Contoh dan Manfaat Jurnal Khusus saat Menjalankan Bisnis

Dalam setiap periode keuangan, seorang pelaku usaha pasti membuat setidaknya satu jurnal khusus yang dapat digunakan untuk membantu agar penyusunan laporan keuangan di akhir periode dapat dilakukan dengan mudah dan lancar. Namun, tak jarang kegiatan ini dilakukan tanpa sadar karena pelaku usaha yang melakukannya tidak begitu memahami jenis jurnal yang satu ini.

Sebenarnya, wajar saja jika banyak pelaku usaha yang belum mengetahui fungsi dan tujuan dari pembuatan jurnal khusus, atau bahkan memahami pengertian dari jurnal itu sendiri. Namun, tak perlu cemas, mari kita bahas bersama-sama. Apa yang dimaksud dengan jurnal khusus ini? Mengapa pelaku usaha perlu membuat jurnal tersebut?

Pengertian Jurnal Khusus

Bagi pelaku usaha yang mungkin memang belum pernah mendalami bidang akuntansi sebelumnya, jurnal yang banyak dikenal dan dibuat untuk operasional bisnisnya biasanya hanya terbatas pada jurnal umum saja. Akan tetapi, bukan tidak mungkin dalam pelaksanaannya, pelaku usaha tersebut sebenarnya juga membuat jurnal khusus ketika menyusun laporan keuangan maupun jurnal umumnya.

Dalam bidang akuntansi, jurnal khusus adalah setiap jurnal yang dibuat dan dimanfaatkan untuk mencatat jenis-jenis transaksi tertentu yang memuat berbagai informasi penting terkait transaksi tersebut. Dalam praktiknya, pembuatan jurnal ini biasanya dikhususkan kepada jenis transaksi yang dilakukan, sehingga pembuatan jurnal ini dapat dibagi menjadi empat jenis.

1. Jurnal Pembelian

Dalam menjalankan operasional bisnis, tak jarang pelaku usaha perlu melakukan berbagai pembelian. Ketika dimasukkan ke dalam jurnal umum, transaksi-transaksi yang termasuk dalam kegiatan pembelian akan membuat jurnal umum terasa panjang dan rumit, karenanya perlu dibuat jurnal yang secara khusus mencatat setiap transaksi terkait pembelian dalam jurnal pembelian.

Hanya saja, tidak semua transaksi yang berkaitan dengan pembelian dapat dimasukkan dalam jurnal ini. Umumnya, jurnal pembelian hanya mencakup setiap transaksi yang dilakukan untuk membeli barang ataupun produk selain barang yang dilakukan secara kredit.

Dengan adanya jurnal pembelian, pelaku usaha dapat merekam setiap transaksi yang dilakukan untuk membeli suatu kebutuhan bisnis dalam volume yang besar secara kredit. Kemudian, seluruh transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal khusus pembelian dapat dipindahkan ke pos pembelian yang ada pada jurnal umum.

Transaksi-transaksi yang ada pada jurnal pembelian dapat dicatatkan dengan menyertakan berbagai informasi penting seperti tanggal transaksi beserta keterangan dan dicatatkan setiap kali terjadi transaksi pembelian barang, jasa, maupun produk lain secara kredit setiap harinya.

Dengan adanya jurnal pembelian, pelaku usaha dapat melacak setiap transaksi yang dibayarkan secara kredit sehingga dapat mengetahui transaksi terutang yang perlu diselesaikan beserta dengan nilai kreditnya.

2. Jurnal Penjualan

Tak jauh berbeda dengan jurnal pembelian, jurnal penjualan merupakan contoh jurnal khusus yang ditujukan untuk mencatat setiap transaksi yang terkait dengan aktivitas penjualan, tetapi dengan pembayaran nontunai atau yang dapat digolongkan sebagai piutang.

Umumnya, jurnal penjualan digunakan ketika berhasil membayar produk-produk bervolume tinggi yang tidak dibayarkan secara langsung oleh pembeli. Dengan demikian, meski barang sudah tercatat keluar, untuk saat ini bisnis belum menerima pembayaran atas penjualan barang tersebut.

Sama seperti jurnal pembelian, di akhir periode pencatatan keuangan, seluruh transaksi yang tercakup dalam jurnal ini akan dijumlahkan dan dipindahkan ke pos penjualan pada jurnal umum. Dengan demikian, pelaku usaha dapat memeriksa berapa besar nilai piutang yang seharusnya diterima oleh bisnis untuk satu periode keuangan.

Terkait jurnal pembelian dan juga penjualan, perlu diingat bahwa transaksi yang bisa dicatatkan ke dalam dua jenis jurnal khusus ini hanyalah transaksi yang tidak secara langsung mengubah arus kas. Artinya, meski terjadi aktivitas pembelian maupun penjualan, belum ada uang yang harus dikeluarkan atau akan diterima. Sebaliknya, nilai utang dan piutang operasional bisnis yang akan dipengaruhi oleh transaksi-transaksi yang tercatat dalam kedua jenis jurnal ini.

Karena mencakup piutang, informasi yang dicatatkan dalam jurnal penjualan dapat lebih spesifik hingga meliputi tanggal transaksi dilakukan, nomor rekening, nama pelanggan, nomor faktur atau tagihan, dan juga nilai penjualan yang berhasil dilakukan. Melalui jurnal penjualan ini, pelaku usaha dapat melacak secara jelas berapa pendapatan yang seharusnya diterima dari kegiatan penjualan yang dilakukan, tetapi masih belum dapat ditagihkan kepada pelanggan.

3. Jurnal Pengeluaran Kas

Penggunaan jurnal pengeluaran kas sebenarnya hampir sama dengan jurnal pembelian. Bedanya, jika jurnal pembelian digunakan untuk mencatat setiap pembelian yang dilakukan secara kredit, jurnal khusus yang satu ini akan mencatat setiap pembelian yang dilakukan secara tunai, termasuk transaksi-transaksi lainnya yang bisa jadi tidak berkaitan secara langsung dengan kegiatan pembelian, tetapi tetap dibayarkan secara tunai.

Perlu diingat perbedaan mendasar antara pembelian secara tunai dan kredit terletak pada kemampuannya dalam memengaruhi arus kas. Ketika sebuah produk atau jasa dibeli secara kredit, arus kas tidak akan berubah pada saat pembelian karena tidak ada uang yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pembelian tersebut. Namun, jika pembayaran dilakukan secara tunai, jumlah kas akan secara otomatis berkurang karena ada uang yang keluar dari kas tersebut.

Dengan kata lain, apabila seseorang memutuskan untuk membayar tagihan atas barang atau jasa yang dibeli secara kredit, jumlah utang yang tercatat pada jurnal pembelian akan dikurangi dan jumlah pengeluaran yang tercatat pada jurnal pengeluaran kas akan bertambah.

Tak jarang pelaku usaha menganggap sistem pencatatan ini sebagai sesuatu yang merepotkan sehingga ia memutuskan untuk menggabungkan jurnal pembelian dan juga pengeluaran kas menjadi satu, atau sepenuhnya menghilangkan jurnal pembelian dan hanya menyusun jurnal pengeluaran kas untuk memantau transaksi-transaksi yang secara langsung memengaruhi arus kas.

Akan tetapi, menggabungkan kedua jenis jurnal khusus ini akan menimbulkan kebingungan di akhir periode keuangan karena pelaku usaha akan kesulitan dalam melacak setiap transaksi yang terjadi dan hanya mencatat transaksi-transaksi yang berpengaruh secara langsung terhadap arus kas saja. Sebagai akibatnya, umumnya akan timbul kebingungan untuk melacak nilai tagihan yang harus dibayarkan kepada vendor.

Untuk menghindari kebingungan-kebingungan tersebut, sangat disarankan bagi pelaku usaha untuk memisah transaksi yang dibayarkan secara tunai dan kredit ke dalam dua jenis jurnal khusus yang berbeda. Dengan demikian, setiap transaksi akan tetap tercatat dan mudah dibuktikan tanpa ada kebingungan tambahan.

4. Jurnal Penerimaan Kas

Jika jurnal pengeluaran kas sangat berkaitan dengan jurnal pembelian, sebaliknya jurnal penerimaan kas sangat berkaitan dengan jurnal penjualan.

Sistem yang digunakan pada dasarnya masih tetap sama. Apabila sebuah produk atau jasa dibeli oleh pelanggan secara kredit, transaksi tersebut akan dicatatkan dalam jurnal penjualan. Akan tetapi, apabila transaksi tersebut diselesaikan secara tunai, transaksi terkait akan dicatatkan dalam jurnal penerimaan kas untuk menandakan bahwa transaksi tersebut secara langsung menambah jumlah kas yang dimiliki.

Ketika seorang pelanggan menyelesaikan tagihan yang tercatat dalam jurnal penjualan, tagihan tersebut akan dihilangkan atau dikurangkan dari jurnal penjualan. Selanjutnya, pelaku usaha akan menambahkan jumlah kas yang dimiliki dari transaksi tersebut dan mencatatkannya dalam jurnal penerimaan kas.

Sama seperti praktik penyusunan jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas, tak jarang seorang pelaku usaha menggabungkan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas menjadi satu jurnal khusus. Akan tetapi, praktik ini memiliki masalah yang sama di mana pelaku usaha akan kesulitan untuk melacak berapa nilai piutang yang dimiliki terhadap suatu pelanggan yang melakukan pembelian.

Masalah yang sering terjadi ketika jurnal penjualan digabungkan dengan jurnal penerimaan kas adalah kesalahan pencatatan ganda untuk sebuah transaksi. Harap diingat bahwa kegiatan yang tercatat dalam jurnal penjualan hanyalah perpindahan dari barang atau jasa yang dijual ke tangan penjual beserta nilai dari penjualan tersebut. Akan tetapi, tidak ada perubahan apa pun pada arus kas secara riil.

Karenanya, ketika sebuah jurnal digunakan untuk mencatatkan transaksi yang dilakukan secara tunai maupun kredit dalam satu jurnal tersebut saja, mungkin sekali terjadi pencatatan ganda di mana nilai produk atau jasa yang dijual kemudian dicatatkan dua kali pada saat produk atau jasa tersebut dipindahtangankan kepada pelanggan dan ketika pelanggan menyelesaikan pembayaran yang tadinya dilakukan secara kredit.

Tentunya jika terjadi kesalahan semacam ini, penyusunan laporan keuangan serta neracanya akan menjadi sangat sulit karena jumlah debet dan kredit yang ada pada neraca tidak akan bisa seimbang dan staf keuangan harus mengurai kembali setiap pos pemasukan dan pengeluaran yang ada secara manual satu per satu untuk memastikan neraca dapat tetap seimbang.

Kerepotan yang sangat menyulitkan tersebut tidak hanya akan ditemui pada saat penyusunan laporan keuangan dan neraca saja, tetapi juga bisa terjadi pada saat pelaku usaha ingin membuat proyeksi bisnis ke depan berdasarkan kondisi kas yang dimiliki. Tidak akuratnya nilai kas akan membuat rancangan strategi bisnis sulit untuk diimplementasikan, dan lebih lanjut bisa saja menyebabkan bisnis mengalami kerugian.

Agar situasi tersebut tidak terjadi, keempat jenis jurnal khusus ini sebaiknya disusun secara terpisah sesuai dengan fungsinya dan dipastikan tidak ada transaksi yang keliru tercampur di dalamnya. Tentu saja, karena jurnal semacam ini dibuat untuk mencatatkan transaksi yang terjadi secara khusus, selain keempat jenis tersebut sebenarnya masih ada jenis-jenis jurnal lainnya.

Umumnya, setiap entitas bisnis yang berbeda akan memiliki penyusunan jurnal yang berbeda pula. Namun, keempat jenis jurnal di atas dianggap yang paling sering digunakan dan sudah dirasa cukup untuk mengakomodir kebutuhan pencatatan transaksi dalam operasional bisnis.

Manfaat Jurnal Khusus bagi Bisnis

Bicara tentang manfaat jurnal khusus, tentu ada banyak sekali yang bisa ditawarkan oleh penyusunan jurnal-jurnal yang memang dirancang khusus untuk mencatat setiap transaksi ini.

Sebagian manfaat yang bisa diperoleh pelaku usaha sudah dijelaskan di atas, misalnya saja untuk membantu pelaku usaha memiliki proyeksi yang akurat terkait keuangan atau kas bisnis miliknya. Selain itu, penyusunan jurnal-jurnal di luar jurnal umum ini juga dapat membantu penyusunan jurnal umum itu sendiri; mempermudah pembuatan laporan keuangan dan memastikan neraca tetap seimbang sesuai dengan transaksi yang terjadi di setiap periode keuangan.

Di samping alasan-alasan utama tersebut, ada beberapa manfaat lainnya yang bisa diterima oleh pelaku usaha ketika menyusun jurnal khusus secara tepat dan sesuai.

1. Mempermudah Proses Audit

Baik dilakukan secara internal oleh pelaku usaha sendiri, atau secara eksternal dengan menyewa jasa auditor, dalam bisnis proses audit bukanlah sesuatu yang dapat dihindari; khususnya untuk bisnis yang menjunjung transparansi dalam pengembangan usahanya.

Salah satu manfaat jurnal khusus adalah mempermudah pemeriksaan terhadap keuangan bisnis dan melakukan analisis bisnis secara berkala yang biasanya dilakukan melalui proses audit. Tentu saja sebenarnya proses ini dapat dilakukan tanpa penyusunan jurnal-jurnal tersebut, tetapi proses audit yang dilakukan dari nol akan memakan waktu dan sumber daya lain dengan cakupan yang besar, terlebih untuk bisnis yang memiliki kompleksitas keuangan tinggi.

Dengan adanya jurnal khusus, pelaku usaha dapat memastikan setiap transaksi bisnis yang dilakukan selalu dicatat secara jelas dengan rekam data yang mudah untuk disajikan. Selain itu, umumnya jurnal-jurnal tersebut disusun secara kronologikal atau berdasarkan waktu terjadinya transaksi.

Dengan adanya catatan transaksi tersebut, proses audit akan lebih mudah dilakukan sehingga keseluruhan proses juga dapat diselesaikan dengan lebih cepat, tentunya dengan memakan sumber daya yang juga jauh lebih kecil. Tanpa adanya jurnal-jurnal yang mencatat setiap transaksi yang dilakukan, proses audit akan menjadi lebih lama karena auditor perlu menelusuri kembali setiap transaksi bisnis yang mungkin pernah dilakukan dalam sebuah periode keuangan.

2. Menghindari Risiko Fraud seperti Penggelapan atau Penipuan

Tindak kecurangan seperti penipuan kerap menjadi masalah utama dalam menjalankan sebuah bisnis. Dampak dari tindakan semacam ini sering kali memberikan kerugian yang sangat besar dan membuat pengembangan bisnis terancam keberlanjutannya.

Namun, ketika setiap transaksi yang dilakukan selalu dicatat dan dimasukkan ke jurnal yang sesuai dengan jenis transaksi tersebut, tindak kecurangan tadi akan semakin sulit untuk dilakukan karena setiap data yang ada sulit untuk diubah.

Pencatatan jurnal khusus yang dilakukan secara kronologis juga membuat catatan keuangan suatu usaha akan sulit untuk diubah-ubah, dengan demikian, pelaku usaha dapat lebih tenang untuk memastikan bahwa keseluruhan kas bisnis memang digunakan untuk keperluan bisnis, dan bukan untuk keperluan pribadi yang kemudian diklaim sebagai kebutuhan bisnis.

Meski dengan periode keuangan yang panjang atau pemeriksaan keuangan secara tahunan, tindak kecurangan dan penggelapan uang bisnis akan sulit untuk dilakukan karena transaksi yang dilakukan setiap harinya akan tercatat saat itu juga. Pun bila terjadi kecurangan, pelaku usaha dapat dengan mudah memeriksa di mana letak kecurangan tersebut dengan memeriksa jurnal-jurnal yang sudah dibuat.

3. Mengurangi Kesalahan Penghitungan Keuangan Bisnis

Jika tindak kecurangan biasanya dilakukan secara sengaja untuk memenuhi kebutuhan salah satu pihak saja dengan merugikan bisnis, pelaku usaha juga tidak dapat menutup mata pada kerugian bisnis yang diakibatkan oleh kesalahan yang tak sengaja dibuat.

Kesalahan pencatatan dan penghitungan keuangan bisnis, meski terasa sepele, dapat mengancam stabilitas bisnis apabila tidak ditangani secara serius.

Untungnya, dengan keberadaan jurnal khusus, kesalahan-kesalahan semacam ini dapat ditekan hingga seminimal mungkin, karena dengan adanya proses pencatatan untuk setiap transaksi yang dilakukan segera setelah transaksi tersebut diselesaikan, staf keuangan dapat dengan mudah memeriksa kembali apabila terjadi kesalahan penghitungan.

Misalnya saja ketika saat menyusun laporan keuangan, diketahui bahwa neraca yang dihasilkan tidak seimbang. Karena neraca keuangan umumnya didasarkan pada jurnal umum yang merupakan gabungan dari jurnal-jurnal khusus, staf keuangan dapat melakukan backtrack dengan memeriksa kembali jurnal khusus yang sudah ada, dan mencocokkan setiap pos yang ada di dalamnya dengan pos-pos yang ada di neraca.

Dengan proses tersebut, kesalahan penghitungan di akhir periode keuangan dapat diminimalkan atau bahkan dihindari sama sekali. Penyusunan strategi bisnis yang didasarkan pada kondisi keuangan bisnis pun dapat dilakukan dengan lebih akurat untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan atau tantangan yang muncul dalam periode keuangan sebelumnya.

Secara umum, penerapan jurnal khusus mungkin terasa merepotkan atau bahkan mungkin digolongkan sebagai tambahan pekerjaan di samping pekerjaan utama. Namun, pada kenyataannya, penerapan sistem ini tidak merepotkan sama sekali, dan justru memudahkan bagian keuangan dalam menjalankan fungsinya karena pencatatan transaksi yang dilakukan tiap hari dapat dilakukan oleh siapa saja yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.

Dengan pencatatan yang dilakukan secara harian di setiap kali transaksi dilakukan, penerapan jurnal khusus justru akan sangat membantu pada saat penyusunan laporan keuangan, karena bagian keuangan sudah tidak perlu lagi menyusun laporan dari nol berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sudah dikumpulkan selama periode keuangan tersebut. Sebaliknya, bagian keuangan cukup menjumlahkan nilai yang tercatat dalam jurnal umum dan memastikan neraca yang dibuat sudah sesuai.

Dari penjelasan-penjelasan di atas, tentu sudah terlihat betapa pentingnya melakukan pencatatan transaksi secara langsung begitu transaksi dilakukan setiap harinya. Ada banyak manfaat jurnal khusus yang bisa didapatkan oleh pelaku usaha. Karenanya, keberadaan aplikasi POS yang mampu mencatatkan setiap transaksi secara otomatis menjadi sesuatu yang sangat penting pula.

Untuk memastikan setiap transaksi bisnis yang dilakukan tercatat dengan baik, rapi, dan akurat, gunakan aplikasi majoo dengan fitur akuntansinya yang memungkinkan setiap transaksi dilakukan secara otomatis. Laporan keuangan pun dapat disusun dengan mudah melalui sajian data yang rapi dan siap untuk dianalisis.

Dengan aplikasi kasir online majoo, pelaku usaha sudah tidak perlu khawatir lagi dalam memastikan kondisi keuangan yang dimiliki oleh bisnisnya. Setiap fitur yang ada di dalamnya tidak hanya membantu pengelolaan bisnis secara maksimal, tetapi juga memastikan pelaku usaha mendapatkan kemudahan dalam menjalankan operasional bisnis.