Mengenal Komponen Sistem Pembayaran untuk Bisnis

Seperti apa sistem pembayaran yang digunakan di bisnismu? Dari satu bisnis ke bisnis lainnya, tentu akan ada perbedaan sistem, termasuk ketika bicara pembayaran, baik dari pelanggan ke tempat usaha maupun tempat usaha ke penyedia jasa lain seperti pemasok atau distributor.

Sebenarnya, apa pengertian sistem pembayaran dan mengapa seorang pelaku usaha sebaiknya memiliki pemahaman yang baik terkait sistem ini? Apa saja jenis-jenis serta komponen yang dimilikinya.

Pengertian Sistem Pembayaran

Ada banyak definisi yang dapat digunakan untuk menjelaskan apa yang sebenarnya dimaksud dengan sistem pembayaran. Secara umum, sistem ini merupakan sebuah mekanisme yang mencakup seperangkat aturan, lembaga, dan juga cara yang digunakan untuk melaksanakan pemindahan dana.

Aktivitas ini umumnya dilakukan untuk memenuhi suatu kewajiban yang timbul dari sebuah kegiatan ekonomi. Misalnya saja, ketika melakukan kegiatan jual-beli, sudah barang tentu akan ada aktivitas pembayaran pula. Sistem yang mengatur aktivitas tersebutlah yang disebut sebagai sistem pembayaran.

Lebih lanjut lagi, sistem ini memiliki beragam jenis dan juga komponen di dalamnya. Dengan mengetahuinya sebaik mungkin, pelaku usaha dapat menentukan untuk menentukan sistem pembayaran apa saja yang mungkin sesuai dengan sifat bisnis yang dijalankan sehingga dapat disediakan di setiap tempat usahanya.

Komponen Sistem Pembayaran

Agar pembayaran dapat dilakukan secara teratur dan jelas alurnya, setidaknya terdapat lima komponen sistem pembayaran yang harus ada. Tanpa salah satunya saja, pembayaran tidak dapat dilakukan dengan baik dan tersistem.

Apa saja, sih, komponen-komponen yang menyusun suatu kegiatan pembayaran?

1. Regulator

Kembali kepada pengertian sistem pembayaran yang telah dijabarkan sebelumnya, sistem ini merupakan bentuk aturan terhadap aktivitas pembayaran, oleh karena itu sudah barang tentu komponen utama yang harus dipenuhi adalah adanya regulator.

Dalam hal ini, regulator merupakan komponen yang diberi atau mendapatkan wewenang untuk membuat regulasi yang mengatur bagaimana sebuah aktivitas pembayaran dapat dilakukan. Selain itu, regulator juga bertanggung jawab dalam menentukan ketentuan serta kebijakan yang sifatnya mengikat siapa pun yang melakukan aktivitas pembayaran.

Karena besarnya tanggung jawab yang diemban, umumnya fungsi serta peran regulator akan diemban oleh komponen pemerintahan yang memang secara umum menjadi regulator di hampir setiap aspek bermasyarakat.

Terkait sistem pembayaran, pemerintah umumnya akan menunjuk badan-badan tertentu yang memiliki kekuatan hukum sebagai regulator langsung. Misalnya saja, dalam aktivitas perbankan, setiap pelaku usaha akan tunduk pada aturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Bank Indonesia.

Selain Bank Indonesia, Otoritas Jasa Keuangan juga memiliki sejumlah otoritas atau wewenang yang mengikat aktivitas pembayaran di beberapa aspek keuangan.

2. Penyelenggara

Komponen sistem pembayaran berikutnya yang harus ada adalah penyelenggara aktivitas keuangan.

Umumnya, penyelenggara aktivitas keuangan diatur atau ditentukan oleh regulasi yang ada. Oleh karena itu, komponen regulator harus ada terlebih dahulu agar sistem ini dapat dijalankan. Dari regulasi tersebut, siapa pun yang memenuhi syarat dalam regulasi dapat menjadi penyelenggara aktivitas keuangan dan pembayaran.

Ketika dilihat begitu saja, sistem ini mungkin dirasa merepotkan. Namun, sebenarnya para pelaku usaha tidak perlu merasa kebingungan karena umumnya regulasi dibuat secara universal, sehingga kegiatan pembayaran di tingkat akar rumput atau yang dilakukan langsung kepada konsumen akhir akan tetap tercakup di dalamnya.

Dengan aturan yang universal tersebut, pelaku usaha mikro, kecil, serta menengah tidak perlu takut untuk menginisiasi aktivitas pembayaran karena kemungkinan besar sudah dicakup sebagai penyelenggara keuangan.

Bagaimanapun juga, regulasi-regulasi ini memang dibuat untuk memudahkan gerak bagi setiap penyelenggara aktivitas pembayaran dengan memberikan kekuatan hukum untuk melaksanakan setiap kegiatan keuangan yang membutuhkan adanya aktivitas pembayaran.

3. Infrastruktur

Komponen sistem pembayaran berikutnya yang juga tak boleh terlupakan adalah adanya infrastruktur untuk menyukseskan beragam aktivitas keuangan, termasuk pembayaran.

Bicara tentang infrastruktur, mungkin banyak yang membayangkan sesuatu yang sangat serius seperti pembangunan jalan tol atau yang semacamnya. Jangan terburu-buru dulu, karena yang dimaksud infrastruktur pembayaran adalah setiap sarana  atau prasarana yang secara fisik mendukung operasional sistem pembayaran.

Misalnya saja, ketika sudah ditetapkan bahwa aktivitas pembayaran yang disediakan di sebuah tempat usaha adalah pembayaran online atau digital, otomatis tempat usaha tersebut harus menyediakan infrastruktur yang mendukung agar pembayaran dapat dilakukan. Sebagai contohnya, tempat usaha tersebut mungkin perlu menyediakan agar pelanggan dapat menggesek kartu debit maupun kreditnya untuk menyelesaikan transaksi.

Jika infrastruktur yang ada ternyata tidak mendukung, sudah barang tentu aktivitas pembayaran tidak akan bisa dilakukan. Jika kasus ini terjadi, tak jarang pelaku usaha perlu memperbaiki terlebih dahulu infrastruktur pembayaran yang dimilikinya, atau mungkin justru mengganti metode pembayaran yang diharuskan di tempat usahanya menjadi metode pembayaran lain yang dapat didukung oleh infrastruktur yang sudah ada.

Tentukan dengan baik setiap metode pembayaran yang ingin disediakan di tempat usaha, karena untuk metode pembayaran yang berbeda, maka kebutuhan infrastrukturnya pun akan berbeda. Jika memang modal yang disiapkan terlalu mepet untuk melengkapi kebutuhan infrastruktur tersebut, coba sediakan metode pembayaran lain yang lebih sederhana.

4. Instrumen

Jika infrastruktur yang dibahas sebelumnya lebih mengarah pada sarana dan prasarana fisik yang dapat mendukung kegiatan pembayaran, komponen instrumen dalam sistem pembayaran lebih membahas terkait media atau alat pembayaran yang akan digunakan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

Ingat selalu bahwa rupiah merupakan alat tukar untuk pembayaran yang sah di Indonesia. Jadi, jika kamu menginginkan pembayaran di tempat usahamu dilakukan menggunakan alat pembayaran lainnya, mungkin akan ada ketentuan-ketentuan atau syarat tertentu yang harus dipenuhi terlebih dahulu agar aktivitas pembayaran yang dilakukan tidak keluar dari regulasi yang sudah ditetapkan.

Selain dari mata uangnya, instrumen ini juga meliputi dan berkaitan dengan metode pembayaran yang ingin digunakan. Pelaku usaha perlu menentukan terlebih dahulu metode pembayaran apa saja yang nantinya akan tersedia di tempat usahanya.

Misalnya saja, ada beberapa tempat usaha yang hanya menyediakan metode pembayaran tunai untuk tempat usahanya, ada juga tempat usaha yang hanya menyediakan metode pembayaran nontunai saja. Atau, sangat mungkin sekali menemukan tempat usaha yang menerapkan metode pembayaran tunai maupun nontunai; memberikan pelanggan lebih banyak pilihan dalam menyelesaikan pembayaran.

Proses pembayaran yang lancar tentunya akan berbanding lurus dengan keberlanjutan bisnis, jadi pelaku usaha harus memperhatikan hal ini dengan baik. Metode pembayaran apa saja yang sekiranya perlu disediakan agar dapat mendorong pelanggan untuk menyelesaikan pembelian? Setelahnya, perkirakan juga instrumen serta infrastruktur yang diperlukan untuk menyelesaikan pembayaran tersebut dengan mudah. 

5. Konsumen

Setelah regulator, penyelenggaraan, infrastruktur, serta instrumen, komponen sistem pembayaran yang terakhir dan tak kalah pentingnya adalah keberadaan konsumen itu sendiri selaku pihak yang akan melakukan pembayaran.

Tentu saja pelaku usaha pun dapat menjadi konsumen jika memang diharuskan untuk melakukan pembayaran ke pihak lain, misalnya saja kepada pemasok bahan baku maupun pemilik jasa distribusi yang akan mengantarkan komoditas bisnis kepada pelanggan.

Intinya, aktivitas pembayaran tidak akan mungkin dapat dilakukan jika tidak ada pihak yang melakukan pembayaran, sekalipun mungkin komponen-komponen lainnya sudah tersedia dan siap untuk menjalankan fungsi perannya masing-masing.

Dalam sistem pembayaran konsumen juga dikenal sebagai pengguna, karena konsumen adalah pihak yang akan memanfaatkan sistem tersebut untuk menyelesaikan transaksi.

Mengingat pentingnya kesuksesan pembayaran bagi keberlangsungan bisnis dan juga konsumen selaku pihak yang akan melakukan pembayaran tersebut, umum bagi pelaku usaha untuk menitikberatkan operasional bisnis, khususnya terkait pembayaran dengan pelanggan sebagai pusatnya.

Kemudahan pelanggan dalam menyelesaikan pembayaran kerap menjadi perhatian utama bagi para pelaku usaha; mulai dari memastikan ketersediaan infrastruktur untuk mendukung setiap aktivitas pembayaran, memastikan instrumen pembayaran yang memang banyak digunakan oleh segmen pelanggan yang ditarget, hingga memastikan kepuasan pelanggan dalam menyelesaikan pembayaran dengan layanan meja kasir yang ramah.

Tak jarang juga pelaku usaha menawarkan layanan purnajual seperti garansi atau layanan servis pada saat pembayaran dengan tujuan yang sama; memastikan konsumen yang akan melakukan pembelian tidak memiliki pengalaman yang buruk dalam menyelesaikan setiap transaksi yang diperlukan.

Setelah memahami komponen sistem pembayaran, selanjutnya tak ada salahnya untuk memperkaya khazanah terkait hal ini dengan mengenal pula jenis-jenis sistem pembayaran yang banyak digunakan.

Jenis Sistem Pembayaran secara Umum

Bicara tentang jenis sistem pembayaran secara umum, setidaknya ada dua sistem yang banyak digunakan di berbagai tingkat bisnis untuk menyelesaikan pembayaran. Dari kedua kategori utama tersebut, tentu masih dapat dipecah lagi dalam sub-sub kategori yang sesuai sebagai turunannya.

Lalu, apa saja, sih, kedua jenis sistem pembayaran yang dimaksudkan tersebut?

1. Sistem Pembayaran Tunai

Sistem pembayaran tunai bisa dibilang sebagai sistem yang paling konvensional dan paling sering dipilih karena sistem ini sudah dilakukan sejak dulu kala dan hingga sekarang pun, untuk berbagai alasan, masih belum dapat digantikan oleh sistem-sistem lainnya.

Pengertian pembayaran tunai sendiri adalah seluruh pembayaran yang dilakukan secara langsung dan sering kali dilakukan dengan tatap muka antara penjual dan juga pembeli. Meski demikian, dengan adanya kemajuan zaman serta teknologi, bukan menjadi sesuatu yang mustahil bagi pembayaran tunai untuk dilakukan tanpa perlu ada tatap muka antara penjual dengan pembeli.

Sebagai contoh, proses pembayaran untuk produk-produk yang dijual melalui vending machine bisa saja dilakukan secara tunai, tetapi pelanggan selaku konsumen akhir tidak perlu bertatap muka secara langsung dengan penjual produk tersebut.

Berkaca dari contoh di atas, dapat disimpulkan bahwa pembayaran tunai merupakan segala jenis pembayaran yang dilakukan secara langsung dengan alat tukar yang sah pada saat itu juga, segera setelah produk diterima, atau dengan uang tunai, baik dengan uang kertas maupun koin.

Meski dilakukan secara langsung dan sebagian besar juga dilakukan secara tatap muka antara kedua belah pihak yang melakukan pembayaran, sistem pembayaran tunai bukan tanpa masalah maupun risiko. Untuk contoh yang ekstrim, pelaku usaha selaku pihak yang menerima pembayaran harus waspada dengan kemungkinan adanya uang palsu yang digunakan sebagai alat pembayaran.

Selain itu, pelaku usaha juga perlu menyiapkan uang kembalian jika memang menyediakan pilihan pembayaran secara tunai kepada pelanggan. Uang kembalian sangat penting untuk disiapkan karena pelanggan tidak selalu membayar menggunakan uang pas yang setara dengan harga produk atau jasa yang dibelinya; selain itu, tidak adanya uang kembalian ketika dibutuhkan dapat menurunkan pengalaman transaksi pelanggan, sehingga harus sebisa mungkin diperhatikan agar tidak memicu masalah yang seharusnya dapat dihindari.

Dari sisi pelanggan yang akan melakukan pembayaran, sistem pembayaran tunai juga menghadirkan kekhawatiran tersendiri. Umumnya, kekhawatiran ini terjadi ketika pelanggan harus membayar produk atau jasa yang nilainya cukup besar.

Jika hanya tersedia pembayaran secara tunai saja, otomatis pelanggan tersebut harus membawa uang tunai dalam jumlah yang besar ke mana pun mereka pergi. Selain merepotkan, pilihan ini terkadang juga membuat pelanggan rentan terhadap tindak kriminal penjambretan maupun pencurian.

Untuk menghindari masalah ini, terkadang pelaku usaha tidak hanya menyediakan metode pembayaran tunai saja, tetapi digabung juga dengan sistem yang kedua.

2. Sistem Pembayaran Nontunai

Di era teknologi yang serba digital seperti sekarang, sistem pembayaran nontunai bukan lagi sesuatu yang aneh. Berbeda vendor maupun tempat usaha sudah sangat umum sekali menawarkan metode pembayaran nontunai kepada pelanggan yang berbelanja.

Namun, bicara terkait pembayaran nontunai, banyak orang yang berpikir terlalu maju, dan yang terlintas di dalam kepala mungkin terbatas pada pembayaran yang tergolong modern seperti pembayaran dengan memindai barcode saja.

Sebenarnya, pembayaran nontunai sudah ada sejak dahulu kala melalui metode cek dan giro. Karena, yang dimaksud dengan sistem pembayaran nontunai merupakan seluruh jenis pembayaran yang diselesaikan tanpa menggunakan alat-alat pembayaran tunai seperti uang kertas maupun uang koin.

Saat ini ada banyak sekali pilihan pembayaran nontunai yang tersedia, baik yang sudah ada sejak dulu seperti cek dan giro, maupun model-model pembayaran nontunai baru yang mulai bermunculan sejak beberapa tahun terakhir.

Untuk penyedia layanan dompet digital, misalnya saja, ada banyak sekali penyedia jasa yang menawarkan layanannya. Dengan kata lain, ketika pembayaran nontunai dapat dibagi-bagi lagi menjadi jenisnya, setiap jenis yang ada ini juga memiliki pembagian yang berbeda-beda.

Inilah yang mungkin akan memberatkan pelaku usaha ketika memilih untuk menyediakan model pembayaran nontunai. Pelaku usaha harus benar-benar memahami model pembayaran yang memang banyak digunakan oleh pelanggannya.

Rasanya kurang efisien jika sebuah tempat usaha menyediakan metode pembayaran nontunai di tempat usahanya, tetapi hanya terbatas pada pembayaran menggunakan cek saja, sementara mungkin pelanggan-pelanggan setia yang dimilikinya lebih banyak yang menggunakan layanan dompet digital.

Untuk pilihan menyelesaikan pembayaran menggunakan dompet digital sendiri juga sebenarnya dapat menjadi risiko masalah bagi pelaku usaha. Mengingat banyaknya penyedia layanan dompet digital, pelaku usaha harus mengetahui mana penyedia layanan yang banyak digunakan oleh pelanggannya.

Pilihan sistem pembayaran nontunai atau vendor dompet digital yang terbatas juga dapat mengurangi nilai pengalaman transaksi pelanggan, terlebih jika penyedia jasa dompet digital yang ditawarkan memang tidak dimiliki oleh pelanggan tersebut. Namun, untuk menyediakan semua mesin dompet digital juga mungkin akan memberatkan pelaku usaha karena harus menyiapkan banyak sekali mesin dari seluruh penyedia layanan dompet digital.

Mengamati tren pembayaran digital yang sudah semakin ramai dan dapat diandalkan, ditambah kepercayaan masyarakat terhadap model pembayaran digital yang terus meningkat, penting bagi para pelaku usaha juga mempertimbangkan untuk menyediakan metode pembayaran nontunai.

Ingat, semakin banyak pilihan yang bisa diambil oleh pelanggan ketika ingin melakukan pembayaran, semakin tinggi pula kepuasaan yang dirasakan oleh pelanggan tersebut. Hal ini penting untuk dijaga karena kepuasan pelanggan akan sangat berpengaruh terhadap pengembangan bisnis ke depannya.

Semakin puas pengalaman yang dirasakan pelanggan saat melakukan aktivitas yang berkaitan dengan bisnis seorang pelaku usaha, semakin besar potensi pengembangan yang bisa dilakukan berdasarkan tingkat kepuasan tersebut. Oleh karena itu, tak ada salahnya untuk menyiapkan sebanyak mungkin metode pembayaran yang bisa ditawarkan kepada pelanggan, khususnya terkait pembayaran nontunai atau digital yang memang sudah mulai banyak digunakan.

Selain mendukung gerakan cashless society, metode pembayaran nontunai juga cukup memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi karena mereka tidak perlu membawa-bawa uang tunai dalam jumlah besar ke mana pun mereka pergi. Cukup selesaikan transaksi menggunakan kartu atau aplikasi digital yang disediakan oleh penyedia layanan pembayaran digital yang dipilih.

Untuk mendukung kemudahan ini, manfaatkan fitur pembayaran digital yang dimiliki oleh aplikasi majoo. Dengan fitur pembayaran nontunai, pelanggan cukup memindai kode QR yang sudah tergabung dalam jaringan QRIS secara nasional untuk menyelesaikan setiap transaksi yang diinginkan.

Karyawan kasir juga tak perlu kerepotan menangani pembayaran nontunai. Dengan fitur pembayaran nontunai dari aplikasi majoo, sistem pembayaran dengan QRIS akan ditampilkan secara dinamis di mesin kasir sehingga karyawan kasir tak perlu bekerja dua kali dengan mengetikkan kembali nominal yang harus dibayarkan pelanggan.

Kemudahan yang dirasakan oleh karyawan kasir saat menjalankan operasional bisnis dan menangani pelanggan tentu akan membuat pelanggan bertransaksi dengan lebih mudah pula. Jika pelaku usaha dapat membangun budaya transaksi yang serba mudah ini, tentu tingkat kepuasan pelanggan pun akan selalu terjaga dan bisnis akan semakin mudah dikembangkan lebih maju.

Jadi, tunggu apa lagi? Ayo, segera manfaatkan berbagai fitur pembayaran aplikasi majoo!