Ketahui Tugas Project Manager dan Job Descriptionnya!

Project manager bisa diibaratkan pilot pesawat terbang. Seperti yang kita ketahui, pilot bisa membuat proses landing terasa nyaman atau sebaliknya, justru terasa ugal-ugalan.

Dengan kata lain, project manager adalah penentu kemudi sebuah proyek. Berperan sebagai nakhoda sebuah proyek, apa sebenarnya tugas project manager?

Namun, sebelum membahas terkait tugas atau job desk project manager, kita pahami terlebih dahulu definisinya.

Apa itu project manager?

Manajer proyek atau project manager adalah seseorang yang diberi tanggung jawab untuk mengimplementasikan strategi manajemen proyek supaya tujuan atau target dari suatu proyek tercapai.

Pengertian tersebut sesuai dengan definisi dalam Project Management Body of Knowledge Guide. 

Dalam pengertian yang lebih sederhana, manajer proyek dapat diartikan sebagai pimpinan suatu proyek. Jadi, manajer proyek berperan besar dalam menjaga stabilitas proyek.

Karena itu, kamu perlu memastikan project manager yang kamu pilih bisa diandalkan untuk mengelola jalannya proyek sebaik mungkin. 

Bayangkan bila kamu merekrut seorang manajer proyek dengan keahlian di bidang konstruksi, tetapi diposisikan untuk memimpin proyek berbasis information technology. Kemungkinan besar proyek tersebut tidak akan berjalan optimal.

Ilustrasi lainnya, bayangkan bila manajer proyek yang kamu tunjuk tidak memiliki cukup leadership skill, kemampuan analisis bisnis, serta keterampilan teknis lainnya. Tentunya, sulit untuk proyek tersebut mencapai target yang diharapkan.

Baca juga: Apa Itu Leadership: Jenis-jenis dan Contoh Leadership

Tugas project manager

Ada beberapa tugas project manager yang bersifat esensial, mulai dari membuat perencanaan, alokasi sumber daya, mitigasi risiko, hingga membuat berbagai laporan untuk stakeholder.

Di luar tugas esensial tersebut, setiap perusahaan mungkin menentukan job desk project manager yang bervariasi. Kali ini, kita akan membahas terkait tugas-tugas manajer proyek yang esensial. Yuk, simak ulasannya di bawah ini!

1. Membuat rencana proyek

Rencana yang terperinci merupakan kunci dalam manajemen proyek. Seorang manajer proyek perlu membuat rencana detail, mulai dari penentuan bujet, cakupan kerja, timeline, sumber daya, hingga target utama yang mau dicapai.

2. Membagi work load

Kesuksesan seorang manajer proyek tidak lepas dari kolaborasi tim. Nah, project manager yang baik akan menempatkan anggota tim dengan kapabilitas yang sesuai dengan kebutuhan proyek. 

Dalam proses eksekusi suatu proyek, manajer proyek perlu memastikan tugas dan tanggung jawab anggota sudah dibagi dengan jelas untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman.

Saat proyek mulai berjalan, manajer proyek juga perlu mengawasi perkembangan proyek serta performa anggota tim agar selalu sesuai rencana.

3. Memfasilitasi komunikasi yang efektif

Job desk project manager berikutnya ialah memastikan adanya komunikasi yang efektif. Komunikasi harus jelas dan efektif supaya bisa dimengerti oleh seluruh anggota tim.

Selain itu, komunikasi yang efektif juga esensial untuk meningkatkan produktivitas serta semangat anggota tim.

Baca juga: Motivasi Kerja adalah: Pengertian, Indikator, dan Contohnya

Dalam hal ini, komunikasi dapat termasuk daftar tugas, jadwal, serta tenggat waktu kerja yang perlu diketahui dan ditepati oleh tim.

4. Membuat kalkulasi bujet

Sebelum proyek dimulai, pemilik proyek dan manajer proyek perlu menentukan bujet yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek tersebut. Hal ini perlu menjadi perhatian sebab kalkulasi bujet kerap terlewat.

Akibatnya, risiko terjadinya pembengkakan biaya pun meningkat, terutama bila kondisi seputar proyek berubah secara tak terduga. 

Maka dari itu, manajer proyek perlu memantau penggunaan bujet secara saksama dan memastikan perhitungan estimasi bujet sudah tepat. 

5. Mitigasi risiko masalah atau krisis

Di sinilah kapasitas seorang manajer proyek dalam mengatasi persoalan diuji. Untuk mengantisipasi krisis, manajer proyek perlu membuat rencana bila permasalahan muncul sebelum eksekusi proyek dimulai.

Memiliki manajemen risiko sejak tahap perencanaan merupakan salah satu tugas project manager.

6. Mengawasi perkembangan atau progress proyek

Suatu proyek umumnya memiliki blueprint. Blueprint adalah framework detail yang membentuk kebijakan, termasuk penentuan tujuan dan target formulasi strategi, implementasi program, serta langkah-langkah yang perlu menjadi fokus dalam rangka mengimplementasikan program.

Jika dalam proses eksekusi proyek terdapat perubahan atau deviasi dari blueprint, manajer proyek bertugas untuk mengomunikasikannya kepada tim terkait sehingga semua anggota tim bisa bekerja sesuai rencana.

Tambahan pula, ketika terjadi perubahan karena satu dan lain hal, perlu ada penyesuaian dengan realokasi pekerjaan berdasarkan sumber daya yang tersedia. 

7. Membuat laporan untuk stakeholder

Di luar tim yang terlibat, stakeholder tentu membutuhkan laporan tentang perkembangan proyek. Laporan ini biasanya berisi informasi detail terkait kemajuan proses eksekusi proyek, tantangan yang muncul, serta bujet yang sudah dialokasikan.

Di akhir proyek, sudah merupakan job desk project manager untuk mengumpulkan laporan dan mengarsipkannya setelah ada persetujuan dari pihak-pihak terkait. Pada masa yang akan datang, laporan ini akan sangat bermanfaat bagi manager proyek ketika diberi tanggung jawab proyek serupa.

Tips menjadi project manager andal

Kini, kamu sudah mengetahui pengertian dan tugas seorang manajer proyek. Tentunya, ada keterampilan yang perlu ada dalam diri seseorang jika ingin menjadi manajer proyek yang andal. Berikut ini beberapa hal yang perlu kamu perhatikan.

1. Terampil dalam membuat keputusan

Apakah kamu sering kesulitan membuat keputusan? Kalau begitu, kamu perlu benar-benar berlatih agar memiliki keterampilan pengambilan keputusan.

Salah satu cara agar kamu bisa membuat keputusan terbaik, yaitu dengan memiliki data yang lengkap dan tepercaya. Data yang valid serta lengkap akan memudahkanmu membaca situasi yang sedang terjadi.

Sayangnya, data proyek sering kali berceceran sehingga pembacaannya terasa membingungkan bagi manajer proyek. Dalam kasus demikian, kamu bisa mempertimbangkan penggunaan software manajemen proyek.

2. Berkomunikasi secara efektif

Seperti telah disebutkan sebelumnya, memfasilitasi adanya komunikasi yang efektif ialah tugas project manager. Karena itu, manajer proyek sendiri perlu mampu berkomunikasi secara efektif.

Mari bayangkan jika manajer proyek memberikan instruksi kerja dalam bahasa yang sulit dipahami dan tidak efektif, pasti akan memengaruhi operasional sekaligus relasi tim yang terlibat dalam proyek.

3. Jeli dalam mengidentifikasi skill anggota tim

Sudah bukan rahasia lagi, manajer proyek perlu berkolaborasi erat dengan anggota tim dalam suatu proyek. Sementara itu, kepribadian serta keterampilan anggota tim tentu berbeda-beda. Nah, manajer proyek andal harus bisa menangkap dan mengidentifikasi hal ini.

Sebagai project manager, kamu harus mampu mengidentifikasi kelebihan, kekurangan, bahkan hubungan interpersonal anggota tim dalam rangka mengatur pola kerja yang sesuai bagi mereka.

Hal ini terbilang krusial karena penugasan tim atau pemberian tanggung jawab yang kurang sesuai akan membuat produktivitas tidak optimal. 

Baca juga: Produktivitas Adalah: Pengertian dan Cara Menghitungnya

Untuk mengatasinya, kamu bisa mengadakan pelatihan, seminar, atau aktivitas team-building sehingga anggota tim memiliki keterampilan baru da mempunyai relasi positif dengan sesama anggota tim.

4. Sudut pandang macro-management

Ada banyak sekali manajer proyek yang baru bisa melihat proyek yang dikelolanya dari sudut pandang micro-management. Padahal, manajer proyek harus mampu melihat gambaran besar dari proyek yang dikelolanya. 

Pasalnya, jika manajer proyek memiliki sudut pandang micro-management, ia hanya akan fokus pada persoalan anggota tim secara individual dan terlalu mengontrol kinerja anggota tim. 

5. Memantau perkembangan proyek secara aktif

Saat kamu menjadi manajer proyek, kamu bertanggung jawab atas jadwal kerja, dokumentasi data proyek, pemantauan penggunaan bujet, serta pengawasan perkembangan proyek.

Akan tetapi, manajer proyek kadang kesulitan memantau seluruh proses, apalagi bila masih sangat mengandalkan dokumen fisik. Karena itu, kamu bisa mempertmbangkan pemanfaatan digital tools.

Kesimpulan

Di samping pelaksanaan operasional, bisnis atau perusahaan juga kadang memiliki proyek khusus. Proyek adalah rencana kerja dengan sasaran tertentu dan waktu penyelesaian yang jelas.

Nah, dalam pelaksanaannya, biasanya bisnis akan menunjuk project manager. Seperti telah dibahas sebelumnya, project manager adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memastikan tujuan proyek tercapai dengan mengimplementasikan strategi manajemen proyek. 

Adapun tugas project manager cukup luas, mulai dari membuat rencana proyek, membagi beban kerja kepada anggota tim, memastikan adanya komunikasi yang efektif, membuat kalkulasi bujet, membuat mitigasi risiko atas masalah atau krisis yang mungkin muncul, mengawasi perkembangan proyek, hingga membuat laporan untuk pihak-pihak terkait.

Maka dari itu, seorang manajer proyek perlu mempunyai keterampilan-keterampilan tertentu agar bisa menjalankan tanggung jawabnya dengan baik. Untuk mendukung keberhasilan proyek, kamu bisa mempertimbangkan penggunaan software manajemen proyek.

Terlepas dari keberhasilan proyek, seperti disebutkan sebelumnya, bisnis juga tentu memiliki operasional harian yang juga tak boleh luput dari perhatian. Dalam rangka memastikan operasional bisnis jalan optimal, pastikan kamu sudah menggunakan aplikasi POS dengan fitur lengkap!