Mengenal Definisi Point of Sale dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Dari hari ke hari, kita berusaha menemukan cara untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik, lebih efisien, dan lebih menguntungkan. Karena itu, teknologi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari operasional bisnis harian.

Point of sale adalah salah satu perkembangan teknologi yang cukup signifikan pengaruhnya bagi operasional harian bisnis. Beberapa dari kamu mungkin sudah familier dengan istilah tersebut, sedangkan sebagian yang lain mungkin masih merasa asing.

Hal tersebut wajar sekali sebab sistem point of sale (POS) belum diadopsi oleh setiap bisnis. Masih ada bisnis yang belum menerima cukup informasi terkait sistem yang satu ini. Padahal, manfaatnya bagi bisnis tidak bisa dibilang kecil.

Nah, dalam artikel ini, kami akan membahas mulai dari pengertian sistem POS hingga manfaat dan cara kerjanya. Yuk, simak sampai selesai! 

Apa itu point of sale?

Point of sale atau POS adalah suatu sistem yang dirancang untuk mempercepat dan mempermudah proses transaksi dalam operasional bisnis. Umumnya, POS terdiri dari hardware dan software yang sudah didesain supaya sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Banyak juga yang mengartikan POS sebagai versi modern dari mesin kasir konvensional. Kamu tentu tidak asing dengan mesin kasir konvensional yang terdiri dari mesin penghitung dan cash drawer, bukan?

Pengertian tersebut tidak sepenuhnya keliru, tetapi sistem POS lebih dari sekadar mesin kasir. Perangkat ini umumnya berbasis Android atau iOS dengan analisis serta laporan yang canggih untuk membantu pemilik usaha dalam pengambilan berbagai keputusan bisnis.

Dengan kata lain, pengelolaan transaksi penjualan atau kasir hanyalah salah satu fitur dari POS. Lebih dari itu, kamu dapat memanfaatkan POS untuk mengelola inventori, manajemen pelanggan, mengatur loyalty program, manajemen karyawan, dan masih banyak lagi.

Baca juga: Pentingnya Sistem Point of Sale untuk Bisnis

Manfaat point of sale

Kini kamu sudah mengetahui tentang apa itu point of sale. Namun, membaca pengertian di atas saja mungkin masih terasa membingungkan. Beberapa dari kamu mungkin masih bertanya, sebenarnya apa manfaat point of sale bagi bisnis?

Jika demikian, pastikan kamu membaca bagian ini sampai akhir sebab kita akan membahas secara detail manfaat yang dapat diberikan POS bagi bisnis milikmu.

Menyederhanakan operasional melalui otomatisasi

Dalam banyak aspek, POS system dapat berperan serupa equalizer bagi bisnis, menghindarkan pemilik bisnis dari kegiatan yang menyita banyak waktu dan tenaga. 

Dengan penggunaan aplikasi POS yang tepat, bisnis kecil bisa menyajikan pelayanan yang cepat serta optimal hampir serupa dengan kemampuan bisnis-bisnis yang sudah mapan.

Alih-alih pemilik harus menginput data secara manual, sistem ini akan membantu integrasi data yang melacak transaksi penjualan, inventori, karyawan, dan sebagainya. Data-data tersebut dapat dilacak secara otomatis sekaligus real time.

Ketika sebagian besar hal administratif sudah berjalan secara otomatis, tentu kamu jadi bisa mengalokasikan sumber daya untuk fokus pada aspek bisnis lainnya.

Dokumentasi transaksi penjualan secara rinci

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, aplikasi POS lebih dari sekadar mesin kasir. Sistem ini akan mendokumentasikan setiap transaksi penjualan. 

Jadi, saat transaksi diinput ke dalam sistem oleh staf kasir, sistem bukan hanya menjumlahkannya layaknya mesin kasir, melainkan menyimpan data tersebut di cloud.

Lebih dari itu, kamu bisa menarik laporan penjualan sehingga kamu dapat melihat produk yang menjadi favorit konsumen dan produk yang penjualannya relatif lambat. Dengan demikian, keputusan bisnis berikutnya akan lebih akurat.

Memonitor inventori secara real time

Tanpa sistem POS, kamu mungkin perlu mencatat stok produk secara manual. Tidak diragukan lagi, cara ini semakin terasa sulit seiring dengan semakin berkembangnya bisnis dan bertambahnya jumlah atau jenis stok.

Lama-kelamaan bukan tidak mungkin kamu tidak lagi mengetahui secara pasti inventori yang dimiliki oleh bisnis.

Kabar baiknya, hal tersebut tidak akan terjadi bila kamu menggunakan aplikasi POS. Sistem ini akan terus mendata produk atau bahan baku dan memperbarui data saat terjadi penjualan atau pengadaan stok produk.

Baca juga: Apa Itu Purchasing dan Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Dengan begitu, risiko membeli stok terlalu banyak atau terlalu sedikit dapat dihindari sehingga operasional bisnis lebih efisien dan kamu bisa selalu beradaptasi dengan permintaan konsumen.

Memudahkan pengelolaan saat bisnis akan ekspansi

Rata-rata usaha kecil tentu tidak ingin selamanya kecil. Kebanyakan pemilik bisnis kecil ingin bisa mengembangkan bisnisnya, membuka cabang baru, dan seterusnya.

Namun, membuka cabang baru berarti perlu ada integrasi sistem dan pengawasan agar pelayanan dan kualitas produk di setiap cabang sesuai standar. Hal tentu akan sangat menantang.

Kabar baiknya, kamu dapat mengatasinya dengan mudah jika telah mengimplementasikan aplikasi POS pada bisnis. Dengan data yang terintegrasi, POS system memudahkan kamu mengelola bisnis dengan banyak cabang.

Selain itu, kamu juga dapat memantau bisnis kapan saja dan dari mana saja sebab data-data tersebut tersimpan di cloud. Jadi, dengan akses internet dan gawai, kamu akan selalu bisa melihat berbagai data secara real time, mulai dari penjualan hingga kehadiran karyawan.

Menyediakan laporan keuangan serta analisis bisnis

Pengelolaan keuangan bisnis memang bukanlah persoalan mudah. Aspek ini kerap menjadi tantangan bagi para pemilik usaha kecil, terlebih dalam hal penyusunan laporan keuangan.

Menariknya, kesulitan tersebut dapat diatasi oleh aplikasi POS yang menyediakan fitur laporan keuangan. Jadi, sistem akan menarik data lalu menyajikannya dalam bentuk laporan.

Tidak hanya itu, sistem juga menyediakan laporan lain serta analisisnya. Sebagai contoh, analisis waktu penjualan paling ramai sehingga kamu bisa mengatur shift karyawan dengan tepat.

Contoh lainnya, analisis stok serta biaya pengadaan inventori yang akan dibutuhkan berdasarkan pola penjualan harian. 

Membangun loyalitas pelanggan

Membangun program loyalitas pelanggan terbilang kompleks dan menyita waktu cukup banyak. Nah, salah satu manfaat point of sale adalah sistem ini sudah dilengkapi dengan loyalty program yang bisa segera kamu implementasikan.

Program membership, penukaran poin, atau pengaturan harga khusus dapat kamu jalankan dengan mudah sebab sudah siap pada sistem. 

Hal ini bukan hanya akan membangun hubungan baik dengan konsumen, melainkan menyediakan insight tentang perilaku konsumen yang pasti bermanfaat bagi pengambilan keputusan bisnis.

Cara kerja sistem POS

Seperti telah dibahas sebelumnya, sistem POS memungkinkan bisnis menerima pembayaran dari konsumen dan mendata transaksi tersebut. Berbeda dengan mesin kasir, sistem ini sepenuhnya digital.

Jadi, selama ada koneksi internet dan gawai seperti tablet atau smartphone, kamu dapat memproses transaksi konsumen. Bila kamu masih kebingungan dengan cara kerjanya, mari simak tahapan berikut ini!

• Konsumen memutuskan untuk bertransaksi

Jika hal ini terjadi di gerai, umumnya konsumen akan menuju meja kasir untuk menyelesaikan transaksi tersebut. Staf kasir akan memilih produk yang konsumen beli pada sistem POS dan sistem akan menghitung serta mendokumentasikan transaksi tersebut.

• Dokumentasi penjualan dan pengurangan stok inventori

Berikutnya, sistem akan mencatat penjualan dan mengurangi stok bahan baku atau produk yang terjual dari data inventori. Nantinya, sistem juga dapat memberikan notifikasi bila stok terlalu sedikit atau sudah saatnya melakukan pengadaan.

• Program loyalitas

Apabila kamu memiliki loyalty program yang sedang dijalankan, staf perlu memilih program tersebut sebelum konsumen meyelesaikan transaksi.

• Pembayaran

Konsumen melakukan pembayaran untuk transaksi tersebut dengan pilihan pembayaran yang bervariasi. Sistem POS biasanya terintegrasi dengan aneka model pembayaran, mulai dari kartu debit, e-Wallet, hingga QRIS.

• Transaksi selesai

Pembayaran diterima oleh gerai dan staf memberikan nota untuk konsumen. Umumnya, nota juga tidak harus dalam bentuk cetak, sistem POS memungkinkan kamu mengirimkan digital receipt ke alamat email konsumen.

• Pengolahan data menjadi laporan dan insight

Selanjutnya, data-data tersebut akan diolah menjadi berbagai laporan serta analisis bisnis yang dapat kamu jadikan dasar pengambilan keputusan.

Di luar alur penyelesaian transaksi penjualan, tentu kamu dapat memanfaatkan aplikasi POS untuk pengelolaan karyawan, pengelolaan kampanye pemasaran, dan lain-lain. Karena itu, kamu perlu jeli dalam memilih kelengkapan fitur yang ditawarkan oleh aplikasi POS.

Masih bingung menentukan point of sale andalan? https://majoo.id/ siap membantu operasional bisnismu menjadi lebih efisien dengan fitur yang lengkap. Kamu dapat mengelola bisnis dengan mudah dari mana saja dengan majoo.

Segera klik tautan di atas untuk mempelajari lebih lanjut dan miliki bisnis yang bukan hanya efisien, melainkan juga lebih menguntungkan!