Knowledge

Proforma Invoice Adalah: Arti, Peran, dan Cara Membuatnya

Penulis Nisa Destiana
25 June 2025

Daftar Isi

Proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai tagihan sementara yang dikirimkan sebelum barang atau jasa diberikan kepada pembeli.

Dalam dunia bisnis, tidak semua pembayaran dilakukan segera setelah pemesanan. Karena itu, faktur proforma penting untuk memberi gambaran awal kepada pembeli mengenai rincian biaya yang perlu dibayarkan.

Dokumen ini membantu klien atau pembeli memahami kewajiban pembayaran sebelum transaksi diselesaikan, sekaligus mempermudah proses administrasi di kedua belah pihak.

Jika kamu ingin memahami lebih dalam tentang proforma invoice, mulai dari pengertian, peran, hingga cara membuatnya, artikel ini akan membahas semuanya. Yuk, simak sampai selesai agar kamu bisa menggunakannya dengan tepat dalam aktivitas bisnismu!

Apa Itu Proforma Invoice?

Sebelumnya, telah disinggung bahwa proforma invoice adalah faktur sementara atau tagihan awal yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Dokumen ini menunjukkan estimasi atau perkiraan biaya yang harus dibayar oleh pembeli yang sudah menyatakan komitmen untuk membeli produk atau jasa tersebut.

Jika kamu sedang menjalankan bisnis, faktur proforma membantu menciptakan kejelasan sejak awal, terutama terkait harga, kuantitas, dan rincian transaksi lainnya.

Meskipun tidak bersifat mengikat secara hukum seperti faktur resmi, faktur proforma dapat dianggap sebagai bentuk ‘itikad baik’ antara pihak penjual dan pembeli.

Tujuannya adalah agar pembeli mengetahui secara jelas kewajiban pembayarannya sebelum transaksi benar-benar terjadi.

Dokumen ini biasanya mencakup deskripsi barang atau jasa, jumlah yang harus dibayar, biaya pengiriman (jika ada), dan tanggal pengiriman yang direncanakan.

Penggunaan faktur proforma sangat berguna dalam transaksi bisnis yang memerlukan pembayaran di muka. Misaknya, ketika penjual membutuhkan jaminan pembayaran sebelum memproduksi barang atau menyediakan layanan.

Dengan menyusun faktur proforma, penjual dapat mengusulkan syarat-syarat transaksi secara transparan kepada pembeli sehingga kedua pihak memiliki pemahaman yang sama sejak awal.

Jika kamu ingin menjaga kelancaran komunikasi bisnis dan menghindari kesalahpahaman, kamu perlu mengetahui cara kerja dan peran proforma invoice.

Peran Proforma Invoice

Dalam kegiatan bisnis, faktur proforma memiliki peran penting sebagai dokumen pendukung yang mempermudah proses transaksi, terutama ketika pembayaran belum dilakukan secara langsung.

Jika kamu menjalankan usaha atau terlibat dalam pengadaan barang dan jasa, memahami peran proforma invoice akan membantumu mengelola transaksi dengan lebih profesional. Berikut beberapa peran utama faktur proforma:

Memberi gambaran awal transaksi
Faktur proforma membantu pembeli memahami rincian transaksi sebelum barang atau jasa dikirim. Ini mencakup detail seperti harga, jumlah, deskripsi produk, hingga estimasi waktu pengiriman.
Dasar penawaran resmi
Meskipun bukan faktur final, faktur proforma bisa menjadi dokumen penawaran yang dapat dinegosiasikan. Dokumen ini menjadi acuan awal sebelum kesepakatan harga atau syarat lainnya ditetapkan.
Mendukung proses pembayaran di muka
Jika bisnis kamu membutuhkan pembayaran awal sebelum produksi atau pengiriman, faktur proforma bisa digunakan sebagai dasar permintaan pembayaran. Dengan begitu, ada jaminan bagi penjual sekaligus transparansi bagi pembeli.
Mempermudah proses administrasi dan akuntansi
Dokumen ini membantu dalam pencatatan internal perusahaan dan menjadi bukti awal yang bisa dijadikan referensi saat membuat invoice resmi.
Meningkatkan profesionalitas dalam komunikasi bisnis
Dengan menyertakan faktur proforma dalam setiap penawaran, kamu menunjukkan bahwa bisnismu dikelola secara profesional. Langkah ini akan membantu membangun kepercayaan dari klien atau pelanggan.

Secara keseluruhan, proforma invoice bukan sekadar dokumen pelengkap, melainkan alat komunikasi yang penting dalam menciptakan transaksi yang transparan, efisien, dan minim kekeliruan.

Cara Membuat Proforma Invoice

Membuat faktur proforma yang jelas dan profesional sangat penting agar transaksi bisnis berjalan lancar dan tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.

Jika kamu baru pertama kali membuatnya, tidak perlu khawatir sebab prosesnya cukup sederhana dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnismu. Di bawah ini cara membuat proforma invoice yang bisa kamu ikuti.

Cantumkan informasi bisnis dan pembeli
Tulis nama perusahaan, alamat, nomor kontak, dan logo (jika ada). Sertakan juga informasi lengkap pembeli atau klien yang dituju.
Tuliskan nomor dan tanggal pembuatan invoice
Berikan nomor faktur proforma untuk keperluan pencatatan. Jangan lupa tambahkan tanggal pembuatan agar dokumen mudah dilacak.
Berikan label “Proforma Invoice”
Pastikan kamu menuliskan label ini secara jelas di bagian atas dokumen untuk membedakannya dari faktur resmi.
Rincikan barang atau jasa yang ditawarkan
Sertakan deskripsi produk atau jasa secara detail, termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga.
Tambahkan informasi pembayaran
Jelaskan metode pembayaran yang tersedia, batas waktu pembayaran (jika ada), serta keterangan tambahan seperti biaya pengiriman atau pajak.
Tulis estimasi pengiriman atau pelaksanaan layanan
Ini penting agar pembeli tahu kapan mereka bisa menerima barang atau jasa yang dipesan.
Sisipkan catatan tambahan, jika diperlukan
Kamu bisa menambahkan syarat dan ketentuan khusus yang relevan seperti kebijakan pembatalan atau penyesuaian harga.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu bisa membuat proforma invoice yang membantu membangun kepercayaan sekaligus memperlancar proses bisnis dari awal.

Contoh Proforma Invoice

Agar kamu lebih mudah memahami bentuk dan isi faktur proforma, kami akan menyajikan beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi.

Dengan melihat langsung format dan elemen yang biasa dicantumkan dalam faktur proforma, harapannya kamu dapat menyusun dokumen serupa secara lebih tepat dan profesional.

Contoh-contoh ini menunjukkan berbagai gaya penyajian, mulai dari yang sederhana hingga yang lebih formal, sesuai dengan kebutuhan dan karakter bisnis masing-masing.

Sumber: Paper.id

Setelah membaca sampai akhir, tentu kamu sepakat bahwa proforma invoice merupakan elemen penting dalam proses transaksi bisnis, terutama bila bisnismu perlu pembayaran dilakukan sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa.

Dokumen ini tidak hanya memberikan gambaran awal mengenai biaya, tetapi juga membantu menciptakan transparansi antara penjual dan pembeli.

Dengan mencantumkan informasi lengkap, seperti deskripsi barang, jumlah pembayaran, hingga estimasi waktu pengiriman, faktur proforma dapat meningkatkan kepercayaan serta mempermudah komunikasi dalam kerja sama bisnis.

Jika kamu menjalankan bisnis, memahami cara membuat dan menggunakan proforma invoice dengan tepat akan sangat membantu mempercepat proses administrasi serta menghindari kesalahpahaman dengan klien.

Nah, agar proses pencatatan transaksi makin efisien dan rapi, sudah saatnya kamu mempertimbangkan penggunaan sistem POS (Point of Sale). Sistem POS modern tidak hanya mencatat penjualan, tetapi juga bisa membantu membuat invoice, mengelola stok, hingga memberikan laporan keuangan yang akurat secara real time.

Dengan menerapkan proforma invoice dan memanfaatkan sistem POS yang terintegrasi, kamu bisa menjalankan bisnis dengan lebih profesional dan efisien. Jangan ragu untuk mulai menerapkan keduanya demi mendukung pertumbuhan dan kredibilitas bisnis kamu ke depan.

Masih bingung pilih sistem POS mana yang andal dan lengkap sampai tersedia fitur pembuatan invoice? Coba secara gratis di sini sekarang juga!

Sumber: