Kartu Stok Adalah: Manfaat, Fungsi, dan Cara Mengisi

Sebagai seorang pelaku usaha, mengalami pasang surut pendapatan tentu menjadi hal biasa. Saat sedang laris-larisnya, kamu pasti pernah mengalami kehabisan persediaan stok barang karena terjadi overselling. Salah satu penyebabnya adalah kesalahan saat memperkirakan persediaan barang atau karena perhitungan yang tidak tepat. Well, di kemudian hari, kamu tentu tidak ingin mengalaminya lagi dan lagi, kan?

Untuk meminimalkan terjadinya kehabisan persediaan stok barang, kamu wajib mengetahui perputaran setiap barang, mulai dari masuk hingga keluar. Informasi tersebut bisa didapatkan dengan menggunakan kartu stok barang atau yang biasa disebut dengan bin card. Secara garis besar, kartu stok barang atau bin card atau stock card adalah ringkasan pergerakan persediaan dan sisa saldo.

Laporan ini berisi informasi dari pergerakan yang mencakup saldo awal, penerimaan stok, penerbitan stok, dan kuantitas akhir. Sangat penting bagi penanggung jawab stok untuk mengetahui sisa stok hanya dengan melihat laporan ini. Penanggung jawab stok wajib mencatat di kartu stok setiap kali barang masuk dan keluar dari gudang. Catatan tersebut berisi jumlah gerakan masuk dan keluar dan keseimbangan pada titik tertentu.

Lantas, apa saja manfaat kartu stok dan fungsi kartu stok? Bagaimana cara mengisi kartu stok barang dengan tepat? Tidak perlu berbasa-basi, langsung temukan jawabannya melalui artikel ini.

Kartu Stok Adalah

Kartu stok adalah laporan dari semua kuitansi dan pengeluaran stok yang dibuat oleh penanggung jawab stok, sebab pencatatan setiap stok yang masuk dan keluar dari gudang menjadi tanggung jawab mereka. Jumlah stok fisik dan jumlah stok yang tercatat di laporan harus sama. Jika tidak sama, audit internal dan manajemen memiliki hak untuk menyelidiki masalah tersebut.

Kartu stok barang hanya berisi kolom kuantitas untuk keduanya dan kuitansi pada penutupan setiap transaksi. Level stok dihitung untuk memastikan bahwa setiap waktu tertentu dapat direkonsiliasi dengan penghitungan fisik. Bertanggung jawab atas kartu stok tentu bukan hal yang mudah. Oleh sebab itu, sangat penting untuk mengontrol aliran stok dengan menggunakan beberapa alat yang efektif.

Salah satu alat terbaik untuk mengontrol aliran stok adalah kartu stok barang. Tidak hanya membantu dalam mengendalikan persediaan barang dengan baik, laporan ini juga dapat membantu menjaga modal kerja yang efektif. Dengan mengetahui pola pergerakan barang, perusahaan dapat dengan mudah menentukan besar modal yang perlu diinvestasikan dalam pembelian persediaan berserta jumlahnya.

Baca juga: Memahami Pengertian, Jenis, dan Contoh Saluran Pemasaran

Manfaat Kartu Stok

Dalam penggunaannya, kartu stok barang memiliki beberapa manfaat tersendiri. Manfaat kartu stok adalah sebagai berikut:

Memantau tingkat persediaan

Penggunaan kartu stok tentu akan membantu penanggung jawab inventori untuk melacak setiap persediaan atau tingkat material dan mengusulkan pembelian jika diperlukan. Agar tingkat persediaan dapat dipantau secara tepat, pastikan untuk mencantumkan level minimum di setiap materi yang terdapat di kartu stok. Hal tersebut akan membantu pekerja agar lebih waspada terhadap tingkat persediaan.

Membantu penghitungan inventori dan stok opname

Manfaat kartu stok selama penghitungan tahunan adalah membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar ke stok sebenarnya dan sebaliknya. Selain itu, kartu stok juga membantu auditor untuk menginventarisir kuantitas selama penghitungan dilakukan.

Sebagai alat kontrol gudang

Manfaat kartu stok selanjutnya adalah untuk membantu pekerja dalam mengidentifikasi bahan dan barang yang benar dengan lebih cepat. Hal ini tentu sangat bermanfaat saat berhadapan dengan barang yang serupa. Dengan demikian, risiko mengeluarkan barang yang salah juga akan berkurang.

Mengurangi kemungkinan faktur hilang

Penggunaan kartu stok dapat membantu mengurangi kemungkinan faktur hilang. Sebab, setiap ada faktur atau tanda terima baru, pekerja harus segera memperbaruinya di dalam laporan dan menyimpan faktur di sebelah barang.

Walau memiliki banyak manfaat, penggunaan kartu stok nyatanya juga memiliki kekurangan tersendiri. Kekurangan penggunaan kartu stok adalah sebagai berikut:

Membutuhkan lebih banyak ruang

Jika barang yang disimpan jumlahnya banyak, kartu stok barang milikmu otomatis juga akan menjadi lebih banyak dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan. Walau hanya berbentuk lembaran kartu, bukan tidak mungkin kartu stok barang justru mengambil ruang yang sebenarnya dapat digunakan untuk menyimpang barang lain.

Membutuhkan lebih banyak waktu

Selain membutuhkan lebih banyak ruang, penanggung jawab stok juga perlu meluangkan lebih banyak waktu untuk memperbarui kartu stok barang secara berkala. Padahal, selain melalui kartu stok barang, para pekerja dapat memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan.

Terjadinya duplikasi pekerjaan

Selama penerimaan dan masalah inventori, kamu perlu memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu stok barang dan laporan keuangan secara seimbang. Hal ini tentu berisiko membuat adanya duplikasi pekerjaan. Akan tetapi, kombinasi dua laporan tersebut tentu dapat diandalkan dalam melakukan penghitungan data.

Baca juga: Berbagai Cara Menghitung Diskon yang Menarik Diterapkan!

Fungsi Kartu Stok

Salah satu fungsi kartu stok adalah mengatur atau mengelola setiap persediaan barang yang ada di gudang maupun toko milikmu. Sebab, tanpa stok barang yang mencukupi, kamu tidak bisa memproses pengiriman kepada konsumen. Jika usaha yang kamu miliki mempunyai mobilitas yang tinggi, membuat kartu stok tentu menjadi hal yang wajib dilakukan.

Selain itu, karena kartu stok dibuat untuk setiap barang persediaan, penanggung jawab stok tentu sangat mengetahui posisi stok. Pada setiap kartu stok, penanngung jawab dapat menulis level stok minimum dan level stok maksimum sehingga saat persediaan menyentuh level minimum, penanggung jawab stok dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk persediaan baru stok tersebut.

Fungsi kartu stok berikutnya adalah sebagai pengendalian inventori yang penting dan digunakan dalam berbagai format. Tidak ada format khusus yang diterapkan dalam kartu stok. Setiap pelaku usaha dapat membuat kartu stok yang sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan.

Terakhir, kartu stok juga berfungsi membantu penanggung jawab stok saat ada audit dadakan dari auditor internal. Biasanya, auditor internal akan memeriksa ketersediaan inventori dan membandingkan jumlah sebenarnya dengan jumlah yang tercantum dalam kartu stok.

Baca Juga: Jalankan Usaha dengan Strategi Bisnis Model Canvas

Cara Mengisi Kartu Stok

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, tidak ada format khusus yang diterapkan dalam pembuatan kartu stok. Setiap pelaku usaha dapat membuat kartu stok yang sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan. Dengan demikian, cara mengisi kartu stok pun berbeda-beda. 

Akan tetapi, jika membuat kartu stok dengan memanfaatkan software Microsoft Excel, kamu perlu melengkapi beberapa informasi berikut ini:

• Nama perusahaan
• Material name: (nama barang yang didata)
• Material code: (kode barang atau SKU)
• Location: (lokasi gudang atau toko)
• Maximum stock: (stok maksimum barang yang dapat tersedia di gudang atau toko)
• Minimum stock: (stok minimum yang harus tersedia didalam gudang atau toko)
• Reorder: (nilai saat kamu harus melakukan pemesanan barang)

Penutup

Kartu stok adalah laporan dari semua kuitansi dan pengeluaran stok yang dibuat oleh penanggung jawab stok. Kartu stok barang menjadi salah satu alat terbaik untuk mengontrol aliran stok. Secara umum, manfaat kartu stok adalah untuk membantu dalam mengendalikan persediaan barang dengan baik.

Selain informasi mengenai kartu stok, kamu juga bisa mendapatkan berbagai informasi yang berhubungan dengan pelanggan, pasar, bisnis, dan ekonomi di sini. Selain memperkaya wawasan dengan informasi yang kamu butuhkan , jangan ragu untuk memilih majoo yang setia menemani perjalanan bisnismu. Manfaatkan berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhan. Tunggu apa lagi? Saatnya berlangganan sekarang!