dengan ukuran huruf, jangan sampai terlalu kecil atau bahkan terlalu besar. 

Pastikan jarak antar kalimat dan paragraf cukup jelas, tidak terlalu berdekatan dan menjadi buram jika dilihat. Gunakan susunan kalimat dengan bahasa yang baik, to the point, tidak berbelit-belit, dan tentunya dengan kata baku. 

Jenis-jenis Surat Permohonan

Ada berbagai jenis surat permohonan yang sering digunakan. Jenis-jenis surat ini dikategorikan menurut keperluan dan tujuan pengajuannya. Jika dalam waktu dekat kamu mempunyai rencana untuk mengirimkan sebuah surat permohonan, kamu bisa memilih jenisnya sesuai dengan apa tujuan kamu.

Surat Permohonan Izin Acara

Surat permohonan izin acara umumnya digunakan sebagai bukti dokumen resmi yang terkait dengan penyelenggaraan suatu acara. Surat ini dibuat oleh pihak panitia penyelenggara, dan bisa juga difungsikan sebagai acuan dalam mengirimkan undangan untuk para tamu acara.

Surat ini berperan penting dalam kelancaran suatu acara seperti pentas seni, seminar, konser musik, pagelaran teater, dan lain sebagainya.

Surat Permohonan Kerja Sama

Jenis surat permohonan yang satu ini biasanya diajukan saat ada satu pihak yang ingin mengajak pihak lain untuk melakukan kerja sama dalam sebuah bidang. Bisnis, misalnya. 

Karena sifatnya yang meminta bantuan kerja sama, maka surat permohonan kerjasama ini seharusnya ditulis dengan menyebutkan hasil yang perlu dicapai oleh pihak pemohon agar ada keuntungan yang juga bisa didapatkan oleh pihak pemberi bantuan. Jadi, pastikan bahwa kamu bisa menuliskan tujuannya dengan baik dan tepat.

Surat Permohonan Beasiswa

Ini merupakan surat permohonan yang umumnya dibuat oleh siswa di tingkat akhir Sekolah Menengah Atas atau juga mahasiswa yang ingin melanjutkan pendidikannya dengan jalur beasiswa. Meskipun tidak menutup kemungkinan, ada pihak dari bidang profesional dan juga masyarakat umum yang membuatnya dengan tujuan yang sama. 

Beasiswa yang diminta biasanya berupa bantuan dana pendidikan. Jadi, pihak pemohon ingin melanjutkan pendidikannya tanpa biaya. Surat permohonan ini diajukan pada pihak pemerintah atau instansi yang memang sering memberikan bantuan beasiswa. 

Sebagai syaratnya, pihak pemohon perlu mencantumkan tujuan utama mereka melanjutkan pendidikan dan apa keuntungan yang bisa didapatkan oleh pihak pemberi beasiswa jika mereka memenuhi persyaratan. Biasanya, diperlukan banyak lampiran dalam surat ini, seperti daftar nilai terakhir, biodata diri lengkap, sampai dengan portofolio prestasi atau pengalaman lainnya. 

Surat Permohonan Dinas

Berhubungan dengan dinas, surat permohonan adalah sebuah surat yang umumnya berisi permintaan izin untuk melakukan suatu bentuk tugas kedinasan di wilayah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu juga. 

Surat ini bisa jadi dibuat oleh salah seorang pekerja dan dikirimkan kepada pihak manajemen tempatnya bekerja. Bisa juga dari pihak kantor pusat ke kantor cabang, dan sebagainya. 

Surat Permohonan Sponsor

Sama dengan surat permohonan izin acara, jenis surat yang ini biasanya berhubungan dengan suatu acara yang diadakan oleh pihak tertentu. Permohonan sponsor maksudnya adalah meminta bantuan dana sebagai sponsor dari sebuah acara resmi. 

Dalam penulisannya, pihak pemohon harus bisa menggambarkan seperti apa acara yang akan digelar, mencantumkan rincian dana yang diperlukan, dan juga membuat pernyataan secara optimis bahwa acara tersebut akan sukses dijalankan. Semakin banyak dana yang bisa didapatkan dari permohonan sponsor, akan semakin lancar jalannya acara yang diadakan. 

Beberapa Contoh Surat Permohonan

Agar kamu lebih mudah memahami bahwa sebenarnya contoh surat permohonan adalah hal yang penting, berikut ini ada beberapa contoh surat permohonan yang bisa kamu lihat dan pelajari strukturnya. 

Contoh Surat Permohonan Sederhana

Contoh surat permohonan sederhana berarti dalam pembuatan atau penulisannya, surat ini tidak memerlukan banyak hal lain untuk dijadikan lampiran. Misalnya, surat permohonan izin untuk mengadakan kerja bakti dari pihak RT dan RW kepada pihak Kelurahan atau Kecamatan. 

Contoh Surat Permohonan Dinas

Seperti yang sudah sempat dibahas tadi, contoh surat permohonan dinas biasanya berhubungan dengan perusahaan atau instansi tempat seseorang bekerja. Dengan adanya surat permohonan dinas, artinya seseorang tersebut bisa melaksanakan tugasnya di daerah dan waktu tertentu tanpa perlu menemui kesulitan perizinan lagi.

Contoh Surat Permohonan Bantuan

Sebenarnya, contoh surat permohonan bantuan ini ada banyak sekali jenisnya. Mulai dari permohonan bantuan dana, bantuan modal, bantuan pertolongan tim kerja, dan masih banyak lagi.

Namun, kali ini ada baiknya kita melihat dan mempelajari contoh surat permohonan bantuan modal dalam bisnis. Meminta bantuan modal pada pihak lain bukanlah perkara yang mudah. Dibutuhkan rasa saling percaya dan tanggung jawab yang besar dalam hal ini. 

Baca Juga: Benarkah Pinjaman Modal Digital Adalah Solusi Keuangan UMKM?

Lantaran itulah, dalam penyusunan dan penulisannya diperlukan ketelitian dan kecermatan pada pemilihan kata dan bahasa yang digunakan agar maksudnya bisa tersampaikan dengan baik dan mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman. 

Kesimpulan 

Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang dibuat oleh satu pihak dengan tujuan meminta atau memohon suatu hal tertentu. Karena sifatnya yang resmi, maka penulisan format surat permohonan haruslah sesuai dengan kaidah dan aturan yang berlaku. 

Surat permohonan juga biasanya ditemukan dalam bisnis, misalnya saat mengajukan permohonan peninjauan usaha atau permohonan bantuan modal. Jika suatu saat kamu merasa perlu mengajukan surat permohonan seperti ini, pastikan semuanya kamu sampaikan dengan bahasa dan pilihan kalimat yang baik dan benar agar maksudnya bisa tersampaikan dengan baik pula. 

Misalkan kamu ingin mengajukan permohonan bantuan pinjaman modal, kamu juga perlu mengetahui lebih dulu bagaimana kondisi keuangan bisnis yang kamu jalankan saat ini. Lakukan analisis dan evaluasi bisnis agar mengetahui kapasitas dan kemampuan finansial bisnismu. Jangan sampai nantinya kamu malah mengalami kesulitan saat harus membayar pinjaman karena sejak awal tidak memperhitungkan kapasitas bisnis terlebih dahulu. 

Evaluasi keuangan bisnis bisa dilihat dari laporan keuangan pada masing-masing periode perhitungan akuntansi. Bila memang ternyata, laporan keuangan bisnismu ada di angka yang kurang bagus, sebaiknya tunda dulu rencana mengajukan surat permohonan bantuan pinjaman modal. 

Untuk mendapatkan laporan keuangan yang rapi, tepat, dan akurat, kamu bisa berlangganan dan memanfaatkan fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi seperti majoo. Dengan biaya berlangganan yang aman di kantong, kamu bisa mendapatkan banyak sekali fitur pendukung pengelolaan bisnis. Ayo langganan majoo sekarang!