Sales Admin adalah: Definisi, Tugas, dan Cara Kerjanya

Adakah profesi sales yang tidak langsung berhubungan dengan konsumen? Jawabannya ada, yaitu admin sales atau yang disebut juga sales administrator. Secara sederhana, bisa dibilang bahwa sales admin adalah posisi pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi penjualan dalam bisnis.

Banyak orang tertarik dengan posisi ini karena memang tidak perlu mengadakan kontak langsung dengan konsumen atau pelanggan untuk menjual produk. Singkatnya, sales admin adalah orang yang bekerja di balik layar. Memastikan bahwa penjualan bisa berjalan dengan lancar. 

Admin Sales adalah Profesi di Balik Layar Penjualan

Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan sales admin? Istilah ini mungkin masih agak asing bagi sebagian orang. Banyak orang yang lebih mengenal posisi sales atau tim penjualan dalam dunia bisnis. Mereka belum paham bahwa di balik posisi seorang sales, ada administrator sales yang bertugas membantu proses penjualan. 

Sales admin adalah peran atau posisi dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas administratif yang mendukung departemen penjualan. Peran ini biasanya meliputi pekerjaan kantor dan tugas-tugas administratif yang mendukung kegiatan penjualan dan pemasaran. 

Seorang sales admin membantu memastikan bahwa tim penjualan dapat bekerja dengan efisien dan fokus pada kegiatan penjualan inti mereka, sedangkan tugas administratifnya diurus oleh sales admin. Peran ini dapat bervariasi tergantung pada skala dan jenis perusahaan. Tetapi secara umum, sales admin mendukung efisiensi dan kelancaran operasional departemen penjualan.

Jadi, apa yang membedakan antara sales yang beroperasi di lapangan dan seorang sales admin? Seorang sales terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan di lapangan, sementara seorang sales admin bekerja di balik layar. 

Baca Juga: Jenis-Jenis Sales yang Meningkatkan Pendapatan Bisnis

Apa Saja Tugas Sales Admin dalam Dunia Bisnis?

Sebagai pihak yang duduk di belakang meja tentu saja tugas sales admin cukup banyak. Intinya semua yang berkaitan dengan data penjualan, berkas, dan sebagainya akan diurus oleh administrator sales. 

Di beberapa bentuk bisnis, tugas dan tanggung jawab tersebut bisa saja tidak sama persis. Namun, secara umum, tugas sales admin bisa dikelompokkan menjadi:

1. Pengelolaan Dokumen Penjualan

• Membuat, memelihara, dan mengelola dokumen penjualan seperti penawaran, kontrak, dan faktur.

• Menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan audit.

2. Pemeliharaan Database Pelanggan

• Memasukkan dan memperbarui informasi pelanggan dalam sistem database.

• Memastikan keakuratan dan kelengkapan data pelanggan.

3. Pemrosesan Pesanan

• Memproses pesanan pelanggan dan memastikan bahwa stok tersedia.

• Berkomunikasi dengan tim produksi dan gudang untuk memenuhi pesanan dengan tepat waktu.

4. Pendukung Komunikasi

• Menangani komunikasi internal dan eksternal terkait penjualan melalui surat, email, dan telepon.

• Menyelaraskan komunikasi antara anggota tim penjualan.

5. Pemantauan Stok

• Membantu pemantauan dan pengelolaan stok produk.

• Memberikan laporan stok kepada tim penjualan dan manajemen.

6. Menyiapkan Laporan 

• Menyiapkan laporan penjualan, analisis data, dan dokumen pelaporan lainnya.

• Membantu dalam menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan.

7. Penyelarasan Tim

• Membantu dalam penyelarasan tim penjualan, memfasilitasi koordinasi dan komunikasi antar anggota tim.

• Menyelaraskan kegiatan tim dengan tujuan penjualan perusahaan.

Baca Juga: Contoh Sales Promotion yang Efektif Meningkatkan Penjualan

8. Penanganan Keluhan Pelanggan

• Menanggapi keluhan pelanggan atau pertanyaan terkait penjualan.

• Mengarahkan keluhan kepada departemen yang bersangkutan untuk penyelesaian.

9. Pengelolaan Agenda Kerja

• Membantu dalam mengatur agenda dan perjalanan untuk anggota tim penjualan.

• Membantu dalam pemantauan kinerja individu anggota tim penjualan dan menyediakan laporan terkait.

Seorang sales admin juga memiliki tanggung jawab khusus yang harus diselesaikan setiap hari. Tanggung jawab ini mencakup penanganan invoice penjualan, proses penagihan pembayaran, serta pemeriksaan kelengkapan input pemesanan dari pelanggan. 

Tugas-tugas ini dapat bervariasi tergantung pada skala, struktur, dan kebutuhan bisnis. Hal yang penting bahwa seorang sales admin adalah pihak yang bertugas untuk memastikan bahwa aspek administratif dari kegiatan penjualan dijalankan dengan lancar.

Baca Juga: 5 Perbedaan Sales dan Marketing yang Pebisnis Harus Tahu!

Tahapan Cara Kerja Sales Admin

Dari berbagai tugas sales admin yang sudah disebutkan tadi, sebenarnya mungkin kamu sudah bisa tahu seperti apa cara kerja mereka. Terdapat beberapa tahapan sistem kerja seorang administrator sales yang bisa disebutkan.

Cara kerja sales admin yang menjadi pendukung sistem penjualan di suatu bisnis adalah:

1. Menerima dan Analisis Pesanan

Tahap pertama kerja sales admin adalah menerima pesanan dari pelanggan atau tim penjualan. Mereka kemudian melakukan analisis pesanan untuk memastikan kelengkapan informasi dan ketersediaan stok produk yang dibutuhkan konsumen.

2. Memperbarui Database Pelanggan

Jika sudah selesai, sales admin akan memasukkan atau memperbarui informasi pelanggan dalam database. Tujuannya adalah untuk memastikan data pelanggan tetap akurat dan terkini.

3. Mengelola Dokumen Penjualan

Tahapan berikutnya adalah membuat, memelihara, dan mengelola semua bentuk dokumen penjualan. Sales admin perlu menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan kebutuhan evaluasi bisnis di masa mendatang.

4. Koordinasi dengan Tim Produksi dan Gudang

Cara kerja sales admin berikutnya adalah berkomunikasi dengan tim produksi untuk memastikan ketersediaan produk atau layanan. Selain itu mereka juga harus selalu berkoordinasi dengan pihak gudang untuk pemenuhan pesanan dan pengiriman.

5. Koordinasi dengan Pihak Logistik

Satu hal yang juga penting adalah untuk dapat berkoordinasi dengan pihak logistik. Jadi, setelah memastikan produk ready dan siap dikirim, sales admin juga harus membuat dan mengatur jadwal pengiriman produk bersama pihak logistik. Produk harus dipastikan sampai ke tangan pelanggan tepat waktu.

6. Melakukan Komunikasi Internal dan Eksternal

Menangani komunikasi internal dan eksternal terkait penjualan melalui surat, email, dan telepon merupakan tahapan kerja mereka selanjutnya. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memfasilitasi koordinasi antara anggota tim penjualan.

7. Memantau Stok dan Membuat Laporan

Seorang sales admin adalah pihak yang juga bertanggung jawab mengenai update stok produk yang akan atau sudah dipasarkan. Mereka melakukan pemantauan dan pengelolaan stok produk bekerja sama dengan pihak admin gudang atau penanggung jawab produksi. Setelahnya, mereka harus membuat laporan stok untuk diberikan kepada tim penjualan dan pihak manajemen.

8. Membuat Laporan Kinerja Tim dan Data Penjualan

Selain membuat laporan stok produk, seorang administrator sales juga bertanggung jawab dalam menyiapkan dan membuat laporan penjualan, analisis data, serta dokumen pelaporan lainnya. Semua laporan tersebut berfungsi untuk membantu dalam penyajian informasi yang mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen bisnis..

Kesimpulan 

Sales admin adalah jabatan atau posisi dalam suatu perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan sejumlah tugas administratif guna mendukung operasional departemen penjualan. Peran ini umumnya mencakup pekerjaan kantor dan tugas administratif yang mendukung kegiatan penjualan dalam operasional bisnis.

Dengan menjalankan berbagai tugas administratif, sales admin membebaskan waktu dan energi tim penjualan untuk fokus pada kegiatan utama mereka, yakni menjalin hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan penjualan. 

Dukungan yang diberikan oleh sales admin sangat penting dalam membentuk keberhasilan strategi penjualan perusahaan. Baik melalui manajemen dokumen, pemeliharaan database, dan koordinasi internal.

Kalau kamu adalah pebisnis yang memiliki karyawan dengan posisi sales admin, pastikan dia adalah orang yang kompeten di bidangnya. Karena pekerjaan ini memerlukan ketelitian, kecermatan, dan kemampuan komunikasi yang baik dengan berbagai pihak.

Kamu juga bisa memantau kinerja mereka melalui aplikasi karyawan majoo. Mulai dari absensi, jam lembur, sampai perhitungan komisi bisa kamu lakukan dengan mudah. Tidak ada lagi yang namanya ribet mengatur karyawan. Kalau bisnismu belum pakai majoo, rasanya ini adalah waktu yang tepat untuk berlangganan! 

Sumber Data:

https://glints.com/id/lowongan/sales-admin-adalah/