Staff Gudang adalah: Arti, Tugas, dan Kriterianya

Hampir seluruh industri yang beroperasi membutuhkan staff gudang atau sering disebut warehouse staff. Kini, posisi tersebut menjadi salah satu pekerjaan yang banyak peminat. Tugas staff gudang secara umum adalah mengelola barang yang diproduksi oleh perusahaan. Selain itu, tugas juga mendistribusikan hasil produksi ke lokasi yang sesuai dengan permintaan klien. Lantas apa pengertian staff gudang secara lengkap dan jobdesk yang dilakukannya? Yuk, simak lebih lengkapnya di sini!

Apa Itu Staff Gudang?

Seorang staff gudang adalah pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan yang tugas umumnya berkaitan dengan jasa penyediaan barang maupun logistik.

Menjadi seorang staff gudang akan melakukan perawatan terhadap barang yang tersimpan di dalam gudang. Biasanya, jabatan staff gudang ini juga menghadapi kendala terkait hal-hal yang akurasi pergerakan barang dan lamanya barang tersebut disimpan di dalam gudang. Menjadi staff gudang bukan hanya perlu ketelitian saja, tetapi perlu adanya kerjasama tim yang baik pula.

Jabatan Umum dalam Pergudangan

Dalam departemen pergudangan ini bukan hanya terdapat staff gudang. Akan tetapi, masih terdapat banyak jabatan lain yang tersedia dalam perusahaan. Jabatan ini yang menentukan besarnya tanggung jawab dan gaji yang diterima. Berikut ini adalah jabatan umum dalam departemen pergudangan, antara lain:

1. Kepala Gudang (Supervisor)

Seorang kepala gudang atau supervisor mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap setiap pekerjaan yang berkaitan dengan gudang. Hal ini agar sesuai dengan standar yang perusahaan inginkan. Selain itu, terdapat beberapa tugas dari supervisor, seperti merencanakan pengadaan dan pendistribusian bahan maupun hasil produksi, melakukan pengawasan terhadap pelaporan pergudangan, serta memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan market.

2. Staff Gudang

Staff gudang adalah karyawan yang memiliki ruang lingkup pekerjaan untuk memindahkan barang masuk atau keluar, baik dari kendaraan maupun ke dalam kendaraan. Staff gudang juga akan memindahkan barang tersebut ke lokasi yang sudah ditentukan. Para staff gudang akan melakukan pengemasan barang produksi. Maka dari itu persyaratan untuk menjadi bagian dari departemen pergudangan adalah memiliki kesehatan fisik yang baik. Mereka juga harus bisa menggunakan software inventory sebagai salah satu tools untuk melacak sisa inventaris barang di gudang.

Baca Juga: Apa itu Warehouse: Fungsi, Manfaat, dan Jenis

3. Operator Gudang

Tugas utama dari seorang operator gudang adalah memastikan alur masuk dan keluar barang sudah berjalan dengan baik, menata barang yang ada di dalam gudang, dan melakukan pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman. Berada di posisi ini memang diperlukan ketelitian demi menghindari terjadinya kesalahan dalam perhitungan stok.

4. Admin Gudang

Admin gudang bertugas sebagai administrasi pergudangan. Beberapa tugas mereka, seperti menginput dan mengidentifikasi produk hingga mengecek dan memastikan kondisi barang atau produk masih dalam keadaan baik.

Apa Jobdesk Staff Gudang?

Profesi seorang staff gudang ini bertanggung jawab terhadap semua barang yang ada di dalam gudang baik dalam hal perawatan, melacak sisa inventaris, dan bertanggung jawab terhadap proses bongkar muat barang. Hal ini yang menjadikan pekerjaan sebagai staff gudang meskipun pekerjaannya ringan tetapi membutuhkan fisik yang bagus.

Berikut ini beberapa jobdesk staff gudang, antara lain:

1. Bertanggung Jawab untuk Bongkar Muat Barang

Dalam suatu perusahaan logistik yang menjadi penyedia dan penyalur suatu barang, tugas staff gudang adalah memeriksa bongkar muat suatu barang. Tugas ini dimulai dari pengawasan hingga pencatatan setiap adanya bongkar muat suatu barang. Pencatatan ini dilakukan meliputi jumlah, nama dan jenis barang, pengirim dan penerima barang.

Pada tugas ini, biasanya hanya dilakukan oleh staff tetap gudang yang sudah ditunjuk untuk melakukan pengawasan setiap adanya bongkar muat barang sehingga tanggung jawab yang diemban memang cukup berat. Selain itu semua alur pengiriman dan penerimaan barang harus berdasarkan pengawasan yang dilakukan olehnya. Tak heran jika staff gudang bekerja menggunakan target. Hal ini karena pengiriman barang atau produk harus sesuai dengan jumlah pesanan yang diterima dan disanggupi berdasarkan kesepakatan perusahaan dengan klien.

Bongkar muat barang di gudang logistik ini pun dilakukan  pada saat menerima barang dasar untuk kemudian diolah ke pabrik sehingga setiap jenis bahan dasar harus sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan pabrik untuk melakukan pengolahan.

2. Melakukan Pengecekan Kualitas dan Kuantitas Barang di Gudang

Tugas staff gudang selanjutnya adalah melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitas barang—baik itu yang masih berupa bahan dasar, siap produksi, dikemas, atau barang yang akan dikirimkan ke tempat klien. Pada tugas ini dilakukan oleh seluruh karyawan gudang yang sesuai dengan posisinya masing-masing.

Untuk staff gudang yang telah menjadi pegawai tetap, memiliki tugas sebagai pengawas, dan para pegawai gudang harian dan kontrak akan melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitas barang yang akan diproduksi, dikemas, dan dikirimkan kepada klien.

Hal yang paling utama dalam suatu perusahaan logistik adalah kualitas dan kuantitas suatu barang karena barang yang diproduksi harus sesuai dengan demand (permintaan) klien dan memenuhi standar dari perusahaan. Apabila suatu barang yang akan diproduksi atau setelah diproduksi tidak lulus uji kelayakan, barang tersebut akan dipisahkan, dan memasuki tahap sortir selanjutnya.

Baca Juga: Kartu Stok Adalah: Manfaat, Fungsi, dan Cara Mengisi

3. Melakukan Persiapan Pengiriman dan Penyimpanan Barang

Barang-barang yang akan diproduksi dan sudah memenuhi standar kualitas serta kuantitasnya, barang tersebut akan segera diproduksinya di pabrik. Maka dari itu, setiap staff gudang akan memiliki tugas masing-masing sesuai dengan posisi yang sudah ditentukan oleh perusahaan.

Staff gudang terbagi menjadi beberapa posisi yang tugas mereka terdiri dari mempersiapan bahan dasar yang layak untuk produksi barang, pengemasan dan uji kelayakan barang, serta melakukan pengiriman dan pengangkutan barang.

Para staff tetap gudang melakukan pengawasan dan tanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di gudang. Tugas lain dari staff tetap gudang untuk mencapai targetnya yaitu dengan menguji kelayakan dan menghitung jumlah barang. Sementara itu, para staff kontrak gudang dan harian akan melakukan pekerjaan berat yang sifatnya menggunakan fisik untuk mencapai target yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4. Membuat Laporan Aktivitas Barang di Gudang

Staff gudang akan bertugas membuat laporan terhadap semua aktivitas barang di gudang. Hal ini biasanya dilakukan oleh staff gudang yang memiliki status sebagai karyawan tetap. Setiap produksi suatu barang akan disesuaikan dengan permintaan klien.

Berkaitan dengan pengecekan kualitas dan kuantitas barang, di sini staff gudang mempunyai tugas untuk mencatat dan membuat laporan terhadap semua aktivitas barang di gudang. Hal ini mulai dari jumlah barang yang berhasil diproduksi, jumlah barang yang rusak, dan jumlah barang yang akan dikirimkan. Semua aktivitas barang ini harus dicatat secara detail sesuai dengan standar laporan yang ditetapkan.

5. Menandatangani Surat dari Penerimaan Barang

Setiap surat yang masuk terkait penerimaan barang harus mendapatkan tanda tangan dari berbagai pihak, termasuk staff gudang yang sudah memiliki tanggung jawab terhadap alur keluar dan masuknya suatu barang di gudang.

Menjadi seorang staff gudang harus memahami surat yang legal dan ilegal agar tidak terjebak di dalam kasus penipuan atau penggelapan yang terkadang dapat menjerat pekerjaanya.

6. Menjalin Koordinasi dengan Divisi Lain dan Klien

Menjadi seorang staff gudang dituntut untuk dapat melakukan koordinasi dengan divisi lain dan juga klien dalam mempersiapkan setiap jumlah produk barang yang sudah dipesan.

Seorang staff gudang harus mempunyai hubungan yang baik dalam menjalin koordinasi dengan divisi lain karena setiap posisi di dalam gudang akan berkaitan satu sama lain dengan divisi lain demi keberlangsungan suatu produksi barang.

Menjaga hubungan dengan klien bisa dimulai dari menjaga kualitas dan kuantitas barang, pengiriman pesanan klien secara cepat dan jumlah tepat, hingga pengiriman barang dalam keadaan baik.

Baca Juga: Stok adalah: Definisi, Metode, Jenis, dan Contoh

Kriteria Staff Gudang

Ketika suatu perusahaan melakukan rekrutmen untuk profesi ini, perusahaan akan memberikan beberapa syarat khusus. Nah, kriteria untuk menjadi staff gudang ini adalah sebagai berikut.

1. Mengerti Supply Chain

Supply chain adalah serangkain proses suatu produk mulai dari produk tersebut diproduksi hingga produk tersebut sampai ke tangan konsumen. Terdapat alasan staff gudang perlu memahaminya adalah karena pekerjaan mereka berhubungan dengan proses distribusi, yaitu menyalurkan barang ke tangan konsumen.

2. Mampu Melakukan Administrasi Gudang

Syarat yang wajib dimiliki untuk menjadi staff gudang adalah adalah wajib mengerti, memahami, dan mampu melakukan sederet kegiatan administrasi gudang yang meliputi pencatatan barang masuk dan keluar, klasifikasi sesuai SOP (Standard Operating Procedure), serta dokumentasi barang.

3. Memiliki Fisik yang Kuat

Untuk menjadi seorang warehouse staff yang memiliki tugas cukup berat, kamu harus mempunyai fisik kuat untuk mengangkut barang dan keliling gudang untuk melakukan pengecekan barang.

4. Memahami Matematika Dasar

Penting halnya bagi seorang staff gudang untuk memahami matematika dasar karena mereka akan sering bertugas untuk menghitung stok barang, melakukan pencatatan barang sisa inventaris, serta membuat laporan persediaan.

5. Teliti, Dapat Bekerja Sama, dan Berkomunikasi dengan Baik

Menjadi seorang staff gudang harus bisa fokus dengan peredaran barang dalam gudang. Oleh karena itu ketelitian merupakan hal yang penting. Selain itu, kemampuan bekerja sama secara tim dan komunikasi juga menjadi modal utama agar koordinasi dalam tim berjalan lancar.

Kesimpulan

Setiap bisnis memang memerlukan staff gudang. Namun, masih banyak orang yang tidak mengetahui secara detail mengenai tugas dalam posisi ini. Untuk memaksimalkan perusahaan dalam aktivitas pergudangan, maka dapat menggunakan aplikasi majoo yang memiliki fitur inventory. Fitur ini akan memantau ketersediaan stok barang dan mengefektifkan pengelolaan stok di gudang.

Selain fitur inventory, aplikasi majoo memiliki fitur lain yang dapat membantu segala operasional bisnismu, seperti fitur POS (Point of Sales), CRM (Customer Relationship Management), akuntansi, karyawan, analisis bisnis, owner, dan toko online.

So, upgrade level bisnismu dengan menggunakan aplikasi majoo!