Purchasing Staff Adalah: Arti, Tugas, dan Kemampuan yang Dibutuhkan

Jika kamu merupakan pelaku kegiatan ekonomi, pasti sudah tidak asing dengan istilah purchasing staff. Purchasing staff adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab atas semua proses pembelian barang atau jasa di sebuah perusahaan.

Besarnya tugas yang diemban oleh staf pembelian, membuat pekerjaan ini membutuhkan kemampuan dan keahlian yang tidak main-main.

Namun, karena pekerjaan ini pasti banyak dibutuhkan oleh perusahaan di berbagai industri.

Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab seorang purchasing staff dalam perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel ini!

Pengertian Purchasing Staff

Purchasing staff dapat didefinisikan sebagai suatu divisi atau departemen yang bertugas untuk membeli barang atau jasa, yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan tersebut.

Selain itu, purchasing staff juga akan membantu perusahaan untuk menetapkan kebijakan atau prosedur pengadaan barang atau jasa, agar kebutuhan operasional perusahaan dapat terpenuhi.

Umumnya, purchasing staff ini memiliki satu orang admin yang akan menerima tanggung jawab lebih besar dalam proses transaksi ini. Admin purchasing adalah seorang yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi seluruh prosedur pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.

Adanya admin purchasing ini, perusahaan bisa mengontrol arus kas dengan lebih mudah, sebab semua alur transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dipusatkan melalui satu pintu saja.

Dengan perannya yang krusial dalam perusahaan, gaji purchasing staff di Indonesia terbilang cukup bervariasi. Biasanya, gaji yang didapatkan akan bergantung pada banyaknya tanggung jawab yang diambil dan perhitungan UMR di masing-masing daerah. 

Namun, rata-rata gaji seorang staf pembelian di perusahaan berada 15 persen di atas UMK atau bekisar Rp3-4 juta rupiah. 

Nah, apakah kamu tertarik menjadi seorang purchasing staff? Pastikan kamu mempunyai keterampilan yang dibutuhkan untuk bekerja di posisi tersebut, ya!

Baca Juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Macam-macam Purchasing Staff

Purchasing staff ini terbagi menjadi tiga macam, ada purchasing agent, purchasing officer, dan juga purchasing manager. Berikut penjelasannya untuk kamu:

1. Purchasing Agent

Purchasing agent merupakan seseorang yang bertugas untuk melakukan pembelian, guna memenuhi kebutuhan perusahaan. 

Menjadi purchasing agent juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan, bisa didapatkan dengan harga yang terbaik dan dalam waktu yang tepat. Umumnya, purchasing agent bekerja di bawah pengawasan dari purchasing manager. 

2. Purchasing Officer

Selanjutnya ada purchasing officer yang bertugas untuk mengeksplorasi dan melakukan evaluasi setiap kebutuhan perusahaan, berdasarkan prioritas dan ukuran bisnis yang telah ditetapkan.

Purchasing officer juga dibutuhkan guna membantu purchasing manager untuk menjalin kerja sama, hingga membuat keputusan terkait pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan.

3. Purchasing Manager

Pada tingkatan yang lebih tinggi, terdapat seorang purchasing manager yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi kinerja karyawannya. Selain itu, purchasing manager juga bertugas untuk bekerja sama dengan eksekutif perusahaan untuk mengawasi dan merencanakan anggaran perusahaan.

Tak cukup sampai di situ, purchasing order juga dibutuhkan keberadaannya untuk mendistribusikan tugas departemen purchasing kepada para staff-nya. Oleh sebab itu, menjadi seorang purchase manager diharuskan untuk bisa menjaga komunikasi agar dapat memahami kebutuhan perusahaan lebih dalam.

Tugas Menjadi Purchasing Staff

Job desk purchasing staff bisa sangat banyak karena tidak hanya berhubungan dangan satu vendor atau satu departemen saja. Melainkan dengan banyak hal yang berhubungan dengan perusahaan.

Namun, secara sederhananya tugas purchasing staff meliputi beberapa poin berikut ini:

• Membuat daftar perencanaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

• Mengelompokkan jenis pembelian agar sesuai dengan kebutuhan dan prioritasnya. 

• Memperkirakan biaya yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut serta melakukan analisis terhadap Total Cost of Ownership.

• Membuat list vendor atau supplier potensial.

• Meminta persetujuan pembelian kepada departemen lain yang bersangkutan, seperti departemen keuangan.

• Menghubungi calon vendor atau supplier untuk mendapatkan penawaran harga.

• Melakukan analisis pada penawaran yang diberikan, mulai dari segi harga, ketersediaan barang, kualitas, fitur, dan service yang paling menuntungkan bagi perusahaan.

• Bernegosiasi langsung dengan vendor terkait penawaran yang diberikan dari vendor.

• Membuat dan mengajukan purchase order kepada vendor.

• Melakukan pengecekan terhadap kualitas barang dan jasa yang telah dipesan.

• Melakukan pengarsipan pada dokumen-dokumen pembelian.

• Berkomunikasi dengan bagian logistik dan keuangan untuk proses pembayaran barang yang dipesan.

Baca Juga: Meningkatkan Efisiensi Proses Pembelian Dengan Purchase Order

Kemampuan yang Wajib Dimiliki Purchasing Staff

Menjadi seorang purchasing staff akan lebih banyak berurusan dengan vendor, bagian keuangan, eksekutif dari departemen lain, hingga pihak-pihak yang erat kaitannya dengan proses produksi perusahaan. 

Oleh karena itu, pekerjaan ini tidak bisa dipegang oleh sembarang orang. Ada kemampuan dan keahlian tertentu yang dibutuhkan untuk menjadi purchasing staff yang baik, di antaranya:

Baik dalam Berkomunikasi

Seperti yang sempat disebutkan di atas, bahwa seorang purchasing staff diharuskan memiliki komunikasi yang baik, dengan seluruh departemen yang ada di perusahaan. 

Selain itu, kamu juga perlu menjalin komunikasi yang baik dengan para supplier atau vendor, sehingga jika kamu atau departemen lain membutuhkan barang, kamu bisa mendapatkannya dengan lebih mudah dan cepat.

Oleh karena itu, mampu berkomunikasi dengan baik menjadi syarat yang wajib dimiliki oleh seorang purchasing staff.

Pandai Bernegosiasi dengan Supplier atau Vendor

Kemampuan yang mesti dimiliki selanjutnya adalah kemampuan dalam bernegosiasi dengan supplier. Saat mendapatkan penawaran dari calon supplier, perusahaan akan mengeluarkan sejumlah dana untuk membeli barang yang dibutuhkan dari proses penawaran tersebut.

Sebagai purchasing staff dari perusahaan, tentunya kamu ingin bisa mendapatkan harga barang yang lebih murah, guna memperkecil jumlah dana yang dikeluarkan. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk bisa melakukan negosiasi, agar mendapatkan harga yang disepakati tanpa memberatkan salah satu pihak.

Memiliki Network yang Luas

Sebagai seorang purchasing staff, kamu pasti akan menemukan berbagai hal yang tidak bisa diprediksi sebelumnya. Termasuk untuk menghubungi pihak-pihak tak terduga. Untuk itu, ada baiknya kamu memiliki koneksi yang luas dengan para individu atau perusahaan lain yang menyediakan barang dan jasa tak terduga itu.

Pembukuan dan Dokumentasi yang Terstruktur

Setiap proses transaksi yang dilakukan perusahaan, pasti membutuhkan adanya bukti transaksi, mulai dari purchase order, delivery order, hingga invoice baik dari vendor ke perusahaan ataupun sebaliknya.

Dokumen-dokumen ini tentunya sangat dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan di akhir periode tertentu. Apabila kamu tidak bisa melakukan pembukuan atau dokumentasi yang baik, kamu pasti akan kesulitan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan.

Maka, penting untuk mempunyai kemampuan dalam menyusun dan mengatur pembukuan keuangan, agar tidak menyusahkan kamu nantinya.

Kemampuan dalam Penggunaan Komputer

Meskipun terlihat sederhana, kemampuan dalam penggunaan komputer juga sangat memengaruhi kinerja kamu di perusahaan, lho! Sebagai seorang purchasing staff, tentunya kamu akan bergelut dengan pencatatan, pembuatan purchase order, pelacakan pengiriman, hingga membuat laporan secara berkala.

Hal ini tentunya membutuhkan kemampuan dan keahlian untuk menggunakan komputer. Dengan begitu, seluruh tugas bisa kamu selesaikan dengan mudah, tepat, dan cepat.

Memahami Sistem Perpajakan

Satu lagi kemampuan yang tidak boleh dilewatkan, yakni memahami sistem perpajakan yang berjalan. Saat melakukan pembelian barang atau jasa, pastinya akan ada pajak yang mesti dibayarkan perusahaan.

Pajak yang dibayarkan untuk barang dan jasa bisa berbeda dengan pajak yang mesti dibayarkan pada PT atau CV, sehingga mengetahui sistem perpajakan yang berlaku menjadi keahlian yang wajib dimiliki oleh staf pembelian.

Baca Juga: Jenis, Fungsi, dan Contoh Point of Purchase

Penutup

Bagaimana? Apakah kamu sudah memahami apa itu purchasing staff, beserta tugas dan tanggung jawabnya? Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa purchasing staff adalah seseorang yang bertanggung jawab atas seluruh proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Menjadi seorang staf pembelian juga bukanlah hal yang mudah. Kamu harus menguasai beberapa pengetahuan dan skill, seperti skill berkomunikasi, komputer, perpajakan, negosiasi, dan pembukuan.

Kemampuan-kemampuan ini dibutuhkan untuk bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan lebih efektif dan efisien. 

Meskipun jenis pekerjaan ini memiliki syarat yang cukup sulit, berkarir sebagai seorang purchasing staff ternyata sangat menggiurkan. Apalagi, pekerjaan ini pasti dibutuhkan di semua sektor industri di Indonesia.

Sebagai seorang pelaku usaha, kamu pasti membutuhkan bantuan untuk menjalankan bisnis kamu, termasuk untuk menjalankan operasional perusahaan. Salah satu media yang bisa kamu gunakan untuk mengelola bisnis menjadi lebih mudah adalah aplikasi majoo.

Aplikasi ini mempunyai banyak fitur yang akan memudahkan semua proses operasional bisnis. Mulai dari kasir online, aplikasi CRM, karyawan, hingga melakukan analisa bisnis, bisa kamu lakukan di sini. 

majoo merupakan satu aplikasi dengan fitur lengkap untuk semua jenis usaha. Jadi, kelola bisnis akan lebih mudah bersama majoo. Yuk, pakai majoo sekarang!