Mengenal Perpetual Inventory System: Konsep dan Prinsip Dasar

Perpetual inventory system adalah salah satu sistem yang wajib dimiliki oleh perusahaan, khususnya perusahaan dagang dan manufaktur. Sistem ini dapat membantu dalam mengelola stok barang, baik itu barang masuk atau keluar guna memudahkan perusahaan untuk mengoptimalkan operasional bisnis. 

Pengertian Perpetual Inventory System

Perpetual inventory system merupakan salah satu metode atau cara pencatatan yang dilakukan oleh sistem setiap waktu secara real-time dan terus menerus berdasarkan pada transaksi penerimaan atau pengeluaran persediaan barang dan pengembalian barang. Hal ini akan membantu mencatat semua persediaan barang dalam perusahaan secara lengkap dan akurat.

Dengan memanfaatkan perpetual inventory system, sebuah sistem bisa membantu perusahaan untuk menyusun laporan neraca serta laporan untung rugi dikarenakan pencatatan dilakukan secara rutin dengan memanfaatkan sistem persediaan perpetual. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mengetahui persediaan barang secara real-time. 

Selain itu, penggunaan sistem ini juga akan membantu perusahaan untuk mengetahui jumlah persediaan barang akhir, sehingga tidak perlu lagi untuk melakukan stock opname atau menghitung barang secara fisik pada sisa persediaan atau ingin memastikan pencatatan barang secara akurat.

Manfaat Perpetual Inventory System Bagi Perusahaan

Penggunaan perpetual inventory system dalam sebuah perusahaan memiliki banyak manfaat, salah satunya membantu pencatatan barang secara akurat dan real-time. Dengan begitu, perusahaan tidak lagi perlu untuk mengecek persediaan barang secara fisik. Untuk lebih jelasnya, kamu dapat melihat beberapa manfaat perpetual inventory system bagi perusahaan berikut ini:

1. Mampu Merekam Data Persediaan Barang Secara Real-time

Penggunaan perpetual inventory system akan membantu perusahaan untuk melakukan pencatatan pembaruan serta terjadi pergerakan inventaris. Hal ini akan membantu perusahaan untuk mendapatkan data barang secara akurat karena dapat diakses secara real-time. 

2. Memberikan Data Informasi Inventaris Secara Lengkap

Manfaat perpetual inventory system bagi perusahaan juga dapat memberikan data informasi inventaris secara lengkap. Dengan menggunakan data inventaris ini akan membantu perusahaan untuk dapat melakukan analisa kemungkinan terjadinya hambatan, gangguan, atau masalah dalam proses pengelolaan stok barang. Dengan begitu, perusahaan akan mampu untuk mengoptimalkan sistem supply chain.

Perusahaan juga dapat memberikan janji untuk tanggal pengiriman yang pasti pada pelanggan sehingga hal ini nantinya akan berpengaruh untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, bahkan mampu meningkatkan penjualan dalam bisnis perusahaan.

3. Tidak Memerlukan Perhitungan Fisik

Dengan adanya perpetual inventory system, maka cara menghitung persediaan barang akan menjadi lebih mudah dan cepat dikarenakan tidak lagi memerlukan perhitungan barang secara fisik. 

Melakukan perhitungan secara fisik terhadap persediaan barang memang membutuhkan banyak waktu dan ketelitian, apalagi hal ini akan dilakukan secara terus-menerus. Perhitungan barang secara fisik rentan terhadap kesalahan dan human error. Untuk itu, muncullah sebuah sistem persediaan barang yang akan memudahkan dalam perhitungan stok.

Dalam perpetual inventory system, secara otomatis semua barang akan dihitung secara akurat dengan dibantu oleh perangkat lunak inventaris yang praktis dan efisien. Dengan begitu, perusahaan akan jauh lebih mudah untuk melakukan perhitungan barang secara akurat dan real-time.

4. Menghemat Biaya

Dengan adanya metode perpetual inventory system maka biaya untuk manajemen inventaris pun akan menjadi lebih hemat. Hal ini dikarenakan stok barang akan diperbarui secara real-time sehingga mengurangi kelebihan inventaris yang kemungkinan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Selain itu, penggunaan perpetual inventory system ini juga sangat praktis dan efisien karena dilakukan secara otomatis menggunakan perangkat lunak khusus. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat pengeluaran serta waktu tenaga kerja.

5. Mampu Identifikasi Kesalahan

Metode inventaris yang dilakukan otomatis oleh sebuah sistem dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasikan kemungkinan terjadinya kesalahan selama dalam proses manajemen stok barang.

Kesalahan dapat berupa jumlah barang yang tersedia dan melacak kemungkinan barang hilang saat pengiriman.

Dengan adanya perpetual inventory system ini, maka menciptakan sebuah sistem pengendalian dan pengelolaan barang yang baik serta penyelidikan transaksi dapat berguna untuk meningkatkan prosedur dan juga pelatihan yang pada akhirnya akan meningkatkan keakuratan catatan persediaan kedepannya.

6. Permintaan lebih akurat

Pemanfaatan perpetual inventory system juga mampu untuk membuat perkiraan mengenai permintaan terhadap stok barang yang lebih akurat. Hal ini karena adanya inventaris historis serta data penjualan yang berguna untuk melakukan prediksi siklus penjualan yang akan datang. 

Dengan begitu, kamu dapat memastikan jika perusahaan mempunyai jumlah inventaris yang cukup untuk kurun waktu tertentu.

7. Mengurangi Kelebihan Persediaan

Dengan metode perpetual, kamu tidak harus menyetok barang persediaan secara berlebihan, seperti yang terjadi ketika manajemen tidak mempercayai jumlah persediaan serta ingin menyimpan lebih banyak cadangan persediaan.

Sebaliknya, tingkat inventaris dapat dikurangi sehingga dapat menghasilkan tingkat investasi persediaan yang lebih kecil. 

8. Dapat Menghitung Jumlah Persediaan Saldo Akhir Tahun

Manfaat perpetual inventory system bagi perusahaan juga dapat membantu untuk menghitung jumlah saldo di akhir tahun. Metode ini dapat menghitung inventaris secara terus-menerus sehingga saldo inventaris akhir tahun juga akan dihitung secara otomatis.

Dengan demikian, kamu akan mempunyai nomor inventaris yang jauh lebih akurat yang dapat berguna sebagai pelaporan akuntansi.

9. Dapat diintegrasikan dengan sistem lain

Perpetual inventory system juga dapat diintegrasikan dengan sistem yang lain. Dengan begitu, semua proses operasional dalam bisnis dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Misalnya, staf layanan pelanggan sekarang mampu memberikan informasi kepada pelanggan dengan tepat berapa banyak unit yang tersedia untuk pengiriman. 

Staf manajemen material juga dapat menggunakan catatan inventaris guna merencanakan berapa banyak unit tambahan yang perlu untuk diproduksi atau dipesan dari supplier.

Selain itu, departemen akuntansi juga dapat memanfaatkan catatan inventaris ini untuk menyusun saldo akhir tahun untuk laporan pada akhir bulan.

10. Dapat Mengatur Banyak Lokasi Dengan Mudah

Salah satu yang menjadi tantangan dalam inventaris yaitu bagaimana cara untuk dapat memantau persediaan pada banyak lokasi yang berbeda secara efektif dan efisien. Untuk melakukan ini, pasti kamu akan mengalami kewalahan dan membutuhkan banyak waktu dan tenaga.

Oleh karena itulah perpetual inventory system hadir sebagai solusi untuk masalah tersebut. Dengan menggunakan system ini kamu dapat dengan mudah untuk memantau dan mengelola persediaan yang berada di lokasi yang berbeda secara mudah.

Kamu juga dapat melakukan pelacakan tingkat persediaan pada seluruh lokasi dengan cepat dan efisien. Tidak hanya itu, kamu juga dapat mengetahui kebutuhan pasokan pada tiap outlet sehingga dapat menghindari terjadinya kekurangan stok.

Untuk dapat mengelola persediaan barang perusahaan secara mudah, praktis, dan efisien, kamu dapat memanfaatkan Aplikasi Inventory Majoo. Dengan menggunakan aplikasi ini, kamu akan menjadi lebih mudah untuk mengelola, menganalisa, serta memantau persediaan barang secara real time.

Beberapa fitur yang terdapat didalam aplikasi ini yaitu produk dan varian, resep dan bahan baku, stok masuk dan purchase order, HPP, stok produksi, terbuang, opname, mutasi stok antar cabang dan gudang, hingga laporan.

Dengan begitu kamu dapat dengan mudah untuk memantau dan mengelola stok barang dari banyak tempat sekaligus secara cepat dan akurat. Upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi Inventory Majoo. Mudahkan dalam mengelola stok barang dan bantu tingkatkan keuntungan perusahaan. 

Sistem Pencatatan Persediaan Barang Dengan Metode Perpetual

Penggunaan metode perpetual inventory system dapat memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Umumnya, ada 3 metode yang sering digunakan oleh perusahaan untuk pencatatan stok barang yaitu sebagai berikut:

1. Metode perpetual FIFO

Metode ini sesuai untuk digunakan jika kamu mempunyai bisnis yang menjual barang dengan masa kadaluarsa yang cepat, seperti minuman dan makanan. Dalam metode FIFO, perusahaan akan menilai persediaan barang tergantung pada urutan kedatangan saat pembelian.

Hal ini dapat membuat perusahaan menjadi tahu barang yang mana saja yang harus dijula terlebih dahulu sebelum memasuki masa kadaluarsa. Dengan metode ini biasanya pergerakan barang dan data yang didapatkan sama dengan hasil perhitungan secara fisik.

Baca Juga: Memanfaatkan Metode FIFO dalam Mengelola Stok Opname

2. Metode perpetual LIFO

Metode perpetual system juga dapat menggunakan metode LIFO. Metode ini adalah proses pencatatan inventory perpetual yang dilakukan untuk mendata stok barang dagang. 

Dalam metode ini, biaya per unit dari barang yang sudah laku dianggap sama dengan biaya pembelian terakhir. Hal ini untuk memudahkan kamu dengan buku besar pembantu.

Baca Juga: LIFO adalah Singkatan dari Last In First Out, Apa Maksudnya?

3. Metode perpetual average

Penggunaan metode ini adalah dengan menggunakan cara untuk dapat menentukan biaya rata-rata pada setiap barang saat terjadi transaksi pembelian.

Setelah itu, kamu dapat menggunakannya untuk menghitung biaya pada tiap transaksi jual beli yang lainnya. Kemudian, perusahaan akan menghitung biaya rata-ratanya yang sesuai dengan data yang telah dicatat.

Perpetual inventory system merupakan sebuah sistem yang dapat melakukan pendataan terhadap persediaan barang secara otomatis. Penggunaannya memiliki banyak manfaat bagi perusahaan guna kelancaran bisnis. Dengan adanya sistem ini, maka perusahaan tidak perlu lagi untuk melakukan pengecekan barang secara fisik serta hasilnya lebih akurat. 

Sumber: 

• https://www.hashmicro.com/id/blog/perpetual-inventory-system-sebagai-solusi-kelola-persediaan-barang/

• https://komerce.id/blog/perpetual-inventory-system/

• https://store.sirclo.com/blog/metode-perpetual/

• https://www.freepik.com/