Manfaat Daftar Inventaris untuk Mencatat persediaan barang

Daftar inventaris merupakan sesuatu yang cukup penting dalam sebuah bisnis atau usaha, terutama bagi bisnis seperti online shop, retail, makanan, dan lain sebagainya. Mungkin banyak yang menganggap ini sebagai sesuatu yang sepele, namun dapat berdampak pada kerugian bisnis. Pembuatan daftar inventaris membutuhkan ketelitian serta kesabaran yang tinggi sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Apa itu daftar inventaris?

Daftar inventaris adalah daftar lengkap dari barang inventaris atau barang milik perusahaan atau kantor. Tujuan dari membuat daftar inventaris ini adalah untuk mengetahui seberapa banyak produk atau barang yang telah terjual barang yang diterima dan barang yang tersimpan.

Barang yang dapat masuk ke dalam daftar inventaris dapat berupa barang yang sudah siap untuk dijual, produk jadi serta aset perusahaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa daftar inventaris yakni semua catatan lengkap perusahaan seperti barang untuk membuat produk jadi, aset yang berguna untuk operasional perusahaan, dan barang siap jual.

Baca Juga: Tujuan Inventaris dan Contoh Pengelolaan Barang

Manfaat daftar inventaris

Pembuatan daftar inventaris memiliki banyak manfaat bagi suatu perusahaan atau bisnis. Secara tidak langsung hal ini akan membantu kelancaran dalam operasional bisnis. Berikut beberapa manfaat daftar inventaris:

1. Mudah dalam pengendalian barang

Pembuatan daftar inventaris ini akan memudahkan suatu bisnis atau perusahaan untuk mengawasi pergerakan barang yang dimiliki. Di era digital seperti saat ini perusahaan juga bisa melakukan pengendalian barang serta terkomputerisasi.

2. Pengeluaran kas menjadi lebih hemat

Daftar inventaris memuat jumlah barang yang tersedia pada suatu perusahaan sehingga dapat menghemat pengeluaran kas. Dengan hal ini, maka suatu perusahaan tidak perlu lagi untuk membeli barang-barang yang sejatinya masih dapat digunakan. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari terjadinya pemborosan biaya yang tidak terlalu penting dan berguna.

3. Acuan dalam menghitung kekayaan perusahaan

Setiap perusahaan wajib untuk melakukan perhitungan kekayaan yang mereka miliki. Kekayaan perusahaan dapat berupa aset yang bergerak maupun tidak bergerak. Karena itulah daftar inventaris ini dapat menjadi sebuah dasar untuk acuan suatu perusahaan untuk melakukan perhitungan kekayaan yang dimiliki.

4. Menghindari terjadinya ketidaksesuaian jumlah barang

Dalam sebuah perusahaan ketidaksesuaian data mengenai jumlah barang sering terjadi dan dapat menjadi kendala dalam operasional. Untuk itulah perusahaan atau bisnis bisa menggunakan data inventaris agar dapat mencatat barang dengan tepat.

5. Menciptakan akuntabilitas dan transparansi

Daftar inventaris alat untuk menciptakan akuntabilitas dan transparansi dalam sebuah perusahaan. Dengan demikian, pemilik perusahaan dapat menjadi lebih mudah untuk mengontrol serta mengawasi aset yang dimiliki.

6. Sebagai acuan untuk pengambilan keputusan

Daftar inventaris juga dapat membantu stakeholders perusahaan untuk mengambil sebuah keputusan yang tepat. Misalnya, jika kamu merupakan pelaku bisnis yang beroperasi di bidang food and beverage, maka perusahaan akan berkaitan dengan bahan-bahan mentah yang memiliki masa kadaluarsa berbeda-beda.

Untuk itulah, jika perusahaan tidak memiliki daftar inventaris untuk bahan-bahan benda tersebut dengan rinci maka dapat dipastikan perusahaan tersebut akan mengalami kesulitan untuk menentukan bahan baku apa saja yang memerlukan restock.

7. Aset menjadi lebih aman

Memiliki daftar inventaris juga dapat membuat aset perusahaan menjadi lebih aman. Hal ini dikarenakan daftar inventaris berisi semua informasi mengenai aset atau barang apa saja yang dimiliki oleh sebuah perusahaan beserta dengan kondisi barang dan jumlahnya.

Semua data barang yang sudah lengkap ini akan membuat aset perusahaan menjadi lebih aman dan dapat terhindar dari kehilangan atau pencurian.

8. Meningkatkan pelayanan konsumen

Dengan memiliki daftar inventaris kamu dapat lebih mudah untuk memantau serta mengontrol persediaan barang. Hal ini juga akan berdampak pada kepuasan konsumen. Para konsumen akan merasa puas dengan stok barang yang selalu tersedia. Selain itu, hal ini juga akan berdampak pada pelayanan konsumen yang memuaskan.

Untuk memudahkan kamu dalam mengelola dan membuat daftar inventaris, kamu dapat menggunakan layanan Aplikasi Inventory Majoo. Hanya dengan satu aplikasi kamu sudah dapat mengolah semua inventaris secara efektif dan efisien. 

Terdapat banyak fitur yang dapat kamu manfaatkan seperti varian produk, bahan baku, pengingat stok minimum, stok masuk, purchase order, daftar supplier, stok produksi, stok opname, hingga laporan transaksi. 

Dengan menggunakan satu layanan aplikasi Majoo, kamu sudah dapat memantau dan mengontrol semua hal yang berkaitan dengan inventory. Upgrade level bisnis kamu sekarang juga demi memaksimalkan keuntungan.

Baca Juga: Cara Mengisi Buku Induk Barang Inventaris dan Kegunaannya

Tujuan mengelola daftar inventaris

Selain memiliki beberapa manfaat daftar inventaris juga memiliki beberapa tujuan. Beberapa tujuan dari mengelola daftar inventaris yang tepat yaitu sebagai berikut:

• Menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki oleh sebuah perusahaan atau instansi.

• Memudahkan untuk mengontrol serta mengawasi inventaris terhadap biaya perusahaan.

• Menjadi bahan pertimbangan untuk pengadaan dan pemeliharaan aset.

• Membantu pemeliharaan perencanaan penyaluran dan penyimpanan aset milik perusahaan atau instansi.

• Dijadikan sebagai patokan guna menghitung nilai kekayaan aset pada sebuah perusahaan

• Proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat.

• Sebagai acuan terjadi kecurangan dari pegawai misalnya pencurian dalam perusahaan.

• Untuk mengontrol dan memeriksa keluar masuknya barang termasuk barang pemberian atau hibah.

Baca Juga: Label Inventaris Barang: Kecil Tapi Perannya Besar

Cara Tepat Mengelola Inventaris

Mengingat pentingnya inventaris dalam sebuah perusahaan sehingga kamu perlu mengelolanya dengan baik dan benar. Berikut beberapa cara yang dapat kamu lakukan guna mengelola inventaris:

1. Beri penanggung jawab yang terpercaya dan kompeten

Kamu perlu untuk memilih tenaga kerja yang dapat dipercaya serta bertanggung jawab atas inventaris perusahaan yang dapat melakukan inventory control.

Pilih seseorang yang benar-benar memahami seluk beluk mengenai inventaris serta dapat memberikan laporan secara lengkap, akurat, dan terpercaya mengenai stok barang persediaan, termasuk barang yang masuk dan keluar.

2. Tingkatkan keamanan

Daftar inventaris memuat banyak barang perusahaan yang perlu untuk diperhatikan. Terlebih, jika perusahaan mempunyai banyak inventaris dalam jumlah besar.

Kamu dapat memanfaatkan CCTV untuk mengawasi serta mengontrol kondisi di sekitar. Beri akses khusus kepada penanggung jawab agar dapat keluar masuk gudang sehingga tidak sembarangan orang yang boleh berkeliaran di sekitar gudang penyimpanan.

3. Buat klasifikasi produk

Untuk mengelola inventaris dengan baik, buatlah klasifikasi pada barang atau produk. Kamu dapat memisahkan produk berdasarkan kode SKU, barcode, atau warna sehingga kamu dapat lebih mudah untuk mengelolanya.

4. Pantau dan audit stok secara berkala

Rajin memantau jumlah stok barang yang ada akan membuat kamu menjadi lebih mudah untuk membuat perkiraan produksi atau pemesanan barang dalam jumlah yang tepat. Kamu juga perlu untuk melakukan audit secara rutin dan berkala.

Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan jumlah stok yang ada dalam gudang dengan catatan pada sistem. Jika terjadi perbedaan, segera cari tahu di mana letak kesalahannya.

Langkah membuat daftar inventaris yang tepat

Untuk membuat daftar inventaris kamu dapat melakukannya dengan cara manual maupun digital. Menggunakan cara manual yakni dengan mengumpulkan data secara lengkap dalam satu buku. Sementara secara digital, kamu dapat menggunakan komputer dengan memanfaatkan bantuan aplikasi seperti Microsoft Excel. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan untuk membuat daftar inventaris yang baik dan benar:

1. Buat format tabel

Langkah pertama yang harus kamu lakukan yaitu dengan membuat format tabel. Hal ini bertujuan guna memudahkan kamu untuk membuat daftar inventaris. Kamu dapat membuka Microsoft Excel lalu Buat tabel di dalamnya.

Sementara jika ingin membuat daftar inventaris secara manual, kamu dapat memanfaatkan buku folio. Disarankan untuk menggunakan buku folio dikarenakan ukurannya yang besar sehingga akan memudahkan kamu untuk membuat lebih banyak tabel dibandingkan dengan buku biasa.

2. Buatlah informasi sesuai dengan kebutuhan

Saat ingin membuat daftar inventaris masukkan semua informasi terkait barang yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, Informasi seperti jumlah barang, kategori, nama barang, harga, hingga informasi yang lainnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perlu diketahui jika setiap jenis usaha mempunyai informasi daftar inventaris kantor yang tidak sama, sehingga penting bagi kamu untuk mengetahui cara pembuatannya yang tepat.

3. Siapkan waktu khusus

Untuk membuat daftar inventaris kamu harus menyediakan waktu khusus dikarenakan pembuatannya yang tidak dapat disepelekan. Pembuatan daftar inventaris Ini membutuhkan waktu serta perhatian khusus agar tidak terjadi kesalahan. Kamu dapat melakukannya sendiri atau dapat meminta bantuan kepada karyawan.

Contoh Daftar Inventaris

Memiliki daftar inventaris memang sangat penting agar semua barang perusahaan dapat terdata dengan baik. Hal ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan atau bisnis. Berikut contoh sederhana dari daftar inventaris barang:

Dengan adanya daftar inventaris kamu akan lebih mudah untuk mengelola barang atau produk. Hal ini juga akan berdampak pada kemajuan bisnis kedepannya. Memiliki daftar inventaris bagi perusahaan tidak hanya sekedar catatan saja, melainkan dapat memberikan banyak informasi yang berguna untuk operasional bisnis.

Sumber : 

• https://www.jurnal.id/id/blog/contoh-daftar-inventaris/

• https://www.hashmicro.com/id/blog/daftar-inventaris-perusahaan/

• https://www.finansialku.com/inventaris-adalah/

• https://www.freepik.com/