Sistem Dana Tetap: Pengertian dan Contohnya

Dalam ilmu akuntansi, terdapat salah satu sistem perhitungan yang dikenal dengan nama sistem dana tetap. Pemahaman yang baik tentang sistem dana tetap dapat memberikan landasan yang kuat untuk manajemen anggaran yang sukses dan pencegahan penyimpangan keuangan. 

Sebagai orang yang bergerak di bidang bisnis, kamu juga perlu memahami apa yang dimaksud sistem dana tetap tersebut. Apalagi sistem tersebut dipercaya sebagai metode yang paling tepat bila digunakan untuk pengelolaan kas kecil bisnis. 

Apa Itu Sistem Dana Tetap?

Sistem dana tetap adalah suatu metode atau sistem pengelolaan anggaran yang didasarkan pada alokasi dana dengan jumlah tertentu. Biasanya alokasi dana tersebut sudah ditetapkan sebelumnya. 

Dalam sistem ini, pihak manajemen menentukan jumlah dana yang akan dialokasikan untuk berbagai keperluan atau program selama periode waktu tertentu, seperti satu tahun anggaran. Jumlah dana yang ditetapkan ini bersifat tetap atau tidak berubah selama periode tersebut, kecuali bila ada perubahan yang disetujui oleh pihak yang terkait.

Beberapa karakteristik utama dari sistem dana tetap adalah:

1. Adanya Alokasi Dana Tetap

Anggaran atau dana dialokasikan pada awal periode anggaran, dan jumlahnya tetap selama periode tersebut. Artinya setiap kegiatan atau program harus dijalankan dengan dana yang telah ditetapkan. Tanpa adanya penambahan anggaran tambahan, kecuali dalam situasi tertentu yang telah diatur dalam prosedur.

2. Adanya Kendali Biaya

Sistem dana tetap memiliki kendali yang kuat terhadap biaya karena pelaku bisnis atau pihak manajemen harus memastikan bahwa pengeluaran mereka sesuai dengan alokasi yang telah ditetapkan. Inilah yang nantinya akan mendorong adanya efisiensi dalam pengeluaran dan perencanaan yang cermat.

3. Perencanaan yang Teliti

Lantaran sistem dana tetap harus mencukupi untuk seluruh periode anggaran, pihak manajemen harus merencanakan kegiatan dan program mereka dengan hati-hati. Termasuk perlu mempertimbangkan kebutuhan dan prioritas dalam operasional bisnis.

4. Adanya Keterbatasan Fleksibilitas

Salah satu kelemahan dari sistem dana tetap adalah kurangnya fleksibilitas. Jika terjadi perubahan kondisi atau kebutuhan mendesak yang tidak diantisipasi dalam alokasi awal, akan sulit untuk menyesuaikan anggaran tanpa persetujuan yang diperlukan.

Contoh sistem dana tetap yang sering ditemui adalah pada bisnis. Di dalam bisnis, pengelolaan kas kecil sering diatur dengan sistem dana tetap. Jadi, sejumlah uang yang ditentukan di awal periode dialokasikan untuk pengeluaran kecil dan harus dipertanggungjawabkan melalui tanda terima dan dokumentasi lainnya. 

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengelola dana kas kecil, namun sistem ini dikenal sebagai salah satu metode yang paling efektif. Ini berkaitan dengan kebutuhan untuk mengembalikan jumlah uang yang sebelumnya ditentukan ke dalam dana kas kecil.

Dalam penggunaan sistem dana tetap untuk kas kecil bisnis, biasanya dokumentasi seperti tanda terima kas kecil dan voucher akan digunakan untuk menentukan seberapa besar dana yang perlu diisi kembali dan jumlah awalnya.

Baca Juga: Pengertian, Alokasi, dan Fungsi Dana Darurat

Cara Kerja Sistem Dana Tetap

Sebagai bentuk perhitungan akuntansi, sistem dana tetap memiliki cara kerjanya sendiri. Dalam sistem dana tetap, ada dua bagian atau komponen yang utama, yaitu:

1. Karyawan dikreditkan dengan jumlah yang telah mereka belanjakan setelah memberikan tanda terima, sehingga pengeluaran dari kas kecil dapat dilacak.

2. Semua dana harus diisi kembali ke jumlah awal pada akhir periode tertentu.

Begini penggambarannya, bisnis menerapkan akuntansi kas kecil sistem dana tetap. Kotak kas kecil bisnismu awalnya diisi dengan uang sebesar Rp2 juta. Setiap kali seorang karyawan melakukan pengeluaran dari kas kecil, mereka harus menyertakan tanda terima atau faktur kepada kasir. 

Setelah disetujui, jumlah pengeluaran akan didebet dari kas kecil lalu dikreditkan ke akun karyawan yang melakukan pengeluaran sebesar 100 ribu rupiah. Selanjutnya, tanda terima asli dan dokumen lainnya akan digunakan untuk menghasilkan voucher kas kecil, yang akan dicatat dalam buku kas kecil imprest.

Pada akhir setiap periode akuntansi, kas kecil sistem dana tetap harus diisi ulang sebesar Rp100 ribu. Sehingga jumlahnya kembali ke nilai awalnya dan tercatat sebagai pengeluaran dalam rekening umum perusahaan. Jumlah yang diisi ulang ke dalam kas kecil pun harus sesuai dengan jumlah total yang telah dikeluarkan selama periode akuntansi. 

Selain itu harus sesuai pula dengan penerimaan kas kecil yang telah dicatat. Nantinya jumlah uang yang digunakan untuk mengisi ulang kas kecil akan dicatat dalam buku besar umum sebagai pengeluaran kas kecil.

Dengan menerapkan akuntansi kas kecil sistem dana tetap, kamui dapat memastikan bahwa dana kas kecil sudah digunakan dengan efisien. Dengan begitu sebagai pemilik bisnis kamu sudah mampu meminimalkan risiko penyalahgunaan dana dan memenuhi persyaratan kepatuhan yang berlaku. Termasuk juga membantu dalam pelacakan pengeluaran dan pengelolaan anggaran dengan lebih baik.

Baca Juga: Kas Kecil Adalah: Memahami Laporan Kas Kecil dan Contohnya

Keuntungan Menggunakan Sistem Dana Tetap dalam Bisnis

Tadi sudah disebutkan bahwa sistem dana tetap dianggap sebagai pendekatan terbaik untuk mengatur dana kas kecil dalam bisnis. Mengingat setiap pembelian harus memiliki dokumentasi, inii membuatnya sulit untuk melakukan tindakan yang tidak sah atau curang.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan sistem dana tetap pada bisnis yang bisa kamu dapatkan.

1. Kontrol Pengeluaran

Dengan sistem dana tetap, bisnis yang dijalankan memiliki kontrol yang lebih baik atas setiap pengeluarannya. Setiap pengeluaran harus terdokumentasi dan sesuai dengan jumlah yang telah dialokasikan, mengurangi risiko pemborosan.

2. Adanya Transparansi Keuangan

Sistem ini memastikan bahwa semua transaksi tercatat dan terdokumentasi secara rinci. Sehingga memudahkan pemilik bisnis atau pihak manajemen untuk melacak dan memeriksa setiap pengeluaran. Ini akan meningkatkan transparansi keuangan dan memudahkan proses audit.

3. Pencegahan Kecurangan

Karena setiap pengeluaran harus didukung dengan dokumentasi, sistem dana tetap membantu dalam mencegah kecurangan atau penggunaan dana yang tidak sah.

4. Perencanaan Anggaran yang Lebih Baik

Jika kamu menerapkan sistem dana tetap, artinya kamu sudah dapat merencanakan pengeluaran dengan lebih baik. Kenapa? Karena jumlah dana yang akan digunakan telah ditetapkan sebelumnya. Ini akan membantu perencanaan anggaran bisnis yang lebih efisien.

5. Keteraturan Pengisian Ulang Kas

Dengan sistem dana tetap, pengisian ulang kas kecil dilakukan secara berkala dan sesuai dengan rencana. Ini memastikan ketersediaan dana yang cukup sepanjang periode.

6. Manajemen Kas yang Lebih Efisien

Pengeluaran kas kecil yang sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan membantu dalam menjaga kas tetap tersedia untuk penggunaan yang diperlukan.

7. Pemantauan Keuangan Bisnis yang Lebih Baik

Sistem dana tetap memudahkan kamu sebagai pemilik bisnis untuk melakukan pemantauan yang lebih baik atas keuangan. Dengan begitu,  kamu juga dapat segera mengidentifikasi perubahan atau masalah yang mungkin timbul selama periode anggaran.

Baca Juga: Manfaat menggunakan Aplikasi Keuangan untuk Usaha

Kesimpulan 

Pengertian sistem dana tetap adalah metode atau sistem pengelolaan anggaran yang didasarkan pada alokasi dana dalam jumlah tertentu. Biasanya alokasi dana tersebut sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, biasanya jumlah dananya bersifat tetap atau tidak berubah selama periode tersebut, kecuali memang ada perubahan yang sudah disetujui oleh pihak yang terkait.

Penerapan sistem dana tetap membantu pemilik bisnis dalam mengelola keuangan dengan lebih baik. Bukan itu saja, kamu juga dapat mengurangi risiko dan memastikan bahwa sumber daya keuangan bisnismu digunakan secara efisien dan transparan.

Agar perhitungan dan perencanaan keuangan bisnismu bisa lebih akurat, kamu bisa menerapkan aplikasi wirausaha majoo. Fitur majoo sangat lengkap dan akan membantu kamu mengelola bisnis secara lebih praktis dan efisien. Yuk, pakai majoo sekarang!

Sumber: 

https://kledo.com/blog/sistem-dana-tetap-dalam-kas-kecil/