Apa itu SOP dan Apa Fungsinya bagi Bisnis dan Perusahaan?

Apa itu SOP? Setiap orang yang pernah berkecimpung dalam sebuah bisnis atau setidaknya pernah bekerja menjadi karyawan seseorang tentu sudah paham sekali dengan istilah yang satu ini.

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau Prosedur Operasional yang Standar jika diterjemahkan secara bebas ke dalam bahasa Indonesia.

SOP kerap digunakan dalam bisnis dan juga perusahaan karena fungsinya yang sangat sesuai untuk memastikan arah jalannya bisnis maupun perusahaan tetap sesuai dengan strategi yang ditetapkan di awal. Namun, sebelum terlalu jauh membahas hal tersebut, ada baiknya kita mengenal SOP itu sendiri secara lebih mendalam.

Apa itu SOP?

Standar Operasional Prosedur merupakan terjemahan bebas dari Standard Operating Procedure, bahasa Inggris yang menjadi dasar istilah atau singkatan SOP.

Ada banyak pengertian yang menjelaskan oleh SOP dan dilahirkan oleh buah pikiran beberapa ahli ekonomi dan juga bisnis. Misalnya saja:

1. Panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. (Sailendra, 2015:11)

2. Urutan langkah-langkah, atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dilakukan--meliputi, tapi tidak terbatas pada: apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan perlu dilakukan, di mana melakukannya, serta siapa yang perlu melakukannya. (Moekijat, 2008)

3. Pedoman atau acuan yang digunakan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi serta alat penilaian kinerja instansi pemerintah, berdasarkan berbagai indikator teknis, administratif, maupun prosedural; sesuai sistem, prosedur, dan tata kerja pada unit kerja yang terkait. (Tjipto Atmoko, 2011)

4. Dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan dan membahas mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan tersebut. (Insani, 2010:1)

Dari keempat pengertian yang diberikan oleh para ahli di atas, apakah sudah ada bayangan ketika harus menjelaskan apa itu SOP?

Keempat pengertian yang telah dijabarkan di atas memang sedikit banyak memiliki perbedaan-perbedaan tertentu. Akan tetapi, ada sejumlah benang merah yang dapat ditarik dari sekian pengertian tersebut untuk membantu memahami Standar Operasional Prosedur.

Bagaimanapun juga, SOP adalah sesuatu yang resmi atau sudah dibakukan, sehingga tetap memiliki struktur yang khusus dan tidak berubah meski secara konteks maupun substansi dan penerapannya bisa berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Dari keempat pengertian terkait SOP di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa SOP adalah sebuah pedoman yang umumnya berupa dokumen tertulis. Isi dari dokumen ini kemudian dijadikan acuan dalam menjalankan aktivitas bisnis maupun pekerjaan secara umum karena di dalam dokumen tersebut dituangkan cara-cara melakukan pekerjaan yang dimaksudkan.

SOP juga dapat dijadikan acuan terkait batasan suatu pekerjaan. Misalnya saja, dalam situasi apa sebuah keputusan bisnis maupun aktivitas kerja dapat diambil maupun dilakukan, dan siapa saja yang bisa melakukannya.

Semakin lengkap dokumen-dokumen SOP yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau seorang pelaku usaha, maka operasional bisnis maupun aktivitas kerja yang dimiliki pun akan semakin tertata, karena semakin banyak pula aktivitas kerja serta bisnis yang diatur di dalamnya.

Dengan demikian, kemungkinan untuk melakukan kesalahan pada saat melaksanakan aktivitas kerja tertentu dapat diminimalisir atau bahkan sepenuhnya dihindari karena sudah ada SOP yang secara khusus mengatur bagaimana pekerjaan tersebut sebaiknya dilakukan agar dapat mencapai kondisi ideal yang juga telah ditentukan sebelumnya.

Mengingat SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur, dokumen ini tentu akan banyak menjelaskan prosedur atau langkah-langkah maupun tata cara dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang harus diikuti oleh semua karyawan. Hal ini dilakukan karena tata cara tersebut telah dibakukan atau diresmikan sebagai tata cara yang standar.

Dengan demikian, antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, bisa saja memiliki SOP yang berbeda. Tentunya karena setiap perusahaan maupun bisnis yang dijalankan memiliki standar serta kondisi ideal yang berbeda untuk dicapai atau dipenuhi.

Tentunya, tata cara maupun langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan mungkin saja berbeda antarperusahaan sekalipun jenis maupun bentuk pekerjaan tersebut mungkin saja benar-benar sama.

Alasan di atas pula yang membuat SOP perlu dibaca dan dipahami oleh setiap karyawan, agar tidak ada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan tata cara yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Lalu, apa fungsi SOP sebenarnya? Mengapa seorang pelaku usaha atau pemilik perusahaan diharapkan menyusun dokumen yang mungkin saja merepotkan karena harus mencantumkan berbagai detail prosedur operasional standar ini?

 Fungsi SOP yang Membuatnya Penting untuk Diterapkan

Ada beberapa fungsi SOP yang perlu diketahui oleh setiap pelaku usaha atau pemilik perusahaan. Karena, dengan mengetahui fungsi-fungsi ini, pelaku atau pemilik usaha dapat memahami pentingnya menyusun dokumen SOP.

1. Sebagai pedoman dalam melaksanakan aktivitas harian

Dalam perusahaan maupun bisnis apa pun, pasti akan ada aktivitas atau pekerjaan yang perlu dilakukan setiap hari secara rutin dan tanpa banyak perusahaan yang mendasar.

Misalnya saja, seorang petugas kasir perlu melayani pembeli yang datang dan mencatat setiap transaksi yang terjadi, dan hal ini perlu dilakukan setiap waktu setiap kali ada pelanggan. Berapa pun pelanggan yang datang, atau berapa pun banyaknya transaksi yang dilakukan, tata cara dalam melayani mereka tidak akan berubah secara mendasar.

Dengan adanya SOP yang jelas dan detail, petugas kasir tersebut dapat dengan mudah memastikan setiap pelanggan menerima standar pelayanan yang sama; atau, jika telah ditentukan sebelumnya, memberikan perbedaan pelayanan sesuai dengan ketetapan maupun pengecualian yang sudah ditentukan dalam SOP.

Tak hanya terkait tata cara melayani pelanggan, SOP yang dimiliki oleh setiap perusahaan juga dapat disesuaikan dengan setiap jenis aktivitas pekerjaan yang dimiliki, karena bagaimanapun juga, SOP adalah standar atau pedoman dalam melakukan aktivitas harian.

Misalnya saja, dengan adanya SOP, petugas gudang dapat mengetahui apa saja yang perlu dilakukan setiap harinya untuk memastikan tidak adanya kesalahan penghitungan stok opname, atau mungkin kesalahan-kesalahan lainnya yang meskipun kecil atau sepele tetap dapat mengganggu proses bisnis yang ada.

2. Mengidentifikasi potensi masalah dalam aktivitas pekerjaan

Sebagai sebuah panduan atau pedoman, SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan. Dengan kata lain, SOP juga memuat aturan, batasan, dan juga ukuran.

SOP tak hanya dapat digunakan untuk memberi tahu karyawan bagaimana seharusnya mereka mengerjakan tugas-tugas serta tanggung jawab yang diberikan, tetapi juga memberikan acuan target atau situasi ideal yang dapat dicapai dengan melakukan pekerjaan tersebut.

Tanpa mengikuti SOP, bisa jadi target tersebut akan mustahil untuk dicapai. Namun, bukan berarti dengan mengikuti SOP, target atau tujuan tersebut juga bisa diraih.

Namun, ketika seorang karyawan melakukan tugas serta tanggung jawabnya sesuai dengan SOP yang ada; yaitu dengan secara runut melakukan pekerjaan berdasarkan tata cara atau langkah-langkah yang ditetapkan, pelaku usaha maupun pemilik perusahaan dapat melacak di bagian mana atau di langkah mana prosedur yang dilakukan tidak mencapai hasil yang optimal sesuai target.

Apakah pada prosedur yang bermasalah tersebut karyawan benar-benar melakukannya sesuai dengan tata cara yang telah ditentukan? Jika demikian, mengapa hasilnya bisa menjadi tidak optimal? Apakah ada tata cara yang tidak sesuai dengan kondisi riil di lapangan saat melakukan pekerjaan?

Tanpa adanya SOP, tentu saja akan sulit untuk mengetahui potensi-potensi masalah yang muncul dalam operasional bisnis dan juga perusahaan, terutama apabila ternyata diketahui hasil yang dicapai tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Itulah mengapa SOP adalah salah satu komponen penting yang perlu disusun sebelum mulai menjalankan aktivitas bisnis maupun perusahaan. Karena SOP dapat membantu perusahaan mencegah terjadinya masalah, khususnya jika masalah tersebut memang sudah diperkirakan berpotensi mengganggu jalannya operasional bisnis.

3. Memperlancar tugas setiap karyawan yang ada

Fungsi SOP yang berikutnya adalah pedoman agar setiap karyawan yang ada dalam suatu bisnis maupun perusahaan mengetahui batas-batas pekerjaan serta peran dan tanggung jawabnya.

Dalam SOP umumnya dijabarkan apa saja yang menjadi tanggung jawab dari posisi atau peran pekerjaan tertentu, dan juga cakupan kerjanya; sehingga ketika dalam perusahaan atau bisnis tersebut ada beberapa divisi atau departemen yang berbeda, setiap karyawan yang ada tetap dapat menjalankan fungsinya tanpa mengganggu fungsi divisi lain.

Dengan adanya cakupan tugas yang ada dalam SOP, setiap karyawan dapat mengetahui sampai mana peran yang dimilikinya. Dengan demikian, antara karyawan yang satu yang lain akan minim gesekan karena peran kerja yang seolah-olah saling bertumpukan.

Tentu berbeda cerita jika seorang karyawan dari suatu divisi atau departemen diminta untuk membantu pekerjaan dari karyawan yang ada di divisi lain. Namun, jika memang tidak ada permohonan bantuan dan karyawan tersebut tanpa diatur tiba-tiba melaksanakan pekerjaan yang bukan menjadi cakupan dari tanggung jawabnya, operasional bisnis tidak akan efektif karena ada overlapping.

Dengan demikian, sangat penting untuk memastikan setiap divisi memiliki cakupan kerja yang jelas, dan hal ini dapat diatasi dengan membuat SOP. Dengan tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan yang benar-benar dikelola dengan baik, setiap divisi atau departemen dapat bersinergi dengan efektif serta efisien, tanpa adanya hambatan yang sebenarnya dapat dihindari.

Tenaga kerja yang ada dapat melakukan pekerjaannya secara lancar, dengan alur serta cakupan yang sudah ditentukan dalam SOP. Target bisnis yang ingin dicapai pun dapat diperkirakan dengan baik dan diraih sesuai dengan tujuan awal.

Kerapian tata kelola peran kerja serta tanggung jawab ini mungkin terasa sepele, tetapi manfaat yang diberikan sungguh-sungguh besar, terutama bagi bisnis atau perusahaan yang memang ingin dikembangkan ke skala yang lebih besar.

4. Memastikan kedisiplinan setiap tenaga kerja

Karena SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure, tentunya SOP memiliki aturan standar atau ideal yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam menjalankan operasionalnya. Oleh karena itu, dokumen SOP kerap digunakan sebagai acuan atau pedoman untuk memantau kedisiplinan seorang tenaga kerja.

Kapan saja seorang karyawan harus hadir di tempat kerja, berapa lama atau berapa jam kerja yang harus digunakan setiap harinya, sapaan khusus bagi pelanggan, dan bahkan aturan berpakaian umumnya dapat ditemukan di dalam SOP.

Coba bayangkan jika aturan-aturan semacam ini tidak dimuat dalam dokumen khusus untuk mengatur tata cara menjalankan operasional bisnis maupun perusahaan, tentunya setiap karyawan tidak merasa perlu untuk setiap hari masuk ke kantor untuk melakukan pekerjaannya, bukan?

Itulah kenapa SOP kadang diperlukan dan dicantumkan di dalam kontrak kerja, karena bagaimanapun juga, target bisnis yang ingin dicapai tidak akan mungkin dapat diraih jika tenaga kerja yang ada tidak disiplin dalam menjalankan peran serta tanggung jawab kerjanya.

Dokumen SOP menjadi standar yang harus dipatuhi oleh setiap karyawan karena memiliki tujuan yang lebih besar daripada sekadar mengatur bagaimana setiap pegawai harus berperilaku di tempat kerjanya.

Sebagai contoh, untuk aturan kedisiplinan dalam berpakaian, beberapa karyawan mungkin menganggapnya sebagai sesuatu yang remeh dan tidak perlu dijadikan standar. Namun, aturan ini ada untuk memastikan kesopanan serta keselamatan pegawai itu sendiri.

Misalnya saja, untuk pekerjaan proyek bangunan, standar yang ada mengharuskan setiap tenaga kerja mengenakan helm keselamatan di area proyek. Tentunya aturan ini bukan hanya bertujuan agar area proyek tampak seragam dan indah dipandang mata saja, tetapi juga memastikan keselamatan pekerja tetap terjaga, mengingat risiko kerja yang mungkin sekali terjadi di area proyek.

Contoh lain dari aturan kedisiplinan berpakaian dalam SOP adalah ketentuan yang mengharuskan tenaga kerja di departemen penjualan selalu mengenakan baju berkerah dan memakai parfum setiap kali mereka harus bertemu dengan klien tidak semata-mata ditentukan karena pelaku usaha ingin karyawannya tampil rapi, tetapi karena kerapian tersebut dapat membuat klien merasa dihormati dan tidak disepelekan.

Aturan-aturan yang ada dalam SOP dapat digunakan sebagai ukuran untuk menentukan apakah seorang pegawai atau karyawan benar-benar disiplin dalam menjalankan pekerjaannya. Umumnya, akan ada sanksi disipliner untuk pegawai atau karyawan yang, dengan alasan apa pun, melanggar ketentuan yang telah ditetapkan dalam SOP terkait kedisiplinan ini.

5. Memastikan tidak ada penyimpangan hukum

Fungsi SOP yang terakhir merupakan salah satu alasan mengapa dokumen SOP kerap dibutuhkan dan patut dibaca serta diperhatikan oleh setiap tenaga kerja.

Bicara tentang operasional bisnis maupun perusahaan, umumnya tak akan terlepas dari pembicaraan yang sensitif terkait uang, kerugian, dan juga kewajiban kerja. Dokumen SOP diperlukan untuk memastikan setiap pegawai tidak melakukan penyimpangan hukum dalam menjalankan peran serta tanggung jawab kerjanya.

Sebagai contoh, suatu perusahaan menetapkan dalam SOP yang dimilikinya bahwa setiap tenaga kerja yang tergabung dalam perusahaan tersebut tidak boleh menerima hadiah dalam bentuk apa pun dari klien atau pelanggan.

Sekilas, aturan ini mungkin terasa aneh, karena tak jarang pula pelanggan atau klien merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh seorang pegawai sehingga ingin mengapresiasi kerja pegawai tersebut dengan hadiah dalam bentuk apa pun. Namun, untuk beberapa bidang kerja yang ada di sektor tertentu, hadiah-hadiah semacam ini dapat diartikan sebagai suap yang sudah menyangkut tindak pidana hukum.

SOP diperlukan untuk memastikan perusahaan terhindar dari kerugian maupun ancaman hukum akibat tindak yang menyimpang. Tentunya, keselamatan pegawai dari kerugian maupun ancaman hukum tersebut juga diperlukan sehingga tak jarang SOP diatur dengan sangat ketat dan harus dipatuhi oleh setiap tenaga kerja yang tergabung.

Terkadang, dokumen SOP juga dikaitkan dengan kontrak kerja untuk memastikan setiap tenaga kerja mengetahui sampai di mana batasan yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam menjalankan operasional bisnis maupun perusahaan, baik yang dilakukan secara personal dan juga profesional.

Dengan mengatur aktivitas kerja secara ketat, perusahaan dapat memastikan bahwa risiko penyimpangan yang melanggar hukum dapat ditekan. Selain itu, SOP ini juga dapat dijadikan dasar untuk memberikan hukum bagi karyawan atau tenaga kerja yang melanggar setiap ketentuan yang ada di dalamnya.

Apabila perusahaan mengetahui ada tenaga kerja atau pegawainya yang secara sengaja maupun tak sengaja melanggar aturan kerja yang dimiliki perusahaan tersebut, kontrak dan juga SOP adalah dasar hukum yang bisa digunakan oleh perusahaan tersebut untuk menuntut tenaga kerja terkait untuk menghindari kerugian yang lebih besar.

Sebagai contoh, terkadang ada perusahaan yang mencantumkan ketentuan dalam SOP yang dimilikinya bahwa setiap tenaga kerja yang sudah habis masa pengabdiannya harus mengembalikan semua catatan dan dokumen yang ada dalam penguasaan karyawan tersebut ke perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan pegawai tidak membocorkan informasi apa pun terkait perusahaan tersebut yang mungkin menyangkut rahasia bisnis kepada pihak lain.

Ketika ada pegawai yang melanggar ketentuan tersebut, dan perusahaan mengetahuinya, berdasarkan kontrak serta SOP yang ada, perusahaan dapat menuntut pegawai terkait secara hukum dan meminta pegawai tersebut membayar kerugian yang mungkin dialami oleh perusahaan.

Tentunya hal ini tidak akan dapat dilakukan jika SOP yang dimiliki oleh perusahaan tersebut tidak disusun secara rapi dan terperinci, bukan?

Nah, setelah mengetahui pengertian dan fungsi SOP, tak ada salahnya untuk mengetahui pula prinsip-prinsip yang dimilikinya agar SOP yang disusun juga dapat memiliki kekuatan hukum yang mengikat guna memastikan keberlanjutan perusahaan dapat terus dijaga.

Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

Sesuai dengan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008, setiap perusahaan harus menyusun dokumen SOP yang ingin diterapkan dalam cakupan aktivitas bisnis maupun pekerjaannya dengan memperhatikan sejumlah prinsip.

Prinsip-prinsip yang diperlukan dalam menyusun SOP adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

Dengan kata lain, saat menyusun SOP, seorang pelaku usaha atau pemilik perusahaan harus memastikan SOP tersebut secara lengkap menjelaskan substansi kerja yang perlu dipatuhi oleh setiap karyawan sehingga mudah untuk dipahami.

Itulah mengapa tak jarang SOP ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami dan terkesan sederhana, karena apabila SOP tersebut tidak mudah untuk dipahami, tentunya akan sulit bagi tenaga kerja untuk menjalankannya secara sesuai, bukan?

SOP yang dibuat juga harus menjamin efisiensi dan efektivitas kerja yang ada. Oleh karena itu, dokumen SOP tidak boleh dibuat asal-asalan atau asal keren saja, melainkan harus disusun dengan sebaik mungkin untuk memastikan aktivitas kerja yang akan dilakukan benar-benar efisien dan efektif dalam mencapai tujuan bisnis maupun tujuan perusahaan.

Dokumen SOP yang dibuat asal-asalan akan menjadi sesuatu yang kontraproduktif karena bisa jadi aktivitas kerja yang dilakukan akan terhambat. Padahal, salah satu fungsi dari dokumen SOP adalah kelancaran kerja dari setiap pegawai maupun karyawan yang ada.

SOP yang disusun juga harus dapat diukur, misalnya saja sejauh mana seorang karyawan dinyatakan memiliki performa yang bagus, yaitu ketika karyawan atau tenaga kerja dengan patuh menerapkan setiap ketentuan yang ada dalam dokumen SOP.

Sifat SOP juga harus dinamis, yaitu dapat berubah atau disesuaikan jika memang situasi yang ada mengharuskannya. Karena dunia bisnis terus berubah dari waktu ke waktu, terkadang akan ada tata cara atau prosedur baru yang lebih efisien dan efektif untuk dilakukan dibanding prosedur yang sudah ada saat ini. Oleh karena itu, SOP harus dapat menyesuaikan kondisi tersebut agar tujuannya dalam menghadirkan operasional kerja yang efisien serta efektif dapat tercapai pula.

Selain itu, SOP juga harus berorientasi pada pengguna, yaitu terkait bagaimana tenaga kerja dapat dengan mudah menjalankan pekerjaannya. Prinsip yang satu ini sangat berkaitan dengan prinsip SOP yang berikutnya, yaitu kepatuhan serta kepastian hukum.

Dokumen SOP yang ada harus menjamin kesejahteraan karyawan serta pegawai dalam menjalankan peran dan tanggung jawab kerjanya, dengan cara yang seminimal mungkin memberikan kerugian bagi perusahaan. Ketentuan dalam SOP tidak boleh memaksa siapa pun untuk dengan sadar maupun tidak sadar melanggar hukum yang berlaku dan juga undang-undang.

Dengan memperhatikan prinsip-prinsip tersebut, SOP yang disusun dapat menjadi jaminan prosedur dalam menjalankan aktivitas kerja setiap harinya, sehingga operasional bisnis serta perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Perusahaan dapat terus berkembang dan mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkannya di awal.

Ingat selalu bahwa SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau prosedur operasional yang standar, karena SOP ini berisi tata cara atau langkah-langkah yang harus diikuti secara prosedural dalam menjalankan aktivitas kerja. Untuk memastikan SOP yang ada dapat membantu bisnis mencapai hasil yang maksimal, jangan lupa manfaatkan aplikasi majoo untuk mengelola operasional harian bisnis yang dijalankan!