Knowledge

Memahami SOP Melalui Berbagai Contoh SOP Perusahaan

Penulis Dini N. Rizeki
21 March 2022

Daftar Isi

Contoh SOP perusahaan merupakan daftar yang berisikan berbagai panduan yang biasa diperlukan oleh para karyawan. Pembuatan SOP tentunya tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Ada beberapa unsur yang harus terdapat dalam sebuah SOP.

Umumnya, dalam perusahaan, terdapat pula beberapa jenis contoh SOP perusahaan. Ada SOP jam kerja dan jam operasional, SOP lembur dan cuti kerja, SOP mutasi kerja, dan masih banyak lagi. Berbagai contoh SOP perusahaan tersebut disusun dan dibuat sesuai dengan peraturan dan kebijakan dari masing-masing perusahaan, jadi wajar bila terdapat beberapa perbedaan antara perusahaan yang satu dengan lainnya.

Sebelum kamu melihat beberapa contoh SOP perusahaan, ada baiknya kenali terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan SOP dan seperti apa penerapannya dalam perusahaan.

Pengertian SOP

SOP adalah singkatan dari Standard Operation Procedure. SOP adalah panduan yang berkaitan dengan prosedur yang harus dijalankan. Contoh SOP perusahaan merupakan serangkaian prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapat hasil yang diinginkan. Hal inilah yang akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.

Intinya, SOP adalah panduan yang mengatur agar segala sesuatu dalam perusahaan bisa berjalan dengan baik, benar, dan juga efektif.

Fungsi SOP

SOP yang sudah dibuat dan dipatenkan dalam sebuah perusahaan akan menjadi panduan bagi para karyawan untuk melaksanakan tugasnya. Begitu juga ketika ada karyawan baru, maka karyawan lama tidak perlu repot menjelaskan banyak hal tentang budaya kerja. Karyawan lama hanya perlu menjelaskan hal-hal tertentu saja.

Selain itu, SOP juga masih memiliki beberapa fungsi lainnya, seperti:

Sebagai Panduan Kerja

Fungsi utama SOP adalah sebagai panduan ketika bekerja. Dengan adanya aturan ini, maka akan memudahkan dalam hal operasional.

Panduan ini akan berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Ini akan sangat berfungsi untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.

Para karyawan akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, hak dan tanggung jawab mereka, standar kerja yang perusahaan harapkan, dan batasan kerja mereka.

Sebagai Dasar Hukum

SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum. Hal ini berkaitan dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing pihak. Misalkan nantinya ada pihak yang melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan didapatkan juga sudah tertuang di dalam aturan tersebut.

Sebagai Pedoman Disiplin Kerja

Inti dari isi contoh SOP perusahaan adalah aturan yang perlu untuk semua pihak ikuti. Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar. Dengan adanya hal tersebut maka manfaat lain dari SOP perusahaan adalah menciptakan disiplin kerja.

Tips Membuat Contoh SOP Perusahaan

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dan penyusunan contoh SOP perusahaan. Sebelum membuat SOP, hal pertama yang perlu diperhatikan dan dirumuskan lebih rinci adalah prinsip dalam penyusunan aturan tersebut.

Cara Membuat Contoh SOP Perusahaan

Setelah memastikan prinsip-prinsipnya dengan benar, berikutnya ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam proses pembuatan contoh SOP perusahaan.

Pembentukan dan Pembagian Tim Khusus Pembuatan SOP

Proses pembuatan contoh SOP perusahaan dimulai dengan pembuatan tim khusus untuk perancangan SOP. Tim ini sebaiknya terdiri dari tenaga kompeten dari setiap divisi atau departemen perusahaan, contoh manager support, manager marketing, manager sales, dan sebagainya.

Tentukan Sasaran Penerapan SOP

Tentukan terlebih dulu sasaran pembuatan SOP. Apakah ditujukan untuk divisi atau departemen di perusahaan yang memang perlu menggunakan SOP. Biasanya SOP ini digunakan untuk karyawan yang bekerja harus sesuai standar, misalnya di suatu restoran, SOP penting dibuat untuk memberikan kualitas yang baik.

Mendokumentasikan Jenis Kegiatan Operasional per Divisi

Setelah tim memetakan alur kerja di tiap departemen yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini bisa dalam bentuk detail dan penjelasan. Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kerapihan dan kebersihan ketika ingin menyapa pelanggan di depan restoran.

Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir Pendukung

Untuk mempermudah karyawan dalam memahami isi, pihak perusahaan bisa membuat SOP dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya. Sementara yang dimaksud dengan instruksi kerja adalah penjelasan detail dari alur kerja. Disertai juga dengan adanya formulir pendukung yang digunakan sebagai arsip untuk menjadi bukti dari kegiatan operasional.

Evaluasi dan Perbaikan Jika Ada Rekonstruksi atau Uji Coba

Setelah SOP berjalan dengan baik, perusahaan bisa melakukan uji coba SOP di setiap divisi untuk mengetahui keberhasilannya dan kemudian dievaluasi. Dengan melakukan evaluasi secara rutin, pihak perusahaan bisa segera melakukan pergantian contoh SOP perusahaan ketika menemukan poin di dalam SOP yang dirasa sudah tidak relevan lagi.

Contoh SOP perusahaan biasanya dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan

Verifikasi dari Sosialisasi SOP Kepada Karyawan

Setelah proses uji coba dinyatakan tidak ada masalah di dalam pelaksanaannya, maka manajer Quality Management Representative perusahaan berhak melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas SOP itu sendiri. Setelah itu SOP sudah mulai bisa diberlakukan.

Pemantauan dan Analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasikan di dalam perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, pihak perusahaan bisa melakukan pemonitoran untuk menilai terjadi kendala atau tidak dalam pelaksanaannya.

Contoh SOP Perusahaan

Agar lebih gampang untuk memahami SOP dan isinya, berikut ini ada beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa kamu pelajari. Mulai dari contoh SOP perusahaan jasa sampai dengan contoh SOP perusahaan dagang.

Contoh SOP Perusahaan Jasa

Sesuai dengan namanya, perusahaan jasa menawarkan dan memberikan layanan jasa untuk para konsumennya. Pelayanan secara langsung tentunya merupakan hal yang paling penting.

Lantaran itulah, contoh SOP perusahaan jasa yang pastinya ada dalam setiap perusahaan jasa adalah SOP penanganan keluhan konsumen yang berhubungan dengan layanan customer service.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

TUJUAN

Memberi kepuasan pelanggan
Agar petugas dapat menanggapi keluhan pelanggan dengan baik

PROSEDUR PELAKSANAAN :

Customer service menerima kedatangan atau telepon dari pelanggan harus dengan ramah, sopan, tata bahasa yang baik dan senyum.
Catat nama pelanggan, nomor pengiriman pelanggan dan apa saja keluhan pelanggan
Customer service harus bisa memberi solusi cepat bila pelanggan mengeluhkan pelayanan yang diterima
Bila tidak bisa memberi solusi cepat, jangan tutup kontak dengan pelanggan, segera lakukan koordinasi dengan unit kerja terkait yang dikeluhkan pelanggan, lalu teruskan solusi tersebut ke pelanggan

Contoh SOP Perusahaan Swasta

Pengertian dari perusahaan swasta adalah sebuah perusahaan yang dimiliki dan dikelola oleh pihak masyarakat, tanpa adanya campur tangan dari pihak pemerintah atau negara.

Bidang yang umumnya dijalankan oleh perusahaan swasta ada banyak sekali, mulai dari industri kecil, pertanian, perdagangan, dan lain-lain. Biasanya, perusahaan swasta juga memiliki jam kerja atau jam operasional yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Lantaran itulah, contoh SOP perusahaan swasta yang membahas mengenai jam kerja atau jam lembur diperlukan oleh para karyawan. Hal ini penting karena berhubungan langsung dengan gaji atau insentif yang akan mereka terima.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KERJA JAM LEMBUR

TUJUAN

Mengatur pola kerja lembur bagi karyawan agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien.

UNIT KERJA YANG TERLIBAT

Bagian HRD
Satuan Pengawas Intern (SPI)
Bagian lain yang terkait dengan pekerjaan lembur saat itu

PROSEDUR PELAKSANAAN

Karyawan dapat melaksanakan pekerjaan lembur atas perintah atasannya langsung, dengan mengisi form yang sudah tersedia.
Pekerjaan lembur dapat dilaksanakan dengan pertimbangan percepatan waktu pengerjaan, target waktu, kemampuan peralatan dan kemampuan personil yang terlibat.
Pada saat bekerja di jam lembur, karyawan tidak diperkenankan untuk mengerjakan pekerjaan lain selain pekerjaan yang diajukan untuk lembur.
Setiap selesai melakukan pekerjaan lembur, karyawan wajib membersihkan semua peralatan yang dipakai dan mematikan peralatan yang berhubungan dengan kelistrikan.
Karyawan dapat mengakhiri pekerjaan lembur sesuai dengan target kuantitas pekerjaan atau pembatasan jam lembur yang diberikan atasan pada form yang tersedia.

Contoh SOP Perusahaan Makanan

Umumnya, yang dimaksud dengan perusahaan makanan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi makanan. Makanan ini biasanya diolah mulai dari bahan baku atau bahan mentah sampai menjadi barang setengah jadi atau barang jadi yang siap dikonsumsi.

Dalam prosesnya, tentu saja diperlukan adanya contoh SOP perusahaan makanan dalam berbagai hal yang berkaitan dengan bahan baku atau produk jadi makanan tersebut.

Berikut ini adalah contoh SOP perusahaan makanan mengenai acuan atau panduan dalam tahap pengemasan makanan. Mulai dari apa tujuan SOP ini diberlakukan sampai dengan penjelasan detail mengenai sistem kerjanya.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGEMASAN MAKANAN

TUJUAN

Menata proses pengemasan makanan yang lebih baik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan

TANGGUNG JAWAB

Operator pengemasan
Supervisor pengemasan
Manager produksi

UNIT KERJA YANG TERLIBAT

Bagian produksi
Bagian gudang
Bagian distribusi

PROSEDUR PELAKSANAAN

Operator pengemasan wajib mematuhi ketentuan teknis peralatan yang digunakan
Proses pengemasan harus dilaksanakan dengan hati-hati untuk meminimalkan kegagalan pengemasan produk
Pekerjaan pengemasan harus segera dikerjakan ketika bagian produksi telah menyerahkan hasil pekerjaannya.
Pengawas lapangan memeriksa kesiapan peralatan, jumlah peralatan dan jumlah personil yang akan terlibat dalam proses pasca pengemasan.
Operator pengemasan harus memeriksa setiap barang yang dikemas dengan teliti.
Bila produk yang akan dikemas ditemukan cacat produksi maka operator harus memisahkan dan segera melaporkan ke Supervisor untuk segera ditindaklanjuti.

Contoh SOP Perusahaan Dagang

Sama seperti perusahaan jasa, perusahaan dagang pun bergerak di banyak hal. Bedanya, perusahaan jasa menjual jasa atau layanan publik, sedangkan perusahaan dagang kegiatan utamanya adalah menjual barang (produk).

Perusahaan dagang umumnya tidak terlibat sebagai produsen barang, jadi tidak ada proses produksi dalam perusahaan ini. Karena itulah, contoh SOP perusahaan dagang umumnya berkaitan dengan job desk karyawan atau jam kerja dan jam operasional pelayanan jual-beli antara pihak perusahaan dengan konsumen.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

TUJUAN

Mempersiapkan layanan jual beli terbaik dengan konsumen.
Memberikan layanan yang profesional dan andal
Memberikan pekerjaan kepada remaja yang belum bekerja (bisa menjadi manajer penjualan, dukungan teknis atau layanan penagihan).
Berikan solusi yang valid dan kreatif atas kebutuhan konsumen

PROSEDUR PELAKSANAAN

Semua karyawan harus tiba di kantor pukul 07.00 pagi.
Mulailah saling membersihkan di tempat kerja dan tidak ada yang bisa menganggur.
Pada jam 07:30 kantor sudah mulai buka dan semua karyawan melakukan pekerjaan masing-masing
Pada pukul 11:30, semua karyawan dapat beristirahat sampai salat tengah hari
Pada pukul 13.00 siang, setiap karyawan sudah harus berada di posisi untuk melanjutkan pekerjaan
Pada pukul 15.00, setiap karyawan yang muslim diperbolehkan untuk melaksanakan sholat Ashar.
Pukul 16.30 kantor ditutup, karyawan harus membersihkan pekerjaan masing-masing
Pada pukul 17.00, semua karyawan diperbolehkan keluar dan pulang.

Prinsip-Prinsip SOP

Dalam proses pembuatan contoh SOP perusahaan, terdapat peraturan pemerintah yang mengatur hal itu agar bisa menjadi prinsip yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan.

PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 menyatakan bahwa penerapan SOP harus mematuhi prinsip-prinsip ringan dan jelas, yaitu:

Jelas dan Mudah Dipahami
Efektif dan Efisien
Keselarasan
Dinamis
Terukur
Terbuka
Adanya Kepastian Hukum

Konsisten

Dari waktu ke waktu, SOP harus dilakukan secara konsisten oleh semua orang dan dalam setiap situasi di semua tingkatan oleh organisasi pemerintah.

Komitmen

SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari semua level karyawan, dari level terendah ke level tertinggi.

Perbaikan Berkelanjutan

Implementasi SOP harus terbuka untuk perbaikan agar mendapatkan prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

Mengikat

SOP harus melibatkan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai terhadap prosedur sudah ditetapkan.

Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Semua karyawan berperan dalam setiap prosedur standar. Jika karyawan tidak menjalankan perannya dengan benar, proses produktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan menjadi terganggu.

Terdokumentasikan dengan Baik

Semua prosedur standar harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai referensi untuk semua orang yang membutuhkannya.

Sebagai aplikasi yang berbasis POS, majoo bukan hanya menyediakan layanan bantuan pengelolaan keuangan untuk bisnis, namun juga ada fitur aplikasi karyawan yang bisa membantu kamu dalam proses pengelolaan karyawan.

Dalam fitur tersebut, majoo sudah dilengkapi dengan fungsi manajemen data karyawan serta pengaturan hak akses karyawan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing masing.

Jadi, SOP yang sudah dibuat akan bisa diterapkan dengan baik. Manajemen karyawan yang baik pastinya akan berpengaruh pada manajemen bisnis yang baik pula. Kamu sudah berlangganan majoo, kan?