Meningkatkan Efisiensi Proses Pembelian Dengan Purchase order

Purchase order atau yang biasa disebut dengan istilah PO adalah salah satu dokumen penting bagi pelaku usaha yang terjadi dalam sebuah transaksi jual beli. Dokumen ini berguna untuk memudahkan dalam mengelola inventaris dan aktivitas pengadaan barang. Biasanya PO digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau produk pada supplier.  

Apa Itu Purchase order?

Purchase order atau PO merupakan salah satu bentuk dokumen penting serta resmi yang dibuat oleh pembeli untuk melakukan sebuah transaksi. Dokumen ini biasanya berisi daftar barang yang dibutuhkan atau barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli.

Sedangkan bagi pihak penjual, dokumen purchase order ini dijadikan sebagai bukti kontras atas transaksi jual beli yang telah mereka lakukan. Barang akan langsung dikirim kepada pihak pembeli ketika PO sudah diterima oleh penjual. Pembeli menerima barang atau produk pesanan sebelum menerima tagihan.

Karena alasan itulah purchase order sangat penting dalam sebuah kegiatan jual beli karena dijadikan sebagai bukti yang otentik atas transaksi untuk penagihan supaya dapat menghindari kerugian.

Komponen Purchase Order 

Purchase order mempunyai beberapa komponen yang dapat dijadikan sebagai informasi detail dalam melakukan transaksi jual beli. Kegunaan komponen ini adalah sebagai detail mengenai transaksi yang telah dilakukan sehingga akan mudah dilakukan pemrosesan. Berikut beberapa komponen yang terdapat pada purchase order:

1. Identitas pesanan

Dalam purchase order penting untuk mencantumkan identitas pesanan. Identitas pesanan ini meliputi nama barang pesanan, nama perusahaan, nomor telepon perusahaan, nomor telepon pemesan, dan alamat email yang bisa dihubungi.

2. Rincian pemesanan

Selain identitas pesanan, purchase order juga wajib untuk mencantumkan mengenai rincian pesanan. Hal ini bertujuan supaya kamu dapat meminimalisir terjadinya kesalahan ketika menyalurkan pasokan barang.

Rincian pemesanan ini meliputi alamat pengiriman barang, alamat penagihan, serta tanggal pengiriman yang diinginkan.

3. Rincian produk

Rincian produk juga merupakan salah satu komponen yang terdapat didalam purchase order. Purchase order harus membuat rincian produk secara detail dan selengkap mungkin. Semakin rinci informasi produk, maka akan semakin efektif pula transaksi pembelian.

Dalam keterangan produk meliputi nama produk, harga produk, variasi produk, kuantitas produk, dan biaya total yang harus dibayarkan.

4. Metode pembayaran

Kamu juga harus memasukkan sistem pembayaran yang jelas kedalam purchase order produk. Hal ini untuk memudahkan pembeli untuk membayar tagihan produk dan hal ini telah disepakati antara pihak penjual dan pembeli.

5. Pengiriman

Pembeli mempunyai hal untuk dapat memilih ekspedisi atau jasa pengiriman yang diinginkan untuk melakukan pengiriman produk. Pemilihan pengiriman tergantung dari preferensi dan kenyamanan pembeli. Biasanya, dilakukan kesepakatan untuk pengiriman bersamaan dengan metode pembayaran yang diinginkan.

6. Nomor pesanan

Purchase order mempunyai nomor pesanan yang dapat digunakan untuk mempermudah pembeli dan penjual untuk melakukan tracking mengenai produk yang akan dipesan. Selain itu, nomor pesanan ini juga penting karena akan digunakan untuk kebutuhan arsip berkas.

7. Syarat dan ketentuan

Dalam purchase order juga terdapat komponen syarat dan ketentuan yang berisi mengenai persetujuan atas kemungkinan yang mungkin saja bisa terjadi, seperti ketentuan angsuran, kompensasi keterlambatan pengiriman, sampai dengan risiko force majeure. 

Untuk memudahkan kamu dalam mengelola purchase produk, gunakanlah Aplikasi Inventory majoo. Ini merupakan salah satu aplikasi pendukung terbaik dalam bisnis untuk para wirausaha.

Dengan adanya aplikasi ini kamu dapat dengan mudah untuk mengelola semua purchase order. Hal ini dikarenakan terdapatnya fitur purchase order yang telah diintegrasikan dengan sistem pelaporan akuntansi secara otomatis. Hal ini akan membuat proses order dan pengeluaran mudah untuk dipantau.

Selain itu, terdapat berbagai fitur lainnya yang juga dapat membantu kamu dalam mengelola barang atau produk bisnis, seperti produk dan varian, resep dan bahan baku, stok masuk, HPP, stok produksi, terbuang, opname, hingga mutasi stok antar cabang dan gudang.

Segera upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi pendukung bisnis Inventory Majoo. Mudah dalam mengelola purchase order dan bantu tingkatkan efisiensi dalam proses pembelian. 

Baca Juga: Ini Dia Contoh Surat Purchase Order dan Cara Membuatnya!

Manfaat Purchase Order (PO)

Purchase order mempunyai banyak sekali manfaat dalam sebuah transaksi jual beli. Penggunaan purchase order ini juga membantu untuk meningkatkan efisien dalam proses pembelian suatu barang atau jasa. Berikut beberapa manfaat dari purchase order:

1. Mencegah terjadinya double order

Salah satu manfaat dari adanya purchase order ini adalah supaya tidak terjadi double order atau adanya pemesanan yang ganda. Biasanya purchase order digunakan pada bisnis ritel yang mempunyai banyak produk. 

Purchase order berisi informasi detail yang akan memudahkan kamu untuk mengecek semua pesanan dengan benar. Hal ini akan meminimalisir terjadinya kemungkinan double order atau pemesanan ganda.

Double order dapat saja terjadi pada satu purchase order maupun pada purchase order yang berasal dari supplier yang berbeda. Akan tetapi, dengan adanya pencatatan yang teratur serta detail, maka dapat menghindari hal ini.

2. Mengurangi terjadinya kesalahan dalam order dan pengiriman

Purchase order juga mempunyai manfaat untuk mengurangi terjadinya kesalahan dalam order dan pengiriman. Salah dalam pemesanan ataupun pengiriman dapat terjadi dikarenakan kelalaian dari pihak penjual maupun pembeli.

Dengan adanya sistem purchase order, maka pihak penjual dapat melakukan pengecekan ulang pada barang pesanan sebelum dikirimkan. Begitupun dengan pihak pembeli, mereka akan mengecek terlebih dahulu mengenai daftar pesanannya sebelum mengirim purchase order kepada penjual.

Tanpa adanya purchase order maka dapat mengakibatkan rumitnya dalam proses klaim saat terjadi salah pengiriman atau pesanan barang. Hal ini dikarenakan tidak adanya bukti yang valid atas transaksi yang telah terjadi.

3. Menjadi bukti transaksi dan informasi data

Purchase order atau PO juga dapat menjadi bukti dari sebuah transaksi serta untuk informasi data. Dengan adanya PO maka pihak penjual bisa mengirimkan tagihan atau invoice pada pihak pembeli sesuai dengan waktu yang telah disepakati sejak awal. Jika menggunakan invoice online, maka dapat dikirimkan secara online.

Dalam PO akan tertera informasi mengenai waktu pemesanan, jumlah barang, jenis, waktu kedatangan barang, dan nilai barang yang dipesan pembeli untuk selanjutnya akan dijadikan tagihan yang berbentuk invoice.

Bagi pembeli, purchase order dapat dijadikan sebagai sumber informasi data untuk melakukan pencatatan inventaris, biaya pengeluaran, stok barang, serta data terkait jenis barang, intinya adalah hal-hal yang penting yang berkaitan untuk stok opname.

Dengan adanya informasi ini pihak pembeli dapat lebih mudah untuk membuat pembukuan yang berhubungan dengan arus keuangan, bahkan menerapkan strategi yang tepat guna bisnis dapat berkembang.

Selain itu, dokumen purchase order juga dapat menghindari terjadinya perselisihan antara pihak penjual dan pihak pembeli. Hal ini dikarenakan PO adalah dokumen penting yang memiliki sifat resmi sehingga dapat digunakan sebagai bukti kontrak antara penjual dan pembeli.

4. Sebagai pengingat waktu pesanan

Dengan adanya purchase order maka pihak penjual dapat mengetahui waktu pengiriman pesanan kepada pembeli yang sesuai dengan perjanjian. Dengan begitu, pihak penjual tidak akan telat untuk melakukan pengiriman barang kepada pembeli sehingga dapat diselesaikan dengan baik.

Hal ini juga akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Pelanggan akan puas dengan pelayanan kamu yang tepat waktu dalam pengiriman barang. Jika sudah demikian, maka akan besar kemungkinan pelanggan akan kembali melakukan transaksi untuk kedepannya. 

Setelah melihat beberapa manfaat dari purchase order, maka dapat disimpulkan jika purchase order adalah dokumen yang cukup penting dalam proses pembelian barang atau jasa. 

Tanpa adanya purchase order ini, maka dapat mengakibatkan terjadinya berbagai kesalahan dalam proses pembelian atau transaksi. Untuk itu, sebagai pelaku usaha kamu harus mengetahui apa saja fungsi dari dokumen ini supaya dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian.

Sumber : 

• https://mekari.com/blog/purchase-order/

• https://www.aturtoko.id/en/blog/management/distribusi/apa-itu-purchase-order-manfaat-dan-cara-membuatnya

• https://konsultanku.co.id/blog/mengenal-po-fungsi-dan-pentingnya-purchase-order-bagi-bisnis

• https://www.freepik.com