Panduan Lengkap Memilih Aplikasi Point Of Sale Yang Tepat

Apa pun bisnis yang kamu miliki: kafe, salon, ritel, car wash, laundry, dll. Ada aplikasi Point Of Sale (POS) yang dapat memenuhi kebutuhan bisnismu.

Point Of Sale merupakan sistem yang mengoperasikan seluruh jenis transaksi, seperti pembagian nota tagihan (pisah bayar), pengembalian uang (refund), dan masih banyak fitur lainnya. Sistem ini digunakan untuk memproses transaksi penjualan dan mengumpulkan data yang bisa menjadi insight berharga untuk bisnismu.

Sistem POS terdiri dari komponen perangkat keras atau hardware serta aplikasi software. Dan sistem ini bisa memberikan banyak sekali manfaat, di antaranya:

• Efisiensi waktu dengan menyederhanakan proses bisnis

• Meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional

• Menyediakan laporan dan analisis data yang lengkap dan terperinci

• Mengurangi human error

Semua manfaat di atas tentu saja akan membawamu pada manfaat yang lebih besar, memaksimalkan Return of Investment (ROI). Hal yang tentu saja diharapkan oleh semua pemilik usaha.

Dengan manfaat yang jelas dapat membuat bisnis maju, tidak membuat semua pemilik usaha langsung memutuskan untuk menggunakan sistem POS dalam operasional bisnisnya. Hal ini sangat bisa dipahami. Menerapkan teknologi baru dalam bisnis bisa menakutkan dan membingungkan bagi pemilik usaha. Maka, penting untuk memahami secara mendalam mengenai sistem Point Of Sale ini, baik hardware maupun software, sehingga para pemilik usaha bisa membuat keputusan bijak terkait hal ini.

Apa saja komponen hardware dalam sistem POS?

Berikut ini beberapa komponen yang umumnya dibutuhkan bila kamu ingin menerapkan sistem POS dalam bisnismu.

Monitor/Tablet: Untuk menampilkan database produk atau menjalankan fungsi lain, absensi karyawan misalnya. Saat ini, umumnya pemilik usaha banyak memilih tablet sebab dianggap lebih efisien. Pada tablet, kamu juga bisa langsung melakukan transaksi penjualan tanpa perlu komponen bantuan lain, seperti keyboard.

Barcode Scanner: Sangat berguna untuk automasi transaksi. Terutama untuk bisnis ritel. Memindai barcode dapat menarik seluruh informasi mengenai suatu produk dan data tersebut bisa terintegrasi dengan sistem inventori. Sehingga jumlah stok barang akan langsung disesuaikan bila ada transaksi.

Bila kamu merasa kesulitan untuk memilih barcode scanner, kamu bisa simak tips lengkapnya di sini.

Debit/Credit Card Reader: Dibutuhkan untuk pembayaran dengan menggunakan kartu debit atau kredit. Sebab kita tahu bahwa saat ini tren cashless sudah menjadi bagian dari gaya hidup masyarakat.

Pilihan pembayaran non tunai penting untuk melengkapi pengalaman konsumen ketika bertransaksi.

Printer: Ketika kepedulian terhadap lingkungan meningkat, ditambah orang semakin menginginkan hidup yang praktis, seperti saat ini, nota bisa saja dikirimkan melalui email atau pesan singkat. Namun, menyediakan printer kasir untuk memberikan nota cetak tetap penting. Sebab ada cukup banyak konsumen yang tetap lebih nyaman jika setelah bertransaksi bisa memeriksa rincian belanjanya pada nota cetak.

Cash Drawer: Tren cashless seperti disebutkan sebelumnya, mungkin akan sepenuhnya menjadi gaya hidup pada beberapa tahun mendatang. Namun, saat ini transaksi tunai masih jadi pilihan utama. Maka, kas kasir yang memadai tetap dibutuhkan.

Fitur yang perlu kamu pertimbangkan saat memilih sistem Point Of Sale

Sistem Point Of Sale modern bukan hanya menawarkan fleksibilitas dalam proses transaksi harian, tetapi juga meningkatkan peluang sebuah usaha untuk maju dengan menyederhanakan operasional bisnis.

Berikut ini fitur-fitur yang sebaiknya ada pada sistem POS yang akan kamu gunakan.

1. Fitur Kasir Online

Tentu saja aplikasi kasir online merupakan fitur utama dari sistem POS. Sebaiknya, kamu pilih sistem POS dengan pilihan tampilan layar kasir yang bisa disesuaikan dengan jenis usaha. Seperti usaha ritel, sku, meja (untuk kafe atau restoran), dan jasa.

Selain itu, pilihlah sistem POS yang memungkinkan automasi penjualan. Terdapat fungsi untuk mencetak nota pesanan atau nota pembelian, pembayaran, hingga bisa automasi buka dan tutup kas kasir (cash drawer). Kelengkapan fungsi barcode scanner juga penting dimiliki, baik kamera maupun bluetooth. Agar kode SKU atau label harga dapat dibaca secara otomatis.

Dan salah satu hal yang sangat perlu dipertimbangkan adalah kemungkinan penggunaan aplikasi POS tanpa jaringan internet atau offline. Hal ini penting sekali agar transaksi penjualan tidak terganggu di saat ada masalah dengan koneksi internet. Serta dipastikan juga bahwa sistem merekam data transaksi dengan baik. Sehingga data akan langsung terkirim sebagai laporan penjualan ketika kamu sudah terhubung dengan internet kembali.

2. Fitur Loyalti Pelanggan

Memiliki pelanggan merupakan hal yang sangat penting untuk menopang bisnis. Maka, penting bagi kamu memilih sistem POS yang memiliki fitur loyalti pelanggan. Di mana kamu bisa dengan mudah mengelola promo, diskon, bahkan menerapkan sistem poin atau voucher. Atau memungkinkan kamu mengatur promo tertentu berdasarkan grup pelanggan.

Untuk itu, sistem POS yang kamu pilih juga harus bisa mengelola data pelanggan dengan baik. Selain untuk membuat promo khusus seperti disebutkan di atas, data pelanggan lengkap (total transaksi, produk kesukaan, frekuensi kedatangan, dll.) juga bisa memberi kamu insight yang berharga.

3. Fitur Keuangan

Banyaknya hal yang harus kamu tangani mungkin membuat kamu tidak sempat mengerjakan laporan keuangan. Akibatnya laporan keuangan bisnismu serabutan. Hal ini selain menyulitkan kamu mengevaluasi kemajuan bisnis, juga akan menghambat ketika suatu hari kamu perlu pembiayaan usaha.

Untuk menghindari hal tersebut, maka kamu perlu sistem POS yang dilengkapi dengan fitur keuangan. Di mana seluruh pemasukan dari penjualan dan pengeluaran rutin usaha tercatat. Begitu juga dengan mutasi keuangan.

Pastikan pula bahwa seluruh pencatatan tersebut mengikuti standar akuntansi. Sehingga kamu bisa menarik laporan akuntansi dari data-data yang tersedia, seperti laporan rugi laba, neraca, dll.

4. Fitur Inventori

Salah satu hal yang sangat penting dari sistem POS adalah sistem inventori. Fitur ini memungkinkan kamu untuk memantau jumlah stok bahan baku atau produk, sehingga kamu bisa mengetahui dengan pasti waktu untuk melakukan pengadaan barang.

Manajemen inventori ini harus akurat. Pilihlah sistem yang bisa menunjukkan posisi stok, merekam penambahan stok, menyediakan data mutasi antar cabang (untuk bisnis dengan banyak cabang), sehingga memudahkan kamu melakukan stock opname. Jauh lebih baik bila sistem inventori ini memiliki fungsi pembuatan PO (purchase order) dan pengaturan stok masuk dari supplier yang terintegrasi dengan sistem keuangan.

5. Fitur Manajemen Karyawan

Tim yang tepat akan sangat menunjang kemajuan bisnis. Sebagai pemilik usaha tentu kamu ingin seluruh karyawan benar-benar melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing pada jam kerja yang telah disepakati.

Maka, kamu memerlukan alat bantu untuk memantau kerja karyawan. Salah satunya dengan sistem absensi. Memiliki sistem POS dengan fitur manajemen karyawan membuatmu tidak perlu menyediakan mesin absensi khusus secara terpisah atau bisa meninggalkan absensi manual. Sebab, sistem POS yang baik sudah menyediakan fitur absensi yang terintegrasi. 

Data absensi tersebut juga bisa kamu gunakan dalam menentukan komisi karyawan, bila bisnismu menerapkan sistem komisi. Juga memudahkan dalam perhitungan gaji setiap bulannya.

Fitur ini juga idealnya memungkinkan kamu mengatur hak akses karyawan terhadap sistem, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya fraud di dalam bisnismu. Sehingga operasional bisnismu lebih aman.

Untuk informasi lebih detail mengenai sistem POS yang tepat bagi bisnismu, bisa kamu pelajari di sini.