Laporan Penjualan: Fungsi, Cara Membuat, dan Contoh

Namanya jadi tukang dagang ketoprak, pastinya harus ada catatan laporan pembelian dan laporan penjualan, kan? Itu baru skala pedagang gerobakan. Nah, bagaimana dengan skala perusahaan kecil hingga nasional? 

Laporan keuangan dianggap sebagai salah satu alat dalam pengambilan keputusan secara berkala. Selain itu, penyusunan laporan keuangan juga membutuhkan beberapa laporan lain termasuk laporan penjualan (sales report).

Oleh karena itulah, para pelaku bisnis seperti kamu perlu mengetahui pentingnya laporan penjualan harian dalam berbagai bidang bisnis.

Misalnya lagi, bayangkanlah mengelola laporan penjualan bulanan itu tidak mudah. Menurut Leadsquared, penggerak bisnis menyadari bahwa laporan penjualan yang rutin dibuat membantu mereka untuk memahami tantangan berikutnya.

Penyusunan laporan penjualan ini sangat penting di dalam proses pengerjaannya dan jika kamu tidak mau terjadi kebocoran dalam transaksi bisnis harianmu, sebaiknya dilakukan nggak pake malas atau ditunda-tunda karena laporan penjualan merupakan informasi tentang rangkuman transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh seorang pengusaha. 

Dengan membuat laporan penjualan yang baik dan terperinci bisa menjadi sebuah dasar dalam mengambil sebuah keputusan, menentukan harga produk usaha ke depannya, hingga menentukan metode paling tepat agar produk atau barang yang terjual sesuai target. 

Mari teruskan membaca artikel ini sampai tuntas, ya!

Baca juga: Metode Penyusutan Aktiva Tetap! 

Apa Itu Laporan Penjualan?

Pertama, kita akan membahas pengertian laporan penjualan dulu, ya. Laporan penjualan atau sales report adalah dokumen yang mencatat banyaknya penjualan yang dilakukan perusahaan setiap hari dan dicatat berkala dalam laporan harian, mingguan, atau bulanan. 

Mereka dapat membantu melacak key performance indicator (KPI), yang mengukur kemajuan penjualan perusahaan. Data ini memungkinkan semua staf penjualan mulai dari perwakilan hingga eksekutif untuk mengidentifikasi tren, membuat keputusan yang lebih tepat, dan bekerja untuk mencapai tujuan setiap departemen.

Metrik yang dilacak pada laporan penjualan dapat diklasifikasikan ke dalam dua kategori:

• Metrik hasil: Metrik ini adalah data tentang hasil penjualan, seperti pendapatan, jumlah kontrak baru, atau jumlah barang yang terjual.
• Metrik proses: Ini adalah data tentang tindakan proses penjualan, seperti panggilan telepon, kontak baru, atau prospek, dan rapat.

Laporan penjualan juga dapat mencakup berbagai informasi tentang statistik penjualan, termasuk:

• Jumlah penjualan
• Total nilai penjualan
• Nilai transaksi rata-rata
• Jumlah upsell dan add-on
• Jumlah email keluar dan panggilan
• Waktu respons timbal rata-rata
• Panjang rata-rata siklus penjualan
• Jumlah prospek saat ini
• Jumlah perpanjangan
• Tingkat konversi
• Tingkat pengembalian produk

Perusahaan dapat menghasilkan laporan harian, mingguan, triwulanan, atau tahunan tergantung pada hal yang ingin mereka pelajari dari data tersebut.

Laporan dapat berfokus pada perwakilan penjualan individu atau kinerja penjualan perusahaan secara keseluruhan.

Kamu dapat menggunakan laporan penjualan untuk tinjauan kinerja, presentasi kepada pemangku kepentingan, dan pertemuan pengembangan strategi.

Apa Fungsi Laporan Penjualan?

Memangnya seberapa penting laporan penjualan untuk kelangsungan sebuah bisnis? Berikut adalah uraian manfaat dan fungsi laporan penjualan dilansir dari Leadsquared.

• Data Penjualan yang Akurat

Dengan adanya laporan penjualan harian harian, kamu memiliki kesempatan untuk mengetahui feedback dari laporan hasil penjualan, kualitas, prospek, dan lain-lain. Laporan penjualan juga membantu tim pemasaran untuk mengurangi atau menaikkan anggaran serta memungkinkan data penjualan yang akurat dan lengkap.

• Bentuk Pertanggungjawaban

Laporan penjualan adalah laporan pertanggungjawaban untuk beberapa pihak yang terkait dalam perusahaan. Sudah pasti laporan ini harus dibuat dengan data palign akurat. 

Dengan membuat laporan harian, data transaksi penjualan bisa diakumulasi untuk laporan keuangan per akhir periode yang lebih akurat.

Kumpulkan semua bukti transaksi sekecil apa pun seperti nota, kuitansi, faktur, dan dalam bentuk lainnya sehingga berbagai transaksi keuangan bisa dipertanggungjawabkan. Besar atau kecilnya penjualan yang dicatat dalam laporan ini disesuaikan dengan berbagai bukti transaksi yang ada.

• Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Data yang didapatkan dari laporan penjualan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan. Selain itu, laporan penjualan yang akurat dan jelas memberikan gambaran tentang segala sesuatu yang terjadi di kantor maupun di lapangan.

Hal ini memudahkan kamu untuk menilai kinerja bisnis terhadap pelanggan, termasuk keunggulan dan kekurangan yang sedang dialami perusahaan. Kamu pun dapat lebih fokus untuk meningkatkan penjualan.

• Menghemat Waktu dan Sumber Daya

Waktu dan sumber daya adalah komponen penting bagi pertumbuhan sebuah bisnis. Apabila kedua hal itu tidak dimanfaatkan dengan baik, kamu akan melihat akibatnya terhadap manajemen bisnis menjadi buruk.

Dengan adanya laporan penjualan, kamu dapat mengetahui prospek yang sebaiknya dikejar dan prospek yang dapat ditangani sebentar saja. Selain itu, kamu juga memahami perilaku dan karakter dari pelanggan, sehingga memudahkan kamu untuk mencari target audiens yang tepat.

• Memantau dan Memberikan Motivasi kepada Tim Penjualan

Laporan penjualan umumnya memuat hasil penjualan oleh tim sales secara detail. Artinya, siapapun dapat melihat dan mengetahui masing-masing kinerja mereka.

Tidak semua anggota tim sales memiliki kecepatan bekerja yang sama. Ada yang bekerja dengan gigih demi menghasilkan penjualan yang optimal dan ada tim anggota lainnya yang tertinggal jauh. Dengan adanya data laporan penjualan, diharapkan dapat memotivasi dan memantau kinerja tim penjualan.

• Menerapkan Ide Baru demi Kinerja yang Baik

Terbukalah dalam menerima dan menerapkan ide-ide baru demi kinerja serta pertumbuhan bisnis yang lebih baik. Dengan demikian, kamu dapat dengan mudah mengambil keputusan terkait data penjualan yang sudah masuk.

Selain penjelasan di atas, di bawah ini ada beberapa hal yang perlu diketahui saat menyampaikan laporan penjualan:

1. Waktu rata-rata untuk menyelesaikan target penjualan
2. Laporan penjualan harian
3. Jumlah pertemuan harian yang dilakukan
4. Konversi harian (konversi rate)
5. Angka atau jumlah negosiasi penjualan
6. Jumlah panggilan yang dilakukan saat menawarkan produk
7. Konversi landing page / landing page conversion rate
8. Jumlah pertanyaan yang sering disampaikan oleh pelanggan.

Apakah Penjualan Termasuk Laporan Keuangan?

Penjualan termasuk ke dalam laporan keuangan perusahaan dagang arus kas, yaitu laporan berisi ringkasan pendapatan dan pengeluaran dana perusahaan dalam satu periode tertentu.

Laporan arus kas ada tiga macam kelompok aktivitas, yaitu aktivitas pendanaan, aktivitas investasi, dan aktivitas operasi. 

Nah, aktivitas operasi mencantumkan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Aktivitas transaksi bisa didapat pada laporan laba rugi, yaitu penjualan, harga pokok penjualan, serta beban operasional perusahaan.

Cara Membuat Laporan Penjualan

Sekarang perhatikan dan gunakan petunjuk di bawah ini sebagai panduan saat mengembangkan dokumen laporan penjualan:

• Pilih Tema untuk Laporan

Tentukan jenis sales report yang ingin dibuat dan kembangkan rencana untuk keseluruhan temanya.

Karena sales report dapat mencakup berbagai metrik dan data, serta memiliki tema memberikan panduan untuk data yang akan disertakan dan cara menafsirkannya.

• Pertimbangkan Target Audiens

Sebelum menulis laporan, kenali orang-orang yang ingin akan membaca laporannya. Karena berbeda audiens akan menjadikan laporan penjualan yang dibuat menampilkan statistik berbeda dan menambahkan konteks yang disesuaikan.

• Pilih Metrik Penjualan untuk Difokuskan

Pilih indikator kinerja utama yang paling sesuai dengan tema dan audiens kamu. Tetapkan cakupan laporan untuk memutuskan berapa banyak metrik yang akan ditampilkan dan hindari statistik yang tidak ada kaitannya sama sekali.

• Tetapkan Periode Penjualan

Siapkan identifikasi tanggal mulai dan tanggal akhir untuk data penjualan. Gunakan periode penjualan yang sama untuk semua metrik untuk memberikan analisis yang konsisten dan akurat. Jangan lupa tambahkan informasi perkembangan durasi siklus penjualannya.

• Lakukan Perhitungan

Saat menempatkan data penjualan ke dalam laporan, sertakan perhitungan untuk mengidentifikasi tren dan membuat perbandingan. Perhitungan ini menambah nilai pada laporan karena menjelaskan apa arti data mentah.

• Pertimbangkan setiap Outlier

Jangan lupa, langkah berikutnya adalah menganalisis data laporan dan mencari informasi yang dapat mengganggu keakuratan laporan.

Buat penyesuaian untuk memperjelas outlier dan dampaknya terhadap data. Jika kantor tutup selama seminggu, angka penjualan bulan itu mungkin sangat rendah.

• Sertakan Alat Bantu Visual

Untuk menarik perhatian para pembaca laporan penjualan kamu, penambahan diagram lingkaran, grafik batang, dan plot sebar untuk memberikan representasi visual dari data kamu bisa menjadi nilai tambah.

Gunakan warna netral dalam palet warna yang sama saat membuat grafik untuk menghasilkan laporan yang profesional dan menarik secara visual.

• Beri Caption dan Label pada Data

Berikan keterangan pada setiap bagian dan menambahkan label ke grafik atau bagan apa pun. Teks harus ringkas dan menggunakan bahasa yang sederhana untuk meningkatkan keterbacaan laporan dalam penafsiran data.

• Tambahkan Ringkasan Laporan

Jelaskan pentingnya laporan dalam ringkasan tertulis. Ringkasan laporan harus meninjau data dalam laporan dan memperjelas artinya. Ringkasan laporan dapat mencakup analisis dasar data dan deskripsi tentang informasi penjualan.

• Simpan Salinan

Terakhir, jangan lupa membuat beberapa salinan sales report dan simpan pada catatan. Di masa mendatang, kamu dapat meninjau data dan membandingkan kemajuan saat mengembangkan laporan.

Contoh Laporan Penjualan 

Di bawah ini adalah contoh sederhana laporan penjualan harian (sales report) pada perusahaan dagang:

(sumber: zahiraccounting.com)

(sumber: accurate.id)

(sumber: jurnal.id)

(sumber: bukumitra.id)

Baca juga: Ketahui Jenis, Contoh, dan Cara Membuat Jurnal Pembelian!

Kesimpulan

Laporan penjualan adalah alat yang serbaguna dan kuat yang dapat memberikan interpretasi singkat dari data penjualan untuk analisis dan pengambilan keputusan.

Sales report juga berguna untuk berbagai tujuan, mulai dari melacak dan mendorong perwakilan penjualan hingga memahami tingkat penjualan dan pengembalian untuk bisnis ritel online.

Pengerjaan laporan data penjualan ini juga bisa digunakan sebagai penentuan strategi yang akan dilakukan oleh perusahaan. Dengan strategi yang tepat sasaran, pasti penjualan produk perusahaan bisa mengalami peningkatan, bukan?

Semangat untuk menambah ilmu dan wawasan seputar manajemen keuangan bisnis UMKM kamu, ya, Majoopreneurs! Bersama majoo, kamu memiliki peluang mengembangkan usahamu, loh!