Presensi Adalah: Arti, Fungsi, dan Jenisnya

Presensi adalah kata yang sering keliru ditafsirkan dan dianggap mempunyai arti yang sama dengan absensi. Padahal, kedua istilah tersebut sangat berbeda, bahkan berlawanan.

Absensi yang dianggap sebagai kehadiran, artinya justru ketidakhadiran. Sementara itu, presensi menunjukkan kehadiran. Untuk memahaminya secara tepat, mari simak pembahasan di bawah ini!

Apa yang Dimaksud dengan Presensi?

Istilah presensi diambil dari bahasa Inggris ‘presence’ yang artinya kehadiran. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pun, presensi berarti kehadiran.

Jadi, presensi adalah sistem yang digunakan untuk menunjukkan kehadiran seseorang. Presensi biasanya diimplementasikan dalam berbagai skenario, mulai dari event, sekolah, hingga perusahaan.

Salah satu contoh presensi paling sederhana ialah ketika kamu diminta mengisi daftar hadir atau daftar tamu undangan di sebuah acara.

Meskipun implementasinya beragam, di artikel ini, kita akan secara spesifik membahas presensi di perusahaan atau organisasi bisnis. Dengan kata lain, pembahasan akan fokus pada presensi karyawan.

Kebanyakan dari kamu mungkin mendengar istilah absensi dan yang dimaksud sering kali adalah sistem atau daftar hadir. Kini, kamu tentu sudah mengerti bahwa saat membicarakan kehadiran karyawan, istilah yang lebih tepat digunakan ialah presensi.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, presensi dan absensi mempunyai arti yang tidak hanya berbeda, tetapi bertentangan. 

Adapun sistem yang digunakan untuk mengecek kehadiran karyawan di sebuah perusahaan dapat berbeda antara satu dengan yang lainnya. Sebelum membahas jenisnya, mari kita kenali terlebih dahulu fungsi presensi perusahaan.

Fungsi Presensi

Kehadiran karyawan tentu sangat penting bagi perusahaan sebab saat karyawan hadir bekerja, harapannya seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dan target bisnis tercapai.

Di samping memengaruhi bisnis, apa saja sebenarnya fungsi presensi? Inilah poin-poin tugas presensi yang membuatnya penting bagi perusahaan.

• Mendata Kehadiran Karyawan

Kehadiran para karyawan perusahaan perlu tercatat setiap harinya. Data presensi karyawan tersebut nantinya dapat kamu jadikan sebagai dasar pengambilan berbagai keputusan.

Salah satu keputusan yang memerlukan data presensi, misalnya keputusan terkait nominal gaji karyawan bila perusahaan menerapkan sistem potong gaji bila karyawan absen.

Selain itu, beberapa perusahaan memasukkan komponen kehadiran ke dalam perhitungan bonus atau kenaikan gaji karyawan.

• Komponen untuk Menghitung Upah Pekerja

Beberapa bisnis atau perusahaan menerapkan sistem upah harian. Di luar gaji pokok bulanan, para pekerja ada yang berhak atas upah harian yang nominalnya diperoleh dari pembagian total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam sebulan.

Baca juga: Upah Adalah: Arti, Sistem, dan Perbedaannya dengan Gaji

Untuk menghitung upah harian, jumlah kehadiran karyawan tentu perlu diketahui oleh tim Human Resource (HR) perusahaan. Dengan demikian, tim HR dapat menghitung jumlah upah yang harus dibayarkan kepada pekerja di bulan tersebut. 

• Mengetahui Sisa Cuti Karyawan

Dengan adanya presensi, tim HR bisa mengetahui karyawan yang mengambil cuti pada bulan berjalan. Tak hanya itu, tim HR juga dapat mengetahui sisa cuti setiap karyawan sehingga ada dasar pengambilan keputusan untuk pengajuan cuti selanjutnya.

Sebut saja, karyawan X telah habis cutinya, tim HR bisa menolak pengajuan cuti karyawan X setelah melihat data kehadiran atau presensi.

• Pencatatan Administrasi Menjadi Lebih Rapi

Dokumentasi atau database yang rapi merupakan hal esensial dalam pengelolaan bisnis. 

Dengan pencatatan kehadiran atau sistem presensi yang baik, tim HR perusahaan dapat mengerjakan berbagai hal dengan lebih efektif, misalnya menghitung gaji, menghitung atau memberikan persetujuan cuti, menghitung bonus karyawan, dan lain-lain.

• Menghindari Risiko Kecurangan

Di kalangan karyawan, terdapat istilah yang cukup populer, yaitu ‘titip absen’. Istilah tersebut berarti meminta rekan lain yang hadir ke tempat kerja mengisikan presensi atas nama karyawan yang tidak hadir. Dengan begitu, karyawan yang absen seolah-olah tetap hadir pada hari tersebut.

Cara tersebut tentu saja termasuk kecurangan karena karyawan berusaha memanipulasi data kehadiran. Kecurangan seperti ini mungkin tak terjadi di semua perusahaan, bahkan mungkin persentase kejadiannya tergolong kecil. Akan tetapi, tetap saja risiko fraud tersebut ada.

Karena itu, perusahaan atau organisasi bisnis perlu menerapkan sistem presensi yang baik untuk meminimalkan risiko kecurangan tersebut.

Baca juga: Fraud Triangle: Temukan Kecurangan Keuangan Pada Bisnis

Jenis-Jenis Presensi

Sebelum teknologi berkembang pesat seperti sekarang, perusahaan mungkin hanya menggunakan jenis presensi manual. Tak ada ketentuan pasti untuk isi presensi manual, tetapi secara umum daftar hadir tersebut berisi nama, jam datang, dan jam pulang.

Biasanya, pada pagi hari atau jam masuk sesuai shift, karyawan perlu mengisi jam datang dan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti keabsahan presensi. Lalu, saat jam pulang tiba, karyawan kembali menuliskan jam pulang dan menandatangani daftar hadir manual tersebut.

Dari paparan di atas, kamu tentu bisa melihat besarnya gap dalam penerapan sistem presensi manual. Risiko kecurangan di sistem ini tentu besar sekali.

Seiring perkembangan teknologi, perusahaan jadi mempunyai lebih banyak pilihan metode atau sistem presensi yang dapat diaplikasikan. Adapun jenis-jenis presensi yang paling sering digunakan oleh perusahaan, antara lain:

• Sistem Magnetic Card

Beberapa dari kamu mungkin ada yang bertanya, apa itu magnetic card dalam sistem presensi? Magnetic card adalah kartu yang berbentuk seperti kartu ATM, tetapi kali ini berfungsi sebagai kartu identitas karyawan.

Untuk menggunakannya, karyawan hanya perlu menempelkan kartu magnetik tersebut ke mesin scanner. Selanjutnya, mesin akan mengidentifikasi kehadiran karyawan yang bersangkutan pada hari itu secara otomatis. 

Sayangnya, metode ini juga masih rawan rekayasa. Karyawan bisa menitipkan kartu identitasnya kepada rekan kerja lain agar tetap teridentifikasi hadir di sistem presensi, walaupun sebetulnya ia tidak hadir. Karena itu, metode ini sudah cukup jarang digunakan oleh perusahaan.

• Sistem Password

Berikutnya, perusahaan juga menerapkan presensi dengan sistem password. Jadi, setiap karyawan memiliki password masing-masing untuk dipakai mengisi daftar hadir.

Tidak jauh berbeda dengan sistem sebelumnya, metode ini juga cukup mudah untuk direkayasa karyawan. Karyawan mungkin saja memberitahukan password miliknya pada rekan kerja lain untuk diinput saat mengisi daftar hadir karyawan.

Kelemahan lain dari password presensi ialah kemungkinan karyawan lupa password.

• Sistem Presensi Digital

Sistem presensi digital cukup sering digunakan oleh perusahaan karena dinilai cukup praktis. Karyawan bisa mengisi daftar hadir dengan mengakses aplikasi presensi yang terhubung dengan jaringan internet.

Sistem dari aplikasi presensi itu akan disambungkan ke device karyawan agar mereka bisa mengisi daftar hadir. Untuk efektifitas yang lebih tinggi, metode presensi digital juga dihubungkan ke website.

Karyawan bisa melihat identitasnya di tabel digital, kemudian input data sebagai tanda kehadiran. Namun, metode ini juga masih mungkin untuk direkayasa atau dimanipulasi. 

• Sistem Presensi Biometrik

Sistem biometrik adalah autentikasi atau identifikasi berdasarkan fisik atau karakteristik unik seseorang. Fingerprint atau scan sidik jari merupakan salah satu contoh presensi biometrik.

Seiring makin majunya teknologi, ada banyak opsi sistem biometrik yang lebih unggul daripada sekadar fingerprint, misalnya sistem presensi yang mampu mengidentifikasi wajah, suara, bahkan kornea mata. 

Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan karena terbukti aman dan valid. Dengan sensor identifikasi yang modern serta canggih, tidak heran jika metode ini dianggap paling baik untuk presensi.

Nilai efektivitasnya lebih tinggi untuk sistem kehadiran karena tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan.

• Sistem Presensi Online

Inilah sistem presensi baru yang juga diminati oleh perusahaan. Aplikasi presensi online memanfaatkan jaringan internet yang kian berkembang.

Karyawan bisa menginput kehadiran atau presensi secara online dari mana saja. Presensi biasanya dilakukan menggunakan email perusahaan yang bersangkutan.

Dengan begitu, kecil kemungkinan presensi dengan metode ini untuk dipalsukan sebab akun email merupakan salah satu privasi yang tidak bisa sembarangan dibagikan kepada orang lain.

Cara presensi secara online juga menguntungkan karyawan yang harus menangani pekerjaan lapangan. Karyawan tidak harus ke kantor hanya untuk mengisi daftar kehadiran. Selain hemat waktu, karyawan bisa hemat tenaga dan lebih produktif.

Namun, tidak hanya karyawan yang diuntungkan dengan penggunaan metode ini, tetapi perusahaan pun mendapat berbagai kemudahan, mulai dari data kehadiran yang valid, pengelolaan serta pemantauan kinerja karyawan yang praktis, serta produktivitas perusahaan yang tetap terjaga.

Kabar baiknya, kini sudah ada majoo, aplikasi POS (point of sale) yang sudah terintegrasi dengan aplikasi presensi karyawan. Kamu tak perlu lagi membeli mesin atau tools terpisah sebab majoo sudah dilengkapi dengan foto karyawan setiap jam datang dan pulang sebagai autentikasi kehadiran.

Wah, kalau aplikasi POS sudah lengkap begitu, pengelolaan bisnis pasti lebih mudah. Yuk, pakai majoo sekarang!