Label Inventaris Barang: Kecil Tapi Perannya Besar

Dalam bisnis, sebenarnya yang dimaksud dengan inventaris bukanlah hanya hal-hal yang berbentuk benda jadi, inventaris barang mencakup semua bahan baku yang digunakan untuk membuat sebuah produk dan semua barang jadi yang siap dijual. Untuk mengelola semua barang-barang tersebut dibutuhkan pembuatan label inventaris barang. 

Akurasi pencatatan dan pemenuhan inventaris yang cepat dan tepat merupakan sebuah syarat tak tertulis yang menyatakan bahwa suatu perusahaan berada dalam kondisi baik dan sehat. Label inventaris barang bisa menjadi solusi untuk mengatasi persoalan tersebut. Dengan menggunakan pelabelan ini, perusahaan akan bisa lebih mudah melakukan penghitungan komprehensif, baik yang dijadwalkan per bulan atau per tahun. Jadi, bisa dikatakan bahwa penghitungan siklus inventarisasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang serta melindungi kebutuhan pemenuhan bisnis yang notabenenya selalu berubah.

Menariknya, tag atau label inventaris barang tersebut dapat dipindai untuk menginformasikan rantai pasokan untuk mengetahui perubahan pada inventaris. Tentunya kemudahan ini sangat membantu perusahaan dalam membangun visibilitas antara semua pihak, mulai dari pemasok hingga pelanggan. 

Baca juga: Ayo Mengenal Kode Produksi Barang Lebih Dekat!

Apa Itu Label Inventaris Barang?

Label inventaris barang atau yang terkadang disebut juga dengan label kode barang inventaris adalah sebuah tag atau pelat barcode yang dilampirkan pada produk atau paket, dengan tujuan untuk memudahkan pelacakan. 

Tag tersebut dapat memudahkan kamu sebagai pemilik perusahaan atau petugas staff gudang dalam melakukan penghitungan inventaris manual, maupun yang terhubung otomatis ke sistem pemindai dan sistem manajemen inventaris. Penggunaan label kode barang inventaris ini dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap perusahaan dan memberikan kontrol stok persediaan yang memadai. 

Umumnya, label inventaris barang berisikan:

• Nomor barang
• Barcode
• Nama perusahaan pengelola
• Letak rak penyimpanan
• Tanggal barang masuk/keluar

Masing-masing perusahaan pastinya punya kebijakan sendiri mengenai informasi apa saja yang perlu ada dalam label inventaris barang. Dengan menetapkan standarisasi pelabelan inventarisnya melalui label, perusahaan dapat memastikan keseragaman di seluruh organisasinya. Aktivitas pemantauan, penyimpanan, dan pengiriman barang pun menjadi lebih efisien.

Cara Membuat Label Inventaris Barang

Label kode barang inventaris merupakan hal yang cukup penting bagi sebuah institusi, termasuk bisnis, baik dalam skala kecil maupun besar. Dengan adanya label inventaris barang akan memudahkan staf dalam proses perekapan barang yang ada di perusahaan serta kondisinya. Sehingga, semua barang dapat tercatat dengan baik. 

Lantas bagaimana cara membuat label inventaris barang? Perlu kamu pahami dulu bahwa pada dasarnya proses pengelolaan inventaris tidak sama dengan pengelolaan aset, karena pergerakan inventaris yang lebih cepat daripada aset. Item inventaris pun biasanya memerlukan relokasi secara berkala saat pesanan pelanggan telah dipenuhi, mengganti suku cadang, maupun menambah/mengurangi persediaan.

Bagi sebagian perusahaan, cara membuat label inventaris barang merupakan kegiatan yang membutuhkan sistem yang sangat fleksibel serta mampu memperhitungkan ruang inventaris di gudang. Berikut beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dalam membuat label inventaris. 

1. Konfirmasi Persyaratan Label

Sebelum mulai membuat pelabelan, sebaiknya kamu pahami terlebih dahulu mengenai persyaratan, peraturan, atau basis peralatan yang dapat menentukan pemformatan dan konten label. Misalnya jenis barcode, ukuran label, dan jenis bahan label.

Baca juga: Barcode: Pengertian, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya

2. Cetak Label yang Berkualitas

Jika kamu memilih untuk mencetak menggunakan jasa percetakan label yang terpercaya, pastikan bahwa kualitas label yang dicetak sudah memenuhi kebutuhan aplikasi yang diminta. Periksa kompatibilitas label dengan lingkungan yang sesuai untuk produk kamu. Selain itu, sebaiknya kamu pilih bahan label dan pelapis yang dirancang untuk menahan potensi paparan zat-zat keras, seperti bahan kimia.

3. Gunakan Label Inventaris yang Seragam

Setelah kamu membuat label, pastikan bahwa ada kebijakan dasar yang menentukan kondisi dan posisi label harus ditempatkan pada inventaris. Label inventaris barang yang baik haruslah jelas dan mudah dibaca saat produk diletakkan di rak. 

Kamu perlu memastikan bahwa barcode label mudah diakses menggunakan jenis pemindai apa pun. Pastikan juga untuk memeriksa bahwa nama lokasi di rak sudah sesuai dengan label inventaris dan merujuk ke item yang tepat. Dengan menetapkan proses standar untuk pelabelan inventaris, para staf juga akan lebih mudah menyeragamkan, memproses, dan mengevaluasi setiap item yang ada.

4. Tinjau Proses Inventaris 

Dalam memberi label kode barang inventaris, sebaiknya kamu juga meninjau proses inventaris yang sudah dilakukan. Misalnya, dengan menentukan interval reguler untuk meninjau alur kerja internal dan eksternal. 

Jadi, kamu bisa segera mengidentifikasi masalah yang mungkin mungkin saja terjadi pada persediaan. Jika alur kerja manajemen inventaris kamu sudah berjalan dengan baik dan memadai, secara otomatis kamu juga akan mampu memaksimalkan pemanfaatan inventaris agar lebih menguntungkan.

Cara Membuat Label Inventaris Barang dengan Mail Merge dan Excel

Label inventaris barang dapat dibuat dengan menggunakan perpaduan Microsoft Excel dan Fungsi Mail Merge yang ada pada Microsoft Word. Berikut panduan cara membuat label inventaris barang dengan metode tersebut.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat desain label yang akan digunakan sebagai label inventaris dengan menggunakan Microsoft Word. Seperti tadi sudah disebutkan, ada beberapa informasi yang tertera pada desain label, seperti logo dan nama perusahaan/bisnis, nama barang, kode barang, dan sumber pengadaan barang. 

Salah satu contoh label inventaris barang adalah seperti ini.

Setelah itu, kamu bisa membuat file di Microsoft Excel yang berisikan daftar informasi dari masing-masing barang tersebut sesuai dengan yang ada pada label. Langkah-langkah selanjutnya: 

• Masuk ke dalam Microsoft Word kembali. Kemudian klik pada bagian kode barang. 
• Selanjutnya, pilih menu Mailings yang ada pada ribbon tab. 
• Kemudian pilih menu Start Mail Merge. 
• Kemudian, pengguna bisa memilih Select Recipients. Pilih menu Use an Existing List. 
• Pilih file Excel dari kode inventaris yang sebelumnya telah dibuat. 
• Pilih sheet yang berisi data inventaris dan centang menu bagian bawah dari kotak dialog. Kemudian tekan tombol OK. 
• Pilih menu Insert Mail Merge dan masukkan satu per satu data yang sudah dibuat. 
• Lihat hasil dari label inventaris yang sudah dibuat dengan klik ikon Preview Results. Maka, hasil dari label inventaris akan keluar. 
• Kamu bisa mengatur jenis dan ukuran font yang digunakan pada label serta merapikan tata letak dari label inventaris tersebut. 
• Setelah semua label terisi dengan data, kamu bisa langsung mencetak label tersebut dan menempelkannya di berbagai barang inventaris. 

Manfaat dan Fungsi Label Inventaris Barang

Meskipun bentuk dan formatnya yang kecil, tidak bisa dimungkiri bahwa label inventaris barang memiliki peran yang besar dalam operasional bisnis atau perusahaan. Beberapa fungsi dari label kode barang inventaris barang bagi perusahaan, antara lain adalah:

Memudahkan Pelacakan Inventaris

Teknologi barcode memungkinkan beberapa pihak untuk mengetahui lokasi inventaris. Pelacakan inventaris juga mempermudah penghitungan atau siklus yang lebih sederhana, terutama saat tiba waktunya untuk audit inventaris.

Menyederhanakan Penghitungan Inventaris 

Jika staf gudang di perusahaanmu ternyata masih menggunakan metode penghitungan secara manual, pastinya akan cukup membuang-buang waktu dan biaya. Lantaran itulah, akhir-akhir ini sudah banyak perusahaan yang beralih ke label inventaris barang untuk membuat proses penghitungan jadi lebih sederhana, tepat, dan sesuai permintaan.

Akurasi Manajemen Aset

Inventaris gudang pada dasarnya merupakan persentase besar dari aset bergerak dan tetap dalam suatu perusahaan. Jadi, bisa dibilang saat melakukan penghitungan inventaris melalui software manajemen aset, kamu juga bisa melacak hasil aset perusahaan. Artinya, perusahaan juga bisa lebih cepat, tepat, dan cerdas dalam membuat keputusan serta meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pelacakan inventaris.

Memperkuat Visibilitas 

Saat ini, visibilitas end-to-end mampu memberikan informasi secara real time kepada setiap pihak terkait mengenai situasi inventaris. Dengan data label inventaris barang yang kamu buat, semua pihak, mulai dari departemen customer service, pemasok, bisa mengetahui kondisi stok saat ini.

Pelaporan Jadi Lebih Komprehensif

Laporan akhir tahun atau triwulanan bisa menjadi proses yang rumit dan menghabiskan banyak tenaga, terutama jika perusahaan kamu sedang mengalami masa sibuk. Namun, dengan menggunakan tag inventaris, persediaan yang ada bisa masuk ke dalam sistem manajemen aset inventaris perusahaan. Jadi, seat label dipindai, datanya bisa dikumpulkan untuk memberikan laporan yang lebih komprehensif.

Baca juga: Tujuan Inventaris dan Contoh Pengelolaan Barang

Cara Memaksimalkan Label Inventaris Barang

Apakah selesai sampai di situ? Tentu tidak. Bisa membuat, mencetak, dan memasang label inventaris barang saja tidak akan menjadi solusi bagi pelacakan inventaris dan manajemen aset. Semuanya perlu diiringi dengan pemahaman mengenai ara memaksimalkan pelabelan ini dengan penggunaan yang tepat. Berikut penjelasannya. 

Gunakan Sistem Manajemen Inventaris

Untuk memaksimalkan penggunaan label inventaris barang, manfaatkan sistem manajemen inventaris yang sesuai dengan bisnismu. Sistem inventaris yang koheren akan memudahkan dalam mengukur inventaris. Dengan pengukuran inventaris yang sederhana, perusahaan jadi lebih mudah dalam mengelola serta mengevaluasi pergerakan inventaris dalam jangka panjang.

Pakai Nomor Identifikasi yang Unik

Pada setiap label inventaris, usahakan untuk memakai nomor identifikasi item yang unik, tujuannya agar pelacakan inventaris bisa jadi lebih mudah.

Hubungkan Semua Pihak ke Sistem 

Selanjutnya, pastikan juga bahwa semua pihak yang terkait bisa memiliki akses penuh ke sistem inventaris di berbagai perangkat yang berbeda. Tujuannya adalah untuk memberikan visibilitas sebanyak mungkin sehingga pemantauan, pelacakan, dan kontrol inventaris dapat dilakukan dengan mudah.

Ikuti Prosedur Pemasangan Tag Inventaris yang Benar

Prosedur pemasangan label inventaris barang bisa saja berubah-ubah tergantung pada bahan pembuatan tag. Jadi, pastikan untuk mengikuti semua instruksinya dengan benar atau usahakan untuk memilih bahan label yang mampu menahan elemen di dalam atau di luar gudang inventaris.

Penutup

Membuat label inventaris barang pada perusahaan akan memudahkan kamu mengelola seluruh barang yang ada, mulai dari bahan baku, aset, sampai dengan barang jadi. 

Namun, tetap perlu adanya standarisasi pembuatan dan penggunaan label tersebut. Dengan menetapkan standarisasi pelabelan inventaris melalui label, perusahaan dapat memastikan keseragaman di seluruh organisasinya.

Selain menerapkan metode pelabelan ini, kamu juga bisa memanfaatkan majoo yang sudah dilengkapi dengan aplikasi inventory sehingga pengelolaan bisnis pun bisa dilakukan dengan lebih mudah, efektif, dan efisien! Tersedia juga beberapa pilihan untuk pencatatan stok masuk maupun stok keluar. Apa yang kamu butuh, majoo kasih! Masa iya masih ragu? Cobain daftar sekarang!