Inilah SOP Kasir yang Harus Diketahui!

Ketika kalian membeli sebuah barang di toko, tentunya akan bertemu dengan kasir dan bertransaksi dengannya. Mereka akan melayani kamu dengan cekatan dan senyum manis sesuai SOP kasir yang mereka dapatkan.

Sebenarnya, apa saja tugas seorang kasir? Apakah sekadar menghitung uang dari konsumen dan membungkus barang yang terjual?

Pada artikel kali ini, majoo akan membahas SOP kasir berbeda yang perlu kamu ketahui. Pastinya hal ini akan bermanfaat untuk bisnismu, apalagi jika memiliki toko fisik.

Mari kita mulai membahasnya, Majoopreneurs!

Apa Itu Kasir dan Tugasnya?

Seperti yang sering kamu lihat, kasir adalah orang yang bertanggung jawab untuk melayani pembayaran yang dilakukan pelanggan atau konsumen dan memasukkan uang ke dalam mesin kasir.

Pekerjaan ini biasanya dapat kamu temui di toko swalayan, minimarket, mall, dan berbagai toko lainnya. Kasir memfasilitasi transaksi yang dilakukan oleh pelanggan dengan bentuk pembayaran berupa uang tunai dan nontunai.

Semudah itu? Oh, ternyata tidak! Pekerjaan sebagai kasir tidak bisa disebut semudah yang dikira, loh. Profesi ini sangat penting dalam sebuah bisnis. Meski terlihat sepele, tetapi tugas kasir ini membutuhkan SOP juga. 

Mengapa diperlukan SOP kasir? Sebabnya adalah kasir merupakan salah satu bagian atau divisi pelayanan yang paling sering bertemu dengan pelanggan. Ini artinya setiap pelanggan yang membeli produk di toko harus melalui kasir untuk melakukan pembayaran. Transaksi pembayaran ini pun menjadi SOP kasir keuangan yang akan memudahkan divisi finance melakukan pembukuan.

Pertemuan dengan pelanggan inilah yang merupakan bagian terpenting. Karena pelayanan yang diberikan oleh seorang kasir dapat mempengaruhi pengalaman berbelanja pelanggan. Tetapi apakah pekerjaan kasir sekadar melayani pelanggan yang melakukan transaksi? Tentu saja tidak, Majoopreneurs.

Di bawah ini adalah tugas umum kasir.

Tugas Kasir 

1. Melayani Proses Transaksi

Hal ini merupakan tugas utama dari seorang kasir. Melayani pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan mulai dari tunai, debit, atau kredit. Di dalam proses transaksi, kamu harus memiliki ketelitian yang baik. Kesalahan dalam memberikan uang kembalian dapat memengaruhi laporan pada penjualan nantinya. SOP kasir yang benar pertama ini sangat penting untuk diketahui oleh setiap kasir yang bertugas.

2. Memahami Sudut Pandang Pelanggan

Terkadang memang tidak setiap saat kamu dalam kondisi yang baik. Namun, untuk menjadi seorang profesional, kamu harus dapat memposisikan diri sebagai pelanggan.

Apa yang kamu rasakan ketika melakukan pembayaran, tapi kasirnya terlihat murung atau tidak ramah? Hal ini tentu saja pasti akan menimbulkan berbagai pertanyaan mengenai kasir tersebut. Oleh karena itu, cobalah tetap ramah dan tersenyum walaupun kamu sedang mengalami masalah.

Selain itu, kamu juga harus bisa memahami kondisi yang terjadi. Misalnya terjadi antrian yang panjang. Kamu harus dapat melihat bagaimana kondisi antrian dan belanjaan para pelanggan. Jika kamu merasa antrian tersebut panjang dan akan membuat antrian menjadi lama, maka tidak ada salahnya meminta bantuan rekan kasir yang lain. Kamu juga bisa mengarahkan pelanggan ke meja kasir lainya. 

Biasanya pelanggan akan merasa bosan dan tidak sabar ketika terjadi antrian panjang. Mereka juga bisa merasa tidak nyaman jika tidak ada upaya dari pegawai toko untuk mengatasi antrian tersebut. Oleh karena itu, setiap tindakan kamu sebagai kasir sangat berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan ke pelanggan. 

3. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan Pelanggan

Selain melayani pembayaran, kasir juga harus mengetahui hal lainya seperti posisi tempat barang dan informasi promo atau diskon. Hal ini bertujuan agar ketika ada pelanggan yang menanyakan posisi suatu barang, kamu dengan mudah memberitahunya. 

Selain itu, kamu harus mengetahui sistem pembayaran jika ada diskon yang dilakukan oleh manajemen. Apakah ada syarat tertentu atau tidak? Sehingga ketika ada pelanggan yang menanyakan hal tersebut, kamu dapat menjelaskannya dengan mudah. 

4. Melayani Packaging Barang Pelanggan

Walaupun terlihat mudah, kasir tidak bisa sembarangan dalam membungkus barang belanjaan dari pelanggan. Sehingga kasir harus memiliki pengetahuan produk yang baik. Karena tidak semua barang bisa berada dalam satu bungkus yang sama. Misalnya, peralatan pembersih tidak bisa berada dalam bungkus yang sama dengan produk makanan.

5. Memeriksa dan Mencatat Data Penjualan

Setelah selesai bertugas, kasir juga akan mencatat setiap barang yang telah terjual. Dengan mencatat data penjualan, kamu akan mengetahui barang yang paling banyak terjual dan paling menguntungkan. Sehingga bagian manajemen bisa merencanakan untuk menambah stok barang tersebut.

6. Memeriksa Daftar Harga Produk

Sebagai kasir, kamu juga bertugas untuk memeriksa daftar harga pada masing-masing produk. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadi kesalahan penjualan barang yang tidak sesuai harga. Misalnya, minyak goreng A yang seharusnya memiliki harga Rp35.000,- malah menjadi Rp30.000,-. Jika dijumlahkan dengan total penjualan, ini bisa menjadi hal yang merugikan toko, loh.

7. Memeriksa Stok Barang

Selain memeriksa data penjualan, kamu juga harus memeriksa ketersedian stok barang yang akan dijual. Jika stok barang sudah menipis, kamu perlu untuk melakukan permohonan ke bagian purchasing kembali agar barang tersebut tidak kehabisan.

8. Membuat Laporan Penjualan

SOP kasir yang benar terakhir ini sama pentingnya dengan poin yang lain. Salah satu tugas yang tidak boleh kamu lupakan sebagai kasir, yaitu membuat laporan penjualan. Laporan ini biasanya berisi total transaksi penjualan yang dicatat berdasarkan waktu seperti per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun. 

Baca Juga: Apa itu SOP dan Apa Fungsinya bagi Bisnis dan Perusahaan?

Apa Saja yang Harus Diperhatikan oleh Seorang Kasir?

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang kasir tertuang di dalam SOP kasir dan sudah disahkan oleh manajemen. Di bawah ini adalah tambahan contoh SOP kasir restoran yang perlu kamu ketahui selain tugas kasir secara umum di atas.

1. Mencatat Data Penjualan

Setelah restoran tutup, kasir masih memiliki tugas untuk melakukan closing. Closing adalah tindakan menghitung hasil pendapatan total yang diperoleh pada hari itu. Pertama, kasir akan menghitung pendapatan restoran berdasarkan struk yang dimilikinya. Setelah itu, kasir akan menghitung uang hasil pendapatan pada hari tersebut. Jika sesuai, ia bisa dikatakan telah menyelesaikan SOP kasir restoran dengan baik.

2. Memberikan Pelayanan yang Ramah

Ramah adalah salah satu kewajiban bagi seluruh karyawan restoran kamu. Namun, kasirlah yang menjadi garda terdepan bagi kepuasan pelanggan. Sering kali kasir menjadi pusat komplain para pelanggan. Itulah sebabnya kasir harus memiliki kemampuan untuk mau mengakui kesalahan dan meminta maaf, supaya pelanggan tidak kapok untuk kembali ke restoran kamu.

3. Menerima Pesanan

Menerima pesanan merupakan salah satu SOP kasir restoran. Sebisa mungkin kasir tidak membuat kesalahan yang akan memengaruhi kesalahan perintah kepada staff yang lain. Kasir juga harus memiliki kemampuan untuk menawarkan pilihan lain pada pelanggan jika menu yang diminta tidak ada atau pesanan dirasa terlalu sedikit. Lalu, pada tahap pembayaran, kasir juga harus memastikan apakah pembayaran akan dilakukan secara tunai atau nontunai.

4. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan Pelanggan

Sebagai garda terdepan, kasir perlu memiliki pengetahuan lengkap mengenai restoran kamu. Kasir harus bisa memberikan informasi yang diminta oleh para pelanggan, baik itu mengenai harga makanan, bahan makanan yang digunakan, maupun rasa dari makanan tersebut. Jika tidak bisa menjawab pertanyaan, pelanggan cenderung akan meragukan kemampuan kasir dalam mengenal restorannya.

5. Membuat Laporan Penjualan

Membuat laporan penjualan adalah SOP kasir restoran yang tak terelakkan. Ia harus menghitung berapa banyak makanan dan minuman yang telah terjual dalam kurun waktu tertentu, baik itu harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Pada dasarnya, kegiatan ini seperti pembukuan.

Jika dahulu proses pembukuan dilakukan dengan cara manual, kini tersedia berbagai macam aplikasi untuk menghitung pemasukan dan pengeluaran secara lebih praktis. majoo Pay adalah salah satu aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan restoran kamu, loh. 

6. Membersihkan dan Menata Area Kasir

Menjaga kerapian dan kebersihan area kasir restoran merupakan salah satu tugas penting dari kasir. Pelanggan biasanya akan memperhatikan perlengkapan yang tersedia di sekitar meja kasir dan menilai citra restoran dari sana. Jika area kasir saja tidak dibersihkan, bagaimana dengan bagian dapur dan perlengkapan memasaknya? Jangan sampai pelanggan kecewa karena restoran dinilai kurang bersih, ya!

Baca juga: Membuat Standar Operasional untuk Admin Online Shop!

SOP Kasir Toko atau Supermarket

Sekarang majoo akan menjabarkan SOP kasir perusahaan yang diterapkan menjadi SOP kasir toko agar pelayanannya sama di semua cabang.

Di bawah ini langkah-langkah SOP perusahaan pengelolaan bisnis Ritel (Indomaret, Alfamart, Familymart, dan lainnya) untuk melakukan komunikasi dengan calon pelanggan seperti dikutip dari sop-perusahaan.com:

1. Sapa

• Berikan sapaan melalui kontak mata yang bersahabat.
• Berikan sapaan melalui gerakan tubuh dengan sikap hormat dan tangan terkatup di dada
• Berikan senyuman yang tulus (Standar tersenyum: Tersenyum ramah dan tulus dengan tatapan mata yang lembut dan tidak melotot)
• Berikan ucapan kalimat “Selamat pagi/ Selamat siang/ Selamat malam“.

Standar berpakaian harus diperhatikan, masing-masing perusahaan berbeda. Perhatikan standar berpakaian di:

• Indomaret,
• Alfamart,
• Familymart,
• Superindo,
• Carrefour,
• Honda,
• Kereta Api Indonesia,
• Transjakarta,
• MRT (Moda Raya Terpadu),
• PLN (Perusahaan Listrik Negara).

2. Kebutuhan

• Menebak kebutuhan calon pelanggan berdasarkan profil pelanggan.
• Mengajukan pertanyaan dan diarahkan pada produk yang dijual.

Sebaiknya tidak bertanya, “Cari apa Bapak/Ibu/Saudara?”, tetapi, ”Ada yang bisa saya bantu Bapak/Ibu/Saudara?” atau bisa menggali kebutuhan calon pelanggan seperti pada Standar Layanan Honda pada detik 1:12/6:37.

Atau kamu bisa membantu calon pelanggan ketika terlihat kebingungan seperti pada Video Standar Salam & Pelayanan di Alfamart pada detik 0:32/2:45.

3. Demo

• Memperlihatkan produk yang baik
• Memperagakan produk dengan menarik
• Mempersilahkan calon pelanggan memegang produk
• Memperlihatkan kelebihan dan fungsi produk
• Gerakan tangan ikut berbicara sepenuhnya

Bisa juga berupa presentasi produk seperti pada Standar Layanan Honda detik 1:46/6:37

4. Tutup

• Penjual harus mengetahui besarnya tingkat kemantapan calon pelanggan untuk membeli produk. Karena itulah penjual harus mampu memotivasi calon pelanggan ke arah transaksi.
• Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada calon pelanggan yang dapat mempercepat pengambilan keputusan pembelian.

Bisa menutup penjualan seperti pada Standar Layanan Honda detik 3:46/6:37.

5. Tanya

Konfirmasi dilakukan kembali untuk mempertegas jadi atau tidaknya calon pelanggan melakukan transaksi pembelian.

Bisa dengan konfirmasi kembali data yang sudah dicatat sehingga pada saat pengiriman barang alamat benar, seperti pada Standar Layanan Honda detik 5:14/6:37.

Baca juga: Memahami SOP Melalui Berbagai Contoh SOP Perusahaan

Kesimpulan

Kasir adalah seorang yang bertugas untuk melayani pembeli dalam melakukan pembayaran. Namun, tugas seorang kasir tidak hanya menerima uang dan menyimpannya di mesin kasir, loh. Sesuai SOP kasir yang benar, kasir juga harus mengerti product knowledge sehingga bisa melakukan up selling dengan baik.

Kasir yang baik harus mampu berkomunikasi tanpa banyak berbasa-basi. Komunikasi yang kamu lakukan harus sesuai dengan kondisi, dan jangan terlalu memaksa untuk menjadi akrab dengan pelanggan. Karena kondisi pelanggan yang berbelanja tidak sama.